Qua quá trình tìm hiểu ở trên có thể thấy rằng khách sạn Hồng Ngọc đang áp dụng một cơ cấu tổ chức hỗn hợp. Cơ cấu tổ chức này có sự kết hợp của cả 3 mô hình tổ chức đã trình bày ở trên. Đó là : Mô hình cơ cấu trực tuyến, mô hình cơ cấu chức năng và mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Mô hình cơ cấu này có những điểm chung của cơ cấu trực tuyến chức năng thông thường và cũng có những điểm riêng phù hợp với đặc điểm của khách sạn Hồng Ngọc. Như ở trên cũng đã phân tích về tính bất ổn định của nguồn lao động tại khách sạn Hồng Ngọc. Chính sự bất ổn định trong cơ cấu lao động của khách sạn Hồng Ngọc đã làm ảnh hưởng rất lớn đến mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn. Nhận biết được những ảnh hưởng to lớn đó, khách sạn Hồng Ngọc đã
đang và sẽ có những chính sách trong hiện tại cũng như trong tương lai không xa nhằm khắc phục những tác động tiêu cực mà sự biến động về nhân sự mang lại. Ngoài những chính sách trực tiếp về giám sát và liên kết kể trên, những chính sách của khách sạn Hồng Ngọc sẽđược phân tích kĩ hơn dưới đây :
- Chính sách về đào tạo : Khách sạn Hồng Ngọc rất chú trọng vào quy trình và các chính sách đào tạo cho nhân viên. Hàng năm, số lượng nhân viên được đào tạo tại các bộ phận tương đối lớn. Chính sách tiêu biểu nhất của Hồng Ngọc là tạo mọi điều kiện cho nhân viên tự đào tạo, bộ phận nhân sự có trách nhiệm sắp xếp các nhân viên mới vào làm việc cùng nhân viên cũ. Trong quá trình cùng làm việc và hỗ trợ lẫn nhau nhân viên cũ có nhiệm vụ kèm cặp và chỉ bảo cho nhân viên mới làm quen với các kỹ năng nghề, nâng cao nghiệp vụ
cho nhân viên mới. Trong thời gian từ một đến hai tháng, khi nhân viên mới đã làm tốt nghiệp vụ của mình thì nhân viên đó sẽ được nhận vào làm việc chính
thức, đảm nhiệm công việc một cách độc lập. Mỗi năm, khách sạn Hồng Ngọc nhận khá nhiều nhân viên thực tập cho các bộ phận như : lễ tân, sale, bàn, bar. Tại bộ phận buồng phòng nhân viên mới được nhận vào làm ngay nhưng với mức lương khởi điểm không cao. Mức lương sẽ tăng dần theo thời gian và khả
năng làm tốt công việc của nhân viên mới. Tại bộ phận lễ tân và các bộ phận khác, khi khách sạn nhận thấy rõ nguy cơ thiếu nhân sự, khách sạn đưa ra chính sách thu hút nhân lực mới, thu hút nhân viên thực tập nhằm hỗ trợ cho bộ phận lễ tân cơđộng.
Ưu điểm : Chính sách đào tạo này có ưu điểm rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí đào tạo. Một mặt, khách sạn không mất chi phí cho việc đào tạo nhân viên mới vì đã có bộ phận nhân viên cũ đảm nhiệm vai trò đào tạo. Mặt khác, nhân viên mới có khả năng thích ứng công việc nhanh hơn, học việc nhanh hơn do
được tiếp xúc trực tiếp với công việc, được sự chỉ bảo tận tình của nhân viên cũ. Hơn nữa, nhân viên thực tập trong quá trình thực tập cũng có thể hỗ trợ cho nhân viên chính rất nhiều, góp phần làm giảm gánh nặng công việc cho nhân viên chính. Nhưng ưu điểm đặc biệt nhất của chính sách này là hạn chếđược sự
bất ổn định về nguồn nhân lực.
Bộ phận nhân viên mới được đào tạo sẽ là những nhân tố cứu nguy cho khách sạn trong trường hợp khách sạn gặp khó khăn về lao động. Trong thực tế đã chứng minh rất rõ thực trạng này, chỉ trong năm 2009 này khách sạn đã có 3 lễ tân nghỉ việc, để củng cố cho nguồn nhân lực đang thiếu khách sạn Hồng Ngọc đã nhận các lễ tân thực tập vào làm việc chính thức và đạt được hiệu quả
làm việc cũng tương đối cao. Như vậy chính sách này đã có vai trò rất lớn trong việc hạn chế sự bất ổn định của nguồn nhân lực tại Hồng Ngọc.
