3.1.1.1. Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu và tổ thẩm định HSMT và kết quả lựa chọn nhà thầu.
Sở Y tế thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu, Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu với cơ cấu nhân lực sau:
Hình 3.2. Sơ đồ biểu diễn cơ cấu nhân lực tổ chuyên gia đấu thầu và tổ thẩm định HSMT và kết quả lựa chọn nhà thầu.
Nhận xét:
Tổ chuyên gia đấu thầu:
Thành phần:
- Tổ trưởng : Phó Giám đốc Sở phụ trách D ược
Đấu thầu tập trung tại
Sở Y tế
Tổ chuyên giađấu thầu Tổ thẩm định
Tổ trưởng: PGĐ Sở
Tổ trưởng: PGĐ Sở
Uỷ viên thường trực: Cán bộ
Phòng Quản lý Dược
Thành viên khác:
- Đại diện các phòng ban của Sở
Y tế
-Đại diện một số BV tuyến tỉnh
- Đại diện BHXH tỉnh.
- Thành viên: Cán bộ các phòng của Sở Y tế: Quản lý Dược, Nghiệp vụ Y, Kế hoạch Tài chính; Đại diện: Sở Tài chính, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Bệnh viện Đa khoa tỉnh, BV Phụ Sản, BV Nhi, BV đa khoa khu vực Ngọc Lặc.
Tổ chuyên gia đấu thầu có nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch đấu thầu (DMT mời thầu). - Xây dựng HSMT
- Đánh giá HSDT.
- Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu trúng thầu trình Chủ đầu tư.
Tổthẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu:
Thành phần:
- Tổ trưởng: Phó Giám đốc Sở phụ trách Y.
- Thành viên: Cán bộ các phòng của Sở Y tế: Quản lý Dược, Nghiệp vụ Y, Kế hoạch Tài chính; Đại diện: Sở Tài chính, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Bệnh viện Đa khoa tỉnh.
Tổthẩm định HSMT và kết quả lựa chọn nhà thầu có nhiệm vụ:
- Thẩm định HSMT.
- Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu, báo cáo Chủ đầu tư xem xét phê duyệt kết quả trúng thầu. Việc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu không phải là đánh giá lại HSDT. Tổ hoạt động độc lập, trung thực khách quan, công bằng trong quá trình thẩm định.
Các thành viên trong Tổ chuyên gia đấu thầu và Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu của Sở Y tế đều đạt các yêu cầu: Có chứng chỉ đấu thầu, kinh nghiệm đấu thầu, năng lực, uy tín và đạo đức.
Sở Y tế Thanh Hoá đã thành lập 2 Tổ chuyên gia đấu thầu, Tổ thẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu với các thành phần như trên đảm bảo có được sự đóng góp ý kiến của các n gành, các đơn vị cơ sở và việc đấu thầu công khai, minh bạch, kết quả lựa chọn đ ược những nhà thầu tốt nhất.
3.1.1.2. Xây dựng danh mục thuốc mời thầu.
Hình 3.3. Sơ đồ xây dựng danh mục thuốc mời thầu
Nhận xét:
Danh mục thuốc đấu thầu tập trung tại Sở đ ược tổng hợp căn cứ vào:
- Dự toán ngân sách nhà nước trong năm kế hoạch đ ược cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao, bao gồm: nguồn ngân sách nh à nước,nguồn quỹ bảo
Thiết lập chủng loại Tổng hợp số liệu Xây dựng giá kế hoạch Sửa đổi hoàn chỉnh DM Trình phê duyệt
Các hoạt chất/biệt dược đang sử dụng và bổ
sung thêm
Dạng bào chế, hàm lượng, nồng độ mới
Dựa trên nhu cầu hiện tại
Xác định nhu cầu tương lai
Giá trúng thầu năm trước đó
- Báo giá của các công ty.
- Giá trúng thầu của các tỉnh bạn.
- Bộ Y tế thay đổi về DMT chủ yếu
- Thay đổi về giá thuốc
Danh mục theo tên hoạt chất, biệt dược,
hàm lượng/nồng độ, dạng bào chế,số lượng
hiểm y tế, nguồn thu viện phí và các nguồn kinh phí hợp pháp khác để mua thuốc phục vụ công tác phòng bệnh, khám và chữa bệnh.
- Tình hình thực tế mua năm trước.
- Tổng hợp danh mục thuốc của các bệnh viện trong tỉnh gửi lên. - Dựkiến nhu cầu thuốc năm tới.
Chủng loại và số lượng mặt hàng trong DMT mời thầu bao gồm:
- Danh mục thuốc biệt dược: 305 mặt hàng. - Danh mục thuốc theo tên chung quốc tế gồm:
+ Nhóm các thuốc sản xuất trong nước và liên doanh: 492 mặt hàng. + Nhóm các thuốc sản xuất tại Châu Âu, Mỹ, Nhật, Úc: 311 mặt hàng. + Nhóm các thuốc sản xuất tại các nước còn lại: 332 mặt hàng.
- Danh mụcthuốc chế phẩm YHCT: 85 mặt hàng.
Giá thuốc kế hoạch dự kiến được xây dựng dựa trên:
- Giá thuốc trúng thầu của năm trước.
- Giá thuốc công bố trên Website của Cục Quản lý Dược - Giá thuốc trên thị trường tại cùng thời điểm
- Giá thuốc trúng thầu trong thời gian gần nhất tại các tỉnh khác.
Danh mục thuốc mời thầugồm có các thông tin sau:
- Số thứ tự.
- Tên thuốc/Hoạt chất – Nồng độ/Hàm lượng. - Dạng bào chế.
