Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung theo sơ đồ:
Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán và chịu trách nhiệm trước Phó Giám Đốc về hoạt động kế toán.
Kế toán viên là người tập hợp các chứng từ kế toán của tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán của DN. Cuối niên độ, lập BCTC gửi lên kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của Công ty trong việc thu, chi cho các hoạt động khi có chứng từ hợp lệ.
- Chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh công ty: Thủ quỹ Kế toán viên
+ Kỳ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VND)
+ Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán: công ty áp dụng thông tư 200/2014 BTC ban hành ngày 22/12/2014.
+ Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung + Phương pháp kế toán Hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thườngxuyên để hạch toán hàng tồn kho, đây là phương pháp theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá theo từng loại vào các tài khoản phản ánh tồn kho tương ứng trên sổ kế toán.
+ Phương pháp tính giá thành sản phẩm :Phương pháp giản đơn
+Phương pháp tính thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. +Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính và nguyên giá của tài sản.
2.1.2 Tổng quan về nguyên vật liệu sản xuất linh kện xe máy tịa chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA
(1) Đặc điểm về nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty.
Chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA là một công ty sản xuất trong lĩnh vực linh kiện xe máy. Chi nhánh công ty chuyên sản xuất linh kiện xe máy ,ô tô, bàn kiểm, bàn giá...Do đó nguyên vật liệu chủ yếu để sản xuất các linh kiện trên chủ yếu là các loại thép tấm.thép ống,linh kiện,bán thành phẩm..có thể kể đến một số nguyên vật liệu thường dùng trong chi nhánh công ty được mã hóa như sau: Thép tấm mã nhập S42163B,ND1321B,ND133GB,S42163....
Thép ống mã nhập: FC142GB1,FC1332B... Linh kiện :77231,77233
Bán thành phẩm :2ND-F1339,4174C3-00
Bảng2.1 Danh mục mã hóa một số loại nguyên vật liệu chủ yếu (phụ lục số 07)
Nhiên liệu : Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt để chạy các loại máy móc phục vụ cho sản xuất như: dầu nhớt,xăng… Sau quá trình sản xuất, nó cũng chuyển hết giá trị một lần vào giá trị của sản phẩm.
Vật liệu khác: Là các phế liệu thu hồi trong sản xuất, thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Đó là nhôm sắt vụn,…
Với nhiều mã nhập nguyên vật liệu như vậy, yêu cầu kế toán vật tư phải có cách phân loại các vật tư theo các bao riêng biệt, ghi chép một cách chi tiết, rõ ràng từng mã nhập nguyên vật liệu để theo dõi được chính xác tình hình xuất nhập tồn của nguyên vật liệu. Đặc điểm của nguyên vật liệu để sản xuất linh kiện là thép, vì vậy, kế toán kho cần có biện pháp bảo quản tránh ô xi hóa, hao hụt trong quá trình vận chuyển. Do số lượng nguyên vật liệu nhiều và nhiều chủng loại nguyên vật liệu.Để tiến hành sản xuất ra thành phẩm thì phải trải qua các tổ đội dập,hàn,... nên nguyên vật liệuđể sản xuất tổ đội dậplà bán thành phẩm của tổ hàn .Vì vậy,công ty đã xây dựng cả 1 hệ thống kho chứa lớn ngay cạnh nhà máy sản xuất ở khu Phượng Bãi đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả.
Hiện nay, khách hàng của công ty rất đa dạng:chủ yếu công ty sản xuất ô tô ,xe máy , chuẩn bị hợp tác sản xuất linh kiện xe đạp điện cho công ty YADER , các doanh nghiệp có nhu cầu đặt hàng, nhưng chủ yếu vẫn là các công ty sản xuất. Chính vì vậy sẽ có nhiều mã nguyên vật liệu mới được đưa vào sản xuất,đòi hỏi công ty cần phải tổ chức phân loại và ghi chép chính xác cẩn thận tránh nhầm lẫn.
(2) Nguồn hình thành nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty
Hiện nay nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty được hình thành từ 3 nguồn đó là Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài
Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất ra bán thành phẩm dùng làm nguyên vật liệu để sản xuất tiếp giai đoạn tiếp theo Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công:Trường hợp thuê gia công ngoài này ít xẩy ra Cách phân loại này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Xác định giá gốc của NVL: NVL nhập kho của chi nhánh công ty được tính theo
giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là các loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định vào từng nguồn nhập:
Đối với nguyên vật liệu mà chi nhánh công ty mua ngoài thì các yếu tố hình thành nên giá thực tế là: Trị giá vốn thực tế nhập kho: Là giá mua trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, phạt bồi thường...) trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nếu có.
Trường hợp nguyên vật mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn đặc thù dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua vào là giá chưa có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho mục đích phúc lợi, dự án thì giá mua vào là giá bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán)
Trường hợp vật tư mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp không hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào, thì giá vật tư được phản ánh theo giá chưa có thuế GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định được số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế ghi sổ nhập kho là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu tự gia công chế biến.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế ghi sổ khi nhập kho là giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) với chi phí gia công chế biến phải trả cộng (+) với chi phí vận chuyển, bốc dỡ giao nhận.
2.1.3. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán nguyên vật liệu của chi nhánh công ty.
Ngày nay, các doanh nghiệp phải hoạt động trong một môi trường đầy biến động, với các đối thủ cạnh tranh, với những tiến bộ khoa học kỹ thuật luôn thay đổi một cách nhanh chóng, cùng với đó là sự giảm sút lòng trung thành của khách hàng, sự ra đời của nhiều điều luật mới, những chính sách quản lý thương mại của nhà nước.
