4.1.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định một cách tách biệt, cụ thể cho sản phẩm.
Nƣớc là nguyên vật liệu chính tạo nên sản phẩm nhƣng không đƣợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vì là nguồn tự nhiên không tốn chi phí sản xuất. Vì thế chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm bao gồm các chi phí về điện và hóa chất.
Để hạch toán chi phí sản xuất kế toán sử dụng 2 tài khoản:
TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu nhập kho và giá trị nguyên vật liệu xuất kho phục vụ sản xuất.
TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu”: dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
a.Chứng từ và sổ sách
Công ty áp dụng theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC của hình thức Nhật ký chung.
* Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho, xuất kho.
- Giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu.
* Sổ sách sử dụng:
- Sổ nhật ký chung (mẫu số S03a - DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC).
- Sổ Cái tài khoản 621 (mẫu số S03b - DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC).
32
Do chi phí nguyên vật liệu công ty sử dụng chỉ bao gồm chi phí điện chạy máy và hóa chất sử dụng, ít tài khoản chi tiết nên công ty không sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu. Nhƣng cũng chính vì thế gây khó khăn không ít cho việc quản lý, kiểm soát tình hình thu mua cũng nhƣ sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm.
b.Luân chuyển chứng từ
Để biết đƣợc chi tiết quá trình luân chuyển, ký duyệt và các đối tƣợng tham gia hoạt động sản xuất sản phẩm theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty chúng ta sẽ tìm hiểu thông qua lƣu đồ luân chuyển chứng từ do phòng kế toán công ty TNHH Trà Ôn cung cấp.
* Đối với chi phí điện chạy máy
Hàng tháng công ty điện lực Trà Ôn tính tiền điện cho công ty thành 3 kỳ: kỳ 1 (từ ngày 26/02 đến ngày 06/03), kỳ 2 (từ ngày 07/03 đến ngày 15/03), kỳ 3 (từ ngày 16/03 đến ngày 25/03) đồng thời chia ra nhiều hóa đơn giá trị gia tăng do công ty có nhiều luồng máy và cơ sở khác nhau. Đến cuối tháng thủ quỹ đem các hóa đơn mà công ty điện lực Trà Ôn đã gửi đến thanh toán và mang chứng từ về cho kế toán thanh toán xử lý và lƣu trữ.
* Đối với chi phí hóa chất
Lƣu đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (phụ lục 2.1)
Giải thích: Hàng ngày khi bộ phận kho có nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ lập phiếu yêu cầu vật tƣ. Sau đó chuyển đến bộ phận kinh doanh xác nhận và ký duyệt phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu vật tƣ đã đƣợc ký duyệt sẽ chuyển đến phòng kế toán, căn cứ vào phiếu yêu cầu kế toán sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Liên 1 sẽ đƣợc lƣu lại tại bộ phận kế toán, liên 2 và 3 sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận kho, thủ kho sẽ ký vào phiếu xuất kho và lƣu phiếu xuất kho liên 2, phiếu xuất kho liên 3 sẽ chuyển lại bộ phận kế toán để ghi sổ. Tại bộ phận kế toán, khi nhận đƣợc phiếu xuất kho đã ký kế toán sẽ ghi sổ nhật ký chung và ghi sổ cái TK 621, các chứng từ và sổ sẽ đƣợc lƣu tại bộ phận kế toán.
Nhận xét: quá trình lƣu chuyển chứng từ phát sinh ở công ty tuy rằng qua nhiều trình tự phức tạp, tốn nhiều thời gian cũng nhƣ công sức của nhân viên nhƣng qua đó có thể kiểm soát một cách chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nhƣ nắm bắt kịp thời nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết góp phần quan trọng trong việc quản lý và điều chỉnh giá thành sản phẩm một cách hợp lý.
33
* Ưu điểm:
- Phiếu yêu cầu vật liệu phản ánh đầy đủ các nội dung cần thiết nhƣ vật liệu xin cấp gồm những loại nào, số lƣợng là bao nhiêu, lý do xuất dùng, xuất cho bộ phận nào và ai là ngƣời nhận. Đồng thời ghi rõ ngày tháng lập, có đủ các ô ghi ngƣời xác nhận nhằm đảm bảo tránh sai sót trong trƣờng hợp xuất vật liệu sai yêu cầu, sai mục đích và đối tƣợng sử dụng.
- Phiếu xuất kho đƣợc lập theo mẫu số 02 – VT nên đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định mẫu chứng từ của quyết định 48/2006/QĐ – BTC. Trên chứng từ có ghi rõ ngày tháng lập, số lƣợng, đơn giá của các vật liệu xuất dùng.
* Hạn chế:
- Công ty không tiến hành lập hóa đơn vận chuyển hàng hóa cho ngƣời giao hàng để làm căn cứ xác nhận.
