3.3.1.1. Tổ chức bộ mỏy và cơ chế hoạt động a) Tổ chức, nhõn sự
VPĐKQSDĐ thành phố Bắc Ninh được thành lập theo Quyết định số
538/QĐ-UBND ngày 20 thỏng 4 năm 2009 của Chủ tịch UBND thành phố Bắc Ninh về việc thành lập VPĐKQSDĐ thành phố Bắc Ninh [UBND thành phố Bắc Ninh,2009].
Về cơ cấu tổ chức, VPĐKQSDĐ gồm cú Giỏm đốc, 03 Phú Giỏm đốc, cỏc viờn chức và lao động hợp đồng ; số biờn chếđược giao là 11 người. Việc bố trớ cơ cấu tổ chức hiện nay của VPĐKQSDĐ gồm cú Giỏm đốc, 03 Phú Giỏm đốc và cỏc bộ phận chuyờn mụn nghiệp vụ gồm: Bộ phận Tổ chức - Hành chớnh, Bộ
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 56 phận Thống kờ và Đăng ký thế chấp, Bộ phận Đăng ký QSDĐ và Bộ phận đo
đạc (Chi tiết xem Hỡnh 3.1).
Hỡnh 3.1. Mụ hỡnh tổ chức VPĐKQSDĐ thành phố Bắc Ninh
Tổng số cỏn bộ, viờn chức và người lao động hiện cú của VPĐKQSDĐ là 19 người, trong đú biờn chế là 10 người, lao động hợp đồng là 09 người. Trỡnh độ
thạc sỹ 01 người (chiếm 5,3%), đại học 16 người (chiếm 84,2%), cao đẳng 02 người (chiếm 10,5%).
Trong đú trỡnh độ đại học ngành quản lý đất đai và địa chớnh 11 người, kế
toỏn 04 người, chuyờn ngành khỏc 04 người. Cụ thể được bố trớ như sau: Lónh
đạo Văn phũng: 04 người (Giỏm đốc và 03 Phú Giỏm đốc), cỏc bộ phận chuyờn mụn nghiệp vụ: 15 người (bộ phận Tổ chức - Hành chớnh: 02 người, bộ phận Thống kờ và Đăng ký thế chấp: 02 người, bộ phận Đăng ký QSDĐ: 09 người, bộ
phận Đo đạc: 02 người).
Nhỡn chung, số lượng biờn chế được giao của VPĐKQSDĐ quỏ ớt so với yờu cầu cụng việc (số lượng lao động hợp đồng chiếm đến 47,0% tổng số cỏn bộ
Giỏm đốc Phú Giỏm đốc Bộ phận Đăng ký quyền sử dụng đất Bộ phận đo đạc Bộ phận Thống kờ và Đăng ký thế chấp Bộ phận Tổ chức - Hành chớnh
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 57 của VPĐKQSDĐ), toàn bộ biờn chế của đơn vị là biờn chế tự bảo đảm kinh phớ hoạt động (tự trang trải), đa số cỏn bộ cũn trẻ, kinh nghiệm chưa nhiều nờn cũn nhiều lỳng tỳng trong xử lý cụng việc, ảnh hưởng đến hiệu quả cụng tỏc chuyờn mụn.
b) Chức năng, nhiệm vụ
Theo cỏc quyết định của UBND thành phố: số 538/QĐ-UB ngày 20/4/2009 về việc thành lập VPĐKQSDĐ, VPĐKQSDĐ thành phố cú chức năng, nhiệm vụ
cụ thể sau:
* Vị trớ, chức năng:
- Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh là cơ quan dịch vụ cụng cú chức năng tổ chức thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và chỉnh lý thống nhất biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơđịa chớnh; giỳp phũng Tài nguyờn và Mụi trường thành phố thực hiện thủ tục hành chớnh về quản lý, sử
dụng đất đai theo quy định của phỏp luật.
- Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh thuộc phũng Tài nguyờn và Mụi trường thành phố; chịu sự chỉ đạo, quản lý của phũng Tài nguyờn và mụi trường.
- Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh hoạt động theo loại hỡnh sự nghiệp cú thu, cú con dấu riờng, được mở tài khoản theo quy định hiện hành.
* Về nhiệm vụ, quyền hạn của VPĐKQSDĐ:
- Giỳp Trưởng Phũng TNMT làm đầu mối thực hiện cỏc TTHC về cấp Giấy chứng nhận QSDĐ trờn địa bàn thành phố đối với hộ gia đỡnh, cỏ nhõn, người Việt Nam định cưở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với đất ở, cộng đồng dõn cư;
- Đăng ký sử dụng đất và chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo quy định của phỏp luật khi thực hiện cỏc quyền của người sử dụng đất là hộ gia đỡnh, cỏ nhõn, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với QSDĐ ở, cộng đồng dõn cư;
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 58 - Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ bản sao HSĐC đối với tất cả cỏc thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chớnh thành phố theo trớch sao HSĐC gốc
đó chỉnh lý do VPĐKQSDĐ tỉnh gửi tới; hướng dẫn và kiểm tra việc lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ bản sao HSĐC của UBND xó, phường;
- Cung cấp số liệu địa chớnh cho cơ quan cú chức năng xỏc định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuờ đất, cỏc loại thuế cú liờn quan đến đất đai đối với người sử dụng đất là hộ gia đỡnh, cỏ nhõn, người Việt Nam định cưở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với QSDĐở, cộng đồng dõn cư;
- Lưu trữ bản sao Giấy chứng nhận QSDĐ và cỏc giấy tờ khỏc hỡnh thành trong quỏ trỡnh thực hiện TTHC về cấp Giấy chứng nhận QSDĐ;
- Thực hiện trớch đo địa chớnh thửa đất; thống kờ, kiểm kờ đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất của thành phố và của xó, phường;
- Cung cấp BĐĐC, trớch lục BĐĐC, trớch sao HSĐC và cỏc thụng tin khỏc vềđất đai phục vụ yờu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng đồng;
- Thực hiện thu phớ, lệ phớ trong quản lý sử dụng đất đai theo quy định của phỏp luật; thực hiện cỏc dịch vụ cú thu về cung cấp thụng tin đất đai, trớch lục BĐĐC, trớch sao HSĐC;
- Thực hiện chếđộ bỏo cỏo theo quy định hiện hành về tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ về cỏc lĩnh vực cụng tỏc được giao cho Phũng TNMT;
- Quản lý viờn chức, người lao động và tài chớnh, tài sản thuộc Văn phũng theo quy định của phỏp luật;
- Thực hiện đo đạc và bản đồ theo giấy phộp hoạt động được cấp cú thẩm quyền cấp theo quy định của phỏp luật.
c) Cơ chế tài chớnh cho hoạt động của VPĐKQSDĐ
VPĐKQSDĐ thành phố Bắc Ninh hoạt động theo loại hỡnh sự nghiệp cú thu, cú con dấu riờng, được mở tài khoản riờng theo quy định hiện hành. Như
vậy, hiện nay VPĐKQSDĐ thành phố Bắc Ninh thực hiện cơ chế tài chớnh theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chớnh phủ quy
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 59 biờn chế và tài chớnh đối với đơn vị sự nghiệp cụng lập và cỏc văn bản hướng dẫn hiện hành, nguồn kinh phớ gồm:
- Kinh phớ do ngõn sỏch nhà nước cấp: Kinh phớ bảo đảm hoạt động thường xuyờn thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với VPĐKQSDĐ cấp huyện; kinh phớ thực hiện cỏc nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền đặt hàng, nhiệm vụđột xuất được cấp cú thẩm quyền giao; vốn đầu tư xõy dựng cơ bản, kinh phớ mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp; kinh phớ khỏc.
- Nguồn thu sự nghiệp, gồm: Phần tiền thu phớ, lệ phớ được để lại cho đơn vị sử dụng theo quy định; Thu từ hoạt động dịch vụ; Thu khỏc (nếu cú).
Nội dung chi của VPĐKQSDĐ gồm: chi thường xuyờn, gồm chi hoạt động thường xuyờn theo chức năng, nhiệm vụ được cấp cú thẩm quyền giao, chi hoạt
động thường xuyờn phục vụ cho cụng tỏc thu phớ, lệ phớ của đơn vị; chi hoạt
động dịch vụ; chi khụng thường xuyờn (Bộ Tài nguyờn và Mụi trường, Bộ Nội vụ và Bộ tài chớnh,2010).
3.3.1.2. Quy trỡnh thực hiện cỏc thủ tục hành chớnh về đất đai * Quy trỡnh đăng ký giao dịch bảo đảm
Nội dung đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện tại Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh là đăng ký thế chấp, xúa đăng ký thế
chấp; đăng ký thay đổi nội dung đó đăng ký và sửa chữa sai sút đối với việc tài sản đảm bảo là bất động sản.
Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, bằng tài sản hỡnh thành trong tương lai;
đăng ký thay đổi nội dung đó đăng ký thế chấp, đăng ký văn bản thụng bỏo về
việc xử lý tài sản thế chấp, sửa chữa sai sút về đăng ký thế chấp, xúa đăng ký giao dịch thế chấp trong ngày nhận hồ sơđăng ký hợp lệ; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ, thỡ hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo; trong trường hợp phải kộo dài thời gian giải quyết hồ sơđăng ký thỡ cũng khụng quỏ 03 ngày làm việc.
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 60 Quy trỡnh thực hiện để giải quyết hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm tại VPĐK theo hỡnh 3.2.
Trỏch nhiệm Nội dung cụng việc
Hỡnh 3.2: Quy trỡnh đăng ký giao dịch bảo đảm
* Quy trỡnh cấp GCN lần đầu
Nội dung cụng việc này tại thành phố Bắc Ninh tớnh đến 20/4/2014 do Văn phũng Đăng ký Quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh thực hiện đối với cỏc trường hợp cấp GCN đơn lẻ do cỏc hộ gia đỡnh, cỏ nhõn nộp hồ sơ trực tiếp tại
Thẩm tra hồ sơ
Thực hiện đăng ký vào sổ địa chớnh, ghi nhận lờn đơn
đăng ký và GCN Ký duyệt Trả kết quả và thu phớ Cỏn bộ thụ lý Lónh đạo VPĐK Cỏn bộ Văn phũng ĐKQSDĐ Lập biờn bản trả lại hoặc yờu cầu bổ
sung hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ Lập phiếu hẹn Cỏn bộ Văn phũng ĐKQSDĐ Cỏn bộ thụ lý Lưu hồ sơ Cỏn bộ thụ lý
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 61 Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phũng ĐKQSD đất thành phố Bắc Ninh. Hiện nay quy trỡnh thực hiện tại đơn vị đang ỏp dụng như sau:
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc của cỏn bộ VPĐKQSD Đ:
Thẩm tra hồ sơ, trớch đo thửa đất nếu thửa đất chưa cú trờn bản đồ, lấy ý kiến của UBND cấp xó về hiện trạng sử dụng, tỡnh trạng tranh chấp, nguồn gốc, thời điểm sử dụng, sự phự hợp quy hoạch vào cỏc giấy tờ theo quy định (trong trường hợp khụng đủđiều kiện trong thời gian khụng quỏ 3 ngày UBND cấp xó trả lời bằng văn bản) trỡnh Lónh đạo VP ĐKQSDĐ ký danh sỏch cụng khai, kết thỳc cụng khai danh sỏch cấp GCN (theo Mẫu tại Thụng tư 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007)…, (thời gian: 10 ngày lập hồ sơ, 15 ngày cụng khai, 10 ngày trớch đo).
In TT, QĐ, bản thảo GCN trỡnh Lónh đạo VPĐKQSD Đ ký chuyển thụng tin địa chớnh sang thuế và đơn xin cấp GCN.
Trỡnh phũng TNMT ký Tờ trỡnh và phờ duyệt bản thảo GCN QSDĐ
Trỡnh UBND thành phố ký Quyết định và GCN
Đúng dấu, vào sổ, vào hệ thống thụng tin, lưu hồ sơ, bàn giao bộ phận Một cửa VPĐK
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc Lónh đạo VP ĐKQSD Đ
Lónh đạo Văn phũng ĐKQSD đất thành phố Bắc Ninh kiểm tra hồ sơ, ký phiếu chuyển thụng tin, xỏc nhận vào đơn xin cấp GCN, phờ duyệt bản thảo GCN
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc Trưởng phũng TNMT
Kiểm tra hồ sơ, ký tờ trỡnh, phờ duyệt bản thảo GCN
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc Lónh đạo UBND thành phố
Chủ tịch hoặc Phú chủ tịch UBND thành phố kiểm tra hồ sơ, ký quyết định và GCN
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 62
Hỡnh 3.3 Quy trỡnh cấp giấy chứng nhận lần đầu và GCN
3. Cỏn bộ Văn phũng ĐKQSDĐ thẩm tra, kiểm tra hồ sơ, in TT, QĐ, bản thảo GCN trỡnh Lónh đạo VPĐKQSD Đ ký chuyển thụng tin địa chớnh sang thuế và đơn xin cấp GCN (thời gian: 8 ngày)
4a. Trỡnh phũng TNMT ký Tờ trỡnh và phờ duyệt bản thảo GCN QSDĐ (thời gian: 03
ngày)
5. Trỡnh UBND thành phố ký Quyết định và GCN (thời gian: 02 ngày)
