nhân viên kinh doanh trẻ tuổi có trình độvà tâm huyết với nghề nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp là khá hợp lý và hiệu quả, phù hợp với quy mô cũng như đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.Các thiết bị, phần mềm máy tính đều được cập nhật phiên bản mới nhất phù hợp với quy định, chuẩn mực kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Tuy nhiên,tại Chi nhánh công ty phó giám đốc vẫn nắm giữ quyền chỉ đạo ngay cả với công tác kế toán, vì vậy, đôi khi, không tránh khỏi những sai sót.
2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu sản xuất linh kiện xe máy tạichi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA
2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sản xuất linh kiện xe máy tại chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA
Phương pháp hoạch toán chi tiết hàng tồn kho tại chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA sử dụng phương pháp thẻ song song
Thủ tục mua vật tư : Bộ phận phòng thu mua lấy báo giá vật tư của các nhà cung
cấp… xem xét so sánh giá cả,chất lượng của các loại thép sau đó lập biên bản phê duyệt giá (nhằm đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng).Tiến hành liên hệ với nhà cung cấp tuỳ theo yêu cầu hai bên có thể lập hợp đồng hoặc không.
Các loại chứng từ cần thiết: + Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản họp hội đồng giá + Biên bản kiểm nghiệm vật tư
+ Hoá đơn mua hàng
+ Biên bản thanh lý hợp đồng + Phiếu nhập kho.
+ Khi nguyên vật liệu về đến kho công ty tiến hành thủ tục nhập kho vật tư như sau:
Thủ tục nhập kho:
Nguyên vật liệu của chi nhánh Công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi nhận được đơn đặt hàng, hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu vật tư của các tổ phân xưởng hàn,dập đã được phó giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua thép,linh kiện,dầu nhớt,xăng .... Nguyên vật liệu mua về sẽ được nhân viên dưới kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm.đối chiếu với chứng nhận chất lượng do bên bán cung cấp, cán bộ thu mua tự kiểm tra, nếu không phát hiện sai sót thì vật tư có thể được nhập kho luôn. Các bước nhập kho như sau:
Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
Nhân viên bộ phận kho lập biên bản kiểm nghiệm (nếu cần) Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho làm 3 liên.
Liên 1: Thủ kho giữ làm chứng từ vào thẻ kho, và file Excel theo dõi nhập xuất tồn ,Liên 1 được lưu kèm với bản copy của hóa đơn hàng nhận về
Lưu 2: Gửi lên phòng kế toán để theo dõi song song với kho (kèm với bản copy hóa đơn của hàng nhận về, hóa đơn gốc ). Liên 2 cũng sẽ được lưu tại phòng kế toán và theo một file nhập riêng
Liên 3: Người phụ trách mua hàng sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu sản xuất tại nhà máy
Phụ trách phòng vật tư ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên) và chuyển cho thủ kho. Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu với số lượng thực nhập, nếu chính xác thì ký PNK, ghi thẻ kho, chuyển PNK cho kế toán. Nếu có chênh lệch thì chuyển cho kế toán sửa lại rồi tiến hành nhập kho.
Kế toán kiểm tra trên PNK, nếu đủ thông tin ghi sổ và lưu một liên, một liên dùng để thanh toán giao cho khách hàng.
VÍ DỤ 1 : Để hiểu rõ quy trình nhập kho nguyên vât liệu ta tìm hiểu quy trình nhập kho thép tấm sau:Ngày 11 tháng 03 năm 2015 nhập kho thép tấm mua của công ty TNHH HÀ NỘI STEEL CENTER theo hóa đơn số 0001830 phiếu nhập kho số :NVT014 (phụ lục số 08)
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư để phục vụ cho sản xuất, người có yêu cầu (Bộ phận sản xuất, phân xưởng hàn ,dập …) lập Phiếu yêu cầu xin cấp vật tư.
- Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt.
- Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký PXK.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư.