Nhược điểm : Khi áp lực công việc lớn, nhân viên chính phải lo nhiều việc thì sự có mặt của nhân viên thực tập lại là trở ngại cho nhân viên chính. Do phải giúp đỡ nhân viên thực tập đôi khi sẽ làm cho nhân viên chính phân tâm trong công việc, mức độ tập trung không cao sẽ làm giảm hiệu quả công việc. Ngoài
mới vì thế sẽđem lại hiệu quả đào tạo không cao. Đặc biệt, điểm yếu của chính sách này là chỉ khắc phục được sự bất ổn định về lao động trong tạm thời chứ không có tác dụng lâu dài. Và không phải nhân viên thực tập nào cũng làm tốt công việc cho nên có nhân viên sẽ làm được lâu dài và có những nhân viên chỉ
làm được trong ngắn hạn. Chính vì thế nếu chỉ áp dụng chính sách này mà không có các chính sách khác tốt hơn kết hợp thì sẽ không thểđạt được hiệu quả
cao trong việc khắc phục nguồn lao động không ổn định.
Bên cạnh chính sách đào tạo cho nhân viên mới và nhân viên thực tập thì khách sạn Hồng Ngọc còn có chính sách đào tạo cho nhân viên cũ nhằm nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho hệ thống nhân viên tại khách sạn. Hàng năm Hồng Ngọc đầu tư một khoản kinh phí nhất định nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên khách sạn, qua đó góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ. Bằng cách cho nhân viên đi học tại các lớp đào tạo nghiệp vụ khách sạn theo tiêu chuẩn châu âu ( EU ), khách sạn Hồng Ngọc đã nâng cao khả năng làm việc cho nhân viên tại các bộ phận như bàn, bar, bếp cũng như khả năng lãnh đạo cho một số quản lý khách sạn.
Mỗi năm, khách sạn Hồng Ngọc lựa chọn từ các bộ phận của mỗi khách sạn thành phần ra một số nhân viên tiêu biểu, đóng vai trò quan trọng trong bộ
phận và có khả năng học hỏi để cho đi học các khoá đào tạo. Sau khi kết thúc khoá học, các nhân viên này lại quay về chỉ bảo cho nhân viên cũ những gì mình
đã học được nhằm không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ của khách sạn. Trong tương lai không xa, chính sách đào tạo này cũng sẽđược áp dụng cho bộ
phận lễ tân khách sạn.
Ưu điểm của chính sách này là : Chính sách này khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên vì nó tạo điều kiện cho họ có kĩ năng làm việc cũng như
nghiệp vụ chuyên môn tốt hơn, từđó có khả năng thăng tiến trong công việc. Áp dụng chính sách đào tạo này thì chất lượng dịch vụ của khách sạn sẽ không ngừng được nâng cao, hơn nữa nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm cao hơn trong công việc vì họ biết rằng khách sạn đã quan tâm và đầu tư cho mình rất
nhiều. Chính vì thế, chính sách này có khả năng sẽ tạo ra những nhân viên rất trung thành của khách sạn, không bao giờ bỏ khách sạn trong những hoàn cảnh khốn khó, qua đó làm hạn chế được phần nào về tính không ổn định của nguồn nhân lực.
Nhược điểm : Đôi khi chính sách này lại có tác dụng ngược với một số nhân viên của khách sạn. Nhiều người do không có tinh thần học hỏi sẽ cho rằng việc cho đi đào tạo lại là một gánh nặng. Những người này sẽ cảm thấy có áp lực rất lớn khi mình được chọn, họ luôn nghĩ phải làm thế nào để kết thúc khoá học tốt
đẹp mà không gây tiếng xấu cho mình, không ảnh hưởng đến khách sạn, do đó hiệu quả làm việc sẽ bịảnh hưởng.
Mặt khác, nếu nhân viên được chọn đi đào tạo, sau khi đã có kĩ năng nghề
tốt, nghiệp vụ chuyên môn cao mà khách sạn lại không tạo cho họ điều kiện thăng tiến hay không có những động lực về lương, thưởng thì những nhân viên này sẽ có khả năng ra đi rất cao. Như vậy nguồn nhân lực lại bị ảnh hưởng không tốt, chính vì thế các chính sách hỗ trợ luôn phải đi liền nhau, kết hợp với nhau và điều này vẫn chưa làm được ở khách sạn Hồng Ngọc.
- Chính sách về luân chuyển nhân viên : Đây là một trong những chính sách được Hồng Ngọc áp dụng rất tốt. Luân chuyển nhân viên của khách sạn Hồng Ngọc không phải là luân chuyển giữa các bộ phận trong một khách sạn mà là luân chuyển nhân viên giữa các khách sạn thành phần trong chuỗi khách sạn Hồng Ngọc. Như chúng ta đã biết, chuỗi khách sạn Hồng Ngọc có tất cả 5 khách sạn thành phần, mỗi khách sạn thành phần lại có một hệ thống nhân viên khá
độc lập, riêng rẽ.
Chính sách mà Hồng Ngọc thường xuyên áp dụng để đối ứng với nguồn nhân lực bất ổn định ở đây là luân chuyển nhân viên giữa các khách sạn thành phần khi gặp khó khăn về nhân lực. Đối với các bộ phận nói chung trong khách sạn, khi nguồn nhân lực của khách sạn thành phần nào bị thay đổi đột ngột thì phòng nhân sự sẽ thuyên chuyển lao động từ khách sạn khác sang để bổ sung
cho lao động đang bị thiếu nhằm tránh được tình trạng mất ổn định, cũng như sự
gián đoạn trong công việc của hệ thống nhân viên.
Ưu điểm : Chính sách này là một lợi thế và cũng là một đặc điểm khác biệt của Hồng Ngọc so với các khách sạn khác. Lợi thếđược thể hiện ở chỗ, khi một khách sạn thành phần của Hồng Ngọc đột nhiên bị biến động về nhân lực thì sự
biến động đó được kiềm chế ngay tức thì bằng cách thuyên chuyển nhân viên từ
các khách sạn khác. Như vậy chính sách này đã khắc phục được sự biến động về
nhân lực trong giai đoạn ngắn hạn, góp phần làm cho công việc không bị gián
đoạn, hoạt động của khách sạn không bị sáo trộn.
Tại mỗi bộ phận trong hệ thống 5 khách sạn, Hồng Ngọc luôn có một vài nhân viên dự bị cho nguồn nhân lực, để khách sạn có thể sẵn sàng trong tình trạng
đối đầu với sự thay đổi về lao động, nhằm giữ thế chủđộng trong mọi tình huống. Riêng đối với bộ phận lễ tân, khách sạn Hồng Ngọc có từ 3 đến 4 lễ tân cơ động cho cả 5 khách sạn. Bộ phận lễ tân cơđộng này có nhiệm vụ thay thế cho nhân viên lễ tân thường vào những ngày nghỉ, đồng thời bổ sung vào nguồn nhân lực khi có sự thay đổi đột ngột về lao động tại bộ phận lễ tân. Như vậy chính sách này có ảnh hưởng rất lớn trong việc duy trì hoạt động của khách sạn một cách bình thường, không chịu ảnh hưởng tiêu cực từ sự biến động về nhân lực.
Nhược điểm : Sự luân chuyển nhân viên giữa các khách sạn thành phần hết sức phức tạp, đôi khi dễ xảy ra sự sáo trộn nhân viên tại các bộ phận. Nhân viên của khách sạn Hồng Ngọc phải làm quen với sự thay đổi môi trường làm việc một cách đột ngột. Trong nhiều trường hợp nhân viên không thích sự thuyên chuyển của cấp trên thì sẽ không nhiệt tình với công việc và không làm việc lâu dài. Hơn nữa, để có được bộ phận nhân viên dự bị cũng như nhân viên cơ động thì khách sạn Hồng Ngọc luôn phải chấp nhận mất thêm chi phí cho bộ phận nhân viên này.
Ngoài ra, khách sạn rất khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên cơđộng, vì không ai thích làm việc không cố định cũng như sự thay đổi vị trí, môi trường làm việc liên tục. Chính vì thế, đây chính là một khó khăn lớn cho khách sạn
Hồng Ngọc, và nó cũng một phần nào tác động không tốt đến sự ổn định của nguồn lao động.
- Chính sách nghỉ việc cho nhân viên : Ngay từ khi bắt đầu xây dựng, khách sạn Hồng Ngọc đã định hình được sự khác biệt về lao động trong kinh doanh khách sạn so với các ngành kinh doanh khác. Và để khắc phục được sự
biến động về nhân lực thì ngay từ đầu khách sạn Hồng Ngọc đã có chính sách rất rõ ràng cho những nhân viên muốn nghỉ việc. Khi được nhận vào làm việc tại Hồng Ngọc, mỗi nhân viên đều phải chấp hành những nội quy mà khách sạn đã
đặt ra, trong đó có điều khoản về nghỉ việc. Nếu nhân viên nào đang trong quá trình công tác mà muốn xin nghỉ việc thì phải thông báo cho phòng nhân sự
trước một tháng để phòng nhân sự có thời gian sắp xếp và tìm người thay thế. Nhân viên Hồng Ngọc không được phép tự ý nghỉ việc đột xuất, nếu vi phạm
điều khoản này thì nhân viên đó sẽ phải chịu những hình phạt về hành chính thích đáng. Chính sách này rất phổ biến tại các khách sạn nói chung và nó có ưu
điểm là hạn chếđược sự biến động về nhân lực trong thời điểm hiện tại.
- Chính sách giám sát và quản lý chặt chẽ : Hồng Ngọc có chính sách quản lý nhân viên hết chức chặt chẽ. Nhân viên của Hồng Ngọc bị quản lý bởi nhiều cấp từ cấp quản lý của khách sạn cơ sở đến cấp cao nhất của khách sạn là ban giám đốc. Tuy cơ cấu tổ chức của khách sạn áp dụng theo mô hình trực tuyến chức năng nhưng đôi lúc nhà đầu tư trực tiếp giám sát và quản lý các nhân viên cấp thấp. Cho nên mọi hoạt động và sai phạm của nhân viên đều được chủ tịch hội đồng quản trị nắm rõ và đưa ra những thưởng phạt hợp lý.
Ưu điểm : Chính sách thắt chặt quản lý này có ưu điểm sau : Thứ nhất, hạn chế được sai sót của nhân viên nhằm đem lại chất lượng dịch vụ tốt cho khách sạn, tiết kiệm được các chi phí phát sinh do sai phạm của nhân viên. Thứ hai, rèn luyện cho nhân viên khách sạn cách làm việc cẩn thận, trung thực, tận tuỵ và có trách nhiệm.
Nhược điểm : Chính sách này được áp dụng cứng nhắc sẽđem lại áp lực rất lớn cho nhân viên, tạo cho nhân viên cách làm việc chống đối, chỉ cố gắng làm tốt khi có sự giám sát còn không tốt khi sự quản lý bị thả lỏng.
Chính sách tạo động lực cho nhân viên : Như chúng ta đã biết, lao động là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh khách sạn. Để có thể
tạo ra được một hệ thống nhân viên tốt và có chất lượng đòi hỏi các khách sạn không chỉđề ra được những chính sách quản lý tốt mà còn phải gắn liền với việc tạo ra được động lực làm việc cho nhân viên. Tạo động lực cho nhân viên không chỉ góp phần khuyến khích nhân viên làm việc nhằm nâng cao hiệu quả lao động mà còn hạn chếđược sự biến đổi trong nguồn lao động vì không người lao động nào muốn từ bỏ một môi trường làm việc tốt, đem lại nhiều lợi ích cho mình.
Đối với các chính sách về tạo động lực cho nhân viên thì Hồng Ngọc có những cái đã làm được và có những cái vẫn còn hạn chế như sau :
+ Làm được :
Nhân viên của Hồng Ngọc mỗi tháng chỉ có 3 ngày nghỉ, trên thực tế số
ngày nghỉ của khách sạn Hồng Ngọc ít hơn các khách sạn khác. Nhận biết được tình hình này, trong gian đoạn sắp tới ban giám đốc đã đưa ra quyết định cho nhân viên nghỉ thêm một ngày nữa là 4 ngày nghỉ trong một tháng nhằm khuyến khích, động viên nhân viên. Ngày nghỉ dài hơn sẽ tạo tinh thần làm việc tốt hơn, nhân viên đỡ căng thẳng trong quá trình làm việc.
Chính sách về lương thưởng : Khách sạn Hồng Ngọc mới có thêm chính sách khuyến khích nhân viên lễ tân bán tour bằng cách chia phần trăm mức lợi nhuận thu được cho bộ phận lễ tân, mức phần trăm càng lớn khi mức lợi nhuận thu được càng cao. Ngoài ra khách sạn cũng có chính sách tăng lương cho nhân viên theo thời gian làm việc. Nhân viên càng làm việc lâu năm thì mức lương sẽ