2.1.1.1. Giới thiệu Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia
- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN PHÚ GIA - Tên giao dịch
PHU GIA AGRICULTURAL PRODUCTS JOINT STOCK COMPANY - Vốn điều lệ : 45.000.000.000 (Bốn mươi lăm tỷ đồng)
- Trụ sở : Lô D – khu công nghiệp Lễ Môn – TP Thanh Hoá - Mã số doanh nghiệp : 2801902701
- Ngành nghề kinh doanh : Kinh doanh, sản xuất nông sản, thức ăn chăn nuôi gia súc
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia được cấp giấy phép kinh doanh số 2801902701 ngày 26/10/2012, đi vào hoạt động ngày 30/10/2012, thành lập trên cơ sở được chia từ Công ty Cổ phần Nông sản Thanh Hoa.
Công ty Cổ phần Nông sản Thanh Hoa thành lập ngày 05/09/2002 với số vốn điều lệ là 18 tỷ đồng và đến ngày 18/10/2010 được cấp lại giấy phép kinh doanh với tổng mức vốn điều lệ lên tới 45 tỷ đồng. Công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa Nasaco là một doanh nghiệp chuyên sản xuất thức ăn chăn nuôi gia súc cao cấp, chăn nuôi công nghiệp sản xuất bột cám chế biến hải sản các loại, kinh doanh các mặt hàng nông sản, hải sản.
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia từ khi chính thức đi vào hoạt động độc lập đến nay đã phát triển mạnh mẽ trên nhiều phương diện. Mở rộng liên kết các đối tác cả trong và ngoài nước, nhập khẩu lượng lớn các nguyên liệu, nông sản từ nước ngoài như Lào, Ấn Độ để đảm bảo chất lượng sản phẩm cao cấp.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia 2.1.2.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn: Phòng hành chính)
Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp của công ty, điều hành mọi hoạt động
của công ty theo pháp luật, phụ trách chung, chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, sắp xếp lao động và là người đại diện hợp pháp của công ty về các giao dịch, quan hệ trong hoạt động điều hành của công ty.
Phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy
quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Phòng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng.
Phòng Hành chính
Phòng Hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện
PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG QUẢN LÍ SẢN XUẤT PHÒNG KẾ TOÁN Bộ phận kho, vật tư sản xuất Bộ phận vận chuyển Phân xưởng TỔNG GIÁM ĐỐC
30
hằng năm để lập kế hoạch tuyển dụng, thực hiện chế độ bảo hộ lao động, xây dựng thời gian làm việc theo luật định và quản lý việc sử dụng, bảo vệ các loại tài sản của Công ty.
Phòng quản lí sản xuất
Phòng quản lí sản xuất có chức năng tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng. Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra.
Bộ phận kho, vật tư sản xuất: Quản lý hàng tồn kho, theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa, nguyên vật liệu.
Bộ phận vận chuyển: Thực hiện việc vận chuyển sản phẩm, hàng hóa theo sự điều động của Công ty.
Phân xưởng: Thực hiện sản xuất sản phẩm.
Phòng Kế toán
Phòng kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia 2.1.3.
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng kế toán) Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán bán hàng, công nợ, lương Kế toán hàng tồn kho Kế toán chi phí giá thành sản phẩm Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán trƣởng: Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo toàn bộ hoạt động
của phòng kế toán. Kiểm tra giám đốc hoạt động kinh tế tài chính tại Công ty, tham mưu cho Giám đốc về những quyết định lập kế hoặch tài chính, huy động vốn và thực hiện chế độ chính sách, nghĩa vụ với Nhà nước... Bên cạnh đó kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành Kế toán, xác định kết quả hoạt động kinh doanh, lập và nộp báo cáo kế toán định kỳ theo quy định.
Kế toán bán hàng, công nợ, lƣơng: Kế toán có nhiệm vụ ghi chép tất cả những
nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, làm báo cáo bán hàng. Kế toán phải tổ chức theo dõi lao động, tính toán tiền lương phải trả, theo dõi tiền lương, phân bổ lương hàng tháng cho cán bộ nhân viên trong Công ty, trích lập các quỹ: Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, quản lý chi các quỹ trên. Đồng thời, kế toán phải kiểm tra chi tiết công nợ đối với nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của khách hàng.
Thủ quỹ: Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, chi và
các chứng từ hợp lệ để nhập xuất tiền. Hàng ngày, thủ quỹ phải cập nhật sổ kiểm kê quỹ chốt số tồn quỹ đối chiếu tiền mặt thực tế với sổ kế toán tiền mặt.
Kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ tổ chức hợp lý kế
toán chi tiết hàng tồn kho, xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hóa thực tế.
Kế toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền ghi chép phản ảnh chính xác, đầy
đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền. Quản lý chế độ thu, chi, đối chiếu với Ngân hàng về các khoản vay, gửi, lãi. Tư vấn cho lãnh đạo Công ty về thực trạng vốn để có kế hoạch thu, chi, vay.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Kế toán chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ thực hiện tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản số kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thu nhận, xử lý hệ thống hoá các thông tin về chi phí và giá thành của doanh nghiệp. Thường xuyên kiểm tra thông tin về kế toán chi phí, và giá thành sản phẩm của các bộ phận kế toán có liên quan và bộ phận kế toán chi phí và giá thành sản phẩm. Tổ chức lập và phân tích các báo cáo về chi phí, giá
32
Kế toán TSCĐ: Kế toán vật tư, TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi tăng, giảm TSCĐ
của Công ty. Tính toán trích và phân bổ khấu hao của TSCĐ theo tỷ lệ quy định, tham gia kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, phân tích cụ thể tình hình sử dụng và bảo quản TSCĐ ở Công ty.
2.1.3.2. Các chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia áp dụng chế độ chính sách kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Công ty áp dụng kỳ kế toán theo tháng.
Phương pháp kê khai và nộp thuế: Theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân cả kì dự trữ
Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia đăng ký sử dụng hình thức sổ Nhật ký
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán của công ty
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ
(Nguồn: Phòng Kế toán)
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia chủ yếu tập trung sản xuất và kinh doanh nông sản và các loại thức ăn gia súc. Công ty nhập khẩu và mua trong nước lượng lớn nông sản, nguyên vật liệu để sản xuất các loại thức ăn cho gà, vịt, lợn, bò… đồng thời, bán buôn cho các doanh nghiệp khác trên địa bàn các tỉnh lân cận.
Với đề tài nghiên cứu là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia, em xin lấy số liệu về mặt hàng Khô đậu tương được
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
TK 156, 157, 511, 521, 531, 532, 611, 632, 641, 642, 911
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
TK 156, 157, 511, 521 531, 532, 632, 911
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán
34
Tổ chức chứng từ kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia 2.2.1.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Trước tiên, nhân viên kinh doanh sẽ nghiên cứu thị trường, khách hàng, sau đó sẽ gửi bảng báo giá của công ty đến cho khách hàng mục tiêu. Giá trong bảng báo giá cần phải được quyết định kỹ lưỡng, nó không chỉ là con số thể hiện thông tin mà còn cần thu hút sự quan tâm của khách hàng. Khi khách hàng đã chấp nhận báo giá, hai bên mua – bán sẽ cùng thỏa thuận để đưa ra hợp đồng kinh tế.
Dựa theo hợp đồng kinh tế, kế toán hàng tồn kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển xuống bộ phận kho để thủ kho xuất hàng giao cho bộ phận vận chuyển để vận chuyển số hàng đến địa điểm thỏa thuận.
Sau khi khách hàng kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa, khách hàng phải kí vào biên bản giao hàng, người vận chuyển có trách nhiệm mang biên bản giao nhận hàng hóa về trình cho phòng kế toán. Kế toán bán hàng nhận được biên bản giao hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT 3 Liên theo quy định và gửi liên 2 cho khách hàng.
Liên 1: Lưu tại quyển hóa đơn
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để kẹp chứng từ, lưu chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn liên 2 tiến hành thanh toán qua ngân hàng theo điều khoản trong hợp đồng cho công ty. Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng gửi về.
Ví dụ 1: Ngày 04/12/2014 Công ty xuất bán 70.000 kg Khô đậu tương cho công
ty Cổ phần dinh dưỡng Việt Nam theo Hợp đồng mua bán hàng hóa sau (theo phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng, thanh toán bằng chuyển khoản theo điều khoản trên hợp đồng)
Bảng 2.1. Hợp đồng mua bán hàng hóa
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA (Trích)
Số: 1.12/HĐKT/NSPG/2014 Hợp đồng này được lập ngày 02 tháng 12 năm 2014
Bên bán: CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN PHÚ GIA
- Địa chỉ: Lô D – KCN Lễ Môn – TP Thanh Hóa
- Điện thoại: 0373.912.495 Fax: 0373.911.438
- Mã số thuế: 2801902701
- Tài khoản: 3500201017959 tại Ngân hàng NN & PTNT, CN tỉnh Thanh Hóa
- Đại diện: Ông Phạm Thanh Hà Chức vụ: Tổng Giám Đốc
Bên mua: CÔNG TY CỔ PHẦN DINH DƢỠNG VIỆT NAM
- Địa chỉ: 1612 OTC 1, DN1, X1 Bắc Linh Đàm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
- Điện thoại: +84(4)3 641 6403 Fax: +84(4) 3 642 6403
- Mã số thuế: 0102387388
- Tài khoản: 1482201004147 tại Ngân hàng NN & PTNT, CN Hùng Vương, Hà Nội
Hai bên đồng ý thỏa thuận Hợp đồng mua bán hàng hóa với nội dung như sau:
Điều 1: Tên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên hàng – Tiêu chuẩn kỹ thuật ĐV Số lƣợng (kg)
Đơn giá (đ/kg)
Thành tiền (đ)
1 Khô đậu tƣơng
Tiêu chuẩn chất lượng
Đạm: 46% min Xơ: 6% max Cát/sạn: 2% max Ẩm: 12% min
Kg 70.000 13.500 945.000.000
Thuế VAT 5% 47.250.000
Tổng cộng 992.250.000
Tổng giá trị hợp đồng: 945.000.000 (Chín trăm bốn mươi lăm triệu đồng) + 5%VAT Điều 2: Giao hàng tận kho công ty Cổ Phần Dinh Dưỡng Việt Nam. Sau khi nhận hàng, thanh toán 60% trong vòng 3 ngày, số còn lại thanh toán trong vòng 30 ngày, bằng Chuyển Khoản.
36
Bảng 2.2: Phiếu xuất kho
(Nguồn: Phòng Kế toán)
CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN PHÚ GIA Mẫu số 02-VT
Đ/C: Lô D, KCN Lễ Môn, Thanh Hóa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT
ngày 20/03/2006)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 04 tháng 12 năm 2014 TK Nợ: 157 Số: 12.01 TK Có: 156
Họ và tên người nhận: Nguyễn Thị Dương Địa chỉ (bộ phận): Vận chuyển
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: KHH Địa điểm: KCN Lễ Môn, Thanh Hóa
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ,
sản phẩm, hàng hóa
Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
1 Khô đậu tương Kg 70.000 70.000 12.079 845.530.000
Cộng 845.530.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám trăm bốn mươi lăm triệu, năm trăm ba mươi ngàn đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 04 tháng 12 năm 2014
Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí)
Cách đánh số các chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi
Kế toán Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia đánh số thứ tự các chứng từ trên theo quy tắc sau:
Số thự tự mỗi chứng từ đều được đánh số lần lượt từ 01, theo mỗi tháng. Số thứ tự tháng được kí hiệu bằng 02 chữ số trước số thứ tự chứng từ.
Ví dụ: Ngày 04/12, kế toán lập phiếu xuất kho khô đậu tương số 01, nên số thứ tự của PNK kí hiệu là 12.01
Công ty tự in các chứng từ trên từ Excel khi phát sinh nghiệp vụ có liên quan, bởi vậy ngày cuối cùng hàng tháng, kế toán sẽ tập hợp tất cả các chứng từ cùng loại đóng thành quyển. Do đó 1 năm, công ty sẽ có 12 quyển chứng từ mỗi loại: PN, PX, PT, PC
Giá xuất kho hàng bán đối với mặt hàng khô đậu tƣơng đƣợc tính cụ thể:
Công ty Cổ phần Nông sản Phú Gia tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân sau cả kì dự trữ.
Đối với phương pháp tính giá này, thủ kho chỉ ghi số lượng xuất kho còn giá trị là do kế toán ghi vào thời điểm cuối kỳ.
Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ mở sổ chi tiết theo dõi