- Kế toán kiểm tra kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại ở dưới kho để vào thẻ và máy + Liên 2: Giao cho phòng kế toán để vào sổ
+ Liên 3: Người phụ trách mua hàng sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu sản xuất tại nhà máy
VÍ DỤ 2: Để hiểu rõ quy trình xuất kho nguyên vật liệu ta tìm hiểu quy trình xuất kho thép cuộn sau: Ngày 02/03/2015xuât kho thép tấm cho tổ dập thuộc phân xưởng 1.phiếu xuât kho số XVT 001 (phụ lục số 09)
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sản xuất linh kiện tại chi nhánh Công ty
Tại chi nhánh công ty, hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song.Để thấy rõ được quá trình nhập -xuất kho ngyuên vật liệu tại chi nhánh ta tiến hành phân tích VD1,VD2 ở trên:
Tại kho:
Quy trình nhập kho :ngày 11/03/2015 sau khi phát sinh nghiệp vụ mua thép tấm của
công ty HÀ NỘI STEEL CENTER.Khi thép tấm về đến kho,chị Tư ở bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng chất của thép đúng mẫu mã số lượng theo hợp đồng đã kí kết ,chị tiến hành kí vào biên bản giao nhận thành phẩm.Sau đó mở sổ kế toán excel vào file nhập vật tư vào phiếu nhập kho:ghi mã nhập 3S4F2163B-MNP, 3S4F2165B-MNP,2ND- F142KB-MNP2NDF134EB-MNP(thép tấm),,cột đơn vị tính Tấm,cột số lượng 100,100,200,214 theo thứ tự từng mã nhập,phiếu nhập NVT 014 kho trên lập 3 liên :Liên1: bộ phận kho giữ, liên2:giao cho kế toán ghi sổ,liên 3 :giao cho chị Ngọc để theo dõi tình hình mua vào của công ty.Khi đã lập kho xong phiếu nhập kho,chị dùng phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho và bảng nhập chi tiết nhập vật tư tháng3 năm 2015
Xin trích dẫn bảng chi tiết nhập vật tư tháng 3 năm 2015(phụ lục số 10) Quy trình xuất kho: Khi chị Tư bộ phận kho nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư của
tổ dập đã được kí duyệt của phó tổng giám dốc ,chị tiến hành lập phiếu xuất kho XVT001 làm 3 liên ,liên1,chị dùng để vào máy,vào file phiếu xuất kho ngày xuất 2/3/2015,mã xuấtFC164FB, số lượng 161kg,còn giá trị để đến cuối tháng vì chi nhánh công ty lựa chọn tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ ,sau đó chị tiến hành ghi thẻ kho tại file excel,cuối cùng là vào bảng chi tiết xuất vật tư tháng 3 năm 2015
Liên 2 :Chuyển lên phòng kế toán,Chị Linh nhân viên kế toán dùng để vào bảng xuất vật tư
Liên 3: Chuyển cho chị Ngọc ở bộ phận thu mua để vào bảng theo dõi tình hình nhập xuất vật tư tháng 3
Xin trích dẫn thẻ kho thép tấm – Thẻ kho (phụ lục số 11 ) Xin trích dẫn bảng chi tiết xuất vật tư tháng 3 năm 2015(phụ lục số 12)
Xin trích dẫn bảng nhập- xuất-tồn vật tư tháng 3 năm 2015(phụ lục số 13)
Định kì khoảng ngày thứ 10h ngày thứ 7bộ phận kho chuyển file bảng chi tiết nhập –xuất vật tư lên phòng kế toán để tiến hành đối chiếu kiểm tra xem có khớp giũa 2 bên giũa kho và kế toán hay chưa
Cuối tháng,chi Tư vào file bảng tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu đẻ tập hợp cho việc nhập xuất vật tư tháng 3.Tính số tồn kho cuối tháng ,giá xuất kho nguyên vật liệu
Tại Phòng Kế toán:
Quá trình ghi nhận cũng tương tự tại kho.Sau khi nhận được phiếu nhập kho NVT14,phiếu xuất kho XVT01 của bộ phận kho chuyển lên,kế toán mở file bảng chi tiến nhập vật tư ,xuất vật tư tiến hành ghi sổ,cuối tháng tổng hợp lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định,ngày tháng nhập xuất . Dựa vào các công thức đã liên kế giũa các sổ thực hiện quá trình tính toán vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331
Tại chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA việc hạch toán được kế toán thực hiện bằng máy vi tính, trên hệ thống sổ kế toán excel khi kế toán nhận được bộ chứng từ gốc do bộ phận kho chuyển lên thì kế toán căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, trị giá nhập ..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế toán. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…máy tính bằng việc thực hiện thủ thuật các công thức hàm excel như hàm vlookup để lấy mã vật tư,hàmsumif để tính tổng có điều kiện chắc thép tấm,copy giá trị thực hiện quá trình tính toán vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư15211,15212,15213, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) .xem và in các báo cáo này vào bất kỳ thời điểm nào.khi PNK vt 14 ngày 11/03/2015 được cập nhật vào máy ở sổ nhập vật tư thì số liệu nó tương ứng với Sổ Nhật ký chung, ngày ghi sổ là ngày 11/03/2015).
