6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.3.1. Về tổ chức nhân sự
Nguồn nhân lực là một thành phần quan trọng không thể thiếu trong hệ thống thông tin kế toán. Con người mà đặc biệt là các nhân viên kế toán là những yếu tố cần thiết cho một hệ thống thông tin, con người tham gia vào tất cả các thành phần trong một hệ thống bao gồm hệ thống dữ liệu đầu vào, xử
lý và hệ thống thông tin đầu ra. Vấn đề con người trong đơn vị bao gồm tất cả
các cá nhân ở các phòng ban trong đó có bộ phận kế toán, các nhà quản trị
cấp cao, các nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp thấp. Trong đó đặc biệt là các cá nhân trong bộ máy kế toán là những người liên quan trực tiếp đến hệ thống thông tin kế toán. Và một nội dung không thể thiếu khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán là tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán
ở đơn vị hiện nay rất đơn giản, chưa có sự phân công công việc rõ ràng và chưa có định hướng phát triển cũng như chưa gắn việc tổ chức nhân sự với
đặc điểm của môi trường xử lý bằng máy tính. Do đó khi tổ chức bộ máy kế
toán trong điều kiện tin học hóa cần lưu ý một số yêu cầu nhân sự sau:
- Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán phải phù hợp với cơ cấu tổ
chức quản lý của đơn vị.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự kiểm tra về
năng lực.
- Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về đạo
đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu là ngoại ngữ
và CNTT. Bên cạnh đó là khả năng vận dụng những kiến thức trong công việc thực tế.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ
luật pháp, chính sách chếđộ kế toán và các quy định trong đơn vị.
biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế
toán, về các dạng gian lận trong điều kiện ứng dụng CNTT và cam kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Khi bố trí nhân sự trong bộ phận tài chính kế toán, cần đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả. Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự trong toàn tổ chức. Có sự luân chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm soát trong công việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối lượng công việc kế toán: Khối lượng công việc bộ máy kế toán của đơn vị cần đảm nhiệm phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lượng dữ liệu cần nhập liệu, cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và gửi báo cáo kế
toán theo quy định… Căn cứ vào khối lượng công việc và mức độ phức tạp của công việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Cần bao nhiên người? Trình độ, năng lực của mỗi nhân viên được tuyển dụng ra sao?... Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc cho phù hợp.
- Một lưu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT đó là đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị: Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: giảm khối lượng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lượng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian,…Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.
Hiện tại, đơn vị đang ứng dụng PMKT và tương lai có định ứng dụng ERP thì tổ chức bộ máy kế toán nên giảm số lượng nhân viên kế toán, một
nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng nhưng phải đảm bảo việc thực hiện đúng và đầy đủ các chức năng trên một PMKT là: khai báo, nhập liệu, và cập nhật kết xuất báo cáo. Các chức năng đơn vị phải lưu ý tách biệt và kiểm soát các đối tượng thực hiện thông qua sự hổ trợ về kiểm soát của các PMKT hiện nay. Qua đó thực hiện tốt các quy trình kế toán đã thiết lập tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và ứng dụng ERP trong tương lai. Do đó tổ chức nhân sự trong điều kiện hiện nay, đơn vị phải quan tâm
đến yêu cầu, định hướng CNTT của mình để có thể tuyển dụng, chọn lựa và
đào tạo được các nhân viên có đủ năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp với cơ cấu bộ máy kế toán phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa.