4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.3.4. Giải pháp về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro trong quản trị chi phí
4.3.4.1 Xây dựng quy chế nội bộđể gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản trị chi phí
* Sự cần thiết phải xây dựng quy chế nội bộ
Trong doanh nghiệp để kiểm soát các hoạt động của mình người ta thông qua việc xây dựng hệ thống các quy chế nội bộ, có thể ở cấp độ công ty, cấp độ bộ phận phòng ban và cũng có thể là quy chế cá nhân. Trong một doanh nghiệp hệ thống các quy chế nội bộ bao gồm các phần chính như sau:
- Các quy chế hoạt động chung của doanh nghiệp: Thoả ước lao động tập thể, quy chế dân chủ, quy chế bổ nhiệm cán bộ….
- Quy chế bộ phận, phòng ban: Quy trình giải quyết công việc,….
- Quy chế cá nhân: Quy định quyền hạn và nhiệm vụ của các chức danh cụ thể.
* Thực trạng công tác tổ chức quản lý của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình còn tồn tại một số vấn đề sau:
Nhà đầu tư Chủ đầu tư
Tư vấn giám sát
Kho bạc nhà nước Hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ nghiệm thu thanh toán
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 97 + Công ty đã xây dựng và ban hành được một số các quy chế hoạt động chung của doanh nghiệp nhưng chưa đầy đủ, mới chỉ tập trung vào quản lý chung, quản lý bộ máy tổ chức.
+ Công ty chưa có các quy chế liên quan đến tài sản, vật tư, tiền vốn. + Công ty chưa xây dựng được các quy chế bộ phận, quy chế cá nhân liên quan.
* Nội dung hoàn thiện quy chế nội bộ công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình.
Để hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp cần phải xây dựng bổ sung các quy chế để gắn trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan, do đó cần tập chung xây dựng và hoàn thiện các quy chế sau:
- Quy chế sử dụng thiết bị máy móc của công ty.
- Quy chế lao động của các công trường, ban điều hành dự án. - Quy chế quản lý vật tư, tiền vốn của công ty.
- Quy chế khen thưởng cho tập thể và các cá nhân gắn liền với công việc được giao.
- Quy chế cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của chỉ huy trưởng công trường, giám đốc điều hành dự án.
Đối với quy chế bộ phận, phòng ban nghiệp vụ liên quan đến quy trình nghiệp vụ sẽ được giải quyết trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Trình tự xây dựng quy chế được thực thiện như sau:
- Dự thảo nội dung quy chế: Căn cứ nội dung các văn bản pháp luật liên quan để xây dựng khung pháp lý cho quy chế.
- Lấy ý kiến của các phòng ban chức năng.
- Tổng hợp kết quả và tiến hành sửa đổi bổ sung và hoàn thành dự thảo trình cho lãnh đạo xem xét cho ý kiến.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 98 - Tổ chức họp toàn bộ công ty để xem xét và thông qua quy chế. Sau đó lãnh đạo công ty ký ban hành.
* Bộ phận xây dựng quy chế nội bộ
- Phòng tổ chức chủ trì dự thảo quy chế, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh. - Các phòng chức năng góp ý bằng văn bản nội dung dự thảo quy chế theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
- Đại hội công nhân viên chức công ty thảo luận và thông qua quy chế.
4.3.4.2. Quản lý chất lượng trong quá trình thi công.
* Sự cần thiết của việc quản lý chất lượng trong quá trình thi công:
Do đặc thù của ngành và sản phẩm bên chất lượng của sản phẩm và quy trình sản xuất gắn liền với công tác thì nghiệm, hầu hết các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng cơ bản đều thực hiện tại hiện trường (đo kích thước hình học, độ ẩm, độ chặt, ép mẫu…), một số chỉ tiêu chất lượng như (xác định tỉ lệ thành phần, thí nghiệm kéo nén để xác định cường độ thép, cường độ bê tông, chỉ số kết quả siêu âm mối hàn và ống,…) không thể thí nghiệm tại phòng thí nghiệm hiện trường mà phải đưa đến các phòng thí nghiệm chuyên ngành cấp cao hơn thực hiện. Theo quy đinh của nhà nước công tác thí nghiệm do nhà thầu chịu trách nhiệm, do đó nhà thầu phải cung cấp cho chủ đầu tư, tư vấn giám sát phòng thí nghiệm hiện trường và chi phí để duy trì hoạt động của nó. Chi phí thí nghiệm của dự án thông thường chiếm khoảng 1% giá trị công trình.
