- Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ nhật ký chung, sau đú căn cứ số
2.2.3.2.Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn.
Cụng ty TNHH Bắc Hải là một doanh nghiệp thương mại cú quy mụ tương đối nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng nhiều nờn cụng ty đó chọn hỡnh thức ghi sổ là Nhật ký chung.
Bờn cạnh đú cụng ty cũn sử dụng phần mềm kế toỏn giỳp giải quyết nhanh cỏc thao tỏc kế toỏn, đồng thời dữ liệu in ra từ mỏy được sử dụng làm bản lưu trữ tài liệu tại cụng ty. Phần mềm được cụng ty sử dụng là phần mềm kế toỏn ADsoft được thiết kế theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Sinh viên: Đồng Thị Vân - QT903K 39 Khi cần nhập dữ liệu cho chứng từ gốc kế toỏn kớch vào ụ “Nhập dữ liệu ps”. Phần mềm kế toỏn sẽ cho ra giao diện sau:
Tất cả cỏc đối tượng cần quản lý trong doanh nghiệp đó được mó hoỏ, khai bỏo và cài đặt trong chương trỡnh phần mềm kế toỏn do đú chỉ cần nhập ký hiệu của chứng từ gốc vào ụ “Loại chứng từ gốc” ấn enter sẽ cho ra giao diện sau: (Vớ dụ chứng từ gốc là hoỏ đơn GTGT)
Để nhập dữ liệu cho Mó đối tượng, kớch vào ụ “Mó đối tượng” ấn phớm F1 hoặc kớch chuột phải sẽ cho ra bảng danh mục đối tượng, kế toỏn lựa chọn đối tượng cần tỡm, nếu mó đối tượng chưa cú trong danh mục phải tạo mó đối tượng mới. Tương tự cho cỏc ụ Mó kho, Vật tư sản phẩm, Mó yếu tố chi phớ.
Sau khi nhập xong dữ liệu ấn enter, phần mềm sẽ tự động cho ra kết quả ở ụ thành tiền.Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin sẽ được tự động nhập vào cỏc sổ, thẻ liờn quan. Để sửa số liệu kớch vào ụ “Sổ Nhật ký chung”, hoặc kớch vào cỏc ụ “Sổ cụng nợ”, “Sổ Vật tư-hàng hoỏ” để tỡm nghiệp vụ cần sửa sau đú sửa trờn sổ Nhật ký chung. Để xem lại số liệu trờn cỏc sổ, kớch vào cỏc ụ Bỏo cỏo kế toỏn, Bỏo cỏo tài chớnh, Thuế VAT, Kiểm kờ. Cuối thỏng, kế toỏn tiến hành cỏc thao tỏc cộng sổ, lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện tự động, luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo cỏc thụng tin đó được nhập trong kỳ. Kế toỏn cú thể kiểm tra số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Sinh viên: Đồng Thị Vân - QT903K 41
Biểu số 2.4: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tại cụng ty TNHH Bắc Hải
Ghi chỳ: Nhập số liệu hàng ngày
Ghi sổ bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.2.3.3. Bỏo cỏo tài chớnh.
Bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty được lập theo mẫu quy định của Bộ tài chớnh. Cuối mỗi năm, kế toỏn tiến hành lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh bao gồm: - Bảng cõn đối kế toỏn
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh
Bảng cõn đối kế toỏn: Kế toỏn lập bảng cõn đối kế toỏn dựa trờn cơ sở số liệu của cỏc sổ tổng hợp, sổ kế toỏn chi tiết và bỏo cỏo tài chớnh năm trước.
Sổ nhật kớ đặc biệt Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toỏn Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ nhật ký chung Nhập dữ liệu vào mỏy
Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh: cuối năm kế toỏn căn cứ vào Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước, sổ kế toỏn trong kỳ dựng cho cỏc tài khoản từ loại 5 đến loại 7 và TK 133, TK 331 để lập bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước đú.
Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Để lập bỏo cỏo tài chớnh cuối năm, kế toỏn căn cứ vào sổ kế toỏn năm đú, bảng cõn đối kế toỏn năm đú, bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh năm trước.