Do vậy, doanh nghiệp cần phải giải quyết hàng loạt các vấn đề mang tính thời sự cấp Chi nhánh công ty TNHH công nghiệp chính xác GOLDEN ERA cũng chịu sự ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài như: Môi trường chính trị - Pháp luật, môi trường kinh tế, điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ tầng, khoa học kỹ thuật công nghệ, nhà cung cấp NVL,…
Môi trường bên ngoài doanh nghiệp
a. Môi trường vĩ mô:
Các nhân tố của môi trường vĩ mô bao gồm môi trường tự nhiên, kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, văn hóa- xã hội, chính trị - pháp luật, môi trường ngành.
Thứ nhất: Môi trường chính trị - pháp luật
Chế độ kế toán Việt Nam đã và đang không ngừng sửa đổi và cải cách sao cho công tác hạch toán kế toán ngày càng đơn giản và hòa nhập cùng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Tăng cường công tác quản lý và sử dụng kế toán nguyên vật liệu.Sử dụng kế toán NVL trong công ty, hướng dẫn công tác kế toán NVL tại công ty phản ánh chính xác NVL mua về, xuất ra đề từ đó tính đứng giá thành sản phẩm xuất ra. Chế độ kế toán quy định đồng bộ hệ thống chứng từ, tài khoản sổ kế toán nhằm giúp công ty có thể tổ chức công tác kế toán khoa học và thuận tiện hơn, đề theo dõi tình hình biễn động của từng loại NVL thuận lợi hơn, chính xác hơn
Các yếu tố thuộc môi trường chính trị và luật pháp tác động mạnh đến công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thông qua luật kế toán và các văn bản luật pháp khác có liên quan.
Thứ hai: Môi trường kinh tế
Có thể tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc xâm nhập mở rộng thị trường, ngành hàng này nhưng lại hạn chế sự phát triển cuả ngành hàng khác.Các yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến sức mua, sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng hay xu hướng phát triển của các ngành hàng.Hiện nay nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế trong nước nói riêng đang gặp nhiều khó khăn. Mỗi doanh nghiệp đều chịu tác động của các nhân tố thuộc môi trường kinh tế đến công tác kế toán NVL. Môi trường kinh tế ảnh hưởng rất lớn tới công tác thu mua nguyên vật liệu của Doanh nghiệp, biến động của kinh tế đồng thời cũng ảnh hưởng tới chi phí nguyên vật liệu đây là khoản chi phí lớn đối với các doanh nghiệp xây dựng luôn muốn tìm cách hạ chi phí mua nguyên vật liệu giảm giá thành công trình.
Khi giá cả vật liệu biến động tăng lên hoặc giảm xuống, kế toán nguyên vật liệu luôn phải tìm kiếm nguồn vật liệu có giá tốt và đảm bảo chất lượng cho công trình. Vì chỉ một biến động trong giá nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng rất lớn tới giá thành công trình hoàn thành và dẫn tới việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu cũng gặp nhiều khó khan.
Ngoài ra, sự biến động của giá trị tiền tệ lãi xuất cũng ảnh hưởng tới công tác hạch toán NVL bởi khi lãi xuất của ngân hàng tăng cao thì việc đi vay để mua NVL cũng tăng theo.
Thứ ba: điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ tầng
Các điều kiện tự nhiên như : các loại tài nguyên khoáng sản, vị trí địa lý, thơi tiết khí hậu,... ảnh hưởng tới chi phí sử dụng NVL, nhiên liệu, năng lượng, ảnh hưởng tới mặt hàng kinh doanh, năng suất chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng tới cung cầu sản phẩm do tính chất mùa vụ... do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong vùng.
Cơ sở hạ tầng của nền kinh tế nó quyết định sự phát triển của nền kinh tế cũng như sự phát triển của các doanh nghiệp. Hệ thống đường xá, giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống ngân hàng tín dụng, mạng lưới điện quốc gia... ảnh hưởng tới chi phí thu mua nguyên vật liệu, khả năng nắm bắt thông tin, khả năng huy động và sử dụng vốn, khả năng giao dịch thanh toán... của các doanh nghiệp do đó ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
Thứ tư, môi trường khoa học kỹ thuật công nghệ
Sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại cũng có tác động mạnh đên công tác kế toán của công ty. Công ty có thể thay thế đổi mới các trang thiết bị, máy móc theo hướng áp dung khoa học công nghệ hiện đại tiến tiến phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp và nền kinh tế. Áp dụng khoa học công nghệ một cách phù hợp giúp tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm cả về thời gian lẫn chi phí, ngoài ra còn cung cấp thông tin kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời cho nhà quản trị.
b)Môi trường vi mô
Các yếu tố của môi trường vi mô như: Nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế cũng ảnh hưởng rất lớn doanh nghiệp và hoạt động bán thu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Sự ổn định của nhà cung cấp tạo điều kiện cho
doanh nghiệp có nguồn cung ứng thép ổn định, tạo nên sự ổn định trong sản xuất, cung cấp nguồn hàng hóa cho thị trường. ….Hiện nay, chi nhánh công ty đang nghiên cứu mở rộng thị trường ra các tỉnh miền Trung .
Môi trường bên trong doanh nghiệp
Môi trường nội bộ của doanh nghiệp ảnh hưởng khá lớn tới công tác kế toán bán hàng. Cụ thể: