5. Bố cụ đề tài
3.2 Biện pháp khắc phục tồn tại trong công tác quản trị hàng tồn kho của
ty CP Việt Pháp
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho đối với sự phát triển của công ty, ban lãnh đạo công ty đã đưa ra nhiều biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, cụ thể:
- Thường xuyên cử giám sát xuống kho để kiểm tra tình hình kho
- Mở các khóa đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty về nghiệp vụ quản lý kho nhằm nâng cao trình độ nghệp vụ, khả năng phản ứng nhanh với các tình huống có thể xảy ra có liên quan đến tồn kho như thiết bị phục vụ tồn kho gặp sự cố, phát hiện người đi vào kho với mục đích không đứng đắn như làm hỏng hàng hóa , trộm cắp hàng hóa, trà trộn hàng kém chất lượng vào làm giảm uy tín của sản phẩm cũng như uy tín của công ty
- Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của nhân viên công ty nói chung và nhân viên ở kho nói riêng để nâng cao sự trung bình của họ với công ty, tăng tinh thần tự giác làm việc của nhân viên trong công ty
- Áp dụng các mô hình kinh tế khả dụng như mô hình EOQ, BOQ, QDM để xác định lượng đặt hàng tối ưu nhằm làm giảm các chi phí không cần thiết như chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng …
Áp dụng các mô hình tồn kho để tính lượng hàng tối ưu của Công ty CP Việt Pháp
Do công ty có nhiều điều kiện phù hợp với giả định của mô hình sản lượng kinh tế cơ bản ( EOQ). Ta sẽ áp dụng mô hình này để quản lý nguyên vật liệu nhập tồn kho của công ty
Với phương pháp quản trị hàng tồn kho này giúp công ty xác định được lượng đặt hàng tối ưu. Công tác này giúp công ty đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra thông suốt , có đủ lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường nhưng vẫn đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí. Để áp dụng mô hình này ta giả định rằng:
- Số lượng hàng mỗi lần cung cấp là Q - Nhu cầu phải được biết trước và không đổi
- Phải biết khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được hàng và thời gian này không thay đổi
- Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng - Không có việc khấu trừ theo sản lượng
- Sự thiếu hụt hàng hóa không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện Theo mô hình này ta có lượng đặt hàng tối ưu là:
Áp dụng thực tế vào công ty , ta có các thông tin:
Trung bình 1 lần đặt hàng có giá trị là 2.000.000.000 VND Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu là 28.166 đồng
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần là: 2.000.000.000/ 28.166 = 71.007 (kg) Suy ra: Nhu cầu nguyên vật liệu trung bình 1 năm (D): 71.007 x 9 = 639 068 (kg) Và S = 13.000.000 đồng/ lần
H = 6.940 đồng / kg
Từ đó, ta có sản lượng đặt hàng tối ưu là == 48.930 kg
Suy ra, số lần đặt hàng tối ưu trong năm là : =13 lần Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/ 13 =28 ngày
Như vậy , lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng của công ty là 13 lần/ năm. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa, giữa kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau. Vì thế nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét ở khía cạnh bình quân hóa.
Lượng nguyên vật liệu dùng trong 1 ngày đêm (d) = == 2130 kg ( 1 năm làm việc là 300 ngày)
Thời gian vận chuyển (L) là 40 ngày
Suy ra, điểm đặt hàng tại (ROP) là: d x L = 2130 x 40= 85.200kg Từ đó ta đưa ra giải pháp như sau:
Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thay vì đặt mỗi lô khoảng 71 007 kg,40 ngày một lần, mỗi năm đặt hàng 9 lần . Áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn hàng 48930 kg và một năm đặt hàng 13 lần, mỗi lần cách nhau 28 ngày sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề về: lượng hàng tồn trữ quá nhiều, gây ứ đọng và phát sinh nhiều chi phí tồn trữ, tối thiểu hóa được tổng chi phí đạt hàng và chi phí lưu kho
Điểm đặt hàng lại (ROP) cho biết khi lượng HTK nguyên vật liệu là 85.200 kg thì công ty nên tiến hành đặt hàng thêm.
Một giải pháp khác mà công ty cần xem xét để có thể giảm các chi phí liên quan đến tồn kho , đó là giải pháp áp dụng kết hợp mô hình EOQ và mô hình khấu trừ theo sản lượng.
Hiện nay công ty chưa được hưởng mức giá khấu trừ theo sản phẩm. Tuy nhiên, để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận , công ty có thể tìm kiếm những nhà cung cấp mới để mua nguyên vật liệu với mức giá được khấu trừ theo sản lượng.
Ví dụ như có các thông tin sau của công ty: Giá mua : 28.166 đồng
Nhu cầu năm(D): 639.068 kg
Chi phí 1 lần đặt hàng (S) = 13.000.000 đồng Chi phí lưu kho hàng năm (H) = 20% giá mua (1-P) Lượng đặt hàng tối ưu ( Q*) = 48.930 kg
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 100000 kg sẽ được hưởng triết khấu 7% Giải pháp:
Nếu đặt hàng mua mỗi lần 48930 kg thì chi phí 1 năm cho tồn kho sẽ là: =639.068 x 28.166 =18.000.000.000 đồng
= 13.000.000 x 13 = 169.000.000 đồng = 20% x 28.166 x =137.816.238 đồng
Tổng chi phí: = 18.000.000.000 + 169.000.000 + 137.816.238= 18.306.816.240 đồng
Nếu đặt mỗi đơn hàng 100.000 kg với giá triết khấu 7% thì chi phí cho hàng tồn kho 1 năm sẽ là: = 18.000.000.000 x 93% = 16.740.000.000 đồng = 13.000.000 x (639.068/ 100.000) = 83.117.840 đồng = 20% x 93%x 28.166x =261.943.800 đồng Tổng chi phí = 16.740.000.000 + 83.117.840 + 261.943.800 = 17.085.061.640 đồng
Suy ra, công ty nên đặt hàng với lượng 100.000 kg nguyên vật liệu mỗi đơn hàng. Như vậy công ty sẽ tiết kiệm được một số tiền là 18.306.816.240 – 17.085.061.640 = 1.221,754.600 đồng
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Công ty CP Việt Pháp vì ưu điểm của nó là công ty có thể giảm chi ph HTK 1 năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỷ lệ triết khấu hợp lý. Tuy nhiên công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại HTK nào so sánh xem chi phí nào tăng lên( như chi phí lưu kho) , chi phí nào giảm đi ( như chi phí mua hàng). Có những loại HTK nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị , kết quả là dự phòng giảm giá HTK lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Nhận xét
Vậy giải pháp áp dụng mô hình EOQ đã giúp công ty giải quyết được 2 vấn đề là: khi nào thì tiến hành đặt hàng là hợp lý và đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí thấp nhất. Đó là công ty nên đặt trung bình khoảng 48.930 kg / đơn hàng và một năm đặt hàng 13 lần, mỗi lần cách nhau 28 ngày. Và khi hàng trong kho còn khoảng 85.200 kg thì công ty nên cuẩn bị tiến hành đơn đặt hàng mới.
Việc mua hàng với số lượng lớn với mức giá chiết khấu thích hợp sẽ giúp công ty giảm thiểu được hơn các chi phí liên quan đến tôn kho. Nếu có điều kiện công ty nên tìm kiến thêm cho mình một nhà cung cấp đáng tin cậy có áp dụng chính sách chiết khấu giá phù hợp hơn
Việc áp dụng các mô hình tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu được chi phí tồn kho, từ đó,giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận cho công ty.
Ưu điểm chung của các mô hình tồn kho này là dễ xác định được lượng đặt hàng tối ưu từ đó tính ra tổng chi phí nhỏ nhất phải bỏ ra cho hoạt động quản lý tồn kho, giúp công ty có thể ổn định, không bị gián đoạn kinh doanh. Ở hai mô hình trên tính được thời điểm đặt hàng lại, đảm bảo cho hàng mới nhập về đúng lúc lượng hàng tồn kho của sản phẩm được tiêu thụ hết.
Tuy nhiên các mô hình EOQ, BOQ cũng có nhiều hạn chế của chúng. Thứ nhất, các mô hình này được áp dụng dựa trên một số điều kiện giả định khó có thể xác định, hoặc không mang tính ổn định trong khoảng thời gian xét đến …Thứ hai, các thông số dùng để tính lượng đặt hàng tối ưu , tổng chi phí tối ưu, điểm đạt hàng chỉ mang tính tương đối , do đó, các giá trị tính được cũng không có tính chính xác tuyệt đối, có thể dùng để tham khảo nhưng phải cân nhắc, áp dụng với các điều kiện thực tế khác.
Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý tồn kho
Phần mềm quản lý hàng tông kho được gợi ý là một công cụ hỗ trợ quản trị hàng tồn kho hiệu quả, giúp nhà quản lý giải quyết được các yêu cầu:
- Quản lý hàng nhập kho theo mặt hàng, theo nhà cung cấp, theo dạng nhập - Quản lý hàng xuất kho theo mặt hàng, theo đối tượng nhận , theo dạng xuất - Quản lý hàng tồn kho về số lượng , giá trị và giá của từng mặt hàng
Ngoài ra, tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp có thể có các yêu cầu bổ sung quản lý như: Quản lý hàng theo lô; quản lý hàng theo hạn sử dụng; quản lý hàng theo vị trí lô, kệ, quản lý hàng theo nhiều đơn vị tính, quản lý hàng tồn kho tối đa và tối thiểu…
Những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp thường hoạt động ở các ngành nghề như bán lẻ, phân phối, sản xuất và xây dựng
Phần mềm quản lý hàng tồn kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị , số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển , sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ . Lập và kiểm soát phiếu nhập, xuất vật tư hàng hóa trong sản xuất và lưu thông
Phần mềm quản lý tồn kho là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp (BRAVO 7 ERP-VN) – sản phẩm chính mà BRAVO đang cung cấp
Nếu doanh nghiệp thực hiện quản trị hàng tồn kho tốt sẽ có lợi theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho không được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời làm tăng lợi nhuận.
Với sự hỗ trợ của tính năng quản lý hàng tồn kho trong hệ thống phần mềm BRAVO, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản trị hàng tồn kho , rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho mối đợt kiểm tra tồn kho, đạt được hiệu quả tối ưu trong việc quản lý kho
Một số giải pháp khác góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty
Cần có sự liên hệ mật thiết giữa công tác quản trị HTK với các bộ phận khác trong công ty
Để công tác quản trị HTK có hiệu quả thì cần có sự hỗ trợ từ các bộ phận, phòng ban khác trong công ty. Để ra được quyết định đúng đắn trong việc dự trữ khối lượng HTK cần dựa trên nhiều yếu tố, dựa trên các điều ttra nghiên cứu, phân tích các số liệu như: khả năng tiêu thụ của thị trường, những tiềm năng của thị trường . Tình hình cạnh tranh của mặt hàng trên thị trường … từ đó có thể đưa ra được chính xác khối lượng đặt hàng, khối lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu, đảm bảo cho doanh nghiệp vẫn tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả kinh doanh
Đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa
Công tác đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc dự trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Nếu công tác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tốt sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho cũng như khả năng quay vòng vốn của doanh nghiệp sẽ nhanh hơn. Từ đó,cải thiện các chỉ số hiệu quả quản trị HTK của công ty.
Giải pháp hoàn thiện về mặt tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Công ty nên từng bước sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp tránh tình trạng công việc giữa các phòng ban có sự chồng chéo nhau. Các phòng ban cần có sự phân công công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng. Công ty nên thiết lập một phòng chuyên chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra những hàng hóa dự trữ trong kho phụ trách các công việc như:
₋ Kiểm tra chặt chẽ số lượng , chất lượng hàng hóa nhập kho, có sự phân loại và bảo quản thích hợp ngay từ đầu
- Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu
- Có ý kiến xây dựng nâng cấp, cải tiến hệ thống kho bãi đảm bảo nhu cầu dự trữ hàng hóa, bảo quản hàng hóa.
Để công tác quản trị HTK đạt được hiệu quả cao thì hệ thống sổ sách lưu trữ cũng góp phần quan trọng. Yêu cầu đối với việc ghi chép dữ liệu liên quan đến HTK phải rõ ràng ,chính xác, kịp thời. Theo định kỳ 6 tháng hay kết thúc năm tài chính, hoặc yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo có báo cáo tình hình HTK cho ban giám đốc kiểm tra để từ đó đưa ra các quyết định chính sách phù hợp trong việc dự trữ nguyên vật liệu, hàng hóa cho công ty. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
3.3 Một số kiến nghị với công ty
Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của Công ty CP Việt Pháp, làm cho công tác quản trị hàng tồn kho của công ty thật sự hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau:
₋ Thường xuyên rà soát các báo cáo tồn kho, các bảng định mức tiêu hao nguyên liệu để xây dựng định mức tiêu hao phù hợp, chính xác hơn cho hàng tồn kho, tiết kiệm được chi phí, hiệu quả hơn.
₋ Công ty nên xây dựng một hệ thống quản lý chi tiết hơn cho từng khâu, từng công đoạn trong quá trình quản trị hàng tồn kho, không nên bỏ qua bất kỳ khâu nào dù là nhỏ nhất
₋ Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghệp vụ tồn kho cho cán bộ công nhân viên trong công ty nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc
₋ Định ra các nguyên tắc cụ thể cho yêu cầu đối với hàng hóa trong sản xuất và quá trình nhập- xuất- tồn, kiểm tra việc thực hiện một cách thường xuyên để biết được rằng cá nguyên tắc đó được thực hiện và có thực sự hiệu quả.
₋ Đầu tư hiệu quả hơn cho hàng tồn kho và công tác nghiên cứu thị trường để có kế hoạch và những phản ứng kịp thời, phù hợp với thị trường.
KẾT LUẬN
Trong quá trình tìm hiểu, thực hiện nghiên cứu tại công ty CP Việt Pháp , em đã có cái nhìn tổng quát , hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của công ty. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng em không thể nào có được. Ở đây sự khác biệt đến từ cách tiến hành công việc, các công việc trên thực tế đều dự trên cơ sở lý thuyết nhưng tùy vào đặc thù, yêu cầu mà mức độ ứng dụng và xử lý có sự khác biệt
Qua thời gian thực tập này đã giúp em nhận thấy rằng , những kiến thức tích lũy được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy, không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lòng đem lại kết quả khả