Đây là một trong những công việc nền tảng trong quá trình quản trị nguồn nhân lực. Có thể nói đây là bước đầu tiên để xây dựng nhân lực cho khách sạn. Hoạt động thu nguồn nhân lực bao gồm các công việc cụ thể như :
- Phân tích để dự báo nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai
- Thiết kế bản mô tả công việc cho từng vị trí để phục vụ cho công tác tuyển dụng.
- Tiến hành công tác thu hút, tuyển dụng, tuyển chọn nhân lực.
Tại bộ phận tiền sảnh khách sạn Sunway các công việc này được diễn ra cụ thể như sau :
1.3.2.1. Hoạt động dự báo, hoạch định nguồn nhân lực trong tương lai :
Thông thường, nhu cầu về nhân lực thay đổi theo mùa du lịch. Vào mùa cao điểm, thì nhu cầu này khá lớn và ngược lại. Khách sạn Sunway có 2 mùa cao điểm đó là vào tháng 2, tháng 3 và tháng 11, tháng 12 hàng năm. Để chuẩn bị đủ nhân lực cho mùa cao điểm hoạt động dự báo hoạch định nhân lực thường diễn ra khoảng 3,4 tháng trước đó. Sau khi trưởng bộ phận FO dự báo số lượng cần thiết cho những tháng tới, yêu cầu này sẽ được gửi lên phòng nhân sự và phòng nhân sự sẽ bắt đầu quy trình tuyển dụng nhân viên. Qua trình tuyển dụng nhân nhân viên sẽ được bộ phận tiền sảnh và bộ phận nhân sự phối hợp thực hiện.
1.3.2.2Hoạt động thiết kế bản mô tả công việc cho các vị trí tại bộ phận tiền sảnh khách sạn Sunwaw
Bản mô tả công việc là một tài liệu chi tiết cung cấp đầy đủ thông tin cho một vị trí làm việc nhất định. Bản mô tả công việc bao gồm 2 phần chính, đó là : phần miêu tả về những điều kiện làm việc của người lao động và phần 2 mô tả chi tiết các yếu tố của công việc như : quy trình làm việc, phạm vi quyền lực, trách nhiệm chủ yếu… Do vậy, thiết kế bản mô tả công việc là một hoạt động rất quan trọng sẽ có những ảnh hưởng lâu dài đến hiệu quả làm việc của bộ phận.
Mặc dù quy trình thực hiện các công việc trong khách sạn không quá phức tạp và có thể được truyền đạt qua lời nói cho nhân viên. Tuy nhiên, việc ban hành chính thống một văn bản có nôi dung mô tả cụ thể các hoạt động của vị trí làm việc sẽ tăng tính chuyên nghiệp trong việc quản lý nhân sự và giảm thiểu những hiểu nhầm trong quá trình giao tiếp. Những điều này sẽ giúp cho công việc được thực hiện hiệu quả hơn rất nhiều.
Vì bản mô tả công việc liên quan nhiều đến các hoạt động chuyên môn nên sẽ được thiết kế bởi trưởng bộ phận qua quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra một quy trình làm việc hợp lý nhất. Bản mô tả công việc sẽ được trưởng bộ phận thiết kế với sự tư vấn của các nhân viên dưới quyền và các phòng ban khác sao cho đáp ứng được mong đợi của khách hàng, người lao động, người sử dụng lao động, đồng nghiệp và xã hội
Khách sạn Sunway Hà Nội có một hệ thống bản mô tả công việc được thiết kế đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. Hệ thống bản mô tả công việc này được tuyên truyền rộng rãi đến toàn thể nhân viên một cách chuyên nghiệp. Tất cả các nhân viên mới đều nhận được một file gồm đầy đủ các thông tin của khách sạn cùng với bản mô tả công việc kèm theo. Nhờ vậy mà công việc diễn ra một cách khá suôn sẻ.
Tuy nhiên, hệ thống bản mô tả công việc của khách sạn Sunway chưa thực sự chi tiết. Mặc dù thuộc cùng thuộc bộ phận tiền sảnh nhưng từng vị trí như lễ tân, tổng đài, bell có quy trình làm việc rất khác nhau. Thế nhưng, bản mô tả công việc lại được thiết kế chung cho cả bộ phận lễ tân. Trong bản mô tả công việc, quy trình cụ thể cho từng vị trí khá chung chung và không nêu ra được những bước cụ thể để hoàn thành công việc.
Vì thế, trong tương lai để giúp cho công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn, trưởng bộ phận cần thiết kế thêm những bản mô tả công việc cụ thể, chi tiết hơn cho từng vị trí.
Nhìn chung, công tác thiết kế bản mô tả công việc tại bộ phận lễ tân khách sạn Sunway mặc dù có được quan tâm thực hiện nhưng chưa được đàu
tư nhiều. Chính vì thế sản phẩm là bản mô tả công việc chưa thực sự phát huy được hết tác dụng.
1.3.2.3Hoạt động thu hút, tuyển chọn nhân lực
Thông thường, tại bộ phận tiền sảnh cũng như các bộ phận tác nghiệp khác trong khách sạn, các vị trí làm việc thường không đòi hỏi quá nhiều kiến thức và kỹ năng phức tạp. Các công việc cũng khá đơn giản, chỉ cần được đào tạo trong một thời gian ngắn khoảng một vài tháng một người chưa từng học về khách sạn có thể nắm bắt được và trở nên quen việc. Nhờ vào tính chất này nên có thể nói cầu nhân lực cho ngành khách sạn là rất dồi dào. Tuy nhiên, để tìm được những ứng viên có phẩm chất thực sự phù hợp, có thể phát triển trong tương lai, với tinh thần trách nhiệm cao và có mong muốn gắn bó lâu dài với khách sạn thì không phải là việc dễ dàng. Và để có thể có thể thu hút được những ứng viên như thế, khách sạn cần xây dựng một chiến lược chiêu mộ nhân sự hợp lý, đúng đắn.
Tại khách sạn Sunway chiến lược thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao chưa thực sự được quan tâm. Không giống như những khách sạn khác sử dụng khá nhiều kênh thông tin để tiếp cận thị trường lao động như : thông qua Internet, hợp tác với khoa Du lịch – Khách sạn của các trường đại học, cao đẳng,…thì khách sạn Sunway chỉ sử dụng phương pháp quảng cáo thông qua các nhân viên của khách sạn. Đây là một phương pháp khá hiệu quả, tuy nhiên nếu chỉ sử dụng duy nhất phương pháp này để thu hút nguồn nhân lực thì khả năng tiếp cận thị tường lao động là không lớn, gây khó khăn cho khách sạn trong việc thu hút nhân lực.
Thị trường lao động được phân loại làm 2 phần chính là thị trường lao động chủ yếu và thị trường lao động thứ yếu. Thị trường lao động chủ yếu bao gồm những người đã được giáo dục, đào tạo và có mong muốn gắn bó lâu dài với nghề. Thị trường lao động thứ yếu bao gồm những người có những kỹ năng, kiến thức có ích, phù hợp cho một ngành lao động nhưng lại không có
mong muốn gắn bó với nghề mà chỉ coi công việc như một ngành để kiếm tiền. Thu hút, tuyển mộ được nhân sự từ thị trường chủ yếu sẽ giúp cho khách sạn có một nguồn nhân sự có chất lượng rất tốt.
Phương pháp mà các khách sạn thương dùng để tiếp cận thị trường lao động đó là thông qua các nhân viên trong khách sạn hoặc tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài. Mặc dù, 2 cách tiếp cận này luôn dược diễn ra song song. Tuy nhiên phương pháp tuyển dụng nội bộ thường được ưu tiên hơn. Thông thường, khi bổ nhiệm một vị trí mới, cấp quản lý thường xem xét những nhân viên trong khách sạn có đủ khả năng và có mong muốn chuyển sang vị trí đang cần tuyển dụng. Phương pháp tuyển dụng nội bộ này giúp mang lại sự hài lòng cho nhân viên để từ đó nhân viên sẽ cống hiến tốt hơn cho khách sạn. Tuy nhiên, tuyển dụng từ các nguồn bên ngoài lại giúp cho khách sạn tiếp cận được với nguồn nhân lực rộng lớn và tiềm năng hơn để từ đó phát triển thêm nguồn nhân lực sẵn có của khách sạn. Mỗi phương pháp tuyển dụng đều có những ưu nhược điểm khác nhau nên các khách sạn thường kết hợp cả 2 phương pháp để có thể hạn chế nhược điểm và phát huy ưu điểm của từng phương pháp.
Cũng kết hợp 2 phương pháp tuyển dụng này, quy trình tuyển dụng tại khách sạn Sunway diễn ra theo sơ đồ sau :
1 2
3
5 4
6
7 Thông báo tuyển
dụng
Thu thập đơn xin việc của ứng viên
Liên lạc với những ứng viên đạt tiêu chuẩn
Phỏng vấn ứng viên lần 1 Phỏng vấn ứng viên lần 1 Phỏng vấn ứng viên lần 2 Liên lạc với ứng viên trúng tuyển Sắp xếp cho ứng viên thử việc
Trong quá trình tuyển dụng, ở vòng phỏng vấn lần 1, ứng viến sẽ được phỏng vấn sơ qua bởi phòng nhân sự . Và phỏng vấn vòng 2 là phỏng vấn chuyên sâu về kỹ năng, nghiệp vụ, kiến thức do trưởng bộ phận đảm nhiệm. Phương pháp phỏng vấn được áp dụng ở vòng 2 này là phỏng vấn bằng Tiếng Anh. Phương pháp này rất hiệu quả trong việc kiểm tra trực tiếp trình độ giao tiêp bằng Tiếng Anh của ứng viên – một yêu cầu khá quan trọng để làm việc tại bộ phận tiền sảnh.
Nhận xét thực tế : Quy trình phỏng vấn ở khách sạn Sunway diễn ra khá nhanh chóng. Ngay sau khi phỏng vấn với nhân sự, ứng viên sẽ được sắp xếp để phỏng vấn với trưởng bộ phận. Kết thúc 2 vòng phỏng vấn, ứng viên sẽ nhân được kết quả sau một thời gian ngắn thường là một vài ngày. Có thể nói quy trình tuyển dụng của khách sạn Sunway khá cẩn thận, hợp lý, ngoài ra còn nhanh chóng và đơn giản nhưng vẫn đảm bảo chọn lựa được những ứng viên có năng lực. Tuy nhiên, quy trình thu hút nhân lực chưa thực sự hiệu quả.