Công ty TNHH Trà Ôn là một doanh nghiệp tƣ nhân vừa và nhỏ nên bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức gọn nhẹ, gồm một cán bộ chủ chốt giàu kinh nghiệm, có trình độ quản lý cùng với sự phối hợp, hỗ trợ linh hoạt của đội ngũ cán bộ, nhân viên của các phòng ban, đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, có kinh nghiệm kỹ thuật và cách xử lý tình huống nhạy bén.
Việc tổ chức bộ máy quản lý trong công ty là một yếu tố rất quan trọng. Nó có liên quan đến vấn đề thành công hay thất bại trong kinh doanh. Do đó công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý, linh động, không trùng lặp giữa các khâu trong phòng ban và giữa các phòng ban. Công ty có sơ đồ bộ máy tổ chức thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban nhƣ sau:
19
Nguồn: Phòng kế toán tài vụ Công ty TNHH Trà Ôn
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
3.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
3.2.2.1 Ban Giám Đốc
Gồm 3 thành viên: Giám Đốc, Phó Giám Đốc sản xuất và Phó Giám Đốc kinh doanh.
- Giám Đốc: là ngƣời đại diện theo pháp luật, có nhiệm vụ điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế; có nhiệm vụ dự thảo, quản lý mọi hoạt động của Công ty, thực hiện hoạch định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của Công ty phù hợp với thị hiếu thị trƣờng. Bên cạnh đó còn tổ chức xây dựng các mối quan hệ trong và ngoài Công ty, giải quyết xung đột nội bộ trong phạm vi quản lý, chịu trách nhiệm trƣớc Công ty và nhà nƣớc về quản lý kinh tế.
- Phó Giám Đốc kinh doanh: là ngƣời trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, hoạch định và quyết định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh.
- Phó Giám Đốc sản xuất: chịu trách nhiệm về chất lƣợng sản phẩm và lãnh đạo trực tiếp phòng kế hoạch sản xuất của Công ty.
3.2.2.2 Phòng kinh doanh
Định hƣớng kế hoạch thị trƣờng trong tỉnh và tổ chức các các đại lý bán lẻ ở những thành phố lân cận nhƣ Cần Thơ, Trà Vinh, Sóc Trăng…
Phó giám đốc kinh doanh
Giám đốc Phó giám đốc sản xuất Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch sản xuất Phòng kỹ thuật điện cơ Phân xƣởng sản xuất
20
3.2.2.3 Phòng tổ chức hành chính
Thực hiện công tác tổ chức về nhân sự, tham mƣu cho Giám Đốc trong việc đào tạo, tuyển dụng nhân viên, sắp xếp nhân sự Công ty, quản lý chế độ lao động, tiền lƣơng…
3.2.2.4 Phòng kế toán tài vụ
Quản lý và theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty, giám sát việc chấp hành chế độ về nguyên tắc tài chính Nhà nƣớc từ đó lập ra kế hoạch sử dụng vốn hợp lý đem lại lợi ích cho Công ty.
3.2.2.5 Phòng kế hoạch sản xuất
Định hƣớng kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin giá cả, kỹ thuật, chất lƣợng nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra của Công ty.
3.2.2.6 Phòng kỹ thuật điện cơ
Quản lý máy móc thiết bị hiện có, lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì mua sắm vật tƣ,… góp phần cải tiến nâng cao công suất sử dụng các dây chuyền sản xuất.
3.2.2.7 Phân xưởng sản xuất
Tổ chức sản xuất các sản phẩm của Công ty theo kế hoạch phê duyệt.
3.2.2.8 Các nhà máy trực thuộc
- Trà Ôn II. - Trà Ôn III.
- Chi nhánh Kim Chung (Trà Vinh). - DNTN Kim Chung (Sóc Trăng).
3.4 QUY TRÌNH SẢN XUẤT
Để sản xuất nƣớc đá cây, công ty xây dựng một hệ thống làm lạnh các khuôn chứa nƣớc hình lập phƣơng lớn. Khi đông đặc thành nƣớc đá, các khuôn nƣớc đá sẽ đƣợc kéo lên, nhúng và xối nƣớc để các thanh nƣớc đá to lớn trôi ra khỏi khuôn. Mỗi khuôn nƣớc đá thành phẩm có thể nặng đến 50kg hoặc nhiều hơn.
21
Nguồn: Phòng kế toán tài vụ Công ty TNHH Trà Ôn
Hình 3.2 Quy trình công nghệ sản xuất nƣớc đá cây
Đối với một công ty thì thông tin kế toán là rất cần thiết cho ban lãnh đạo trong việc đề ra các kế hoạch và chiến lƣợc quyết định kinh doanh. Chính vì thế việc tổ chức bộ máy kế toán là một nhân tố quan trọng trong doanh nghiệp.
3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Phòng kế toán tài vụ đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung: toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên
Nƣớc sông
Clorin – hồ lắng – keo lắng PAC
Hồ lọc cát sỏi
Hồ chứa nƣớc trong
Hệ thống trao đổi ion
Hệ thống cực tím
Hồ chứa nƣớc sạch
Vô khuôn nƣớc đá
Thành phẩm nƣớc đá
Hệ thống nhiệt gas
Bình chứa gas lỏng Bình tách nhớt gas
Van tiết lƣu gas Máy nén gas NH3
22
tổng hợp - chi tiết đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại phòng kế toán tài vụ.
3.5.1 Sơ đồ tổ chức
3.5.1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự phòng kế toán
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Trà Ôn
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
3.5.1.2 Nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán
Kế toán trƣởng: là lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trƣớc cấp trên và ban Giám Đốc về mọi mặt hoạt động kinh tế của Công ty, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị.
Kế toán tổng hợp: tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của Nhà nƣớc và Công ty, cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trƣởng và Ban Giám Đốc khi đƣợc yêu cầu.
Kế toán bán hàng: ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của Công ty trong kỳ đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Kế toán thanh toán ngân hàng: kiểm tra theo dõi và thực hiện việc thu, chi qua tiền gởi ngân hàng, tiền vay ngân hàng đồng thời mở sổ kế toán chi tiết và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Thủ kho
23
Kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu: theo dõi biến động, tình hình nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu đồng thời theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tƣợng sử dụng theo đúng chế độ.
Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ.
Thủ kho: theo dõi, quản lý sản phẩm, hàng hóa, dụng cụ, máy móc, thiết bị trong kho đồng thời thực hiện báo cáo nhập, xuất, tồn kho, kiểm kê định kỳ. 3.5.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
Công ty TNHH Trà Ôn là doanh nghiệp tƣ nhân hoạt động dƣới sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp. Vì thế công tác kế toán ở Công ty đƣợc thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính ban hành, cụ thể nhƣ sau:
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến hết 31/12 hàng năm đƣợc gọi là năm tài chính.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (ĐVN)
+ Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ban hành 14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
3.5.2.2 Hình thức kế toán
Để phù hợp với hình thức chế độ sổ sách kế toán và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Các loại sổ kế toán đƣợc sử dụng chủ yếu: - Nhật ký chung.
- Sổ Cái.
Giải thích: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh và sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào Sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Trƣờng hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào Sổ Cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
24
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày (định kỳ)
: Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Phòng kế toán tài vụ Công ty TNHH Trà Ôn
Hình 3.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Trà Ôn
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi Sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
25
hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu, bảng cân đối số phát sinh đƣợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
3.5.3 Phƣơng pháp kế toán
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: công ty sử dụng phƣơng pháp khấu trừ. Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Giá xuất kho tính theo phƣơng pháp thực tế đích danh. Phƣơng pháp khấu hao áp dụng khấu hao theo đƣờng thẳng.
3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Qua nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã trải qua nhiều khoảng thời gian biến động. Hiện nay việc kinh doanh nƣớc đá cây đang gặp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các sản phẩm khác cụ thể đƣợc thể hiện trong kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2013 – 2014.
3.6.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2011 – 2013) 2013)
Trong giai đoạn 2011 – 2013 tình hình hoạt động của công ty đã có những biến chuyển mạnh mẽ, cụ thể:
Từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011-2013 ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty liên tục giảm, cụ thể giảm từng khoản mục nhƣ sau:
+ Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 so với 2011 giảm 1.760 triệu đồng với tỷ lệ giảm 17,27%, năm 2013 so với năm 2012 giảm 76 triệu đồng với tỷ lệ giảm 0,88%. Nguyên nhân làm cho doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm là do tình hình kinh tế khó khan, nhu cầu tiêu dùng bị ảnh hƣởng nghiêm trọng, bên cạnh đó công ty ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh do ngƣời tiêu dùng có xu hƣớng chuyển sang sử dụng nƣớc đá tinh khiết đƣợc sản xuất với công nghệ mới nên số lƣợng đơn đặt hàng giảm.
