1.5.2.1. Phương pháp tổ chức - hành chính. a. Khái niệm:
Phương pháp tổ chức – hành chính là các phương pháp tác động dựa vào mối quan hệ thứ bậc trong tổ chức; là cách tác động trực tiếp của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý bằng mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định quản lý dứt khoát, mang tính bắt buộc đòi hỏi mọi người phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.
Phương pháp tổ chức - hành chính có vai trò rất to lớn trong quản lý, nó xác lập trật tự kỉ cương làm việc trong tổ chức; khâu nối các phương pháp khác lại thành một hệ thống và giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý nhanh chóng.
b. Đặc trưng cơ bản của phương pháp tổ chức – hành chính:
Là sự tác động hành chính trực tiếp, mang tính chất đơn phương, bắt buộc, bao gồm:
- Là sự bắt buộc đối với người chấp hành thông qua sự tác động trực tiếp của người quản lý tới người bị quản lý.
- Là sự bắt buộc trong tổ chức bộ máy như: việc phân công, phân nhiệm, phân cấp, phân quyền giữa các tổ chức và các thành viên của nó.
- Là sự bắt buộc trong quản lý thông qua việc xây dựng và giữ gìn kỷ luật, nền nếp lao động trong tổ chức.
c. Nội dung của phương pháp tổ chức – hành chính:
- Phương pháp tổ chức – hành chính được cấu thành từ 3 yếu tố: + Hệ thống luật và các văn bản pháp quy đã được ban hành.
+ Các mệnh lệnh hành chính được ban bố từ người lãnh đạo như: nội quy nhà trường, chương trình công tác, chức năng nhiệm vụ giao cho từng bộ phận, cá nhân v.v…
+ Kiểm tra việc chấp hành các văn bản, các mệnh lệnh hành chính.
- Phương pháp tổ chức - hành chính tác động vào đối tượng quản lý theo hai
hướng: Tác động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý.
+ Về tổ chức, chủ thể quản lý ban hành các văn bản qui định về qui mô, cơ cấu, điều lệ, qui chế hoạt động của tổ chức và xác định những mối quan hệ trong nội bộ.
+ Điều chỉnh hành động: chủ thể quản lý đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động theo những phương hướng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận của tổ chức hoạt động ăn khớp, đúng hướng, uốn nắn kịp thời những lệch lạc, rủi ro có thể xảy ra.
- Phương pháp tổ chức - hành chính được thực hiện thông qua việc:
+ Xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của tổ chức (nhà trường, phòng giáo dục đào tạo...), bộ phận và phải cương quyết thực hiện.
+ Tổ chức phổ biến các văn bản pháp quy của ngành, các quyết định, mệnh lệnh của người lãnh đạo trong toàn tổ chức. Người lãnh đạo không chỉ truyền đạt thông tin, mà có trách nhiệm giải thích, yêu cầu cấp dưới chấp nhận các quyết định và hành động để thực hiện chúng.
+ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản pháp quy, các quyết định quản lý thông qua kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất công việc của các thành viên trong tổ chức, trên cơ sở giúp đỡ các thành viên thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình, đồng thời có thể điều chỉnh các quyết định quản lý cho phù hợp với thực tiễn, nếu cần phải có hình thức xử phạt đối với những ai cố tình không tuân thủ các văn bản pháp quy, các quyết định quản lý.
d. Cơ chế tác động: Trực tiếp thông qua luật, nội qui, qui định,.. và các quyết định quản lý.
e. Ưu điểm, nhược điểm của phương pháp tổ chức - hành chính:
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo tính kỷ cương, kỷ luật trong mọi hoạt động của tổ chức.
+ Giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý nhanh chóng, linh hoạt, kịp thời. + Tác động hành chính có hiệu lực ngay khi ban hành quyết định nên phương pháp tổ chức - hành chính rất cần thiết trong trường hợp tổ chức rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp.
- Nhược điểm:
+ Sự áp đặt của các quyết định quản lý làm cho đối tượng quản lý dễ rơi vào trạng thái bị động.
+ Lạm dụng các biện pháp hành chính dễ dẫn tới tình trạng quan liêu, mệnh lệnh. Nếu sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan của người quản lý có thể gây ra các tổn thất cho tổ chức, hạn chế sự sáng tạo của mọi người trong tổ chức. Nếu thiếu tỉnh táo, say sưa với mệnh lệnh hành chính dễ bị sa vào tình trạng lạm dụng quyền hành, là môi trường thuận lợi cho bệnh chủ quan, duy ý chí, bệnh hành chính quan liêu, các tệ nạn tham nhũng, đặc quyền, đặc lợi…
g. Điều kiện vận dụng có hiệu quả phương pháp tổ chức - hành chính
- Phương pháp tổ chức - hành chính chỉ phát huy tác dụng ở nơi nào có sự phân định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ cho từng bộ phận, từng người rõ ràng, đúng đắn, kỷ luật lao động được thiết lập nghiêm túc, bộ máy kiểm tra hoạt động có
hiệu quả; Sử dụng phương pháp tổ chức - hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của người ra quyết định, chống việc lạm dụng quyền hành nhưng không có trách nhiệm, chống lẩn trốn trách nhiệm.
- Đối với các quyết định hành chính bắt buộc phải thực hiện, không được lựa chọn. Chỉ người có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định.
- Người quản lý khi ra quyết định phải rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện, loại trừ khả năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ được giao và chỉ nên ra các quyết định trên cơ sở có đủ đảm bảo về thông tin.
- Các mệnh lệnh, chỉ thị phải đảm bảo tính khách quan, khoa học, đúng luật, được luận chứng đầy đủ về mọi mặt (phải xuất phát từ nhiệm vụ của tổ chức, từ các nguồn lực có thể có được, từ yêu cầu của sự phát triển xã hội…)
- Người quản lý cần phải có kinh nghiệm, óc sáng tạo, khả năng xét đoán và những khả năng định lượng.
Tóm lại, phương pháp tổ chức - hành chính là tối cần thiết trong công tác quản lý, nó được xem xét như phương pháp quản lý cơ bản nhất để xây dựng nền nếp, duy trì kỷ luật trong toàn tổ chức, buộc các viên chức phải làm tốt nhiệm vụ của mình.
1.5.2.2. Phương pháp tâm lý – xã hội
Trong quản lý giáo dục, đặc biệt là quản lý nhà trường, yếu tố tâm lý xã hội ngày càng chiếm vị trí đặc biệt quan trọng, nó điều chỉnh mọi mối quan hệ trong nhà trường, có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của nhà trường.
a. Khái niệm: Là tổng thể những cách thức tác động của chủ thể quản lý lên trí tuệ, tình cảm, ý thức và nhân cách của khách thể quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý.
b. Đặc trưng của phương pháp tâm lý – xã hội:
- Là sự tác động liên nhân cách tới nhận thức, tư tưởng, tình cảm, lòng tự trọng và tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên trong tổ chức thông qua những tác động tâm lý.
- Thể hiện tính thuyết phục, tính nhân văn trong hoạt động quản lý tức là làm cho con người phân biệt phải – trái, đúng – sai, tốt – xấu, lợi – hại, thiện – ác... từ đó nâng cao tính tự giác làn việc, biến ý chí của tổ chức thành ý chí và nguyện vọng của cá nhân, trên cơ sở tôn trọng ý kiến và nguyện vọng của mỗi cá nhân.
c. Nội dung của phương pháp tâm lý – xã hội: Là sự kết hợp của nhiều phương pháp: Giáo dục, thuyết phục, động viên, tạo dư luận xã hội, gây áp lực về tâm lý, hiện thực hoá ước mơ, tác động tương hỗ...
- Người lãnh đạo một mặt phải tổ chức giáo dục nâng cao nhận thức về nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi thành viên, mặt khác phải có sự hiểu biết sâu sắc tâm tư nguyện vọng của mỗi người, tôn trọng ý kiến của họ và xây dựng được các mối quan hệ lành mạnh, trong sáng, tốt đẹp giữa người quản lý và người bị quản lý.
- Giáo dục đường lối chủ trương của tổ chức để mọi người hiểu, ủng hộ và quyết tâm xây dựng tổ chức. Tổ chức cho các thành viên trong tổ chức (cán bộ nhà trường, cán bộ phòng giáo dục – đào tạo…) học tập, thảo luận về các văn bản pháp quy và bàn biện pháp thực hiện; thảo luận xây dựng mục tiêu, kế hoạch của tổ chức, góp ý với các chủ trương quyết định của người quản lý đối với hoạt động của tổ chức. Những thông tin phản hồi giúp người lãnh đạo xem xét và điều chỉnh hoạt động quản lý hoặc người cán bộ quản lý phải thuyết phục viên chức rằng những chủ trương đó là cần thiết.
- Kiên quyết đấu tranh xóa bỏ chủ nghĩa cá nhân, hẹp hòi, vị kỷ, tác phong làm việc luộm thuộm, tùy tiện, thích hội họp, không biết tiết kiệm thời gian; chống tư tưởng đặc quyền đặc lợi, chủ nghĩa thực dụng.
- Xây dựng tác phong làm việc có tổ chức, có kỷ luật, khẩn trương, tiết kiệm và hiệu quả…
- Xây dựng bầu không khí lao động tập thể đoàn kết nhất trí, cá nhân gắn bó với tập thể lao động của mình
- Làm cho mọi thành viên trong tổ chức nhận thức đúng đắn quy luật của sự phát triển, chỉ rõ cho họ thấy rõ nguy cơ của sự tụt hậu, để họ tích cực học tập nâng cao trình độ, lao động tích cực và sáng tạo.
- Tạo ra cho mọi người trong tổ chức các hoài bão, ước mơ thành đạt trong tương lai phù hợp và gắn liền với sự trưởng thành của tổ chức để họ thiết kế lấy một cách sống và làm việc tích cực nhằm hiện thực hóa ước mơ của mình.
- Xây dựng một cơ chế buộc mọi người phải quan tâm, và hạn chế các hành vi xấu của nhau, xây dựng tinh thần cộng đồng trách nhiệm trong tổ chức.
- Trong khi làm việc với người dưới quyền, người cán bộ quản lý phải: Hiểu được tâm tư nguyện vọng của viên chức; lắng nghe ý kiến của họ. Tin tưởng vào khả năng của cấp dưới và cộng sự, củng cố lòng tin ở họ rằng có thể làm việc tốt hơn, giao việc cho họ, chỉ cho họ cách vượt khó của cá nhân, phát huy được sở trường của mỗi thành viên. Lựa chọn và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cốt cán là những người có uy tín trong tổ chức. Biết ủy quyền cho những người giúp việc. Chân thành giải tỏa một cách hợp tình, hợp lý các xung đột, xây dựng tốt các mối quan hệ trong công tác cũng như trong sinh hoạt ở trong tổ chức cũng như ở ngoài xã hội. Động viên khen thưởng kịp thời, tổ chức các đợt thi đua, đặc biệt trong trường học, tổ chức thi đua dạy tốt, học tốt nhằm động viên cán bộ giáo viên dạy tốt, học sinh học tốt. Cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ giáo viên và học sinh của nhà trường.
d. Cơ chế tác động của phương pháp tâm lý – xã hội: tác động liên nhân cách tới nhận thức, hành vi của mỗi người, có thể là trực tiếp, có thể là gián tiếp.
e. Ưu điểm, nhược điểm của phương pháp tâm lý – xã hội
- Ưu điểm:
+ Phát huy quyền làm chủ tập thể và mọi tiềm năng của cá nhân và tập thể trong tổ chức, nói chung là phát huy được nội lực của cá nhân và tập thể.
