6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.2.2. Đặc điểm chi BHXH
a. Đặc điểm các loại hình BHXH
- Bảo hiểm xã hội bắt buộc: là loại hình mà người lao động, người sử
dụng lao động phải tham gia, bao gồm: Chế độ ốm đau- thai sản; Chế độ
TNLĐ - BNN; Chế độ hưu trí; Chếđộ tử tuất.
- Bảo hiểm xã hội tự nguyện: là loại hình mà người lao động tự nguyện tham gia và được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu
nhập của mình để hưởng bảo hiểm xã hội, bao gồm: chế độ hưu trí, tử tuất. - Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Trợ cấp thất nghiệp; Hỗ trợ học nghề; Hỗ trợ tìm việc làm.
b. Đặc điểm về nguồn chi BHXH
Các hoạt động chi trả các chế độ BHXH thực hiện từ 2 nguồn khác nhau: - Nguồn chi từ Ngân sách Nhà nước: dùng để chi các chế độ dài hạn cho những đối tượng hưởng chế độ BHXH nhận quyết định trước ngày 01/01/1995.
- Nguồn chi từ quỹ BHXH: dùng để chi cho các đối tượng hưởng BHXH nghỉ sau ngày 01/01/1995.
1.2.3. Chu trình quản lý chi BHXH
a. Nguyên tắc của chi BHXH
Chi BHXH là một trong hai hoạt động chính của BHXH, là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy phát triển sự nghiệp của BHXH, góp phần đảm bảo an sinh xã hội. Xác định rõ nhiệm vụ của mình, ngành BHXH
đã luôn đặt ra tiêu chí cho công tác chi trả: chi đúng, chi đủ, chi kịp thời, chi an toàn.
- Chi đúng: là chi đúng đối tượng, đúng chế độ, đúng thời hạn… nhằm
đảm bảo lợi ích cho những đối tượng đang hưởng và sẽ hưởng trong tương lai. - Chi đủ: là chi đủ khoản tiền trợ cấp mà đối tượng đáng được hưởng. - Chi an toàn: là đảm bảo cho khoản tiền trong quá trình chuyển từ cơ
quan BHXH đến tay đối tượng được hưởng mà không bị thất thoát hoặc thất lạc đến tay người khác.
- Chi kịp thời: là chi đúng thời điểm người lao động gặp rủi ro trong cuộc sống làm giảm hoặc mất thu nhập, cần sự trợ giúp từ cơ quan BHXH. Điều này có ý nghĩa quan trọng, giúp cho NLĐ ổn định thu nhập, yên tâm, tin tưởng vào BHXH và tin tưởng vào chính sách xã hội của Đảng, Nhà nước.
Thực hiện tốt các nguyên tắc trên thì chính sách BHXH của quốc gia mới được coi là thành công, đảm bảo được quyền lợi cho NLĐ.
b. Chu trình chi BHXH
Chu trình chi trả các chếđộ BHXH
Hình 1.1. Sơđồ chu trình chi trả các chế độ BHXH
(1) Hàng tháng, BHXH Việt Nam cấp kinh phí để BHXH tỉnh thực hiện chi trả các chế độ BHXH cho NLĐ trên cơ sở chế độ, chính sách mà NLĐ được hưởng. BHXH tỉnh được mở hai tài khoản “chuyên chi BHXH” và chỉ được phép sử dụng tiền trong tài khoản để chi trả cho các đối tượng hưởng các chế độ do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý và cấp cho BHXH huyện để có nguồn kinh phí chi cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH huyện trực tiếp quản lý. Một tài khoản mở ở Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận kinh phí hạn mức do BHXH Việt Nam chuyển về để chi cho các đối tượng
đang được hưởng các chế độ BHXH có đến thời điểm 01/01/1995 trở về trước (là các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do Ngân sách Nhà nước đảm bảo).
(4) BHXH tỉnh thành phố Đơn vị sử dụng lao động và người lao động BHXH quận, huyện Đối tượng hưởng BHXH hàng tháng Đại lý chi trảở xã, phường (1) (3) (2) (5) (3) BHXH Việt Nam (6)
Một tài khoản mở ở Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT để tiếp nhận kinh phí do BHXH Việt Nam chuyển về để chi cho các đối tượng hưởng các chế độ
BHXH phát sinh từ 01/01/1995 trở đi (là các đối tượng hưởng các chế độ
BHXH do quỹ BHXH đảm bảo).
(2) Tương tự như BHXH tỉnh, BHXH huyện được mở tài khoản “chuyên chi BHXH” để tiếp nhận kinh phí do BHXH tỉnh chuyển về dùng
để chuyên chi BHXH cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH huyện quản lý.
(3) BHXH tỉnh, BHXH huyện thực hiện tiếp nhận hồ sơ NLĐ và người SDLĐ lập gửi đến, thực hiện thẩm định, quản lý và tổ chức chi trả cho đối tượng được hưởng.
(4), (5), (6) Đây là nội dung công việc do BHXH huyện thực hiện chi trả
cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH thường xuyên hàng tháng. Các
đối tượng được quản lý và theo dõi biến động và tổ chức chi trả theo địa bàn huyện, xã. Yêu cầu của việc chi trả là phải đầy đủ, đến tận tay người được hưởng. Việc chi trả này hoàn toàn bằng tiền mặt, do đó công tác quản lý tiền mặt (trong quá trình nhận từ Ngân hàng, Kho bạc vận chuyển đến từng phường, xã; trong lúc chi trả cho từng người) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm.
Chu trình quản lý chi BHXH
Công tác quản lý chi BHXH bao gồm các nội dung như sau:
- Quản lý đối tượng chi trả BHXH: là quản lý chi tiết đối tượng được hưởng theo từng loại chế độ, nguồn kinh phí. Theo dõi, cập nhật kịp thời tình hình biến động tăng giảm của đối tượng. Kiểm tra, xác định đúng đối tượng, mức được hưởng.
- Phân cấp chi trả BHXH: Mô hình quản lý BHXH được phân theo
ngành dọc: cấp Trung ương là cơ quan BHXH quốc gia; cấp địa phương là BHXH tỉnh, huyện. Chính vì vậy, khi chi trả cần phải có sự phân cấp nhiệm
vụ rõ ràng, tránh sự chồng chéo trong công tác chi trả, tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, kiểm soát công tác chi trả BHXH tại địa phương.
- Lập dự toán chi BHXH: Ở cấp địa phương là nơi trực tiếp nắm rõ sự
thay đổi tăng giảm đối tượng và thực hiện chi trả, còn cơ quan BHXH Trung
ương chịu trách nhiệm cấp kinh phí để cơ quan BHXH địa phương thực hiện chi trả. Vì vậy để có nguồn chi trả kinh phí định kỳ, cơ quan BHXH địa phương phải lập báo cáo đối tượng tăng giảm, số đối tượng chi trong kỳ và dự
toán khoản phải chi trong kỳ chuyển lên cơ quan BHXH Trung ương duyệt và cấp kinh phí.
- Tổ chức chi trả BHXH: Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình chi trả vì nó liên quan đến quyền lợi của các đối tượng. Trong đó, việc lựa chọn phương thức chi trả các chế độ BHXH là rất quan trọng vì phải đảm bảo lợi ích của NLĐ cũng như cơ quan BHXH. Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ
quan BHXH tại địa phương mà lựa chọn các phương thức chi trả thích hợp sao cho chi phí tối thiểu, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo chi đúng, chi đủ và kịp thời đến tay đối tượng. Hiện nay, có ba phương thức chi trả mà BHXH nước ta đang áp dụng, đó là: thanh toán trực tiếp cho đối tượng hưởng trợ cấp một lần; thanh toán gián tiếp thông qua đại lý chi trả; thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
- Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH: Cuối mỗi kỳ chi trả, cơ
quan BHXH địa phương sẽ tổng hợp số chi và những vấn để phát sinh trong quá trình chi trả. Sau đó sẽ gửi lên cơ quan BHXH Trung ương để tổng hợp quyết toán.
- Thẩm định chi các chế độ BHXH: Trong khâu cuối cùng này sẽ có sự
tham gia của các cơ quan chức năng khác có liên quan. Thường xuyên thanh tra, kiểm tra đột xuất vấn đề chi trả ở các cơ quan BHXH các cấp để phát hiện những sai sót, gian lận trong quá trình chi trả.
Hình 1.2: Sơđồ chu trình quản lý chi BHXH
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI
BHXH
1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi BHXH [2]
Để chủ động nguồn kinh phí chi trả các chế độ BHXH thường xuyên trong một năm nhằm đáp ứng nhu cầu chi trả, đòi hỏi việc lập dự toán chi BHXH phải chính xác, kịp thời. Việc lập dự toán chi trả các chế độ BHXH hàng năm thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Dự toán chi phải phản ánh đầy đủ nội dung theo từng mục, khoản, loại đối tượng, mức hưởng, nguồn kinh phí và các quỹ thành phần. Dự toán kèm theo thuyết minh về sự biến
động tăng giảm đối tượng hưởng và các nội dung chi trả khác trong năm (nếu có).
Chu trình lập dự toán được thể hiện qua sơđồ sau:
Hình 1.3: Sơđồ chu trình lập dự toán chi BHXH
Các nội dung thực hiện trong chu trình chi BHXH Quản lý đối tưởng chi trả BHXH Phân cấp chi trả BHXH Lập dự toán chi BHXH Tổ chức chi trả BHXH Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH Thẩm định chi các chế độ BHXH Phòng Chếđộ BHXH BHXH huyện BHXH Việt Nam Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định Phòng KHTC Bảng tổng hợp dự toán toàn tỉnh
Theo hướng dẫn của BHXH tỉnh, hàng năm BHXH huyện lập dự toán chi cho đối tượng trên địa bàn tỉnh. Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH huyện phải báo cáo, giải trình để BHXH tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối tượng. BHXH tỉnh lập dự toán chi trên cơ sở tổng hợp dự toán chi của BHXH các huyện và số chi trả trực tiếp tại BHXH tỉnh (do Phòng Chế độ BHXH cung cấp). Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH tỉnh phải báo cáo, giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cấp bổ dung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối tượng. Bảng tổng hợp dự toán sẽ được trình Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định ký duyệt và gửi ra BHXH Việt Nam.
Nguồn số liệu sử dụng phục vụ lập dự toán được xây dựng cho từng nguồn kinh phí, bao gồm các chỉ tiêu về tổng số đối tượng chi trong năm, số đối tượng tăng trong năm, số đối tượng giảm trong năm, tổng số chi thực tế
trong năm; ngoài ra còn phải căn cứ vào các Nghị định của Chính phủ về chế độ chính sách nhà nước trong năm dự toán, cụ thể như:
Bảng 1.1: Thông tin phục vụ việc Lập dự toán chi BHXH
STT Tên bảng biểu Cung cấp thông tin
1
Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH do NSNN đảm bảo Cung cấp số chi thực tế trong năm do NSNN đảm bảo 2 Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH do Quỹ BHXH Cung cấp số chi thực tế trong năm do Quỹ BHXH Dùng để tính ra mức lương bình quân của từng đối tượng 3
Báo cáo tổng hợp danh sách đối tượng hưởng trong năm
Cung cấp tổng số đối tượng hưởng trong năm
4
Báo cáo tổng hợp danh sách đối tượng tăng trong năm
Cung cấp tổng số đối tượng giảm trong năm
5
Báo cáo tổng hợp danh sách đối tượng giảm trong năm Cung cấp tổng số đối tượng tăng trong năm Phân tích tình hình biến động số đối tượng, tỷ lệ tăng giảm đối tượng đểước tính cho năm kế hoạch 6 Nghịđịnh của Chính phủ về chế độ chính sách nhà nước Cung cấp mức lương tối thiểu dùng để tính tiền hưởng chếđộ BHXH Dựa vào số lương bình quân và mức lương tối thiểu để tính ra phần trăm tăng của lương mới so với lương cũ
1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi chế độ
BHXH hàng tháng [1]
Thẩm định, xét duyệt hồ sơ
Thông tin đầu vào là hồ sơ hưởng chế độ hàng tháng bao gồm những chứng từ cụ thể như sau: Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ BHXH, sổ
BHXH của đối tượng.
Sau khi Phòng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thì tiến hành kiểm tra, xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ, tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ. Tiếp đó, cán bộ chế độ BHXH sẽ thực hiện xét duyệt hồ sơ để tính mức hưởng dựa trên thông tin của hồ sơ hợp lệ. Kết quả của quá trình xét duyệt đó là quyết định hưởng chế độ và được phê duyệt của cấp lãnh đạo để làm căn cứ
chi trả.
Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH tổng hợp danh sách chi trả, cụ thể như
sau: đặc điểm của loại chế độ này là gồm những đối tượng hưởng mới trong kỳ và những đối tượng đang tiếp tục hưởng của những kỳ trước, chính vì vậy sau khi lập danh sách chi trả của những đối tượng hưởng mới kèm theo quyết
định hưởng chế độ, sẽ được tổng hợp với danh sách của đối tượng tiếp tục hưởng để cho ra bảng tổng hợp danh sách chi trả. Bảng tổng hợp này sẽ được lập chi tiết cho từng loại đối tượng, từng loại nguồn kinh phí và từng huyện.
Những bảng tổng hợp danh sách chi trả là thông tin đầu ra của khâu quản lý đối tượng, và là thông tin đầu vào của khâu tổ chức chi trả BHXH. Các bảng tổng hợp danh sách chi sau khi được lập sẽ được chuyển cho Phòng KHTC để thực hiện chi trả.
Tổ chức chi chế độ BHXH
Hiện nay, cơ quan BHXH áp dụng phương thức thanh toán gián tiếp thông qua đại lý chi trả: áp dụng cho các chế độ dài hạn, định kỳ, thường xuyên. Đại lý là những người có trách nhiệm và có uy tín trong nhân dân,
thường là chủ tịch xã, phường; cán bộ chính sách xã, phường… cơ quan BHXH phải trích một khoản tiền để trả cho các đại lý gọi là lệ phí chi trả.
BHXH tỉnh ủy quyền cho BHXH huyện thực hiện ký hợp đồng với phường xã để chi trả lương hưu, TNLĐ – BNN, cán bộ xã phường. BHXH huyện phải thực hiện tổng hợp các đối tượng đã chết, hết thời gian hưởng chế độ tử tuất, tạm dừng hưởng… gửi BHXH tỉnh lập danh sách cho tháng sau. Thông tin đầu vào phục vụ cho công tác chi trả chế độ BHXH hàng tháng bao gồm:
- Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng toàn tỉnh và từng huyện phản ánh tổng số đối tượng, tổng số tiền chi trả làm căn cứ để
Phòng KHTC cấp kinh phí cho BHXH huyện;
- Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được lập cho từng huyện, phản ánh thông tin đối tượng, số tiền chi trả, thông tin của từng đại lý làm căn cứ để BHXH huyện chi trả, thu thập chữ ký của đối tượng.
Căn cứ vào các bảng tổng hợp danh sách chi trả phản ánh số lượng đối tượng, số tiền phải chi do Phòng Chế độ BHXH cung cấp, Phòng KHTC sẽ
tiến hành lập Ủy nhiệm chi cấp kinh phí cho BHXH huyện. BHXH huyện nhận danh sách chi trả, nhận kinh phí thì tiến hành tạm ứng tiền cho đại lý chi trả dựa trên Giấy đề nghị tạm ứng do Đại lý chi trả lập kèm theo bảng Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của từng Đại lý chi trả để thu thập chữ ký khi thực hiện chi trực tiếp cho đối tượng.
Sau khi thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng, thu thập đầy đủ chữ ký vào danh sách chi trả, Đại lý chi trả sẽ thống kê những đối tượng đã chi, những đối tượng chưa chi, lập bảng báo cáo quyết toán kinh phí với BHXH huyện và nộp lại bảng danh sách chi trả có chữ ký cho BHXH huyện. Cuối quý, BHXH huyện sẽ quyết toán tình hình chi trả BHXH hàng tháng với
Phòng KHTC.
Chu trình được thể hiện qua sơđồ sau:
Hình 1.4: Sơđồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng
(1)NLĐ, người SDLĐ nộp hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH. Phòng Chế độ BHXH tiến hành thẩm định, xét duyệt hồ sơ.
(2) Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH tổng hợp hồ sơ, lập và chuyển tổng hợp danh sách chi của toàn tỉnh và của từng BHXH huyện cho Phòng KHTC.
(3) Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển danh sách chi cho BHXH huyện.
(4) Phòng KHTC cấp kinh phí cho BHXH huyện. (5) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho Đại lý chi trả.
(6) Đại lý chi trả thực hiện chi trả trực tiếp cho đối tượng.