26
Bảng 3.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Trà Ôn giai đoạn 2011-2013 ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012
2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.422 8.662 8.586 (1.760) (17,27) (76) (0,88)
2. Doanh thu thuần về bán hàng, cung cấp dịch vụ 10.422 8.662 8.586 (1.760) (17,27) (76) (0,88)
3. Giá vốn hàng bán
4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 5. 5. Chi phí tài chính
- Trong đó: chi phí lãi vay 6. Chi phí quản lý kinh doanh
7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 8. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế
9. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
10. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
7.931 2.491 470 470 1.770 (249) (249) 4 (245) 6.340 2.322 397 397 2.161 (236) (236) - (236) 6.109 2.476 311 311 2.356 (192) (192) - (192) (1.591) (169) (73) (73) 391 (485) (485) - (481) (20,06) (6,78) (15,53) (15,53) 22,09 (194,78) (194,78) - (196,33) (231) 154 (86) (86) 195 (44) (44) - (44) (3,64) 6,63 (21,66) (21,66) 9,00 (22,92) (22,92) - (22,92)
27
+ Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ ở năm 2012 giảm 169 triệu đồng so với năm 2011 tƣơng ứng giảm 6,78% nhƣng ở năm 2013 tăng 154 triệu đồng so với năm 2012 tƣơng ứng tăng 6,63%. Nguyên nhân chủ yếu là do giá vốn hàng bán giảm liên tục từ năm 2011 đến năm 2013. Năm 2012 so với năm 2011 giảm 1.591 triệu đồng với tỷ lệ giảm 20,06%, năm 2013 so với năm 2012 giảm 231 triệu đồng với tỷ lệ giảm 3,64%. Giá vốn hàng bán biến động theo chiều hƣớng tốt nhờ chính sách tiết kiệm vật liệu và quản lý lao động hợp lý của Công ty.
+ Giá vốn hàng bán giảm liên tục từ năm 2011 đến năm 2013. Năm 2012 so với năm 2011 giảm 1.591 triệu đồng với tỷ lệ giảm 20,06%, năm 2013 so với năm 2012 giảm 231 triệu đồng với tỷ lệ giảm 3,64%. Giá vốn hàng bán biến động theo chiều hƣớng tốt nhờ chính sách tiết kiệm vật liệu và quản lý lao động hợp lý của Công ty. Chi phí tài chính giảm, năm 2012 giảm 15,53% tƣơng ứng giảm 73 triệu đồng. Năm 2013 chi phí tài chính tiếp tục giảm 21,66% tƣơng ứng 86 triệu đồng. Nguyên nhân tạo nên sự giảm xuống này là do Công ty đã không ngừng nỗ lực hoạt động có hiệu quả, thu hồi đƣợc vốn nên đã trả đƣợc một số khoản vay và nợ ngắn hạn là giảm các khoản lãi vay dẫn đến chi phí tài chính giảm. Chi phí quản lý kinh doanh tăng rõ rệt, điển hình nhƣ chi phí quản lý kinh doanh ở năm 2011 là 1.770 triệu đồng nhƣng đến năm 2012 chi phí quản lý kinh doanh lên đến 2.161 triệu đồng, tăng tƣơng ứng 22,09%. Đến năm 2013 chi phí quản lý doanh nghiệp tiếp tục tăng thêm 195 triệu đồng so với năm 2012 tƣơng ứng tăng thêm 9%. Nguyên nhân chủ yếu là do Công ty đẩy mạnh việc mở rộng địa bàn hoạt động, mở thêm các chi nhánh mới ở một số thị trƣờng trọng điểm nên phát sinh các chi phí kinh doanh về hội nghị, tiếp khách, bán hàng…
+ Lợi nhuận sau thuế của Công ty qua các năm nhƣ sau: năm 2012 so với năm 2011 giảm mạnh 481 triệu đồng với tỷ lệ giảm 196,33%, nguyên nhân là do kinh tế suy thoái dẫn đến thị trƣờng tiêu thụ bị thu hẹp, sức mua giảm nên doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất từ đó lợi nhuận sụt giảm nhanh chóng. Nhƣng sang đến năm 2013 mặc dù lợi nhuận sau thuế cũng giảm nhƣng có dấu hiệu phục hồi, cụ thể là lợi nhuận sau thuế chỉ giảm 44 triệu đồng với tỷ lệ giảm là 22,92%, nguyên nhân chủ yếu là do nền kinh tế đã có bắt đầu phục hồi và phát triển, bên cạnh đó Công ty cũng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm tăng doanh thu bán hàng cũng nhƣ mở rộng địa bàn hoạt động.
Từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011-2013 ta thấy những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận của Công ty giảm là do ảnh hƣởng chung của sự suy thoái kinh tế làm cho thị trƣờng gặp nhiều khó khăn,
28
nguồn cung nhiều nhƣng nhu cầu của khách hàng giảm, lãi suất cho vay cao. Bên cạnh đó hiện nay việc kinh doanh nƣớc đá cây đang gặp sự cạnh tranh gay