Đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau thì có yêu cầu về hình thức, mẫu mã sản phẩm khác nhau và sản xuất đến đâu thì tiêu thụ ngay đến đó.
Là loại hình sản xuất in ấn nên nguyên vật liệu chính của công ty phục vụ việc chế tạo sản phẩm là giấy và mực. Đây là 2 loại vật liệu quan trọng hàng đầu của công ty. Hiện nay trên thị trờng 2 loại này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú, việc thu mua lại thuận tiện nên công ty không phải nhập khẩu từ nớc ngoài. Ngoài ra công ty còn tận dụng đợc nguyên vật liệu từ trong sản xuất nh: Giấy tiết kiệm, phế liệu... Tuy nhiên nguồn nhập vẫn khai thác trên thị trờng theo giá thoả thuận, tất cả các nguyên vật liệu đều đợc bảo quản tốt trong kho và có sự quản lý chặt chẽ. Phơng thức mua của công ty theo hình thức cung cấp thờng xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thờng khi mua vật t bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lợng và mẫu mã yêu cầu.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của mỗi loại vật liệu, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, nguyên vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:
• Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp
vào quá trính sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các trang in ấn phẩm. Nguyên vật liệu chính gồm có các loại sau:
+ Các loại giấy: Giấy in là loại vật liệu chính , chiếm tỷ trọng lớn trong tổng
giá trị sản xuất và dễ bị giảm phẩm chất. hiện nay công ty sử dụng trên dới 60 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau: giấy offset, cutxê, đuplech, ... giấy của các công ty Bãi bằng, Hồng Hà,... với các loại có kích cỡ khác nhau. Song công ty chủ yếu sử dụng giấy của công ty Giấy Bãi Bằng.
- Giấy Bãi Bằng 60gm (đơn vị: Kg) có các khổ: 79x109; 43x65; 47x59; 493x605; 60x84; 42x52; 34x64; 45x84; 46x63; 44x59; 49x65; 493x545
- Giấy IS 92 (đơn vị: Kg) có các khổ: 416x592; 632x832; 57x84; 54x78; 42x53.
- Cutxe các loại (đơn vị: Kg): 85gm, 115gm, 150gm, 230gm khổ 79x109; 230gm, 250gm, 150gm, 200gm khổ 65x56; 200gm khổ 79x109; 250 gm khổ 70x100. Cutxe Mas 140gm khổ 79x109, 85gm khổ 43x58. Cutxe 240gm khổ 56x71. Bist 230gm 79x109. Giấy Cacbon.
- Các loại giấy khác (đơn vị: Kg): Poluya TQ 79x109; Đuplex 79x109; Bìa xanh 79x109; bìa Hàn Quốc; Đềcan 26x52; Ktan 140gm 79x109; Ktan 210gm 79x109; Bìa xanh 61x84; Bìa vàng 61x84; Việt Trì 58gm 79x109; 60x84; 615x87; Tân Mai 416x592; 592x832.
+ Mực: Có 24 loại mực in khác nhau bao gồm: Đen TQ; đen Nhật; vàng TQ;
vàng Đức; vàng Nhật; vàng Nam Triều Tiên; xanh TQ; xanh Đức; xanh Nhật; đỏ TQ; đỏ Nhật; trắng đục Nhật; trắng trong Nhật; trắng đục TQ; trắng trong TQ; nhũ bạc Anh; nhũ vàng Anh; mực khô TQ; nhũ trắng TQ; mực phản quang; trắng đục T. Bình; mực vàng TBN; mực đỏ TBN.
+ Các bản in (đơn vị: Tấm): Đợc làm bằng nhôm, có nhiều cỡ, khổ
khác nhau và chủ yếu đợc mua tại thị trờng trong nớc, bao gồm: Bản 16 trang Zai; Bản 8 trang Ko; Bản 8 trang Pol; Bản 4 trang Goto.
• Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể
sản phẩm nhng nguyên vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm rất nhiều loại: Thuốc tut bản(lọ); keo PVA(kg); keo Nhật(kg); keo Sơdừa(kg); axit Phôtphoric(kg); dây thép(kg); mỡ CN(kg); xà phòng(kg); axeton(lít); dầu pha mực(lít); keo dán pisa(lọ); lỡi ca tay(cái); gang tay cao su(đôi); dầu HD40(lít); gôn(kg); kéo(cái); lót dao(cái); xô
• Phụ tùng thay thế: Gồm các chi tiết của máy móc thiết bị nh máy in,
máy dao, máy khâu,...nh: Lỡi dao 1m3, 1m52(con); Bánh tăng máy in(cái); vòng bi các loại(vòng); cao su ốp các máy poll, máy goto, máy zamaland, máy komori, dây curoa Goto, xích MT50, xích Đông Anh, xích MT50, xích 10FT, dây curoa A19 máy gấp, dây băng 35m, dây băng 25m,...
• Vật liệu thu hồi: bao gồm giấy in hỏng, lõi giấy, giấy xớc bên ngoài
không sử dụng đợc, lề giấy, nhôm hỏng đợc thu hồi để bán... 2.2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
• Nhập kho nguyên vật liệu.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế. Công ty thờng mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thờng xuyên và với số lợng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thờng do bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn giá trị gia tăng do ngời bán lập.
• Xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng nguyên vật liệu.
Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Giá thực tế của Giá bình quân Số lợng nguyên vật liệu = của một x vật liệu
xuất kho nguyên vật liệu xuất kho
Giá bình quân của mỗi nguyên vật liệu đợc tính nh sau:
Giá bình quân Tổng giá thực tế nhập trong kỳ + Giá thực tế tồn đầu kỳ của một = --- nguyên vật liệu Tổng số lợng nhập trong kỳ + Số lợng tồn đầu kỳ
Ví dụ: Đối với nguyên liệu Bìa xanh 79x109: + Giá thực tế tồn đầu kỳ : 138,3094
+ Số lợng tồn đầu kỳ : 12.000 + Số lợng nhập trong kỳ : 5.000 Ta có: Giá bình quân 140,0362x5.000+138,3094x12.000 của = --- Bìa xanh 79x109 5.000+12.000 = 138,8173
2.2.2. Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại công ty.
• Thủ tục nhập kho:
Cán bộ thu mua vật t có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành các giao dịch và ký hợp đồng mua hàng. Khi các thoả thuận mua bán giữa công ty và nhà cung cấp hoàn tất , đến thời điểm ghi trong hợp đồng, bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đã thoả thuận đến cho công ty kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng.
Ví dụ1: Ngày 06 tháng 01 năm 2009, bộ phận thu mua nguyên vật liệu của
công ty cổ phần tập đoang Thái Hà. Công ty nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau:
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày..06..tháng ..01..năm..2009... Đơn vị bán : Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hà Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Hữu Phong
Đơn vị : Công ty phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Hình thức thanh toán : Trả sau
STT Tên vật t Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
(Đồng)
1 Giấy BB 60g 493x603 Kg 17.000 800 13.600.000 2 Cầu dao ba pha Cái 2 267.985 535.970 3 Bản in 8 trang Ko Tấm 800 20.500 16.400.000
Cộng tiền hàng 30.535.970
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.053.597 Tổng cộng tiền thanh toán 33.589.567
Số tiền (bằng chữ): Ba mơi ba triệu năm trăm tán mơi chín nghìn năm trăm sáu u mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị.
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá của số nguyên vật liệu trên đã bao gồm cả chi phí mua mà công ty cổ phần tập đoàn Thái Hà đã chi trả, nên giá trị của số nguyên vật liệu trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.
Ví dụ 2: Ngày 11 tháng 01 năm 2009, bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty nhựa Việt Nam. Công ty nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau:
Biểu 2.3: Trích hoá đơn giá trị gia tăng số 36706
Hoá đơn GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày..11..tháng ..1..năm..2009... Đơn vị bán : Công ty nhựa Việt Nam
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hào
Đơn vị : Công ty phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Hình thức thanh toán : Bằng tiền mặt
STT Tên vật t Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
(Đồng)
1 Mực đen Zikhang Kg 30 40.000 1.200.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 50 54.000 2.700.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 56.000 5.600.000
Cộng tiền hàng 9.500.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 950.000 Tổng cộng tiền thanh toán 10.450.000
Số tiền (bằng chữ): Mời triệu bốn trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.
Ngày 11 tháng 01 năm 2009 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị.
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Ngày..18..tháng ..01..năm..2009... Đơn vị bán : Công ty cổ phần Mway
Họ tên ngời mua hàng: Trần Lan Anh
Đơn vị : Công ty phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Hình thức thanh toán : Bằng tiền gửi ngân hàng
STT Tên vật t Đ.vị S.lợng Đơn giá Thành tiền
(Đồng)
1 Giấy IS 92 khổ 416x592 Kg 9.800 660,853 6.476.363 2 Bản in 4 trang Goto Tấm 500 13.564 6.782.000
3 Lỡi dao 1m3 Cái 200 11.021 2.204.200
4 Cao su ốp máy Poll Mét 300 7.001,3 2.100.390
5 Xà phòng Kg 25 16.700 417.500
6 Dầu HD40 Lít 400 14.675 5.870.000
7 Mực trắng đục TB Kg 25 165.200 4.130.000
Cộng tiền hàng 27.980.453
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.798.045 Tổng cộng tiền thanh toán 30.778.498 Số tiền (bằng chữ): Ba mơi triệu bảy trăm bảy mơi tám nghìn bốn trăm chín i mơi tám đồng chẵn.
Ngày 18 tháng 01 năm 2009 Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị.
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu, số liệu trên hoá đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111, 112....
Nguyên vật liệu mà doanh nghiệp mua về thờng đợc nhập kho ngay không qua kiểm nghiệm, thủ kho chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu có thể thấy ngay đợc bởi vì các bạn hàng của doanh nghiệp là thờng xuyên và có uy tín, tuy nhiên với
những nguyên vật liệu có thể thấy ngay đợc sự sai phạm về chất lợng cũng nh các chỉ tiêu kỹ thuật khác thì doanh nghiệp yêu cầu ngời bán đổi số nguyên vật liệu không đạt yêu cầu đó. Căn cứ vào hoá đơn trên, thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho nh sau:
Biểu 2.5: Trích phiếu nhập kho số 34 Công ty CP đầu t thơng mại
và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Phiếu Nhập kho Số ..34.. Ngày ..06..tháng..01..năm..2009.. Nợ: TK152 Có: TK331 Họ tên ngời giao hàng : Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hà
Theo hoá đơn số: 006309 Ngày 06 tháng 01 năm 2009
Nhập tại kho : Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ
STT Tên, nhãn hiệu, Đ.vị Số lợng
Theo Ctừ Thực nhập
1 Giấy BB 60g 493x603 Kg 17.000 17.000 800 13.600.000 2 Cầu dao ba pha Cái 2 2 267.985 535.970 3 Bản in 8 trang Ko Tấm 800 800 20.500 16.400.000
Cộng x x x x 30.535.970
Thành tiền 30.535.970 Ngày 06 tháng 01 năm 2009 Trởng phòng SX Thủ kho Ngời giao hàng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.6: Trích phiếu nhập kho số 35 Công ty CP đầu t thơng mại
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị tính Số lợng Theo Ctừ Thực nhập 1 Mực đen Zikhang Kg 30 30 40.000 1.200.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 50 50 54.000 2.700.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 100 56.000 5.600.000 Cộng x x x x 9.500.000 Thành tiền 9.500.000 Ngày 11 tháng 01 năm 2009 Trởng phòng SX Thủ kho Ngời giao hàng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.7: Trích phiếu nhập kho số 36
Công ty CP đầu t thơng mại
và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Phiếu Nhập kho Số ..36.. Ngày ..18..tháng..01..năm..2009.. Nợ: TK152 Có: TK112 Họ tên ngời giao hàng : Công ty cổ phần Mway
Nhập tại kho : Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ Thiên Niên Kỷ STT Tên, nhãn hiệu, Đ.vị Số lợng Theo Ctừ Thực nhập 1 Giấy IS 92 khổ 416x592 Kg 9.800 9.800 660,853 6.476.363 2 Bản in 4 trang Goto Tấm 500 500 13.564 6.782.000
3 Lỡi dao 1m3 Cái 200 200 11.021 2.204.200
4 Cao su ốp máy Poll Mét 300 300 7.001,3 2.100.390
5 Xà phòng Kg 25 25 16.700 417.500 6 Dầu HD40 Lít 400 400 14.675 5.870.000 7 Mực trắng đục TB Kg 25 25 165.200 4.130.000 Cộng x x x x 30.535.970 Thành tiền 30.535.970 Ngày 18 tháng 01 năm 2009 Trởng phòng SX Thủ kho Ngời giao hàng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Phiếu Nhập kho đợc lập thành 3 liên, một liên đợc lu tại phòng sản xuất, một liên làm thủ tục nhập kho, một liên kèm với hoá đơn để thanh toán. Thủ kho dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho để vào Thẻ kho số lợng vật t thực nhập. Sau đó phiếu nhập kho đợc chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
• Thủ tục xuất kho.
Từ các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết, các phân xởng sản xuất, phong ban tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao vật liệu. Trên cơ sở những tính toán đó các phân xởng sản xuất, phòng ban viết “Phiếu đề nghị xuất vật liệu”. “Phiếu đề
và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Phiếu đề nghị xuất vật liệu
Đơn vị: Xởng sản xuất Ngày 07/01/2009
Đề nghị đồng chí kế toán cho xuất những vật liệu sau đây do đồng chí ...Hùng...Xởng sản xuất
STT
Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính
Số lợng Đối tợng SD 1 2 3 4 5 Giấy BB 60g 79x109 Bìa xanh 79x109 Mực vàng Zikhang Bản in 8 trang Zai Dầu pha mực Kg Kg Kg Tấm Lít 12.000 10.000 40 44 36,613 Duyệt Thủ trởng đơn vị (Đã ký)
Ví dụ 2: Ngày 10/01/2009 phòng tổ chức hành chính đề nghị xuất vật liệu theo
phiếu đề nghị sau:
Biểu 2.9: Trích phiếu đề nghị xuất vật liệu ngày 10/01/2009
Công ty CP đầu t thơng mại
và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Phiếu đề nghị xuất vật liệu
Đơn vị: phòng tổ chức hành chính Ngày 10/01/2009
Đề nghị đồng chí kế toán cho xuất những vật liệu sau đây do đồng chí ...Hải.... phòng tổ chức hành chính lĩnh.
STT
Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính
Số lợng Đối tợng SD 1 2 3 4 5 Mực phản quang Bản in 8 trang Ko Giấy tân mai 50x70 Mực đen Zikhang Bánh tăng máy in Kg Tấm Kg Kg Cái 60 200 680 49 16 Duyệt Thủ trởng đơn vị (Đã ký)
Ví dụ 3: Ngày 13/01/2009 xởng sản xuất đề nghị xuất vật liệu theo phiếu đề nghị sau: Biểu 2.10: Trích phiếu đề nghị xuất vật liệu ngày 13/01/2009
Công ty CP đầu t thơng mại
và dịch vụ Thiên Niên Kỷ Phiếu đề nghị xuất vật liệu
STT
Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính
Số lợng Đối tợng SD 1 2 3 4 5 Dây bó gói Băng dính 6F Mực đỏ Zikhang Dầu hoả Xà phòng T12/03 Kg Cuộn Kg Lít Kg 20 12 20 40 6 Duyệt Thủ trởng đơn vị (Đã ký)
Ví dụ 4: Ngày 21/01/2009 xởng sản xuất đề nghị xuất vật liệu theo phiếu đề nghị