- Đơn vị tính. - Số lượng.
Thời gian xây dựng Danh mục thuốc mời thầu, từ khi các bệnh viện trong tỉnh gửi danh mục thuốc dự kiến lên đến khi tổng hợp hoàn chỉnh là 30 ngày.
3.1.1.3. Phê duyệt kế hoạch đấu thầu (kèm theo danh mục thuốc đấu thầu): Danh mục thuốc sau khi đã xây dựng xong được đính kèm Kế hoạch đấu thầu và trình lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh để được phê duyệt.
Hình 3.4. Sơ đồ biểu diễn quá trình phê duyệtkế hoạch đấu thầu
Nhận xét:
Sở Y tế trình UBND tỉnh Kế hoạch đấu thầu, UBND tỉnh giao Sở Tài chính thẩm định kế hoạch đấu thầu (Sở Tài chính thuê công ty thẩm định giá độc lập để thẩm định giá kế hoạch đấu thầu). Sau khi thẩm định xong Sở Tài chính trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch đấu thầu cho Sở Y tế.
Thời gian từ khi Sở Y tế trình kế hoạch đấu thầu lên UBND đến khi có quyết định phê duyệt là 26 ngày. Theo quy định thời gian thẩm định kế hoạch đấu thầu tối đa là 20 ngày và người có thẩm quyền có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch đấu thầu trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của cơ quan, tổ chức thẩm định.Như vậy kế hoạch đấu thầu tại Thanh Hoá đ ược phê duyệt đảm bảo trong thời gian quy định.
Sở Y tế xây dựng KH đấu thầu
DMT tổng hợp từcác bệnh viện
Trình UBND tỉnh
UBND tỉnh phê duyệt
3.1.1.4. Lậphồ sơ mời thầu
Sau khi danh mục thuốc đấu thầu trong kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt, tiến hành lập HSMT. Đây là bước hết sức quan trọng, các nội dung trong HSMT ảnh hưởng lớn và có tính chất quyết định đến chất lượng đấu thầu.
Bảng 3.1. Nội dung chính củahồ sơ mời thầu.
Các phần chính Nội dung
Phần thứ1 Chỉ dẫn đối với nhà thầu
- Yêu cầu về thủ tục đấu thầu
- Bảng dữ liệu đấu thầu
- Tiêu chuẩn đánh giá và nội dung xác định giá đánh giá
- Biểu mẫu dự thầu
Phần thứ2 Yêu cầu về cung cấp
- Phạm vi và tiến độ cung cấp
- Yêu cầu về mặt kỹ thuật
Phần thứ3 Yêu cầu về hợp đồng
- Điều kiện chung của hợp đồng
- Điều kiện cụ thể của hợp đồng
- Mẫu hợp đồng.
Phần thứ4 Danh mục thuốc mời thầu
- DMT biệt dược: 305 mặt hàng. - DMT theo tên chung quốc tế gồm:
+ Nhóm các thuốc sản xuất trong nước và liên doanh: 492 mặt hàng.
+ Nhóm các thuốc sản xuất tại Châu Âu,
Mỹ, Nhật, Úc: 311 mặt hàng.
+ Nhóm các thuốc sản xuất tại các nước
còn lại: 332 mặt hàng.
Nhận xét:
Hiện nay do chưa có quy định riêng về lập HSMT mua thuốc nên mỗi tỉnh phải tự xây dựng hồ sơ mời thầu cho tỉnh mình dựa trên mẫu HSMT mua sắm hàng hoá của Bộ Kế hoạch đầu tư. Nhìn chung tất cả các tỉnh đều đã xây dựng hồ sơ mời thầu gồm có 4 phần trên.
Trong phần chỉ dẫn đối với nhà thầu, đều có hướng dẫn rất chi tiết cụ thể yêu cầu đối với các nhà thầu, từ việc chuẩn bị hồ s ơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu, tới cả việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật của thuốc tham gia dự thầu.
Thực tế trong hoạt động đấu thầu, các tiêu chí trong chấm thầu là rất phức tạp nhưng chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể hay một quy chuẩn n ào để thực hiện. Do vậy, các tỉnh là chủ đầu tư phải tự xây dựng các tiêu chí dựa trên kinh nghiệm của tỉnh mình hoặc tham khảo từ các tỉnh khác.
3.1.1.5. Phê duyệt HSMT và Thông báo mời thầu
Hình 3.5. Sơ đồ quy trình phê duyệt HSMT và thông báo mời thầu.
Hồ sơ mời thầu Tổ chuyên gia đấu thầu
Thẩm định Tổ thẩm định HSMT và kết
quả lựa chọn nhà thầu
Phê duyệt HSMT Chủ đầu tư
Thông báo mời thầu
Nhận xét:
Tổ chuyên gia đấu thầu lập hồ sơ mời thầu và được thẩm định bởi Tổ thẩm định HSMT sau khi có báo cáođánh giá của Tổ thẩm định,Giám đốc Sở Y tế phê duyệt HSMT và tiến hành thông báo mời thầu:
Sở Y tế thực hiện thông báo mời thầu theo đúng quy định của Luật đấu thầu là: Gửi thông tin đấu thầu và yêu cầu được đăng tải trên báo đấu thầu, thông tin đấu thầu được đăng tải trên 3 kỳ liên tiếp. Thông tin này cũng được thông báo trên trang thông tin đi ện tử về đấu thầu www.thongtindauthau.com.vn. Mười ngày sau khi đăng báo, Sở Y tế tiến hành bán hồ sơ mời thầu.