4b. Chi cục thuế thụng bỏo nghĩa vụ tài chớnh (thời gian: 03 ngày) 7. Bộ phận Một cửa vào sổ, thu phớ, cụng dõn thực hiện nghĩa vụ tài chớnh,trả kết quả (thời gian: 1 ngày) LƯU ĐỒ TRèNH TỰ CẤP GCN ĐẤT CŨ, CễNG DÂN NỘP HỒ SƠ TẠI VP ĐKQSDĐ 6. Cỏn bộ VP đúng dấu, vào sổ, vào hệ thống thụng tin, lưu hồ sơ, bàn giao bộ phận Một cửa VPĐk … (thời gian: 9 ngày)
1. Cụng dõn đến bộ phận Một cửa VP ĐKQSDĐđăng ký cấp GCN: cung cấp thụng tin, giấy tờđất đai cú liờn quan, kờ khai, ký cỏc giấy tờ, cỏn bộ VP kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, vào sổ, bàn giao cho cỏn bộ thực hiện (thời gian: trong ngày)
2. Cỏn bộ thực hiện: thẩm tra hồ sơ, lấy ý kiến của UBND cấp xó về hiện trạng sử dụng, tỡnh trạng tranh chấp, nguồn gốc, thời điểm sử dụng, sự phự hợp quy hoạch, cụng khai danh sỏch cấp GCN…, UBND cấp xó cú trỏch nhiệm xỏc nhận vào cỏc giấy tờ theo qui định, trong trường hợp khụng đủđiều kiện
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 63
* Quy trỡnh chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khỏc gắn liền với đất .
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc của cỏn bộ bộ phận tiếp nhận hồ sơ của VPĐKQSD đất:
Bộ phận tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của VPĐK quyền sử dụng đất thành phố Bắc Ninh cú trỏch nhiệm
- Tiếp nhận và kiểm tra đầy đủ của hồ sơ theo hướng dẫn ( HD – TNMT – 02-01).
- Hướng dẫn chủ sử dụng đất kờ khai thực hiện nghĩa vụ tài chớnh theo mẫu( TNCN, LPTB, TSDĐ).
- Ghi Phiếu nhận hồ sơ chuyển cho cụng dõn
- Chuyển hồ sơ cho Cỏn bộ phụ trỏch từng xó, phường của Văn phũng
Đăng ký quyền sử dụng đất TP Bắc Ninh.
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc của cỏn bộ VPĐKQSD đất:
Cỏn bộđược phõn cụng kiểm tra hồ sơ và lập "Phiếu chuyển thụng tin để
xỏc định nghĩa vụ tài chớnh". Sau đú trỡnh Giỏm đốc Văn phũng Đăng ký Quyền sử dụng đất ký phiếu chuyển thụng tin về nghĩa vụ tài chớnh. Sau khi lónh đạo ký duyệt thỡ chuyển hồ sơ sang Chi cục thuế đồng thời in giấy chứng nhận và chuyển hồ sơ sang phũng Tài nguyờn và Mụi trường.
Trỏch nhiệm giải quyết cụng việc của Giỏm đốc VPĐKQSD đất:
Giỏm đốc văn phũng ĐKQSD đất thành phố Bắc Ninh kiểm tra ký phiếu chuyển thụng tin về nghĩa vụ tài chớnh.
Trỏch nhiệm của cỏn bộ phũng Tài nguyờn và Mụi trường
a. Chuyờn viờn thụ lý hơ sơ Phũng Tài nguyờn và Mụi trường thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Ghi biến động vào Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà trỡnh trưởng phũng Tài nguyờn ký (nếu hộ dõn cú yờn cầu được sử dụng giấy chứng nhận cũ).
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 64 - Đối với cỏc trường hợp phải cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản khỏc gắn liền với đất: Soạn thảo tờ
trỡnh ( mẫu số 08/ĐK) bỏo cỏo trưởng phũng ký trỡnh UBND thành phố. - Vào sổ theo dừi cấp GCN QSD Đ và sổ theo dừi biến động đất đai - Chuyển GCN QSD Đ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Lưu hồ sơ
Trỏch nhiệm của Lónh đạo phũng Tài nguyờn và Mụi trường
Kiểm tra hồ sơ do chuyờn viờn phũng trỡnh và ký chỉnh lý vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ (đối với trường hợp cú đơn xin sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ) hoặc ký Tờ trỡnh trỡnh UBND thành phố ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận).
Trỏch nhiệm của Lónh đạo UBND thành phố Bắc Ninh
Chủ tịch hoặc Phú chủ tịch UBND thành phố xem xột, ký vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau khi được ký duyệt và đúng dấu
được chuyển cho Văn phũng Đăng ký Quyền sử dụng đất..