II. Phải thu ngắn
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Xuất nhập khẩu TTTK
hạn Thƣơng mại Xuất nhập khẩu TTTK
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản chung tại Công ty Trách 3.2.1.
nhiệm hữu hạn Thương mại Xuất nhập khẩu TTTK
Nâng cao hiệu quả sử dụng tổng tài sản
Trong 3 năm liên tiếp hiệu suất sử dụng tài sản của Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu TTTK đang có xu hướng tăng dần lên từ 3,544 lên thành 4,384 lần. Tuy nhiên, để đạt được hiệu suất sử dụng cao hơn nữa, Công ty cần xem xét một số giải pháp sau:
Công ty cần ban hành những quy định, quy chế cụ thể về tài chính dựa trên các quy định của pháp luật Nhà nước. Đồng thời cần rõ quyền, trách nhiệm rõ ràng trong việc sử dụng tài sản. Việc phân quyền quyết định sử dụng tài sản sẽ tạo điều kiện cho mỗi bộ phận hoạt động linh hoạt hơn từ đó nâng cao trách nhiệm trong việc bảo vệ tài
sản. Thường xuyên quan sát và kiểm tra đột xuất tài sản nhằm tìm ra những sai phạm để có các quyết định xử lý kịp thời.
Dựa trên các chỉ tiêu về sử dụng hiệu quả tổng tài sản như: tỷ suất sinh lời, hiệu suất sử dụng tổng tài sản…có thể thấy Công ty đang có những bước đi khá tốt. Tuy nhiên, Công ty cần nâng cao hơn nữa giá trị hiệu quả sử dụng của công suất tài sản sao cho mức tăng doanh thu, lợi nhuận của Công ty phải nhanh hơn tốc độ tăng tài sản từ đó nâng cao giá trị của các chỉ số.
Đẩy nhanh tiến độ xử lý các tài sản, vật tƣ không cần dùng
Để nâng cao hiệu sử dụng tài sản bên cạnh việc đưa máy móc thiết bị mới vào sử dụng cần phải nhanh chóng xử lý các tài sản, vật tư đã khấu hao hết, không có giá trị hay không có nhu cầu sản xuất với các tài sản đó. Đối với đặc thù là Công ty Xuất nhập khẩu, lượng máy móc TSCĐ không lớn, tuy nhiên Công ty cũng không được lơ là trong công tác quản lý. Đối với các thiết bị đã được khấu hao hết mà chưa thanh lý được đã làm cho Công ty mất một khoản chi phí để bảo quản. Làm cho việc hạch toán phát sinh thêm nhiều chi phí không có ích. Do vậy, Công ty cần tổ chức nhanh chóng việc thanh lý, nhượng bán các tài sản này một các dứt điểm những. Để phục hồi nhanh lượng vốn để tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại Công ty 3.2.2.
Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Xuất nhập khẩu TTTK
Trong cơ cấu tài sản của Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu TTTK, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng rất lớn. Vì vậy việc sử dụng và quản lý tài sản cần phải được giám sát chặt chẽ do tài sản ngắn hạn lớn dễ gây tình trạng dồn đọng vốn trong Công ty. Xác định cơ cấu cơ cấu TSNH hợp lý, xây dựng và lựa chọn các phương án, chiến lược kinh doanh tối ưu sẽ giúp Công ty hạn chế hàng tồn kho, tăng vòng quay dự trữ. Lượng tiền mặt được luân chuyển tốt. Hạn chế được các khoản phải thu làm cho kỳ thu tiền bình quân giảm xuống. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản nói chung của Công ty. Vì vậy, một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng được đưa ra như sau:
Quản lý chặt chẽ tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền:
Tích trữ tiền là hoạt động không thể thiếu đối với từng Công ty, việc tích trữ quá nhiều hay quá ít đều ảnh hưởng không tốt tới khả năng thanh toán cũng như tình hình kinh doanh của Công ty.
Tiền và tương đương tiền chiếm tỉ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạng giai đoạn gần đây. Tỷ trọng tiền và các khoản tương đương tiền tăng từ 3,74% ở năm 2011 thành 26,38% ở năm 2013. Việc tăng lượng dự trữ tiền khiến khả năng thanh toán ổn định nhưng lại làm mất đi cơ hội đầu tư, cho vay của Công ty. Mặc dù lượng
dự trữ tiền mặt và các khoản tương đương tiền có mức tăng đáng kể nhưng chỉ tiêu thanh toán tức thời vẫn đang ở mức khá thấp, chỉ 0,06 lần ở năm 2011 và tăng lên thành 0,35 lần ở năm 2013. Điều này cho thấy Công ty dễ mất khả năng thanh toán ngay lập tức cho các khoản nợ đến hạn khiến cho uy tín của Công ty có thể bị suy giảm. Tuy nhiên thời gian thu tiền khá ngắn giúp Công ty vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh mà không cần dự trữ một khoản tiền quá lớn. Mặc dù vậy, Công ty vẫn cần phải tính toán khối lượng tiền mặt dự trữ và các khoản tương đương tiền sao cho đáp ứng đủ nhu cầu của Công ty để không gây lãng phí cũng như mất cân bằng và các cơ hội đầu tư khác đồng thời giảm bớt được các gánh nặng khi xoay vòng vốn.
Công ty nên có biện pháp để rút ngắn chu kỳ vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt bằng cách giảm thời gian thu hồi các khoản nợ khách hàng và kéo dài thời gian thanh toán các khoản phải trả người bán. Như vậy thì Công ty sẽ có khoảng thời gian trì hoãn và linh động hơn trong việc trả công nợ đến hạn nhằm mục đích tăng lợi nhuận và sử dụng khoản tiền nhàn rỗi đầu tư vào các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn.
Thêm vào đó, việc quản lý chặt chẽ từng khâu trong quá trình thu, chi tiền mặt sẽ giúp cho Công ty có thể nắm bắt kịp thời số lượng vốn bằng tiền hiện có để kịp thời có những chính sách, biện pháp điều chỉnh phù hợp. Ngoài ra, Công ty có thể chủ động chuyển đổi các khoản thu bằng tiền mặt từ phía khách hàng sang hệ thống thanh toán qua ngân hàng nhằm tiết kiệm thời gian, minh bạch, giảm thiểu gian lận và đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan trong mỗi hoạt động thu nợ. Đồng thời, để duy trì một lượng vốn bằng tiền phù hợp, Công ty cần phải lập kế hoạch vốn bằng tiền, thông qua đó có thể phân tích được dòng tiền thu, dòng tiền chi và nợ tới hạn của Công ty. Từ đó Công ty có thể dự toán được nguồn thu, chi trong tháng để có kế hoạch huy động vốn phù hợp.
Khi lập dự toán vốn bằng tiền hợp lý tức là Công ty đã giải quyết được vấn đề lượng tiền dự trữ như thế nào là phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Trên cơ sở cân đối tiền thu – chi cho từng hoạt động, đảm bảo mức tiền tồn quỹ cần thiết, Công ty còn có thể xác định được kế hoạch vay ngắn hạn kịp thời khi lượng tiền mặt thiếu hoặc đầu tư sinh lời khi lượng tiền mặt thừa. Như vậy nếu Công ty bội chi thì Công ty sẽ xác định đươc ngay kế hoạch vay tiền mặt ở ngân hàng. Nếu Công ty bội thu thì Công ty có thể trả bớt các khoản nợ vay hoặc đem đầu tư tài chính ngắn hạn.
