5.3. Sử dụng c”c hiệu ứng động tr‚n slide 5.4. Đưa h†nh ảnh v‡o slidePowerPoint
5.5. Video v‡ Žm thanh trong c”c slide PowerPoint 5.6. Kết chương
Một ứng dụng quan trọng của cŒng cụ MS Producer l€ khả năng kết hợp chặt chẽ b€i tr„nh b€y bằng PowerPoint đ¯ c- sẵn với b€i tr„nh b€y được tạo ra bằng Producer. Điều n€y cho ph²p bạn cƒc đồng bộ h-a những slide PowerPoint sẵn c- với m thanh, h„nh ảnh video, cƒc file HTML, ảnh tĩnh, v€ những mẫu tr„nh diễn để tạo ra một b€i tr„nh b€y sống động, nhiều sức thuyết phục hơn. Chương n€y giới thiệu cho bạn một số thao tƒc l€m việc cơ bản với Powerpoint trong Producer.
5.1. Hiệu chỉnh slide PowerPoint trong khi lšm việc với Producer
Khi l€m việc với cƒc slide sẵn c- được nạp v€o Producer (trong thư mục
Slides nằm trong tab Media) bạn c- thể phải hiệu chỉnh lại ch¬ng để sử dụng cho phµ hợp với b€i tr„nh diễn của m„nh...
Để hiệu chỉnh slide trong khi l‡m việc với Producer cŸ hai cŠch:
Hiệu chỉnh bằng cƒch mở ch¬ng trực tiếp với PowerPoint. Sau khi thực hiện những hiệu chỉnh cần thiết, ghi lại. Khi quay trở lại l€m việc với Producer, cƒc slide trong Producer sẽ tự động cập nhật những thay đổi m€ bạn vừa thực hiện trong PowerPoint.
Sử dụng lệnh Edit Slidetrong menu Editcủa Producer để mở v€ hiệu chỉnh một slide được chọn trong thư mục Slidesnằm trong tab Media. Chương tr„nh PowerPoint sẽ tự động chạy v€ mở file bạn vừa chọn.
Producer cho ph²p mở v€ hiệu chỉnh slide PowerPoint được lưu trữ với phần mở rộng .ppthoặc dưới dạng một trang Web với phần mở rộng l€ .html. Chš ›:
1. Producer khŒng cho ph²p hiệu chỉnh trực tiếp một tr„nh diễn PowerPoint (PowerPoint Show) với phần mở rộng .pps. Nếu bạn muốn hiệu chỉnh một tr„nh diễn dạng n€y bằng PowerPoint sau khi đ¯ đưa n- v€o trong Producer, h¯y thực hiện cƒc bước như sau:
Xoƒ b€i tr„nh diễn n€y trong dự ƒn Producer của bạn Đổi phần mở rộng của tŒn tệp tr†nh diễn: .ppsth€nh .ppt
Nạp b€i tr„nh n€y b€y v€o dự ƒn
Sau đ-, bạn c- thể hiệu chỉnh tuỳ ° b€i tr„nh b€y n€y trong Producer bằng cƒch sử dụng PowerPoint.
2. Một điểm cần lưu ° l€ thực hiện những bước tr—n sẽ xoƒ bỏ tất cả sự đồng bộ hoƒ v€ định thời giữa slide v€ cƒc yếu tố khƒc tr—n trục thời gian. Định thời (timing) ch®nh l€ tr„nh tự xuất hiện, thời điểm xuất hiện, thời gian xuất hiện khi tr„nh diễn của slide v€ cƒc yếu tố khƒc như m thanh, h„nh ảnh...
5.1.1. Khi nšo bạn n n hiệu chỉnh cžc Slide
Bạn n•n hiệu chỉnh slide trước khi đặt chšng l•n trục thời gian. Nếu hiệu chỉnh silde sau khi ch¬ng đ¯ được đặt l—n trục thời gian, th„ phụ thuộc v€o loại thao tƒc hiệu chỉnh m€ bạn thực hiện, tƒc động của những thao tƒc n€y c- được cập nhật một cƒch tự động v€o cƒc slide trục thời gian hay khŒng. Đối với slide đ¯ được đặt l—n đường Slide của trục thời gian, cƒc thay đổi khƒc ngo€i việc hiệu chỉnh thiết kế đối với ch¬ng đều khŒng được cập nhật.
V“ dụ:
Nếu bạn chỉnh lại việc định thời cƒc slide n€y trong PowerPoint, th„ thay đổi n€y chỉ được cập nhật v€ lưu trong danh mục Slides của tab Media, chứ khŒng được cập nhật đối với slide tr—n trục thời gian. Nếu muốn thay đổi việc định thời của slide tr—n trục thời gian, bạn phải xoƒ ch¬ng khỏi trục thời gian, hiệu chỉnh, v€ lại đặt ch¬ng l—n trục thời gian một lần nữa.
Nếu bạn nạp v€o dự ƒn của m„nh những slide chưa được định thời, đặt ch¬ng l—n trục thời gian, th„ cƒc slide n€y sẽ được hiển thị với định thời mặc định. Bạn c- thể hiệu chỉnh cƒc thŒng số mặc định n€y trong tab Timelinecủa hộp thoại Options. Nếu sau đ- bạn th—m cƒc thŒng số đinh thời, th„ cƒc thŒng tin n€y chỉ được cập nhật trong danh mục Slides của tab Media chứ khŒng được cập nhật v€o cƒc slide tr—n trục thời gian.
Tu n thủ quy tắc hiệu chỉnh slide trước khi đưa ch¬ng l—n trục thời gian sẽ gi¬p bạn l€m việc hiệu quả hơn với chương tr„nh Producer. Bạn sẽ khŒng phải thực hiện lại một số thao tƒc, chẳng hạn như việc đồng bộ hoƒ cƒc slide với m thanh hoặc h„nh ảnh video m€ bạn t®ch hợp v€o trong b€i tr„nh b€y.
5.1.2. Hiệu chỉnh cžc Slide đÇ nạp trong Producer bằng PowerPoint
Cƒc bước sau đ y tr„nh b€y cƒch hiệu chỉnh slide đ¯ được đưa v€o trong b€i tr„nh b€y Producer bằng chương tr„nh PowerPoint.
1. Tr—n menu View, chọn tab Preview Presentation. Nhấn Playđể bắt đầu hiển thị b‡i tr†nh b‡y.
2. Để tăng hiệu năng của hệ thống v‡ để quan sŠt nhiều hơn cŠc yếu tố tr†nh b‡y, bạn cŸ thể ẩn trục thời gian đi bằng cŠch nhấn v‡o n-t Hide Timeline ở dưới trục thời gian. Sau khi xem nhấn n¤t Show Timelineđể hiển thị lại. 3. TrŒn menu View, chọn tab Media. Bạn sử dụng tab n€y để hiệu chỉnh cƒc
slide đ¯ được nạp v€o trong dự ƒn hiện thời.
4. Trong thư mục Slides ở c•y thư mục ph¥a b•n tr’i mƒn h•nh, chọn bƒi tr•nh bƒy PowerPoint mƒ bạn muốn hiệu chỉnh.
5. Trong menu Edit, nhấnEdit Slide. Chương tr„nh PowerPoint sẽ tự động chạy v€ mở file tương ứng m€ bạn vừa chọn. Chš ›: Bạn cũng c- thể chọn slide m€ bạn muốn hiệu chỉnh ở trong khung nội dung hoặc tr—n trục thời gian, sau đ- nhấn lệnh Edit Slide, chương tr„nh PowerPoint tự động mở ra, v€ slide đ- được chọn để hiệu chỉnh.
6. Nếu bạn đang hiệu chỉnh slide trong b€i tr„nh b€y của ri—ng bạn, h¯y tiếp tục những thay đổi theo ° m„nh. Giả sử l€m theo cƒc bước tiếp sau đ y:
Trong menu View, trỏ chuột tới Master v€ chọn Slide Master. Slide Master lưu trữ thŒng tin về m€u sắc, kiểu chữ, cỡ chữ, v€ vị tr® của cƒc yếu tố tr—n slide.
Trong menu Format, bạn c- thể thay đổi mẫu thiết kế slide bằng cƒch chọnSlide Design.
Trong cửa sổ Slide Design task, chọn thiết kế mới cho b€i tr„nh b€y PowerPoint.
Tr—n thanh cŒng cụSlide Master View, chọnClose Master Viewđể xem những thay đổi đổi với tất cả cŠc slides. .
7. TrŒn menu File, chọn Saveđể lưu những thay đổi bạn vừa thực hiện. Những thay đổi n‡y sẽ được cập nhật lŒn slide ở trong chương tr†nh Producer.
