4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.1. Thực trạng lập kế hoạch chi phí xây lắp tại công ty
4.1.1.1. Lập phương án tiến độ tổ chức thi công
Do đặc thù của ngành xây dựng công trình thường có kỹ thuật và địa hình tương đối phức tạp, khi dự án xây dựng hoàn toàn mới, nhu cầu đòi hỏi khó khăn nên việc khảo sát thiết kế của đơn vị trong việc lập hồ sơ thiết kế trong hồ sơ mời thầu ban đầu của chủ đầu tư có thể sẽ có nhiều khác biệt về địa chất và nhiều hạng mục công trình phát sinh so với ban đầu. Vì vậy, đối với các công trình có tính chất kỹ thuật phức tạp sau khi triển khai thi công nhà thầu phải có trách nhiệm lập bản vẽ thi công và lập lại dự toán của công trình. Dự toán công trình này có thể cao hơn hoặc thấp hơn giá trị gói thầu đã ký hợp đồng phụ thuộc hoàn toàn vào tính chinh xác của khối lượng các hạng mục công trình thực tế mà nhà thầu sẽ thi công. Sau khi có dự toán điều chỉnh và hồ sơ bản vẽ thi công được chủ đầu tư chấp thuận nhà thầu sẽ lập tiến độ chi tiết các hạng mục công việc thực tế thi công trên công trường theo trình tự các điểm dừng kỹ thuật từ khi huy động nhân lực, thiết bị cho đến khi kết thúc công trình nhưng không được vượt thời gian cho phép đã đăng ký trong hồ sơ dự thầu. Nếu khối lượng phát sinh lớn hơn 20% khối lượng mời thầu theo luật XDCB nhà thầu có quyền yêu cầu chủ đầu tư điều chỉnh tiến độ thi công cho phù hợp và thương thảo lại đơn giá dự thầu cũng như điều chỉnh lại hợp đồng đã ký bằng bổ sung phụ lục hợp đồng.
Sau khi nhận mặt bằng, hồ sơ kỹ thuật công trình cần phải kiểm tra tính chính xác của hồ sơ thiết kế đã được chủ đầu tư bàn giao nhà thầu mới tiến hành thi công. Theo nghị định 16/2005/NĐ–CP tuỳ theo quy mô, tính chất của
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 52 công trình xây dựng, việc thiết kế bản vẽ thi công công trình xây dựng có thể được thực hiện theo các loại thiết kế như sau:
- Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công áp dụng với công trình chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
- Thiết kế hai bước bao gồm bước thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công.
- Thiết kế ba bước bao gồm bước thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công.
Trường hợp thực hiện thiết kế hai bước hoặc ba bước thì các bước thiết kế tiếp theo phải phù hợp với bước thiết kế mời thầu đã phê duyệt.
* Nội dung thực hiện thiết kế bản vẽ thi công tại công ty:
- Thiết kế cơ sở: Là thiết kế sơ bộ do chủ đầu tư thuê đơn vị thiết kế độc lập thực hiện.
- Thiết kế kỹ thuật: Là thiết kế chi tiết tại hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư thuê đơn vị thiết kế độc lập thực hiện.
- Thiết kế bản vẽ thi công: Là thiết kế chi tiết do nhà thầu xây lắp thực hiện hoặc do nhà thầu chính thuê nhà thầu phụ là một đơn vị thiết kế.
* Bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ thi công
- Theo quy định XDCB nhà thầu sẽ nhận được bản vẽ thi công khi có năng lực thi công công trình. Tuy công ty có bộ phận thiết kế nhưng thường được thiết kế sẵn và chỉ việc kiểm tra lại để ký kết hợp đồng.
- Sau khi kiểm tra hồ sơ năng lực và kinh nghiệm của một số đơn vị thiết kế, công ty thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng với kinh phí đã được duyệt.
- Tại phân đội thi công, ban điều hành công trường và phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra tính chính xác các số liệu cũng như các phương án do đơn vị thầu phụ lập để quyết định lựa chọn ra một phương án tối ưu đem lại hiệu quả cao và phù hợp với năng lực thi công và hồ sơ đấu thầu yêu cầu. Bản vẽ thi công
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 53 được hoàn thành khi được tư vấn giám sát xem xét kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của hồ sơ và chủ đầu tư có quyết định chấp thuận.
Nghiên cứu cụ thể một hợp đồng thầu thi công một số hạng mục công trình Nhà máy nhiệt điện Thái Bình 2 - xã Mỹ Lộc - huyện Thái Thụy - tỉnh Thái Bình.
* Cách thức thiết kế bản vẽ thi công:
- Tên dự án
- Đối tượng và phạm vi dự án
- Những căn cứ pháp lý để tiến hành kỹ thuật + Đối tượng nghiên cứu thiết kế
+ Phạm vi nghiên cứu
- Các quy trình, phạm vi và tiêu chuẩn áp dụng + Về khảo sát địa hình - địa chất
+ Về thiết kế
+ Về thi công và nghiệm thu
- Khảo sát số liệu thực tế đo đạc tại công trường - Nguồn tài liệu sử dụng để triển khai thiết kế kỹ thuật - Điều kiện khí hậu thuỷ văn
- Điều kiện địa hình - Vật liệu xây dựng
- Đặc điểm phân đoạn thiết kế - Khối lượng các hạng mục chủ yếu - Tổ chức thi công
- Công tác đảm bảo giao thông, an toàn kỹ thuật trong quá trình thi công và một số lưu ý trong quá trình thi công.
- Bản vẽ thi công được lập tối thiểu hai phương án để quyết định lựa chọn phương án tối ưu.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 54
* Mối quan hệ giữa các bộ phận quản trị chi phí trong quá trình thiết kế
bản vẽ thi công
- Mối quan hệ giữa các bộ phận: Chịu trách nhiệm chính soát, xét kiểm tra hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do nhà thầu phụ bên A lập trước khi trình cho tư vấn và chủ đầu tư chấp thuận là phòng kỹ thuật. Đội thi công và ban chỉ huy công trường có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu phụ kiểm tra giám sát về tiến độ thực hiện, cũng như tính chính xác và minh bạch của số liệu công trình trong hợp đồng nhà thầu phụ đã ký với nhà thầu chính.
- Nhằm làm rõ thực trạng công tác hoạch định quản trị chi phí trong bước lập phương án tổ chức thi công tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại dầu khí Thái Bình luận văn nghiên cứu cụ thể phương án lập bản vẽ thi công các hạng mục công trình Nhà máy nhiệt điện Thái Bình 2 - xã Mỹ Lộc - huyện Thái Thụy - tỉnh Thái Bình.
+ Dự án đầu tư xây dựng Nhà máy Nhiệt điện Thái Bình 2 có công suất thiết kế 1.200MW với tổng mức đầu tư hơn 34.295 tỉ (tương đương 1,7 tỉ USD), mỗi năm sản xuất được 6,739 tỉ kWh điện thương phẩm. Tập đoàn Dầu khí Việt Nam làm chủ đầu tư. Vận hành của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và sử dụng nguyên liệu than của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam để sản xuất, gồm 2 tổ máy dự kiến đưa vào hoạt động cuối năm 2015 và 2016.
4.1.1.2. Thực trạng hoạch định kế hoạch, lập dự toán quản trị chi phí xây lắp công trình.
a. Kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu
* Các căn cứ lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chính:
- Các phương án tổ chức thi công do bên A lập bản vẽ thi công đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra tính toán khối lượng thi công xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng vật tư tổng thể cần thiết cho thi công hạng mục công trình.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 55 - Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp vật liệu và dự toán vật liệu hàng tháng hoặc hàng quý phục vụ thi công hạng mục công trình. Kế hoạch cung cấp các vật liệu chính như: Xi măng, sắt, thép, đá, cát,… được lập chi tiết theo tiến độ thi công từng tháng, quý theo từng hạng mục công việc. Và thường xuyên được theo dõi để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư cung ứng vật tư cho đơn vị thi công, dự toán vật liệu là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng kinh tế mua nguyên vật liệu. Khối lượng đá, cát các loại phục vụ thi công phần bê tông và móng chiếm giá trị rất lớn nếu trong quá trình thi công đơn vị thi công tận dụng khai thác tại chỗ sẽ tăng được lớn hơn mức lãi suất đã sự kiến.
Bảng 4.1: Dự toán vật liệu chính cho hạng mục công trình Nhà máy nhiệt
điện Thái Bình 2 tại thời điểm 31/12/2013
STT Vật tư, vật liệu Khối lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (Nghìn đồng) 1 Xi măng PC30 (tấn) 3.400 1.950.000 6.630.000 2 Cát các loại (m3) 45.000 3 75.000 16.875.000 3 Đá các loại (m3) 12.800 240.000 3.072.000 4 Thép các loại (tấn) 2.500 17.000.000 42.500.000 5 Vật liệu khác 2.900.000 Tổng cộng 71.977.000 (Nguồn: Phòng kinh tế - kế hoạch)
* Bộ phận thực hiện công tác mua và dự trữ nguyên vật liệu:
- Công ty, Xí nghiệp trực tiếp thi công công trình chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu cần thiết cho thi công.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 56 - Phòng vật tư của công ty, xí nghiệp thi công là bộ phận chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cũng như lựa chọn nhà cung cấp.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành khảo sát giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá theo giá của lên sở tài chính vật giá tại địa phương để lựa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp được lựa chọn phải đáp ứng các yêu cầu giá cạnh tranh nhất, điều kiện giao hàng tốt nhất và chứng chỉ xác nhận xuất sứ hàng hoá rõ ràng.