Đối với vấn đề nhân sự, kế toán và thủ quỹ cần nghiêm túc tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm và tách bạch vai trò của nhau. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc cần có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, bộ phận quản lý nên định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của Công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
Tăng cƣờng công tác thu hồi công nợ
Qua phân tích tại chương 2, có thể thấy rằng tỷ trọng khoản phải thu ngắn hạn đang có xu hướng giảm mạnh, từ 70,84 ở năm 2011 xuống còn 58,62 trong cơ cấu tài sản ngắn hạn ở năm 2013. Khoản phải thu ngắn hạn luôn luôn là khoản tài sản chiếm tỷ trọng lớn nhất trên bảng cân đối kế toán. Khoản phải thu lớn sẽ làm tăng rủi ro đến Công ty, dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc đối tác vỡ nợ khiến khoản nợ không thể thu hồi được. Mục tiêu đặt ra là Công ty phải thu hồi nợ của các khoản phải thu khách hàng, nợ quá hạn, nợ xấu, giảm các khoản phải thu quá hạn, nợ khó đòi, tránh tình trạng vốn của Công ty bị chiếm dụng gây lãng phí trong sử dụng vốn của Công ty.
Qua đó, có thể thấy rằng quản lý khoản phải thu ngắn hạn là yếu tố quan trọng giúp quản lý tài sản ngắn hạn tốt hơn. Cụ thể như sau:
Đối với khoản phải thu khách hàng, Công ty cần xác định rõ ràng đối tượng, mục tiêu hợp tác, bối cảnh thị trường từ đó đưa ra các chính sách tín dụng đúng đắn và phù hợp. Đồng thời, Công ty nên nghiên cứu cụ thể về chính sách bán chịu của các đối thủ cạnh tranh, nêu ra các ưu và nhược điểm từ đó thiết lập chính sách bán chịu cho từng đối tượng mà vẫn mang lại lợi nhuận cho Công ty. Việc phân tích các đối tượng khách hàng giúp Công ty đánh giá được khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là đối với các khách hàng tiềm năng. Đối với khách hàng truyền thống, trước khi ký kết hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ của phòng tài chính kế toán để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu. Yêu cầu khách hàng thanh toán dứt điểm từng giai đoạn để tránh tồn đọng sang giai đoạn sau. Đối với hợp đồng giá trị lớn yêu cầu khách hàng phải đặt cọc 70 – 80% giá trị hợp đồng. Đối với khách hàng mới, trước khi ký hợp đồng cần tìm hiểu thông tin về khách hàng.
Công ty nên lập ra bảng theo dõi tình hình công nợ chi tiết. Thông qua báo cáo này, ta có thể dễ dàng quan sát được khoản nợ nào đã trả, khoản nợ nào chưa trả, khoản nợ nào quá hạn và quá hạn bao nhiêu ngày. Từ đó Công ty có thể căn cứ để lập kế hoạch xử lý đối với các khoản nợ quá hạn như: gửi thông báo đến khách hàng, nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ bằng các phương tiện thông tin, nếu các khoản nợ đó quá lớn thì có thể nhờ sự can thiệp của pháp luật. Bên cạnh đó, khi ký kết hợp đồng giữa 2 bên cần phải quy định thời gian trả nợ, nếu sau thời gian quy định mà bên A chưa trả hết nợ thì Công ty sẽ tính mức lãi suất hay còn gọi là tiền phạt do làm sai hợp đồng. Còn nếu bên A trả tiền trước hạn thì Công ty sẽ trích một khoản để thưởng hoặc chiết khấu.
Tiếp theo, Công ty cần quyết định thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu thanh toán. Việc tăng chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm các đối tượng khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ. Tuy vậy, việc áp dụng chiết khấu thanh toán sẽ làm giảm thực thu của Công ty. Công ty nên cân nhắc kĩ tỷ lệ chiết khấu sao cho phù hợp.
Khoản trả trước cho người bán của TTTK không có biến động quá lớn trong 3 năm liên tiếp, từ 0,8% ở năm 2011 xuống còn 0,75% ở năm 2013. Số liệu trên cho thấy Công ty hiện nay vẫn duy trì tốt chính sách trả nước cho người bán, tuy nhiên thời gian chiếm dụng vốn đối với bên bán không cao. Công ty cần quan tâm và tìm hiểu ra các biện pháp để nâng cao uy tín trước các nhà cung cấp và đối tác để có thể giảm đáng kể lượng tiền trả trước cho người bán, nhất là khi mua với khối lượng lớn. Ngoài ra Công ty còn cần thanh toán đúng kỳ hạn cho các nhà cung cấp để tạo niềm tin cho họ và nên ký kết các hợp đồng dài hạn, vừa có thể tiết kiệm được chi phí, vừa ổn định được các yếu tố đầu vào mà không bị ảnh hưởng lớn đến các hoạt động sản xuất trong kỳ.
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Hơn nữa, Công ty nên thiết lập một khoản trích lập dự phòng để sử dụng trong những trường hợp cần thiết.
Nhìn chung, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản nói riêng, Công ty cần quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thường xuyên kiểm tra, đánh giá các khoản phải thu nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.
Tăng cƣờng quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho của TTTK thường chiếm tỷ trọng không lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn, có xu hướng giảm mạnh từ năm 2011 đến năm 2012 với mức giảm 44,88 sau đó tiếp tục tăng ở năm 2013. Hiện tại, Công ty chưa áp dụng mô hình hoặc phương pháp quản lý cụ thể nào đối với hàng tồn kho. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kho bãi của TTTK chủ yếu là các hàng hoá, sản phẩm đã được hoàn thành từ xưởng gỗ sản xuất. Nếu hàng dự trữ quá lâu trong kho sẽ xảy ra tình trạng ẩm mốc, mối mọt, giảm chất lượng, ảnh hưởng không tốt tới khả năng thanh toán ngắn hạn của Công ty, chậm thu hồi vốn. Đồng thời, việc dự trữ hàng quá lâu sẽ tốn chi phí để lưu hàng và các chi phí liên quan khác. Nếu Công ty giảm mức dự trữ hàng tồn kho thì lại khiến Công ty không trở tay kịp nếu nhận được đơn hàng lớn.
Biện pháp đặt ra là Công ty nên cân đối lại khối lượng hàng tồn kho, tính toán lượng hàng tồn kho tối ưu theo mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model. Mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất. Theo mô hình này có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Như vậy, mục tiêu của mô hình là nhằm làm tối thiểu hóa tổng hai loại chi phí trên. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phí lưu kho.
Chi phí lưu kho = (Q/2) * C Tổng chi phí đặt hàng = (S/Q)*O
Tổng chi phí = Chi phí tồn kho hàng + Chi phí đặt hàng = Q*C/ 2 + S*O/ Q Trong đó:
C: Chi phí dự trữ của một đơn vị HTK; O: Chi phí cho một lần đặt hàng; Q: Số lượng của một lần đặt hàng; S: Số lượng bán một thời kỳ (năm).
Lượng đặt hàng tối ưu Q* được xác định theo công thức:
Q* = √2*O*S
C
Giả sử, áp dụng đối với hàng tồn kho của Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu TTTK khi sử dụng mô hình EOQ trong năm như sau:
Bảng 3.1. Bảng bình quân hàng tồn kho của Công ty TNHH Thƣơng mại Xuất nhập khẩu TTTK
Thông tin Nguyên vật liệu
Lượng hàng tồn kho trung bình năm 200.000 mét khối Chi phí đặt hàng/ đơn hàng 20.000.000 đồng
Chi phí lưu kho 1.000.000 đồng
Giá trung bình 1.500.000 đồng/ mét khối
Số ngày chờ hàng về 3 ngày
Lượng đặt hàng tối ưu: Q* =√2 O S C =√2 200.000 20.000.000 1.000.000 =5828 (m3) Tổng chi phí TC= 5828 2 x 1.000.000 + 200.000 5828 x 20.000.000 = 3600,34 (triệu đồng) Q đặt hàng = 3 x 200.000 365 =1643,84(m3) Thời gian dự trữ hàng = 5828 x 200.000