+ Vận dụng tốt sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của tổ chức. - Nhược điểm:
+ Lạm dụng các biện pháp của phương pháp này sẽ dẫn tới nạn hội họp tràn lan. + Hiệu quả của phương pháp này phụ thuộc lớn vào nghệ thuật của người quản lý.
g. Điều kiện vận dụng của phương pháp tâm lý – xã hội:
- Người cán bộ quản lý có uy tín cao, trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, mẫu mực trong công tác cũng như trong cuộc sống. Các phương pháp tâm lý – xã hội sẽ đạt hiệu quả cao nếu người quản lý có uy tín trong tổ chức, có khả năng ứng xử linh hoạt và sự hiểu biết rộng rãi, tập hợp quanh mình lực lượng cốt cán có uy tín trong tổ chức.
- Nghiên cứu nắm được đặc điểm tâm lý của những người dưới quyền (cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên…) và các mối quan hệ trong tập thể có cách thức tác động phù hợp.
- Xây dựng tập thể sư phạm đoàn kết nhất trí, có bầu không khí tâm lý – xã hội thuận lợi, có dư luận tập thể lành mạnh; coi trọng sự phối hợp hoạt động đồng bộ, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ.
- Cán bộ quản lý phải có khả năng ứng xử linh hoạt, nhạy cảm, nắm bắt nhanh chóng diễn biến tâm lý của cán bộ, giáo viên, có khả năng thuyết phục đối tượng và có nghệ thuật giao tiếp. Lựa chọn phương pháp tác động tâm lý – xã hội phải chú ý đến tình huống cụ thể, đặc tính riêng của người dưới quyền, những yếu tố khách quan nằm ngoài phạm vi ảnh hưởng trực tiếp của người lãnh đạo.
- Việc giáo dục thuyết phục động viên sao cho mọi người tự giác, yên tâm phấn khởi làm việc là hết sức quan trọng và có tính quyết định sự thành bại trong quản lý.
- Biết cách phối hợp uyển chuyển linh hoạt với các phương pháp khác.
(Hiệu quả của phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào “nghệ thuật quản lý” của người lãnh đạo).
1.5.2.3. Phương pháp kinh tế
a. Khái niệm:Là sự tác động một cách gián tiếp tới người bị quản lý bằng cơ chế kích thích lao động thông qua lợi ích vật chất để họ tích cực tham gia công việc chung và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Trong trường học, thực chất của phương pháp kinh tế là dựa trên sự kết hợp giữa việc thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ của cán bộ giáo viên, học sinh ghi trong điều lệ nhà trường, quy chế chuyên môn,… với những kích thích có tính đòn bẩy trong nhà trường.
Việc sử dụng đòn bẩy kinh tế trong quản lý sẽ kích thích sự hoạt động độc lập, sáng tạo có định hướng (những tiêu chuẩn cần đạt cho mỗi mức thưởng…) đối với mỗi người, nó thúc đẩy họ chủ động làm việc có hiệu quả mà không cần sự giám sát, bắt buộc của những tác động hành chính.
b. Đặc trưng cơ bản của phương pháp kinh tế: Là khuyến khích việc hoàn thành nhiệm vụ bằng lợi ích kinh tế. Điều đó có ý nghĩa to lớn đối với tính tích cực lao động của mỗi con người. Bản thân việc kích thích vật chất cũng đã chứa đựng sự cỗ vũ về tinh thần, đó là sự thừa nhận của tập thể đối với kết quả lao động, phẩm chất và năng lực của mỗi người.
c. Nội dung của phương pháp kinh tế:
- Phương pháp kinh tế dựa trên các phương pháp tính toán kinh tế có tuân theo các quy luật kinh tế. Trong quản lý giáo dục người ta cũng sử dụng phương pháp hạch toán kinh tế để tính toán vốn đầu tư, giá thành đào tạo… áp dụng các chỉ tiêu, định mức lao động, các biện pháp khuyến khích vật chất thông qua các chế độ về tiền lương, tiền thưởng…
- Định hướng phát triển chung cho tổ chức bằng các mục tiêu, nhiệm vụ phù hợp với điều kiện thực tế của tổ chức; xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn, định mức, chỉ tiêu cụ thể cho từng phân hệ, cá nhân trong tổ chức. Tổ chức hệ thống kiểm tra