Để công tác đào tạo nhân lực đạt được hiệu quả cao, thì trước tiên công ty cần xác định đúng nhu cầu đào tạo, công ty cần thực hiện tốt công tác phân tắch tổ chức, phân tắch nhu cầu nhân viên và phân tắch nhu cầu công việc để giải quyết hai vấn đề lớn sau:
3.1.1.1. Gắn đào tạo với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty
Thông qua việc phân tắch tình hình doanh nghiệp và các bộ phận của nó trên đường đạt đến mục tiêu dự kiến, thấy rõ nhu cầu đào tạo ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp đối với công nhân viên. Công ty cần chú trọng những hoạt động sau:
Thứ nhất, phân tắch mục tiêu phát triển của công ty bao gồm mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn, đó là nhân tố đóng vai trò quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể.
Thứ hai, phân tắch nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp: số lượng
và chất lượng nhân lực mà công ty cần có để thực hiện phát triển mục tiêu trong vài năm tới.
Thứ ba, phân tắch hiệu suất doanh nghiệp: chỉ tiêu của việc phân tắch hiệu
suất bao gồm giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tỷ lệ báo hỏng (để thanh lý), tình hình sử dụng thiết bị,Ầnghĩa là hiệu suất mà công ty mong muốn được nâng cao thông qua việc đào tạo.
3.1.1.2. Công ty phải chủ động, thường xuyên tìm ra khoảng cách giữa kết quả công việc mong muốn và kết quả làm việc thực tế của nhân viên
Công ty cần áp dụng kết hợp một số phương pháp để sử dụng trong đánh giá nhu cầu như: phỏng vấn trực tiếp nhân viên, phân tắch các tài liệu sẵn có, quan sát thực tế, gặp gỡ trao đổi với nhân viên, trắc nghiệm kỹ thuật, thảo luận tập thể, đánh giá hiệu quả thành tắch v.vẦđặc biệt là 3 phương pháp đầu tiên.
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Phỏng vấn là một trong những cách
hữu hiệu mà công ty có thể lấy được thông tin cập nhật và chắnh xác trong quá trình đánh giá nhu cầu. để thực hiện phỏng vấn, công ty cần chuẩn bị thật kỹ về nội dung câu hỏi, sắp xếp cuộc hẹn gặp những người tham gia phỏng vấn. Hai đối tượng cần được phỏng vấn là những người ở cấp quản lý và những người thực hiện công việc.
Phương pháp quan sát thực tế: Thông qua hành vi công tác thực tế của
cầu đào tạo. Người quan sát phải thông thạo tình hình công tác của chức vị, có thể là cán bộ chủ quản của nhân viên này hoặc là chuyên gia lĩnh vực có liên quan. Những hành vi công việc cần quan sát bao gồm: tắnh thành thạo và chắnh xác trong động tác, tốc độ làm việc, số lượng và chất lượng công việc, kỹ năng thao tác thiết bịẦthời gian quan sát dài ngắn phụ thuộc vào đặc điểm từng công việc.
Phân tắch nhu cầu đào tạo dựa vào những tài liệu sẵn có: Công ty cần sử
dụng những văn bản, tư liệu có sẵn liên quan đến sự phát triển của công ty và bản thuyết minh chức vụ để phân tắch nhu cầu đào tạo chung như: Bản mô tả công việc hay kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Công ty cần xây dựng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc, cho từng nhân viên.
3.1.2.Thực hiện phân tắch công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc có hiệu quả
3.1.2.1. Phân tắch công việc
Phân tắch công việc là tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức. Trong công tác đào tạo Ờ phát triển nguồn nhân lực, kết quả của phân tắch công việc được sử dụng để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xác định các hoạt động mà những người lao động cần phải có khả năng để thực hiện.
Để tiến trình phân tắch công việc được thành công, công ty phải thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đắch sử dụng các thông tin phân tắch công việc
Trong công tác đào tạo, thì các thông tin trong phân tắch công việc được dùng để xác định nhu cầu đào tạo trong công ty. Qua phân tắch công việc, ta có thể thấy được các yêu cầu về kỹ năng, trình độ chuyên môn đối với người lao động để hoàn thành tốt một vị trắ công việc nhất định. Từ đó, so sánh đối chiếu với kết quả thực hiện công việc của nhân viên, để xem nhân viên đó có đáp ứng được các yêu cầu của công việc không, có cần phải đào tạo không.
Bước 2: Xác định những công việc hay vị trắ đặc trưng cần phân tắch
Danh mục các công việc cần phân tắch được xác định tùy thuộc vào mục đắch và nhu cầu phân tắch công việc của doanh nghiệp. Thông thường, phân tắch công việc được tiến hành trong bốn dịp sau:
ỚKhi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tắch công việc lần đầu tiên được tiến hành.
ỚKhi xuất hiện các công việc mới.
ỚKhi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
ỚKhi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc
Bước 3: Tiến hành lựa chọn các phương pháp khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của phân tắch công việc
Khi thu thập thông tin phân tắch công việc, cần lưu ý là không những cần làm rõ những gì người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì người lao động cần phải thực hiện. Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin phân tắch công việc. Không có phương pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vì mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng. Cán bộ phân tắch công việc có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương pháp trong số các phương pháp sau:
- Quan sát
Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ: các hoạt động lao động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của công việc. Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫu phiếu được quy định trước.
Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu được các thông tin phong phú và thực tế về công việc. Tuy nhiên, kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát. Đồng thời, có một số nghề không thể dễ dàng quan sát được, cũng như các công việc chủ yếu có liên quan đến các hoạt động trắ não và giải quyết vấn đề chẳng hạn như các nghề chuyên môn và kỹ thuật có thể không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát.
- Nhật ký công việc (tự ghi chép)
Nhật ký công việc là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc.
Phương pháp này có ưu điểm là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế; tuy nhiên độ chắnh xác của thông tin cũng bị hạn chết vì không phải lúc
nào người lao động cũng hiểu đúng những gì họ đang thực hiện. Đồng thời, việc ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán.
- Phỏng vấn
Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát sự thực hiện công việc của người lao động (chẳng hạn công việc của những người quản lý, chuyên viên đào tạo, tư vấn...) thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn. Qua phỏng vấn, người lao động sẽ cho biết những nhiệm vụ nào cần thực hiện trong công việc của họ, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào.
Cũng giống như trong phương pháp quan sát, các thông tin được ghi lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng vấn theo mẫu thống nhất giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau về cùng một công việc và có thể tìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn nhiều thời gian.
- Sử dụng các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn
Trong phương pháp này, người lao động sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến công việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và hướng dẫn ghi trong bảng hỏi. Mỗi một nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo giác độ: có được thực hiện hay không, tầm quan trọng, mức độ phức tạp, thời gian thực hiện; và quan hệ đối với sự thực hiện công việc nói chung
Bảng hỏi được thiết kế sẵn là phương pháp phân tắch công việc được sử dụng rộng rãi ngày nay. Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dang cập nhật khi các công việc thay đổi, do đó thắch hợp với việc xử lý thông tin trên mát tắnh và phân tắch một khối lượng lớn các thông tin. Việc thu thập thông tin có thể được thực hiện dễ dàng hơn các phương pháp khác và tốn ắt chi phắ. Tuy nhiên, việc thiết kế các bảng hỏi tốn nhiều thời gian và đắt tiền. Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi.
Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin.
Bước 5: Tiến hành tổng hợp thông tin thu thập được theo mục tiêu ban đầu đặt ra và kiểm tra xác minh lại tắnh chắnh xác của thông tin.
Cán bộ nghiên cứu có thể dùng các phần mềm hỗ trợ để quá trình tổng hợp thông tin được nhanh và chắnh xác hơn.
Những thông tin thu thập để phân tắch công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chắnh xác, đầy đủ bằng chắnh các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
3.1.2.2. Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Công ty cần quan tâm hơn nữa đến đánh giá kết quả thực hiện công việc phục vụ cho việc phát hiện ra những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần phải được bổ sung qua đào tạo. Quy trình thực hiện như sau:
- Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá phù hợp. Những chỉ tiêu, tiêu thức đó phải phản ánh được những kiến thức, kỹ năng cần phải có.
- Tiến hành phân chia các tiêu thức thành các mức độ và quy định điểm cho từng mức độ.
- Lựa chọn các phương pháp đánh giá phù hợp với mục tiêu phát hiện ra khả năng hiện tại của người được đánh giá.
- Sau khi xây dựng được mẫu phiếu đánh giá sẽ gửi cho người lao động tự đánh giá và người quản lý trực tiếp đánh giá.
- Kết hợp kết quả do người quản lý đánh giá và kết quả tự đánh giá của cá nhân người lao động để đưa ra kết luận cuối cùng. Về kết quả công ty nên đánh giá 6 tháng 1 lần, với thời gian như vậy mới thấy được sự thay đổi trong thực hiện công việc của người lao động.
Công tác đánh giá phải tiến hành một cách công khai, nghiêm túc, công bằng, phải có thông tin phản hồi về nội dung, phạm vi và các kết quả đánh giá với cán bộ công nhân viên của mình
Trên cơ sở các bản đánh giá, các phòng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của từng công nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận, phòng ban có thẩm quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả thực hiện công việc tốt thì công ty cần có chắnh sách khen thưởng thắch đáng, nếu chưa làm tốt thì công ty cần xem xét tiến hành đào tạo để nâng cao trình độ kỹ năng cho họ.