- Đọc nhiều tài liệu và sách báo
- Bỏ bớt những việc không liên quan và cần thiết
- Tạo ra khoảng cách thời gian giải lao ngắn trong giờ làm việc - Không quá cầu toàn trong mọi việc
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ1. Nghi thức xã giao nơi công sở 1. Nghi thức xã giao nơi công sở
Những nghi thức ứng xử nơi công sở đã trở thành việc nên làm và đôi khi là bắt buộc phải làm. Tuy nhiên, không phải ai cũng chấp hành và thực hiện một cách nghiêm túc với nhiều lý do khác nhau.
Cách hành xử văn hoá chốn công sở hay còn gọi là văn hoá ứng xử mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Là thước đó sự văn minh của mỗi nhân viên
- Góp phần xây dựng mội trường làm việc hiện đại và thân thiện
- Môi trường làm việc thân thiện tạo điều kiện cho nhân viên lao động hứng khởi và thoải mái.
Nghi thức ứng xử chốn công sở là những điều “hiển nhiên biết” nhưng không hẳn là “hiển nhiên làm” của phân đông dân công sở. Đó có thể do ý thức hoặc những trường hợp nhân viên chưa nhận thức được phải làm như thế nào để có một cách hành xử văn minh.
1.1. Những kỹ năng cần biết khi giao tiếp nơi công sở
1.1.1. Kỹ năng sử dụng điện thoại
Khi gọi điện thoại, hãy luôn biết rõ mình muốn nói gì. Có thể gạch đầu dòng trước những điều định nói và cần nói. Như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe.
Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng. Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người dễ hoà đồng thì thích nói chuyện thân mật hơn.
Hãy trả lời thẳng thắn câu hỏi của đối tác. Tránh ậm ừ dễ tạo sự không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa.
a. Nếu bạn là người gọi điện thoại, cần chú ý những điểm sau: - Là người chủ động goi, nếu thật sự bạn cần họ
- Đừng gọi quá sớm hay quá trễ
- Những cuộc gọi không quan trọng có thể để cho trợ lý hoặc thư ký lo, những vấn đề quan trọng nên được chính bạn nói.
- Đừng gửi lời nhắn vào hộp thư thoại trả lời sẵn. Nếu họ đi vắng có thể gọi di động hoặc gọi lại sau.
- Đừng thúc giục người đối diện nhanh chóng đưa ra câu trả lời, đừng khiến họ ám ảnh với các cuộc gọi của bạn. Điện thoại rất tiện lợi nhưng nếu bạn lạm dụng nó, đối tác và khách hang có thể cảm thấy đang bị đeo bám.
b. Nếu bạn là người nghe điện thoại, cần lưu ý những điểm sau:
- Đừng đợi chuông reo quá 3 lần rồi mới nhấc máy. Nếu tình thế bắt buộc không thể nhấc ngay, hãy xin lỗi họ và nói lý do.
- Mọi người đều nên có trách nhiệm trả lời điện thoại. Nếu người chịu trách nhiệm trực điện thoại đi vắng, bạn hãy chủ động ra nghe và chuyển điện thoại nếu cần.
- Đừng trả lời điện thoại khi đang ăn. Người bên kia có thể nghe rõ tiếng nhai của bạn.
1.1.2. Kỹ năng thuyết trình
Nhiều người cảm thấy lo lắng, thậm chí hoảng sợ khi phải thuyết trình trước đông người. Nhưng trong công việc, nếu thuyế trình tốt, bạn sẽ có cơ hội để khẳng định mình với sếp cũng như các đồng nghiệp, tạo bàn đạp đi tới thành công.
Với giá trị như thế nên bạn tuyệt đối không nên chủ quan trong khâu chuẩn bị cho buổi thuyết trình. Nói hay là một chuyện nhưng nói trước đông người thế nào cho thuyết phục lại là chuyện khác, đòi hỏi bạn khả năng quan sát nhanh nhẹn, ứng phó linh hoạt và tự tin. Những gì bạn sắp nói, quan điểm sống của bạn ít nhiều tác động đến cách nghĩ của mọi người. Sau đây là 5 nguyên tắc giúp bạn có được buổi diễn thuyết thành công nơi công sở:
- Giới thiệu và nhắc lại các ý chính - Nói chuyện bằng mắt
- Tự nhiên, tự tin
- Tìm hiểu về không gian, địa điểm thuyết trình - Nhanh chóng bỏ qua lỗi khi thuyết trình
1.1.3. Để viết một email hiệu quả
a. Tiêu đề đúng chủ đề
Hãy đặt tiêu đề email ngắn gọn những cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nộ dung chính xác của email. Nếu email bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu dề email.
Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết email tiêng cho từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cae email của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những email riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.
Nội dung email nên cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và lien quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu.
c. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
Hãy cho người nhận email biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin lien lạc, bao gồm tên, cức vụ và số điện thoại trong email. Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận email hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.
d. Hãy là người dung email chuyên nghiệp
Nếu bạn thường liên lạc qua email, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.
Nếu bạn cần viết một email dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một email cho nguời gửi, thông bán bạn đã nhận được email của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi không thể check email trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.