8. Thực hiện một trong số cŠc cŠch sau để quay trở về chương tr†nh Producer: Giữ ph®m Alt v€ nhấn Tab cho tới khi biểu tượng Producer được chọn,
sau đ- thả ph®m Alt ra.
Nhấn v€o n¬t Producer ở tr—n thanh tƒc vụ (taskbar)
Kết th¬c quƒ tr„nh b€i tr„nh b€y PowerPoint sẽ được tự động cập nhật, những thay đổi sẽ xuất hiện ở cƒc slide trong Producer. Những thay đổi n€y được cập nhật v€o slide trong khung nội dung v€ slide tr—n trục thời gian.
Ghi chš: Như đ¯ lưu °, nếu bạn thay đổi định thời slide trong PowerPoint th„ thŒng tin thay đổi n€y chỉ được phản ƒnh trong khung nội dung. C¥n định thời cho slide nằm tr—n trục thời gian sẽ khŒng được cập nhật lại.
5.2. Sử dụng Producer PowerPoint Add-in
Chương tr„nh Producer PowerPoint Add-in được tự động nh-ng v‡o PowerPoint 2002 khi c‡i đặt chương tr†nh Producer. Chương tr†nh nh-ng n‡y gi-p đồng bộ hoŠ h†nh ảnh video v‡ —m thanh trong b‡i tr†nh b‡y một cŠch nhanh chŸng.
Để sử dụng Producer Add-in ghi lại cƒc thŒng tin định thời trong suốt b€i tr„nh b€y trực tiếp:
Trong menu View, nhấn Show Slides And Record Timings. Đ y l€ lệnh khởi động chương tr„nh nh¬ng.
B€i tr„nh b€y sẽ tự động chuyển tới chế độ hiển thịSlide Show, tại đ- cƒc slide được hiển thị tr—n cả m€n h„nh v€ cƒc thŒng tin định thời sẽ được ghi lại (h„nh 5.1).
H€nh 5.1. Khởi động chương tr€nh nhšng Microsoft Producer PowerPoint add-in. V“ dụ:
Bạn c- thể sử dụng một camera để thu h„nh ảnh v€ lời thuyết tr„nh của một diễn giả tr—n slide PowerPoint. Sau b€i thuyết tr„nh trực tiếp n€y, bạn c- thể lưu h„nh ảnh v€ lời thuyết tr„nh đ- v€o mƒy t®nh bằng cƒch sử dụng cŒng cụ của Producer, rồi đặt b€i tr„nh b€y bằng slide PowerPoint m€ diễn giả đ¯ tr„nh b€y l—n trục thời gian.
Nếu diễn giả sử dụng chương tr„nh nh¬ng Producer PowerPoint add-in khi thuyết tr„nh, thŒng tin định thời thời (ch®nh l€ khoảng thời gian giữa hai slide li—n tiếp, hoặc giữa cƒc hiệu ứng động tr—n slide) của slide được ghi lại cµng với b€i tr„nh b€y bằng PowerPoint. Khi bạn đặt b€i tr„nh b€y n€y l—n trục thời gian, thŒng tin định thời sẽ được cập nhật theo, l€m cho việc đồng bộ hoƒ cƒc slide với h„nh ảnh video trở n—n dễ d€ng hơn. Tất cả những điều bạn phải l€m l€ căn chỉnh sao cho slide đầu ti—n trµng với đoạn bắt đầu của video, v€ to€n bộ cƒc slides tiếp theo sẽ được đồng bộ hoƒ với cả đoạn video.
Khi bạn ghi h„nh ảnh video v€ lời thuyết tr„nh của diễn giả, h¯y ngắm ống k®nh camera về ph®a diễn giả thay v„ để ống k®nh ngắm v€o m€n h„nh hiển thị slide. Điều n€y cho ph²p người xem quan sƒt thấy diễn giả với tất cả h€nh
động, cử chỉ của diễn giả khi thuyết tr†nh. Sau đŸ bạn cŸ thể dễ d‡ng thŒm slide v‡o sau trŒn đường Slide, giống như bạn cŸ thể l‡m với bất cứ b‡i tr†nh b‡y n‡o được tạo ra bằng chương tr†nh Producer.
5.2.1. Lšm việc với th·ng tin định thời (Slide Timings)
Một trong những ưu điểm của chương tr„nh nh¬ng Producer PowerPoint add-in l€ diễn giả c- thể chuyển tới bất kỳ slide n€o v€o bất cứ thời điểm n€o, v€ cƒc thŒng tin định thời được ghi lại để phản ƒnh những thay đổi đ-.
