4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2 Đánh giá quy trình tổ chức thực hiên hợp đồng nhập khẩu Ino
Tập Đoàn Tân Á Đại Thành.
Ưu điểm và những mặt tích cực của quy trình.
Quy trình được đưa ra khá chặt chẽ, các bước đều liên tục và không bị gián đoạn khi trong quá trình thực hiện.
Mỗi bước có thể do những bộ phận khác nhau thực hiện nên sẽ có sự hỗ trợ qua lại, góp ý cho nhau, nhằm đảm bảo hiệu suất công việc.
Đã tạo dựng được uy tín của mình với các đối tác trong khu vực và trên thế giới, tạo thuận lợi cho việc tăng doanh thu của công ty chủ yếu được đem lại từ hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu giá rẻ, tiết kiệm chi phí tăng doanh thu và tính cạnh tranh đối với các đối thủ trên thị trường.
Cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị, kích thích đổi mới trang thiết bị và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên, nâng cấp mở rộng để ngày càng phù hợp và đáp ứng yêu cầu kinh doanh hiện tại và phát triển trong tương lai. Vì xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đòi hỏi công ty luôn nâng cấp trang thiết bị để phục vụ cho công việc tốt nhất và nhân viên cũng luôn nâng cao trình độ nghiệp vụ để đạt nâng suất làm việc tốt nhất.
Uy tín của công ty từng bước được nâng lên, thị trường ngày càng mở rộng cùng với sản phẩm của công ty đã xuất hiện ở nhiều nước, giá thành rẻ chất lượng uy tín vì thế ngày càng nâng cao vị thế kinh doanh của mình trên trường quốc tế.
Việt Nam luôn có mối quan hệ tốt đối với các nước Asean nên việc nhập khẩu từ các nước này thuận lợi hơn. Các nước Asean có nền văn hóa gần giống nhau nên tập quán thương mại gần giống nhau. Ngoài ra các nước Asean và Việt Nam có ký kết nhiều hiệp định song và đa phương, các ưu đãi tối huệ quốc tạo điều kiện thuận lợi về thuế nhập khẩu nhằm giảm giá thành nguyên vật liệu.
Ngoài ra sau một thời gian làm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng nhập khẩu thì TĐ Tân Á Đại Thành đã đạt được một số thành tích nổi bật, tiết kiệm thời gian và chi phí để thực hiện quy trình. Vì việc khai báo hải quan là một trong các bước quan trọng nhất để thực hiện quy trình nhập khẩu để nhận hàng về kho:
Tiết kiệm được thời gian làm thủ tục, rút ngắn tờ khai thông quan hàng hóa nhập khẩu:
Trước đây khi chưa áp dụng quy trình khai báo hải quan điện tử, khi làm thủ tục hải quan bằng phương pháp thủ công doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian cho việc làm thủ tục. Để làm thủ tục cho một lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian từ việc chuẩn bị hồ sơ để nộp, cho tới việc xuất trình cho cơ quan hải quan ngoài cửa khẩu.
Hơn nữa nó còn làm mất thời gian đi lại của nhân viên giao nhận, nhưng kể từ khi áp dụng thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp có thể khai báo bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu nếu có kết nối mạng với cơ quan hải quan. Cùng một lúc doanh nghiệp có thể khai báo nhiều tờ khai mà không cần đến cơ quan hải quan (trừ luồng vàng và luồng đỏ).
Đầu tư thêm trang thiết bị và tập huấn cho nhân viên phòng XNK.
Kể từ khi áp dụng quy trình thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp đã mua sắm và trang bị thêm 4 máy vi tính và 2 máy in, nâng tổng số máy tính lên thành 10 máy và 5 máy in trong phòng kinh doanh XNK để phục vụ cho việc khai báo.
Định kỳ doanh nghiệp tổ chức các buổi tập huấn cho các nhân viên kinh doanh XNK để nâng cao trình độ chuyên môn. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn cử các nhân viên đi tham gia các buổi học nghiệp vụ của cơ quan hải quan tổ chức, nhằm cập nhật các thông tin các quy định mới về luật hải quan, bên cạnh đó còn học hỏi các kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác để áp dụng thực tế tại doanh nghiệp, tránh trường
hợp khai sai vì áp dụng theo luật cũ. Từ đó trình độ của các nhân viên được nâng lên đáng kể.
Tạo thế chủ động trong khai báo và ý thức chấp hành pháp luật.
Doanh nghiệp đã tạo được thế chủ động trong quá trình khai báo và nâng cao được ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Trước đây nhân viên hải quan chịu trách nhiệm nhập dữ liệu tờ khai của doanh nghiệp, nhưng kể từ khi áp dụng thủ tục hải quan điện tử thì toàn bộ dữ liệu sẽ được doanh nghiệp tự nhập ở tại trụ sở của doanh nghiệp hay bất kỳ nơi nào, thời điểm nào mà doanh nghiệp cảm thấy thuận lợi và chịu trách nhiệm về thông tin đã khai báo.
Tăng lợi nhuận cho công ty.
Việc áp dụng phần mềm hải quan góp phần làm giảm chi phí đi lại của nhân viên kê khai hải quan. Đồng thời, việc thực hiện tờ khai một cách nhanh chóng góp phần giảm chi phí lưu cont lưu bãi của công ty, mặt khác việc đáp ứng nguyên liệu được thực hiện nhanh chóng hơn công ty có thể gia tăng sản xuất đáp ứng tiêu dùng.
Hạn chế.
Các bước trong quy trình được phân chia và thực hiện khá rườm rà.
Chứng từ được gửi đi gửi lại nhiều lần cho từng đối tượng khác nhau, do nhiều nhân viên khác nhau của công ty Ten logistics đến nhận bộ chứng từ, khó khăn trong việc kiểm soát chứng từ đã giao cho ai và có thể gây mất hoặc thất lạc chứng từ. Gây mất thời gian chờ đợi để làm lại bộ chứng từ nhận hàng, nếu chứng từ copy, riêng đối với chứng từ gốc nếu thất lạc sẽ gây khó khăn trong việc làm lại chứng từ nhận hàng vì phải qua nhiều công văn, nhiều khâu đặc biệt đối với Bill ký hậu phải làm công văn xin xác nhận của hãng tàu chứng thực công ty chưa nhận hàng, công văn gửi Ngân Hàng xin ký hậu vận đơn, việc thất lạc làm gia tăng thêm chi phí nếu hàng hết hạn lưu cont lưu bãi…
Mỗi bước có thể do những bộ phận khác nhau thực hiện nên khi có vấn đề phát sinh, phải liên hệ, chờ bộ phận khác giải quyết dẫn đến mất thời gian chờ đợi .
Công tác chuẩn bị trước khi nhận hàng về kho cũng có thể gây nên sai sót. Việc liên hệ trước của nhân viên giao nhận về ngày giờ lưu kho lưu bãi, hàng nào công ty
đang cần gấp và ưu tiên, cũng như thuê phương tiện, thời gian về kho để sắp xếp nhân sự hỗ trợ việc xuống hàng cũng bị động.
Nhiều lúc thông báo hàng về kho sắp xếp nhân sự để xuống hàng, nhưng hàng không về được, hoặc khi hàng về mà chưa kịp thông báo nhà máy sắp xếp nhân sự và kho bãi chứa hàng. Nhân viên giao nhận có thể do sơ suất mà quên, hoặc lỗi trong việc chuẩn bị này sẽ làm bị chậm lại quá trình giao nhận hàng.
Giao hàng xong, thường có tâm lý chủ quan trong nhân viên giao nhận về việc giám sát. Thực tế những rắc rối phát sinh thường do tâm lý chủ quan của bản thân nhân viên và công ty. Chính vì thế khâu kiểm tra giám sát giao hàng thường bị coi nhẹ, có thể làm mất hàng hoặc thất lạc hàng hóa.
Do nhân viên chỉ chuyên sâu vào phần việc của mình nên giữa các phòng ban chưa hiểu được phần công việc của nhau, vì vậy khi có sự cố xảy ra đôi khi làm mất tinh thần đồng nghiệp, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của công ty.
Trong khâu chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ:
Trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ cho việc nhập khẩu và khai hải quan vẫn còn nhiều thiếu sót như: làm thiếu chứng từ, sai thông tin trên chứng từ, làm không đúng như mẫu ban hành, in thiếu các loại chứng từ..., ngoài ra doanh nghiệp còn mắc phải một lỗi đó là sắp xếp bộ chứng từ không hợp lý gây ra khó khăn trong việc kiểm tra lại các thông tin trên chứng từ.
Khai báo và truyền dữ liệu khai báo hải quan qua mạng.