- Đối với các loại phiếu nhập xuất kho, phiếu yêu cầu vật liệu thƣờng dồn đến cuối tháng mới tiến hành xác nhận.
c. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 03 năm 2014:
Trong tháng 3 năm 2014 công ty đã tiến hành xuất kho nguyên vật việu dùng để sản xuất, tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm nhƣ sau:
1. Ngày 3/3/2014 căn cứ vào phiếu yêu cầu vật liệu số 0009 công ty xuất kho hóa chất dùng cho hoạt động sản xuất sản phẩm với giá trị là 5.909.091 đồng theo phiếu xuất kho số PX012 (phụ lục 1). Chứng từ kèm theo HĐ GTGT số 0001166.
2. Ngày 15/3/2014 căn cứ vào phiếu yêu cầu vật liệu số 0010 công ty xuất kho hóa chất để sản xuất sản phẩm từ công ty TNHH TM-DV Đức Ngọc Yến với giá là 17.727.840 đồng theo phiếu xuất kho số PX013 và công ty TNHH XNK Ngàn Hƣơng với số tiền là 12.954.545 đồng theo phiếu xuất kho số PX014. Chứng từ kèm theo HĐ GTGT số 0001851 và HĐ GTGT số 0012340.
3. Ngày 25/3/2014 công ty thanh toán tiền điện năng tiêu thụ trong quá trình sản xuất sản phẩm cho công ty Điện lực Vĩnh Long theo hóa đơn số 0071603 với số tiền 33.945.000 đồng (VAT 10%) bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch số 03250048000033.
4. Ngày 25/3/2014 công ty thanh toán tiền điện năng tiêu thụ trong quá trình sản xuất sản phẩm cho công ty Điện lực Vĩnh Long theo hóa đơn số
34
0071605 với số tiền 72.753.300 đồng (VAT 10%) bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch số 03250048000035.
5. Ngày 25/3/2014 công ty thanh toán tiền điện năng tiêu thụ trong quá trình sản xuất sản phẩm cho công ty Điện lực Vĩnh Long theo hóa đơn số 0098750 với số tiền 33.322.200 đồng (VAT 10%) bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch số 03250048000036.
6. Ngày 25/3/2014 công ty thanh toán tiền điện năng tiêu thụ trong quá trình sản xuất sản phẩm cho công ty Điện lực Vĩnh Long theo hóa đơn số 0098752 với số tiền 109.519.800 đồng (VAT 10%) bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch số 03250048000037.
7. Ngày 31/3/2014 công ty thanh toán tiền điện năng tiêu thụ trong quá trình sản xuất sản phẩm cho công ty Điện lực Vĩnh Long theo hóa đơn số 0101114 với số tiền 118.879.800 đồng (VAT 10%) bằng chuyển khoản, chứng từ giao dịch số 03250048000038.
Trong quá trình thực hiện kế toán chi tiết thì mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình xuất nhập nguyên vật liệu đều phải đƣợc phản ánh ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nƣớc nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào các sổ liên quan. Trong đó chứng từ kế toán là cơ sở, là căn cứ để kiểm tra, giám sát tình hình biến động về số lƣợng của từng loại nguyên vật liệu nhằm thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để tìm hiểu rõ hơn quy trình hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp của công ty chúng ta tiếp tục đi vào phần kế toán chi tiết.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
Thông thƣờng trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu thì phải dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán và phiếu nhập kho của công ty. Còn trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tƣ để lập bảng tính toán chi tiết.
35
Cuối tháng kế toán cộng sổ để tính ra tổng số nhập, xuất của nguyên vật liệu. Số lƣợng nguyên vật liệu sử dụng phải phù hợp giữa bảng tổng hợp với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Ngày Đối tƣợng tập hợp chi phí phát sinh Số lƣợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 03/03/2014 Hóa chất HCl 1.250 lít 4.727,273 5.909.091 15/03/2014 Ammoniac 780 kg 22.728 17.727.840 15/03/2014 PAC NaOH 600 kg 375 kg 13.636,364 12.727,273 8.181.818 4.772.727 15/03/2014 Điện chạy máy 14.400 kWh
600 kWh 16.700 kWh 1.305 2.376 822 18.792.000 1.425.600 13.727.400 25/03/2014 Điện chạy máy 34.500 kWh
1.500 kWh 29.400 kWh 1.305 2.376 822 45.022.500 3.564.000 24.166.800 25/03/2014 Điện chạy máy 15.400 kWh
100 kWh 15.800 kWh 1.305 2.376 822 20.097.000 237.600 12.987.600 25/03/2014 Điện chạy máy 58.600 kWh
1.800 kWh 35.000 kWh 1.305 2.376 822 76.473.000 4.276.800 28.770.000 31/03/2014 Điện chạy máy 61.400 kWh
6.900 kWh 27.200 kWh 1.305 2.376 822 80.127.000 16.394.400 22.358.400 Tổng 405.011.576
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Trà Ôn
Bảng 4.1: Bảng tính toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tháng 03/2014.
36
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Hàng ngày kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 621.
Cụ thể ở nghiệp vụ phát sinh vào ngày 03/03/2014, xuất kho hóa chất dùng cho hoạt động sản xuất sản phẩm. Khi bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị xuất kho hàng hóa, vật tƣ (phụ lục 1) chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào đó để lập phiếu xuất kho 1.250 lít hóa chất HCl với đơn giá là 4.727,273 đ/l (phụ lục 1). Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT để ghi vào sổ nhật ký chung (phụ lục 3) và ghi vào sổ cái TK 621 (phụ lục 4.1) tƣơng ứng với TK 152.