V“ dụ: khi tr„nh b€y, nếu diễn giả đang thuyết tr„nh đến slide thứ năm th„ c- ai đ- trong số người nghe hỏi một c u hỏi về slide thứ ba, diễn giả c- thể quay lại tr„nh b€y slide thứ ba. Khi đ-, PowerPoint sẽ ghi lại thŒng tin định thời của slide thứ ba trong cả hai lần tr„nh b€y. Khi bạn đặt b€i tr„nh b€y l—n đường Slide của trục thời gian, slide thứ ba sẽ được lưu hai lần, tương ứng với tr„nh tự v€ thời gian chiếu slide của b€i tr„nh b€y thật.
Những hiệu ứng động tr•n slide chỉ được thể hiện khi lần đầu ti•n slide được hiển thị trong bƒi tr€nh bƒy. V„ vậy, khi bạn đặt slide l—n trục thời gian trong Producer, bất cứ hiệu ứng động n€o của một slide cũng chỉ thể hiện trong lần đầu ti—n slide đ- được tr„nh chiếu. Nếu muốn hiệu ứng động được hiển thị trong lần tr„nh chiếu thứ hai, bạn phải xoƒ slide khỏi trục thời gian, rồi th—m lại từ đầu. Nếu bạn sử dụng chức năng Rehearse Timingstrong PowerPoint để ghi lại thŒng
tin định thời khi bạn chuyển tới, lui giữa cƒc slide khi diễn thuyết, PowerPoint chỉ ghi lại thŒng tin định thời của slide cho lần sau cµng n- xuất hiện. V„ thế, nếu sử dụng Rehearse Timings, bạn phải sắp xếp lại cƒc slide tr—n trục thời gian khi đồng bộ hoƒ slide với h„nh ảnh v€ m thanh thu được của b€i tr„nh b€y thật. Khi lƒm việc với c„c slide đ- được ấn định thời gian bằngProducer PowerPoint
add-in: h-y tr„nh hiệu chỉnh chšng. Bởi v„ thŒng tin về định thời đ¯ được ghi lại v€ đồng bộ hoƒ với h„nh ảnh v€ lời thuyết tr„nh của diễn giả, bất kỳ thay đổi n€o sẽ l€m cho slide khŒng c¥n đồng bộ với h„nh ảnh v€ lời thuyết tr„nh nữa.
5.2.2. Một số vấn đề về an tošn của Producer PowerPoint add-in
Chương tr„nh nh¬ngProducer PowerPoint add-inđược tự động c‡i đặt k»m theo Producer. Tuy nhiŒn, để l‡m cho lệnh Show Slides And Record Timings- lệnh khởi động chương tr„nh nh¬ng - hiện ra tr—n menu View, bạn phải thiết đặt cƒc đặc t®nh về bảo mật trong PowerPoint để c- thể chạy v€ sử dụng chương tr„nh nh¬ng.
Cƒc c€i đặt bảo mật trong PowerPoint được hiệu chỉnh trong hộp thoại
H€nh 5.2. Cƒi đặt an toƒn để kiểm so„t c„c ứng dụng nhšng vƒ c„c mẫu được cƒi đặt sẵn
Bạn c- thể n ng mức độ an to€n bằng cƒch thiết đặtcấm c„c macro, v€ chỉ cho ph²p một số macro ở trong chương tr„nh nh¬ng m€ bạn ấn định được ph²p hoạt động. H¯y chọn tab Security trong hộp thoại Options, nhấn v€o n¬t Macro Security, chọn tab Security Level, v€ bắt đầu hiệu chỉnh về mức độ an to€n trong hộp thoại Security. H„nh 5.3 minh hoạ mối quan hệ giữa hộp thoại Security v€ hộp thoạiOptions.
H€nh 5.3. Hộp thoại Security
Nếu hộp kiểm tra Trust All Installed Add-Ins And TemplateskhŒng được chọn, th„ một hộp thoại cảnh bƒo sẽ hiện ra sau mỗi lần bạn muốn sử dụng chương tr„nh nh¬ng trong PowerPoint. Cảnh bƒo n€y hỏi bạn c- muốn cho ph²p chương tr„nh nh¬ng n€y hoạt động khŒng (h„nh 5.4). Nếu điều n€y xảy ra, nhấn v€o
H€nh 5.4. Th—ng điệp cảnh b„o đối với chương tr€nh nhšng PowerPoint add-in.