Việc tự nhập dữ liệu cho tờ khai đòi hỏi doanh nghiệp phải chú ý ngay từ khâu cập nhật thông tin, đòi hỏi tính quản lý thông tin cao ngay từ phía doanh nghiệp. Vì tùy theo cách thức khai báo của doanh nghiệp mà quyết định đến khả năng phân luồng hàng khai. Nếu hồ sơ khai sai, hủy nhiều, tức là hồ sơ mang tính rủi ro sẽ ảnh hưởng đến thời gian thông quan cho hàng hóa và luồng thông quan của lô hàng là vàng hoặc đỏ dựa vào mức độ của yếu tố rủi ro.
Nhân viên khai báo của doanh nghiệp thường hay mắc sai lầm khi nhập các thông tin như: mã số HS, số lượng hàng hóa thực tế (hay nhầm giữa Gross weight và Net weight).
Khi khai các thông tin trên tờ khai hải quan điện tử, các nhân viên khai báo không đọc trước các chứng từ để nắm bắt sơ lược về nội dung mình sẽ khai, mà tiến hành khai luôn vào hệ thống khai báo trên máy, điều này rất mất thời gian tìm kiếm các thông tin trên các chứng từ và dễ gây ra nhầm lẫn trong quá trình khai báo.
Hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu của doanh nghiệp đến chi cục hải quan chưa đủ mạnh và thường bị treo máy. Và việc nghẽn mạng, máy treo, máy hư hỏng có thể làm cho doanh nghiệp kẹt tờ khai khi dữ liệu không gửi đến được chi cục hải quan. Ngoài ra các máy in của doanh nghiệp thường hay bị hỏng và phải đi bảo trì nên sẽ gây khó khăn cho các nhân viên trong việc in dữ liệu từ máy tính.
Trong quá trình khai báo thủ tục thông qua phần mềm, doanh nghiệp gặp không ít các sự cố liên quan tới phần mềm khai báo như: phần mềm không tự động cập nhật các thông tin, liên tục báo lỗi dữ liệu. Bên cạnh đó, trong quá trình truyền thông tin tới cơ quan hải quan thì hay bị tắc nghẽn mạng do quá tải hoặc một số nguyên nhân khác.
Hệ thống này mới chỉ dừng ở chức năng khai báo, trao đổi thông tin và quản lý thông tin khai HQĐT, chưa có các yêu cầu quản lý đặc thù cho từng DN.
Trong khâu làm thủ tục hải quan.
Trong quá trình khai báo các nhân viên trong doanh nghiệp chưa có sự nhất quán với nhau, nhất là giữa nhân viên giao nhận và nhân viên làm chứng từ. Đôi khi nhân viên làm chứng từ chuẩn bị chứng từ cho nhân viên giao nhận còn thiếu dẫn tới việc khi ra cảng nhân viên giao nhận không thể làm thủ tục thông quan hàng nhập, và việc này ảnh hưởng tới thời gian làm thủ tục thông quan lô hàng.
Thủ tục hải quan là cả một quy trình bao gồm nhiều người tham gia thực hiện, nếu như một trong các khâu không được hoàn thành đúng hạn thì sẽ ảnh hưởng đến việc thông quan lô hàng làm tăng chi phí lưu cont lưu bãi do đóng phạt. Sự chậm trễ trong việc nhập liệu vào tờ khai hải quan điện tử của nhân viên khai báo ảnh hưởng đến công việc tiếp theo của nhân viên đem hồ sơ ra cảng làm thủ tục.
Doanh nghiệp thường hay mất rất nhiều thời gian cho việc làm các thủ tục thông quan hàng hóa ngoài cảng, thường thì doanh nghiệp phải chờ đợi rất lâu để nộp được hồ sơ vào cảng để đóng dấu thông quan hàng nhập khẩu, tốn chi phí trong quá trình làm thủ tục hải quan của doanh nghiệp.
Nguyên nhân.
Bỏ sót lại nhiều khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu hàng inox, vì thuế chống bán phá giá từ các nước như Đài Loan…
Số lượng nhân viên xuất nhập khẩu nhiều kinh nghiệm còn ít, chưa nắm rõ luật pháp của các nước nhập khẩu, cũng như không nắm kịp tình hình các bộ luật mới mà nhà nước ta ban hành, nên chưa thể giải quyết các vấn đề gặp phải về bộ hồ sơ, chứng từ nhập khẩu cũng như việc thưa kiện, dẫn đến tồn động công việc, thỉnh thoảng có trễ hàng, làm tăng chi phí của công ty.