* Nhận xét:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc hạch toán một cách chính xác và đầy đủ trong quá trình tính toán để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm nhƣng công ty lại không lập sổ chi tiết để phản ánh một cách cụ thể và chi tiết nhất số lƣợng, đơn giá cũng nhƣ thành tiền của các loại nguyên vật liệu khác nhau. Vì thế kế toán cũng nhƣ ban quản lý khó nắm bắt cũng nhƣ kiểm soát một cách chặt chẽ tình hình phân phối, sử dụng nguyên vật liệu để từ đó có kế hoạch sử dụng và thu mua nguyên vật liệu một cách phù hợp nhất.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm bên cạnh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò chủ yếu còn có một loại chi phí cũng giữ một vị trí không kém phần quan trọng đó là chi phí nhân công trực tiếp.
4.1.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp của công ty bao gồm tiền lƣơng chính, phụ cấp (tiền trách nhiệm, chức vụ, đi lại, tiền ăn giữa trƣa, phụ cấp độc hại..) và các khoản trích theo lƣơng nhƣ: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức trả lƣơng: tiền lƣơng tính theo thời gian cho nhân viên hành chính và tiền lƣơng tính theo sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 334 “Phải trả công nhân viên”: dùng phản ánh tiền lƣơng phải trả cho công nhân sản xuất.
37
TK 338 “Phải trả phải nộp khác”: dùng để phản ánh các khoản trích theo lƣơng công nhân viên do công ty trích chi trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trong đó chi tiết TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”, TK 3384 “Bảo hiểm y tế”, TK 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”, TK 3382 “Kinh phí công đoàn”.
TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”: dùng để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
a.Chứng từ và sổ sách
Công ty áp dụng theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC của hình thức Nhật ký chung.
* Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công.
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. - Bảng thanh toán tiền lƣơng.
* Sổ sách sử dụng:
- Sổ nhật ký chung. - Sổ Cái tài khoản 622.
b.Luân chuyển chứng từ
Nhằm tìm hiểu rõ hơn về quá trình hạch toán của kế toán đối với chi phí nhân công trực tiếp ta sẽ bắt đầu tìm hiểu quá trình lƣu chuyển chứng từ sau:
Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong chi phí nhân công trực tiếp (phụ lục 2.2)
Giải thích: Hàng ngày các tổ trƣởng tổ sản xuất theo dõi và lập bảng chấm công gửi đến bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét và lập bảng thanh toán tiền lƣơng và gửi đến bộ phận kế toán. Tại bộ phận kế toán, kế toán sẽ ký duyệt và lập bảng phân bổ lƣơng nhƣ bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng nhƣ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Sau đó tiến hành ghi sổ nhật ký chung và đến cuối tháng kế toán ghi sổ Cái TK 622. Tất cả sổ sách, chứng từ sẽ đƣợc lƣu lại tại bộ phận kế toán.
* Ưu điểm:
- Các chứng từ đƣợc lập theo đúng quy định và trình bày rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu.
- Các chứng từ đƣợc lập một cách hợp pháp, hợp lệ là căn cứ để đối chiếu với sổ sách kế toán.
38
* Hạn chế:
- Trên các chứng từ nhƣ bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng không có đầy đủ chữ ký của các cá nhân, bộ phận liên quan.
c. Nghiệp vụ phát sinh
Hàng ngày tổ trƣởng chấm công định kỳ theo mẫu bảng chấm công số 01a – LĐTL ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC, cuối tháng 3/2014 gửi về cho kế toán lập bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng theo mẫu 01-LĐTL đối với công nhân trực tiếp để có đƣợc bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng của tháng 3/2014 theo mẫu số 02–LĐTL ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
Ngày 31/03/2014 chi phí công nhân trực tiếp phát sinh tại công ty bao gồm các khoản:
- Tiền lƣơng chính phải trả cho công nhân là 58.500.000 đồng. - Trích 17% lƣơng nộp BHXH theo quy định 9.945.000 đồng. - Trích 3% lƣơng nộp BHYT theo quy định 1.755.000 đồng. - Trích 1% lƣơng nộp BHTN theo quy định 585.000 đồng. - Trích 2% lƣơng nộp KPCĐ theo quy định 1.170.000 đồng.
Đến cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
d. Thực hiện kế toán tổng hợp (phụ lục)
Cuối tháng kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của tháng 3/2014 dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung (phụ lục 3), sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 622 (phụ lục 4.2).
* Nhận xét:
Công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại công ty không đƣợc hạch toán một cách chính xác nhất theo quy định. Cụ thể là ở việc trích nộp các khoản bảo hiểm theo lƣơng mới nhất năm 2014. Từ ngày 01/01/2014 mức trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ có sự thay đổi theo quy định tại điều 5 Quyết định 1111/QĐ-BHXH thì mức trích các khoản bảo hiểm đƣợc điều chỉnh tăng thêm 2% so với quy định cũ, nhƣng công ty vẫn áp dụng theo mức