- Phòng vật tư phối hợp với phòng kinh tế và phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và ký hợp đồng mua bán vật tư gồm các điều khoản về số lượng, giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng, phạt hợp đồng, tiến độ thanh toán, tạm ứng… Trong quá trình thực hiện nếu có thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi trên hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính kế toán sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính cho công ty theo từng tháng theo tiến độ thi công.
- Vật tư sẽ được nhà cung cấp giao nhập kho công ty sau đó xuất cho công trường theo hình thức nhập trước xuất trước đối với các vật tư biến động giá lớn. Hiện tại công ty sử dụng kho của nhà cung cấp và cấp hàng trực tiếp cho công trường theo tiến độ thi công và nhu cầu thực tế do ban chỉ huy công trường điều phối nên trách được chi phí lưu thông tránh được chi phí lưu kho lưu bãi.
* Căn cứ lập kế hoạch huy động thiết bị máy thi công
- Theo các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng ca máy, loại thiết bị máy móc cần thiết phục vụ thi công công trình.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 57 - Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp thiết bị hàng tháng hàng quý phục vụ thi công công trình. Kế hoạch cung cấp các thiết bị như: Xúc, lu, ủi, xe vận chuyển, máy đào các loại,… được lập chi tiết theo tiến độ thi công từng tháng, quý theo từng hạng mục công việc. Và thường xuyên được theo dõi kiểm tra điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Căn cứ khả năng thiết bị hiện có còn hoạt động tại công ty
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư thiết bị chuẩn bị sửa chữa bảo dưỡng thiết bị hiện có của công ty và cung ứng các thiết bị thuê ngoài cho đơn vị thi công nếu công ty thiếu thiết bị, dự toán thiết bị là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng vật tư mua nhiên liệu hoặc hợp đồng thuê thiết bị.
* Bộ phận thực hiện công tác huy động và thiết bị
Bảng 4.2: Dự toán Máy thi công chính CT Nhà máy nhiệt điện Thái Bình 2 tại thời điểm 31/12/2013
STT Máy thi công Khối lượng (Ca)
Đơn giá (đồng)
Thành tiền (Nghìn đồng)
1 Máy đào các loại 3.500 2.500.000 8.750.000
2 Máy ủi 750 2.100.000 1.575.000 3 Ô tô 900 1.250.000 1.125.000 4 Lu 230 780.000 179.400 5 Máy khác 372.141 6 Tổng cộng 12.001.541 (Nguồn: Phòng kinh tế - kế hoạch)
- Bộ phận chịu trách nhiệm huy động và thuê thiết bị là phòng vật tư thiết bị - Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán thiết bị do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp thiết bị nếu thuê ngoài
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 58 để lưa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp thiết bị được lựa chọn phải đáp ứng các yêu cầu giá cạnh tranh nhất, thiết bị tốt đáp ứng yêu cầu tính năng sử dụng thiết kế yêu cầu.
- Phòng vật tư phối hợp phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và ký hợp đồng mua, thuê thiết bị gồm các điều khoản về ca máy, hoặc theo thang giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng. thanh toán sửa chữa thiết bị hư hỏng, phạt hợp đồng… Trong quá trình thực hiện nếu thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi bằng phụ lục hợp đồng kinh tế
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính và lập nguồn khấu hao tài sản cố định cho thiết bị thi công của công ty
- Thiết bị thi công của công ty và thiết bị thuê ngoài sẽ được nhà cung cấp giao cho đơn vị thi công tại chân công trường
c. Dự toán nhân công trực tiếp
*Các căn cứ lập luận dự toán nhân công trực tiếp
- Theo các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ thiết kế bản vẽ thi công đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng ngày công và bậc thợ tổng thể cần thiết cho thi công công trình, hạng mục công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch xí nghiệp thi công sẽ lập kế hoạch cung cấp nhân công hàng tháng hoặc hàng quý phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình và thường xuyên được theo dõi kiểm tra để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Căn cứ khả năng nhân lực hiện có tại công ty
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng nhân sự chuẩn bị kế hoạch điều động, bố trí, đào tạo nguồn nhân sự hiện có của công ty, tuyển dụng và cho phép đơn vi thi công thuê ngoài nhân công lao động thủ công tại địa phương nếu công ty không đủ đáp ứng, dự toán nhân công là cơ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để trả lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hộ lao động… đúng quy định cho người lao