4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu Inox bằng đường biển của Tập Đoàn Tân Á Đại Thành.
Mục đích của giải pháp.
Việc xây dựng các giải pháp là nhằm mục đích hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng inox bằng đường biển của TĐ Tân Á Đại Thành, từ đó giúp thúc đẩy sản xuất kinh doanh và tăng lợi nhuận DN. Ngoài ra, còn giúp cho các nhân viên của phòng kinh doanh XNK trong doanh nghiệp nâng cao được kỹ năng, kiến thức cần
thiết để có thể áp dụng vào công việc tốt hơn, giảm bớt các chi phí và yếu kém không đáng có.
Các căn cứ của giải pháp.
Các giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu inox bằng đường biển của TĐ Tân Á Đại Thành trong thời gian qua, và căn cứ vào những thuận lợi, cũng như những khó khăn chưa được khắc phục, những nhân tố ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình thực hiện. Cụ thể các vấn đề sau:
Chưa cập nhật kịp thời được các luật pháp quốc tế và quốc gia do nhiều bộ luật mới được ban hành và chỉnh sửa bổ sung.
Còn nhiều vướng mắc trong khâu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ khi bàn giao hoặc nhận bàn giao từ bên giao nhận, cũng như việc xác nhận chi phí thực sự mà bên giao nhận đã thanh toán như chi phí cược, sửa chữa cont, các phụ phí nâng hạ sếp dỡ,...
Trong khâu làm thủ tục hải quan còn nhiều khúc mắc: Việc nhập dữ liệu vào tờ khai điện tử còn nhiều sai sót.
Việc khai hải quan điện tử chưa thực sự tiết kiệm được thời gian cho doanh nghiệp.
Máy tính dùng để khai báo hải quan qua mạng trục trặc.
Hàng inox phải khai trung tâm 3 để đo lường chất lượng trước khi nhập khẩu lô hàng, còn chưa nắm rõ quy trình thực hiện, và còn quá lệ thuộc vào công ty làm dịch vụ logistics.
Sự phối hợp giữa các bộ phận, các nhân viên do liên quan đến nhiều phòng ban, thủ tục còn rườm rà...
Trong khâu nhận hàng còn nhiều khó khăn, thủ tục nhận hàng còn quá phức tạp tốn kém nhiều thời gian. Ngoài ra, thiếu sự thống nhất giữa người cập nhật tồn kho nguyên vật liệu, với người nhập khẩu và người điều phối nhân sự, trong việc nhận và xuống hàng tại kho.
Giải pháp để khắc phục.
Để cập nhật kịp thời, doanh nghiệp cần tổ chức nhiều buổi giao lưu giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, cơ quan pháp luật để giải quyết những điểm bất đồng mà
doanh nghiệp chưa rõ, cập nhật những thông tư pháp luật giữa nhân viên phòng xuất nhập khẩu tiếp cận với cơ quan pháp luật để nắm rõ kịp thời sự thay đổi của pháp luật.
Tổ chức thường xuyên hơn các lớp nghiệp vụ cho nhân viên, và cử các nhân viên tham gia các khóa huấn luyện về nghiệp vụ của các cơ quan ban ngành liên quan.
Phải có phòng ban hoặc có luật sư riêng tư vấn về pháp luật, cũng như ban thẩm định xác định cơ sở pháp lý của các đối tác có đủ điều kiện pháp lý để ký hợp đồng hay không, để tránh việc bị lừa với phương thức thanh toán bằng L/C việc xác định chỉ được dựa trên bộ chứng từ, do khối lượng hàng inox lớn có giá trị cao ngoài xác định chất lượng còn phải xác định xem họ có nhà xưởng để sản xuất hay không, phải xem xét sản phẩm có tiêu chuẩn cơ sở phù hợp hay không với thông tư nhà nước ban hành về việc kiểm tra chất lượng hàng inox nhập khẩu nhằm xác định trước khi ký kết hợp đồng, tránh trường hợp sau khi ký kết mà không xin được giấy phép nhập khẩu lô hàng làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Về khâu kiểm tra và giao nhận chứng từ cần phải có giấy tờ thủ tục kiểm tra trước và sau khi nhận chứng từ, kiểm tra chặt chẽ các hóa đơn của bên giao nhận và nắm rõ các khoản tiền thanh toán như chi phí phát sinh và chi phí làm thủ tục hải quan,…
Yêu cầu họ cung cấp đầy đủ thông tin, các thông tin phải rõ ràng có chứng thực không tẩy xóa. Ngoài ra ban kiểm soát có trách nhiệm yêu cầu nhân viên phòng nhập khẩu phải lập bảng biểu các chứng từ đã giao nhận, số cont số seal thuộc hợp đồng nào đã điều phối đi chi nhánh nào, phiếu cân đo container, lệnh giao hàng… để kiểm tra chi tiết công nợ và kiểm tra các chứng từ chặt chẽ.
Về khâu kiểm tra tồn kho và nhận hàng, cần cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân sự về thời gian hàng về, số cont, số seal, tên tài xế bên giao nhận, các hình ảnh liên quan đến cuộn inox đã về, độ biên, độ dày, độ bóng sáng, kích thước của từng khổ, tổng trọng lượng, tiêu chuẩn chất lượng để nhân sự nhà máy kiểm tra nhận hàng và có tiêu chuẩn để giải quyết các vấn đề phát sinh về chất lượng hàng hóa đối với nhà cung cấp.
Nâng cao kỹ năng và thao tác nhập dữ liệu cho nhân viên khai báo. Việc quản lý các chứng từ gọn gàng, các thông tin về khách hàng, hợp đồng được lưu vào các file
riêng biệt, dễ nhớ sẽ giúp cho việc nhập dữ liệu vào các tờ khai điện tử nhanh chóng và chính xác hơn.
Nhân viên khai báo cần ghi nhớ các thông tin quen thuộc, lặp đi lặp lại như mã HS, tên các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của DN...
Nhân viên kiểm tra chứng từ cần kiểm tra các thông tin và tính toán số liệu cẩn thận như: số lượng hàng hóa thực tế được đóng trong container, tờ thanh khoản nguyên vật liệu sử dụng đối với hàng gia công (khối lượng, trọng lượng…). Nâng cao kiến thức tin học để có thể hiểu và sử dụng các tiện ích của máy tính và phần mềm khai báo. Nâng cấp hệ thống máy tính dùng để khai báo: Sử dụng các phần mềm diệt virus để bảo vệ các thông tin lưu trữ trong máy để tránh bị mất. Cập nhật phần mềm khai báo hải quan điện tử mới nhất để nâng cao các tính năng hỗ trợ của phần mềm nhằm giảm tối đa các sai sót trong quá trình khai báo.
Cần có nguồn điện dự phòng (máy phát điện, pin sạc…) trong trường hợp mất điện, để tránh ảnh hưởng đến việc lưu giữ các chứng từ quan trọng, việc khai báo hải quan qua mạng,…
Cài đặt phần mềm khai báo hải quan trên nhiều máy tính, phòng trường hợp máy tính dùng để khai báo chính bị hư hỏng.
Nâng cao sự phối hợp đồng bộ giữa các nhân viên, các phòng ban có liên quan. Trao đổi thông tin và thực hiện luân chuyển các công việc giữa các nhân viên: giúp tạo sự chủ động hơn trong việc thực hiện quy trình nhập khẩu.
Ngoài ra, TĐ Tân Á Đại Thành cũng cần nâng cao tinh thần đoàn kết, hợp tác làm việc giữa các nhân viên, các phòng ban để giúp cho công việc được trôi chảy hơn, đồng thời khuyến khích nhân viên bằng cách tăng lương, thưởng cho các cá nhân có trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc được giao, trợ cấp (tiền xăng, tiền điện thoại…) cho các nhân viên phải đi lại nhiều, liên lạc nhiều như nhân viên giao dịch, nhân viên theo dõi hàng về,...
Cơ quan hải quan và các bộ ban ngành cần tu sửa và lắp đặt thêm các thiết bị để nâng cao tốc độ truyền dữ liệu, và giảm bớt sự quá tải trên đường truyền: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhanh chóng phổ biến và áp dụng hình thức khai báo hải quan qua internet, các văn bản pháp luật mới cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh XNK để nó đi vào môi trường làm việc của các doanh nghiệp.
Chính phủ và Bộ tài chính cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới thương mại điện tử và luật hải quan, đặc biệt là các văn bản pháp luật về hải quan điện tử để các doanh nghiệp có thể áp dụng nó một cách dễ dàng và có thể phát huy hết ưu điểm của thủ tục hải quan điện tử
Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ hải quan bằng cách tổ chức các lớp nghiệp vụ theo định kỳ hàng tháng. Cập nhật kịp thời các văn bản mới về luật hải quan, để thông báo cho các doanh nghiệp biết và thực hiện.