Trong xây dựng từng công tác đều được kiểm tra chất lượng thông qua các thí nghiệm, chỉ khi đạt yêu cầu mới được triển khai tiếp theo, nên công tác thí nghiệm hiện trường gắn liền với tiên độ thi công công trình, thí nghiệm kịp thời, nhanh chóng cho kết quả chính xác sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ, tăng năng suất, hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác thì nghiệm hiện trường còn là công cụ để công ty kiểm soát chất lượng công trình trong suốt quá trình thi công.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 99 Hiện nay công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình chưa có phòng thí nghiệm đủ tiêu chuẩn (được cấp dấu LAD của bộ xây dựng) nên chưa thể lập phòng thí nghiệm hiện trường, do đó để thực hiện công tác thí nghiệm hiện trường công ty phải thuê các đơn vị tư vấn được cấp dấu LAD thực hiện. Trong quá trình thực hiện công tác thí nghiệm đã phát sinh những khó khăn như sau:
+ Công tác thí nghiệm không kịp thời với tiến độ thi công do phụ thuộc vào các bộ phận thực hiện thí nghiệm của công ty tư vấn
+ Tranh chấp giữa các bên về chi phí thí nghiệm, công ty tư vấn hay thay đổi đơn giá thí nghiệm làm chi phí thí nghiệm phát sinh tăng.
* Nội dung hoàn thiện
Công ty đặt mục tiêu xây dựng phòng thí nghiệm LAD thủ tục bao gồm: - Đơn xin cấp phép thành lập phòng thí nghiệm
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty
- Hồ sơ trang thiết bị thí nghiệm của phòng thí nghiệm (số lượng chỉ tiêu thí nghiệm sẽ tương ứng với trang thiết bị thí nghiệm mà công ty có).
- Hồ sơ của người phụ trách phòng thí nghiệm, đòi hỏi phải có bằng cấp chuyên môn trình độ Đại học trở lên, có 5 năm kinh nghiệm.
- Hồ sơ của kỹ thuật viên thí nghiệm có chứng chỉ tương ứng
Sau khi đã được Bộ xây dựng cấp phép thành lập phòng thí nghiệm (dấu LAD) thì tiến hành lập phòng thí nghiệm hiện trường.
- Xây dựng phòng thí nghiệm với đầy đủ trang bị cần thiết
- Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn chuyên trách thực hiện công tác thí nghiệm.
- Ban hành quy chế hoạt động của phòng thí nghiệm, quy chế phải thể hiện rõ nhiệm vụ và quyền hạn của phòng thí nghiệm cũng như trách nhiệm và quyền lợi của từng cá nhân trong phòng thí nghiệm.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 100 - Ban hành quy trình thủ tục thí nghiệm để thống nhất thực hiện, nội dung quy trình đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và bản thân phòng thí nghiệm.
Sơđồ 4.2 : Quy trình thực hiện thí nghiệm
* Bộ phận thực hiện và phối hợp
Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập hồ sơ thủ tục để xin giấy phép thành lập phòng thí nghiệm.
Phòng ký thuật có trách nhiệm tổ chức phòng thí nghiệm hiện trường, theo dõi và quản lý công tác thí nghiệm.
Phòng tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành các quy chế hoạt động của phòng thí nghiệm
4.3.4.3. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2001
để kiểm soát và ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm
Nhà thầu Tư vấn giám sát
Phòng thí nghiệm Yêu cầu lấy mẫu thí nghiệm Lập giấy đề nghị kiểm tra chất lượng Trả kết quả thí nghiệm Trả kết quả thí nghiệm
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 101
a. Sự cần thiết của việc kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro về chất lượng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm gắn liền với chi phí sản phẩm, chất lượng sản phẩm không đảm bảo sẽ không được chấp nhận và phải bỏ đi hoặc phải thêm chi phí để sửa chữa, khắc phục. Trong xây dựng công nghiệp chi phí sửa chữa khắc phục nhiều khi còn lớn hơn cả chi phí xây dựng mới, do đó việc ngăn ngừa các rủi ro về chất lượng sản phẩm là một trong mối quan tâm đặt biệt của các doanh nghiệp xây dựng. Hiện nay theo điều 18 chương V của nghị định 209/2004/NĐ-CP đã quy định nhà thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng đối với một số dự án ODA chủ đầu tư cũng đã yêu cầu nhà thầu tham gia đấu thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình đã có hệ thống quản lý chất lượng, tuy nhiên hệ thống này chưa đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh trên thị trường Công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000
b. Nội dung hoàn thiện
* Xây dựng hệ thống chất lượng
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đòi hỏi phải xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dạng văn bản. Hệ thống văn bản tạo khả năng thông báo các ý định và sự nhất quán các hành động. Việc sử dụng hệ thống văn bản sẽ giúp đỡ công ty:
- Đạt chất lượng sản phẩm và là căn cứ để cải tiến chất lượng và duy trì các cải tiến đã đạt được
- Đào tạo nhân viên
- Lập lại công việc một cách thống nhất và là cơ sở để truy tìm nguồn gốc khi cần thiết.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 102 - Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp tiếp tục của hệ thống quản lý chất lượng.
Tất cả các văn bản đó làm thành hệ thống quản lý cơ bản mà công ty vận hành, phối hợp với nhau, các văn bản đó được xem như chương trình chất lượng.
c. Kế hoạch xây dựng và áp dụng ISO 9001:2000 cho công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình.
Để xây dựng và áp dụng ISO 9001:2000 cho hệ thống quản lý cơ bản mà công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình cần thực hiện các bước sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị: Lập ban chỉ đạo, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo, đào tạo ISO 9001:2000. Lập kế hoạch xây dựng văn bản.
2. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng
3. Triển khai áp dụng: Đào tạo kiến thức ISO cho toàn thể cán bộ công nhân viên, phổ biến các văn bản. Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng.
4. Xem xét và đánh giá hệ thống chất lượng, hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng, đánh giá, thực hiện hành động khắc phục, xem xét của lãnh đạo.
5. Giai đoạn chứng nhận
6. Chọn cơ quan chứng nhận, đánh giá trước chứng nhận, chuẩn bị đánh giá chứng nhận, đánh giá chứng nhận.
d. Xây dựng văn bản hệ thống chất lượng
- Sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lượng là văn bản hướng dẫn chính của hệ thống chất lượng, nó mô tả chủ trương chất lượng, các quy trình và cách làm của công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình. Sổ tay chất lượng tối thiểu gồm có:
+ Chi tiết về công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình + Công bố về chủ trương chất lượng do lãnh đạo cao nhất của công ty cam kết.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 103 + Một sự chỉ dẫn rõ ràng về cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm định nghĩa về các nhà chức trách và trách nhiệm, nguồn lực để quản lý, sự thực hiện và sự kiểm tra. Thông tin như vậy được trình bày rõ ràng bằng các mô tả công việc và sơ đồ tổ chức.
+ Phạm vi của các hoạt động và địa chỉ áp dụng của hệ thống. + Tiêu chuẩn sử dụng (ISO 9001:2000).
+ Nét chung về hệ thống quản lý chất lượng + Mục lục về các thủ tục chất lượng.
Trong các dự án xây dựng thì người lãnh đạo cao nhất phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng, do đó người lãnh đạo cao nhất phải có một sự cam kết hoàn toàn.
- Các thủ tục chất lượng
Các thủ tục chất lượng là cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng. Một thủ tục là một tài liệu miêu tả hành động riêng của hệ thống trong đó các trách nhiệm và nguồn lực yêu cầu và cách phối hợp với nhau để đạt kết quả mong muốn, tất cả đều được định rõ. Một thủ tục chất lượng tốt cần được viết rõ ràng, mạch lạc các từ ngữ của chi tiết mà nó nói đến, nếu cần sẽ được làm rõ bằng các chỉ dẫn công việc.
Nội dung cơ bản các văn bản thủ tục gồm: - Ai là người thực hiện nhiệm vụ .
- Nhiệm vụ được tiến hành ra sao. - Khi nào nhiệm vụ được tiến hành.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng tối thiểu 6 thủ tục đó là:
- Kiểm soát tài liệu - Kiểm soát hồ sơ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 104 - Đánh giá chất lượng nội bộ
- Hành động khắc phục - Hoạt động phòng ngừa * Chỉ dẫn công việc
Các chỉ dẫn công việc được yêu cầu để kiểm soát công việc của một cá nhân hoặc một số người không hoạt động theo chủ đề của một thủ tục mà có tác động đến chất lượng sản phẩm. Các chỉ dẫn công việc này có thể đưa vào hệ thống quản lý chất lượng.
* Các chỉ dẫn kỹ thuật
Các chỉ dẫn kỹ thuật có thể được dùng để chỉ dẫn các giải pháp riêng cho các quá trình đã được làm thử nghiệm ở các dự án trước hoặc quá trình tương tự.
Trong xây dựng cơ bản thông thường đối với từng dự án đều có các chỉ dẫn kỹ thuật riêng để áp dụng.
e. Các vấn đề cần quan tâm khi xây dựng ISO 9001:2000
- Trước tiên cần có chuyển biến nhận thức
Muốn có chất lượng không phải chỉ tăng cường công tác kiểm tra (tuy rằng rất cần thiết) đối với các sản phẩm, công đoạn đã hoàn thành mà phải đảm bảo chất lượng trong cả quá trình ngay từ đầu. Đó là:
- Phòng ngừa trước hết, luôn cải tiến chất lượng, sớm phát hiện sai sót và nhanh chóng khắc phục.
- Làm tốt ngay từ đầu, ở tất cả các khâu. - Mọi người, mọi bộ phận đều tham gia - Sự quan tâm của thủ trưởng
* Căn cứ vào tiêu chuẩn hướng dẫn của Bộ xây dựng
Dựa trên các văn bản và kinh nghiệm có thể thực hiện ISO 9001:2000 như sau: - Quán triệt tinh thần mới về bảo đảm chất lượng cho toàn thể cán bộ công nhân viên.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 105 - Lãnh đạo các công việc sau:
+ Nêu chủ trương, hướng dẫn phấn đấu của đơn vị để bảo đảm chất lượng, mức độ phạm vị hướng dẫn phấn đấu của đơn vị, mức độ vi phạm căn cứ vào đặc điểm của đơn vị, tính chất các nhiệm vụ được giao, các ưu khuyết điểm về