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn kho hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán cần vào số lượng nhập, đơn giá, rồi áp dụng công thức nhân “số lượng *đơn giá “ tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lượng, giá xuất kho phải để đến cuối tháng mới tính vì công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền cả kì dự trữ
Sơ đồ 2.2 Chu trình kế toán chi tiết vật liệu taichi nhánh được khái quát theo sơ đồ Sơ đồ hạch toán NVL của công ty( phụ lục số14)
2.2.2 Kế toántổng hợp nguyên vật liệu sản xuất linh kiện xe máy tại chi nhánh công ty công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA
a.Chứng từ kế toán
Các chứng từ công ty sử dụng: Hợp đồng kinh tế:
Đây là văn bản mang tính pháp lý ràng buộc giữa người bán và người mua, quy định các điều khoản của công ty với khách hàng. Nếu công ty chấp nhận các điều
khoản nêu trong hợp đồng thì nhà cung cấp sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến cho công ty. Các điều khoản bao gồm chính sách mua bán , giá cả, phương thức thanh toán.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn GTGT (mẫu số 01-GTGT). Phiếu nhập kho làm 3 liên:
Liên 1: lưu tại kho dùng cho bộ phận kho vào sổ
Liên 2: Chuyển lên phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ kế toán. Liên 3: Giao cho bộ phạn thu mua
Phiếu chi: kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng , là căn cứ để xác định chi phí mua hàng. Giấy báo Nợ ngân hàng: là chứng từ để xác nhận khoản tiền thanh toán cho nhà cung cấp
b. Tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/ 2014/TT- BTC ngày 22/12/2014.
Khi phát sinh nghiệp vụ nhập-xuất kho nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản “152 nguyên vật liệu “.do tình hình sản xuất của chi nhánh công ty. Công ty còn mở thêm tài khoản cấp 3
Trong đó : Tài khoản 1521:Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522 Nguyên vật liệu phụ Chi tiết : Tài khoản 15211:Nguyên vật liệu thép tấm Tài khoản 15212:Nguyên vật liệu linh kiện Tài khoản15213 Nguyên vật liệu thép ống TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK 331: Phải trả người bán. Được dùng để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp.
Công ty cũng tổ chức mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng.Khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng đó.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng””, TK 133 “Thuế GTGT đầu vào phải nộp”.
c. Phương pháp hoạch toán Kế toán tăng nguyên vật liệu:
Đa số nguyên vật liệu của công ty mua dựa trên hợp đồng kinh tế và thường có phương thức thanh toán sau 1 tháng.Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho kế toán dựa trên hợp đồng kinh tế,hóa đơn GTGT,phiếu nhập kho để tiến hành định khoản nghiệp vụ mua nguyên vật liệu về nhập kho vào nhật kí chung
Nếu chưa thanh toán cho người bán: hàng ngày khi có nghiệp vụ mua vật tư phát sinh , kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ nhật ký chung theo các khoản định khoản đồng thời ghi vào Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp.Kế toán ghi: Nợ TK 152 Trị giá nguyên vật liệu, Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)/Có TK 331 (chi tiết) – tổng giá trị thanh toán
Sau đó, số liệu trên sổ NKC tự động vào sổ chi tiết tài khoản TK152( TK15211,TK15212,TK15213), sổ cái TK133, sổ cái TK331.
Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ NKC và sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ NKC để sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản:Nợ TK 331 (chi tiết)/Có TK 111, 112,
Nếu mua NVL thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, Phiếu nhập kho kế toán ghi sổ NKC, từ số liệu trên sổ NKC kế toán phản ánh vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 133, sổ cái TK 141 theo định khoản: Nợ TK 152, Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)/Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng được tạm ứng).
Việc thanh toán tiền tạm ứng được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán tiền tạm ứng lập riêng cho từng đối tượng.
Nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết, Công ty không sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ mà sử dụng biên bản bàn giao vật tư thiết bị cho phòng kho vật tư, các phân xưởng trực tiếp đem nguyên vật liệu nhập trở lại kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, từ số liệu trên NKC kế toán phản ánh vào sổ cái 152, sổ cái TK 621(phụ lục số 15) theo định khoản: Nợ TK 152/Có TK 621 (chi tiết) – ghi giảm chi phí NVL.
VD:Ngày 13/03/2015 mua linh kiện của công ty TNHH cơ khí Quang Trung
3.675.000,thuế giá trị gia trị gia tăng 367.500 chưa thanh toán cho nhà cung cấp
Kế toán hoạch toán :
Trong ngày 13/03/2015 sau khi nhận được hóa đơn ,phiếu nhập kho và bản photo hợp đồng mua hàng ,Chị Linh nhân viên kế toán tiến hành hoạch toán vào máy tính .Mờ phần mền kế toán excel vào phân hệ Nhật kí chung tiến hành ghi sổ :
Phần côt chứng từ số 03PT11 ngày ghi sổ 11/3/2015 cột diễn giải Nhập kho thép tấm –HĐ số 1830(11/3)-Công ty Hanoi steel center.Kế toán tiến hành định khoản nghiệp vụ nhập kho thép tấm vào nhật kí chung như sau:
Nợ TK 15212: 3.675.000 Nợ TK 133 : 367.500
Có TK 331 :4.042.500 (QTBH) Kế toán giảm nguyên vật liệu
Là một doanh nghiệp sản xuất,hàng ngày quá trình xuất nguyên vật liệu để sản xuất diễn ra liên tục,mặt khác do công ty áp dụng phương pháp xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ .Khi kế toán nhận được phiếu xuất vật tư