5.3. Sử dụng cžc hiệu ứng động tr n slide
Bạn c- thể th—m cƒc hiệu ứng động v€o b€i tr„nh b€y PowerPoint. Hiệu ứng động được hiểu l€ hoạt ảnh tr—n một slide v€ sự chuyển tiếp giữa hai slide li—n tiếp.
Lưu ›:KhŒng phải tất cả hiệu ứng động v€ chuyển tiếp trong PowerPoint đều c- thể xuất hiện trong b€i tr„nh b€y Producer. V„ vậy, một lời khuy—n tốt l€ khi tạo slide để sử dụng trong cƒc b€i tr„nh b€y Producer, bạn n—n xem thử (preview) slide dưới dạng một trang Web (trong menu File, chọnWeb Page Preview). Nếu slide hiển thị đ¬ng theo cƒch m€ bạn mong muốn, th„ n- cũng sẽ hiển thị tốt trong Producer.
Việc cho ph²p cƒc hiệu ứng động tr—n được hiển thị hay khŒng khi tr„nh b€y bằng Producer được quyết định khi slide PowerPoint được nạp v€o. Mặc dµ cƒc hiệu ứng động v€ chuyển tiếp c- thể l€m cho b€i tr„nh b€y của bạn th—m th¬ vị, nhưng bạn c- thể tăng chất lượng tr„nh chiếu của một b€i tr„nh b€y với Producer bằng cƒch hạn chế sử dụng cƒc hiệu ứng động n€y.
Trong PowerPoint, bạn c- thể đưa v€o slide 2 loại hoạt ảnh ch®nh:
hoạt ảnh dựa tr—n thời gian, gọi tắt l€ hoạt ảnh thời gian (time-based animations)
hoạt ảnh dựa tr—n sự kiện nhấn chuột, gọi tắt l€ hoạt ảnh on-click (on- click animations).
Nếu trong PowerPoint, bạn chọn loại hoạt ảnh n€o th„ trong tr„nh b€y Producer, loại hoạt ảnh tương ứng được hiển thị.
5.3.1. Sử dụng hoạt ảnh thời gian của PowerPoint
Hoạt ảnh thời gianl€ hiệu ứng xảy ra cµng với hoặc sau một sự kiện n€o đ- ở tr—n slide. Những hoạt ảnh kiểu n€y được liệt k— trong cửa sổ Custom Animation
Những hoạt ảnh n€y c- giƒ trị khởi đầu l€ With Previous hoặc After Previous. Hoạt ảnh khởi đầu với giƒ trị With PreviouskhŒng c- biểu tượng b—n cạnh, c¥n hoạt ảnh khởi đầu với After Previousc- biểu tượng chiếc đồng hồ con ở b—n.
H€nh 5.5. Một slide PowerPoint với hoạt ảnh dựa tr•n thời gian.
Khi slide c- hoạt ảnh thời gian được sử dụng trong một tr„nh b€y Producer, hiệu ứng của hoạt ảnh khŒng do Producer điều khiển m€ phụ thuộc v€o cƒc thiết đặt ở trong PowerPoint, bao gồm tốc độ của hoạt ảnh v€ hướng xuất hiện của ch¬ng (v® dụ: xuất hiện từ ph®a tr—n, xuất hiện từ ph®a dưới...)
Sau khi đ¯ đưa slide l—n trục thời gian, bạn c- thể xem hiệu ứng của cƒc hoạt ảnh được hiển thị như thế n€o bằng cƒch xem thử b€i tr„nh b€y bằng tab Preview Presentation. Khi bạn đồng bộ hoƒ những slide loại n€y với h„nh ảnh video hoặc m thanh sử dụng hộp thoại Capture Wizard hoặc Synchronize Slides, cƒc hoạt ảnh sẽ một cƒch tự động được hiển thị.
5.3.2. Sử dụng hoạt ảnh On-Click của PowerPoint
Hoạt ảnh on-clickl€ cƒc hiệu ứng tr—n slide diễn ra sau khi bạn nhấn chuột (v® dụ h„nh 5.6). Cửa sổ Custom Animationhiện danh sƒch cƒc hoạt ảnh loại n€y với h„nh biểu tượng một con chuột mƒy t®nh ở b—n cạnh.
Bạn c- thể định thời cho cƒc slide chứa hoạt ảnhon-clicktheo nhiều cƒch: