2. 8 Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty giai đoạn 2011-
3.2.2 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
3.2.2.1 Xác định nhu cầu vốn lưu động
Để chủ động trong công tác quản lý vốn lưu động, công ty cần lựa chọn các phương pháp phù hợp để xác định nhu cầu vốn lưu động của mình.Công ty có thể dùng phương pháp trực tiếp xác định nhu cầu vốn lưu động của mình, tức là dựa trên các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lượng vốn lưu động doanh nghiệp phải ứng ra để xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên. Công ty có thể:
- Xác đinh lượng hàng tồn kho cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xác định khoản tín dụng cung cấp cho khách hàng
- Xác định khoản nợ phải trả cho người cung cấp.
- Tổng hợp xác định nhu cầu vốn lưu động của công ty.
Dựa trên nhu cầu đã được xây dựng đó, công ty sẽ lập kế hoạch huy động vốn bao gồm cả việc lựa chọn nguồn tài trợ vốn, xác định khả năng vốn hiện có, só vốn còn thiếu và tìm nguồn tài trợ thích hợp đảm bảo cung ứng đầy đủ vốn kinh doanh với chi phí sử dụng thấp nhất, hạn chế khả năng rủi ro,
3.2.2.2 Quản lý chặt chẽ và đẩy nhanh tốc độ thu hồi các khoản phải thu
Các khoản phải thu có tác dụng tăng lợi nhuận, tạo mối quan hệ với khách hàng nhưng bù lại công ty phải ứng thêm một lượng vốn, tăng thêm chi phí quản lý, thu hồi tiền bán chịu và mức độ rủi ro cũng tăng lên, một số các khoản phải thu của công ty trở thành các khoản nợ khó đòi. Điều này đòi hỏi công ty phải quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, trước hết phải lập sổ sách theo dõi, sau đó quyết định các khách hàng có đủ tin cậy để cho họ nợ, lập các hợp đồng chặt chẽ quy định rõ thời hạn trả nợ, Ngoài ra công ty cũng phải xác định được tình hình tài chính của mình lúc đó để quyết định, Đối với các khoản phải thu cần có những biện pháp kiên quyết để thu hồi:
- Các khoản đến hạn cần có sự nhắc nhở, đôn đốc kiên quyết thu hồi nợ đúng hạn.
Nói tóm lại, trong việc chấn chỉnh lại chính sách bán hàng, thanh toán tiền hàng và thu hồi nợ, công ty cần phải quan tâm đến vấn đề chiết khấu, giảm giá hàng bán. Vấn đề này cần phải được ghi thật rõ ràng trong hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa khách hàng và công ty, có như vậy hàng tồn kho của công ty sẽ giảm đi, kì thu tiền được rút ngắn, vốn luân chuyển nhanh, tiết kiệm được nhiều vốn hơn và do đó việc sử dụng vốn nói chung và sử dụng vốn lưu động nói riêng sẽ đạt được hiệu quả cao. Tuy nhiên như chúng ta thấy rằng không phải lúc nào thu tiền ngay cũng có lợi nhất là đối với những khách hàng truyền thống hoặc những bạn hàng nằm trong điều kiện ưu tiên. Khi đó công ty nên cho phép khách hàng trả chậm nhưng vẫn phải đảm bảo thu hồi đúng thời hạn và chi phí cho việc khách hàng thanh toán là nhỏ nhất.
* Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu: mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu, dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức sau:
4 Npt = Dn x Kpt
Trong đó:
Npt: nợ phải thu dự kiến trong kì
Dn: doanh thu bán hàng tính theo giá thanh toán bình quân một ngày trong kì Kpt: kì thu tiền bình quân trong kì
Ví dụ: Doanh nghiệp dự kiến năm 2015 tới tổng doanh thu bán hàng đạt được là hơn 8 tỉ đồng => doanh thu bình quân một ngày là hơn 22 triệu đồng và kì thu tiền bình quân là 130 ngày. Từ đó xác định được số nợ phải thu dự kiến năm 2015 là:
N2015 = 22 triệu x 130 ngày = 2,86 tỉ đồng
Như vậy, bằng cách này đã dự đoán được số nợ phải thu hồi trong năm 2015 là hơn 2,86 tỉ đồng, để từ đó có các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ.
* Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn: doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kì hạn thanh toán, thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán; cần thực hiện các biện pháp kịp thời thu hồi các khoản nợ đến hạn; chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi các khoản nợ đã quá hạn và cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động cho doanh nghiệp.
Công ty cần tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính, bởi vì khách hàng của công ty hiện nay trả chậm khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu, quá hạn hợp đồng nhưng vì nhiều lý do không thích hợp mà vẫn chưa thanh toán cho công ty. Do đó, để hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác, Kế toán công ty nên mở thêm tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh nghiệp chỉ được trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi có đủ bằng chứng chứng minh tính khó đòi của nó. Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ.
- Nợ phải thu chứa đến hạn thanh toán nhưng tổ choc kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang là thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn…
- Trên cơ sở đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho tong khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Và sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết. Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tạo thời điểm lập báo cáo tào chính năm.
3.2.2.3 Quản lý và thanh toán các khoản nợ phải trả
Bên cạnh những biện pháp quản lý các khoản phải thu, công ty cũng cần chú ý tới việc thanh toán các khoản phải trả nhằm giảm tỷ trọng các khoản đó trong cơ cấu nguồn vốn. Công ty cần xác định khi nào thì huy động nguồn vốn vay và khi nào thì sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu.
Đối với các khoản phải trả công ty cần có kế hoạch trả nợ đúng hạn tránh tình trạng nợ nhiều, không thể thanh toán được gây đảo lộn quá trình kinh doanh của mình, làm tăng sự phụ thuộc của mình vào các doanh nghiệp khác.
* Một điểm nữa là doanh nghiệp cần xác định điều kiện thanh toán: doanh nghiệp phải quyết định thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu thanh toán.
- Thời hạn thanh toán dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất lâu bền hay mau hỏng của hàng hóa, tài khoản cũng như uy tín của khách hàng với doanh nghiệp.
- Chiết khấu thanh toán: việc tăng tỉ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc khi xác định tỉ lệ chiết khấu.
3.3.3Các biện pháp khác
Quản lí vốn về hàng tồn kho
Hàng tồn kho chủ yếu là dự trữ hàng hóa để bán. Vì vậy mà vốn về hàng tồn kho thường chiếm một tỉ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào vốn vào dự trữ hàng tồn kho hợp lí sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng hàng hóa, từ đó góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Và để quản lí tốt vốn dự trữ hàng tồn kho cần phối hợp nhiều biện pháp từ khâu mua sắm, vận chuyển đến dự trữ hàng hóa để bán. Trong đó cần chú trọng một số biện pháp quản lí chủ yếu sau:
- Cần xác định đúng đắn khối lượng hàng hóa cần mua trong kì và lượng tồn kho dự trữ hợp lí.
- Xác định và lựa chọn nguồn cung ứng, người cung ứng thích hợp để đạt các mục tiêu: giá cả mua vào thấp, các điều khoản thương lượng có lợi cho doanh nghiệp và tất cả gắn với chất lượng hàng hóa phải đảm bảo.
- Lựa chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, xếp dỡ.
- Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, dự đoán xu hướng biến động trong kì tới để có quyết định điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dự trữ hàng hóa có lợi cho doanh nghiệp trước sự biến động của thị trường.
- Tổ chức tốt việc dự trữ, bảo quản hàng hóa; cần áp dụng thưởng phạt tài chính để tránh tình trạng bị mất mát, hao hụt quá mức hoặc hàng hóa bị kém, mất phẩm chất.
- Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thời tình hình hàng hóa bị ứ đọng, không phù hợp để có biện pháp giải phóng nhanh số hàng hóa đó để thu hồi vốn.
- Thực hiện tốt việc mua bảo hiểm đối với hàng hóa, cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, biện pháp này giúp cho doanh nghiệp chủ động thực hiện bảo toàn vốn lưu động.
- Công ty cần đẩy mạnh tiêu thụ bằng các mạng lưới tiêu thụ đa dạng như tự tiêu thụ, mở thêm các đại lý, kí gửi, tham gia các hội chợ triển lãm. Phòng kinh doanh của công ty cũng nên chủ động trong việc xây dung chiến lược marketing hoặc công ty nên có một phòng marketing riêng để tránh tình trạng hàng bị ứ đọng dẫn đến bị lạc
hậu khó tiêu thụ. Công ty phải luôn tìm hiểu thị trường để nắm bắt được thông tin từ phía người tiêu dùng, tìm kiếm các nguồn hàng có chất lượng cao mà giá cả lại thấp.
- Công ty cũng cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để có thể nắm bắt và xử lí các thông tin kinh tế, dự đoán chính xác nhu cầu và diễn biến của thị trường từ đó tìm kiếm những thị trường tìm năng mới mà doanh nghiệp chưa khai thác hoặc triệt để. Bên cạnh đó công ty cần đẩy mạnh hình thức bán buôn kết hợp với bán lẻ nhằm tăng doanh thu bán hàng, đa dạng hóa các hình thức bán hàng cũng như hình thức thanh toán nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng. Đồng thời cũng nên có chế độ thưởng cho khách hàng có khối lượng mua lớn, tăng sản phẩm, hỗ trợ các cửa hàng trong việc vận chuyển, giao hàng. Công ty cần tổ chức tặng quà nhằm khuyến khích các cửa hàng có sức tiêu thụ lớn, qua đó để các cửa hàng của công ty cố gắng thêm, như vậy sẽ giúp gia tăng được khối lượng tiêu thụ. Ngoài ra cũng cần xúc tiến một loạt các hoạt động hỗ trợ như quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức hội nghị khách hàng...
- Công ty phải nắm bắt thông tin giá cả thị trường để lựa chọn giá bán phù hợp với quan hệ cung – cầu hàng hóa, thị hiếu, sức mua của đồng tiền và tình hình cạnh tranh. Việc này sẽ làm tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tăng vòng quay của vốn, góp phần nâng cao lợi nhuận.
Để đề phòng hàng hóa của công ty bị giảm giá so với giá gốc trên sổ sách thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thông qua TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí kinh doanh. Và dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư, thành phần hàng tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng tồn kho không cao hơn giá cả thị trường hoặc giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Căn cứ vào biến động thực tế về giá hàng tồn kho và bản thân doanh nghiệp là công ty thương mại nên doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng khoản dự phòng đúng mục đích và xử lí theo các quy định cụ thể dưới đây:
Thứ nhất là về đối tượng lập dự phòng: vật tư hàng hóa tồn kho mà giá trên thị trường thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán.
Thứ hai là về điều kiện lập dự phòng:
- Vật tư hàng tồn kho phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hóa tồn kho.
- Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm gia so với giá ghi trên sổ kế toán bao gồm: vật tư hàng hóa tồn kho bị hư hỏng kém mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán giảm theo mặt hàng chung trên thị trường.
Thứ ba là các loại vật tư hàng tồn kho khi không đủ các điều kiện quy định trên thì không được trích lập dự phòng.
Thứ tư là doanh nghiệp phải lập hợp đồng để thẩm định mức độ giá giá hàng tồn kho. Hợp đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc phòng kinh doanh.
Về phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư hàng hóa. Và việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Mức dự phòng được xác định theo công thức sau:
Mức dự phòng cần lập cho năm N + 1 của mặt hàng i =
Số lượng mặt hàng i ngày 31/12/N x
Mức giảm giá đơn vị mặt hàng i
Trong đó:
Mức giảm giá đơn vị mặt hàng i =
Đơn giá ghi sổ kế toán -
Đơn giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập BCTC năm Về xử lí dự phòng: cuối năm doanh nghiệp có vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá so với giá trị ghi trên sổ kế toán thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định ở trên.
- Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư khoản dự phòng năm trước đã trích thì doanh nghiệp không phải trích lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho vào gía vốn hàng bán của doanh nghiệp.
- Còn nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng tồn kho đã trích năm trước thì doanh nghiệp phải trích thêm vào