Chưa chú trọng đến khâu vận tải và giám sát vận tải, thường có tâm lý chủ quan do quá tin tưởng vào công ty Ten logistics đã làm ăn lâu năm dẫn đến một số rủi ro không đáng có, hay không chủ động trong việc điều xe nên đôi khi bị thiếu xe chở hàng, hàng về không đúng theo yêu cầu.
Nhân viên làm chứng từ kiểm tra không kỹ thông tin, bàn giao chứng từ không đủ hoặc sai sót nên gây khó khăn cho nhân viên giao nhận khi đi làm thủ tục hải quan, làm mất nhiều thời gian nhận hàng.
Do giá cả thị trường biến đổi, kèm theo nhiều bộ luật thông tư được ban hành, công ty chưa kịp nắm bắt thông tin dẫn đến chi phí của công ty tăng cao hơn trước.
Một số nhân viên khai báo là nhân viên mới, chưa quen với các thao tác nhập liệu, hoặc do chưa kiểm tra cẩn thận các thông tin trên các chứng từ khi khai báo nên dẫn tới tình trạng khai nhầm hoặc bỏ sót dữ liệu.
Kinh nghiệm và trình độ của các nhân viên xuất nhập khẩu không đồng đều. Trong phòng kinh doanh XNK có tất cả 10 nhân viên, tuy nhiên các nhân viên này có trình độ và kinh nghiệm không đồng đều, có nhân viên trên dưới 10 năm kinh nghiệm trong ngành kinh doanh XNK nhưng bên cạnh đó lại có những nhân viên mới ra trường chưa có kiến thức thực tế về hoạt động kinh doanh XNK nên gặp nhiều khó khăn trong việc khai báo và kiểm tra các hồ sơ chứng từ.
Công tác chuẩn bị các điều kiện đảm bảo thực hiện thủ tục hải quan (các chứng từ) chưa được tính toán kỹ lưỡng, khoa học, không có sự phân công công việc rõ ràng giữa các nhân viên trong toàn bộ quy trình.
Cơ sở vật chất trong DN còn chưa đồng bộ, còn thiếu máy tính để cho các nhân viên làm việc. Hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu của DN đến chi cục hải quan chưa đủ mạnh và thường bị treo máy. Và việc nghẽn mạng, máy treo, máy hư hỏng có thể làm cho doanh nghiệp kẹt tờ khai khi dữ liệu không gửi đến được chi cục hải quan.
Ngoài ra các máy in của doanh nghiệp thường hay bị hỏng và phải đi bảo trì nên sẽ gây khó khăn cho các nhân viên trong việc in dữ liệu từ máy tính.
Tuy Ban lãnh đạo DN đã tổ chức các buổi tập huấn cho nhân viên về nghiệp vụ quy trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử nhưng số lượng các buổi tập huấn còn ít chưa đáp ứng được với sự thay đổi của quy định về hải quan.
Hệ thống hạ tầng mạng viễn thông của quốc gia phát triển nhanh nhưng vẫn chưa ổn định, thiếu đồng bộ gây ra những khó khăn không nhỏ trong việc truyền nhận dữ liệu giữa doanh nghiệp và hải quan.
Thủ tục HQĐT là một loại hình thủ tục hoàn toàn mới mẽ, chưa được áp dụng rộng rãi nên chưa có kinh nghiệm trong thực tế.
Mô hình thủ tục HQĐT đang áp dụng có một số bất cập làm cản trở việc phát triển thủ tục HQĐT trên diện rộng. Sự thiếu dứt khoát, lúng túng trong việc lựa chọn mô hình làm cho việc phát triển thủ tục HQĐT không đạt được kết quả và gây ra khó khăn cho DN khai báo.
Luật quy định về thủ tục hải quan điện tử của nước ta còn nhiều thiếu sót, chưa thật sự chặt chẽ và đầy đủ, điều đó khiến cho DN chưa hiểu hết cách sử dụng phần mềm khai báo. Hiện nay, các văn bản quy định về thủ tục hải quan điện tử vẫn đang được hoàn thiện và liên tục sửa đổi do đó gây khó khăn cho các doanh nghiệp là phải thường xuyên và liên tục cập nhật các thông tin mới để kịp thời sửa đổi, bổ sung để không bị vi phạm pháp luật về hải quan điện tử.
Một số cán bộ hải quan còn thiếu kinh nghiệm trong nghiệp vụ, dẫn tới việc thực