2. 1.4.Quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý doanh nghiệp.
2.2.2. Hạch toán kế toán TSCĐ:
2.2.2.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của TSCĐ:
* Khái niệm
TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị hơn, tham gia vào nhiều chu kì hoạt động kinh doanh và giá trị của nó được chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ra trong các chu kì sản xuất. Hiện nay ở nước ta quy định những tư liệu lao động là TSCĐ có giá trị lớn từ 10 triệu và thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
* Đặc điểm
- TSCĐ tham gia vào nhiều chu kì hoạt động kinh doanh và vẫn giữ được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ.
- TSCĐ bị hao mòn dần và đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh giá trị của chúng chuyển dịch dần dần, từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Những tài sản dùng cho các hoạt động khác như : Hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, giá trị của TSCĐ bị tiêu dùng dần dần trong quá trình sử dụng.
- Đối với TSCĐ vô hình, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì cũng bị hao mòn do tiến bộ khoa học kỹ thuật và do những hạn chế về pháp luật…Giá trị của tài sản cố định vô hình cũng chuyển dịch dần dần, từng phần
* Nhiệm vụ
- Tổ chức ghi chép, phán ánh,tổng hợp số liệu một cách chính xách, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ công ty nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ.
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa, và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ.
2.2.2.2. Phân loại TSCĐ:
TSCĐ của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau cùng tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để có thể quản lý tốt TSCĐ đòi hỏi Công ty phải thực hiện phân loại một cách hợp lý.
- Phân loại TSCĐ theo theo kết cấu:
Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình được phân loại theo các nhóm sau đây:
+ Máy móc thiết bị xây dựng. + Nhà cửa, vật kiến trúc.
+ Phương tiện vận tải truyền dẫn. + Thiết bị dụng cụ quản lý. + Tài sản cố định khác.
Tài sản cố định sử dụng tại Công ty phần lớn là các loại máy móc, thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty ( từ 30- 40%). Nhà cửa vật kiến trúc có tỷ trọng lớn trong tổng giá trị TSCĐ của Công ty bao gồm: trụ sở làm việc của Công ty, nhà làm việc của các xí nghiệp, đội sản xuất thi công…
Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này rất thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ và trích khấu hoa TSCĐ phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để kế toán lập các sổ chi tiết TSCĐ và xác định tỷ lệ khấu hao áp dụng cho các nhóm TSCĐ.
Chỉ tiêu 2010 Tỷ trọng
Tổng giá trị TSCĐ 16 922 416 370 100
Trong đó
Nhà cửa, vật kiến trúc 3 791 054 985 22,4
Máy móc thiết bị 7 959 790 159 47,05
Phương tiện vận tải 2 319 930 053 13,07
Thiết bị dụng cụ quản lý 463 943 356 2,8
Giàn giáo, cốt pha 230 363 857 1,36
TSCĐ khác. 2 146 333 960 12,6
- Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành:
Tài sản cố định tại Công ty được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp và nguồn vốn khác. Việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành cho phép Công ty nắm bắt được tình hình đầu tư TSCĐ cũng như các nguồn vốn tài trợ. Trên cơ sở đó cho phép Công ty điều chỉnh việc đầu tư một cách hợp lý các nguồn tài trợ cho TSCĐ.
Bảng phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành:
Chỉ tiêu Giá trị Tỷ trọng(%)
Công ty 10 923 076 479 63
Vốn khác 5 959 580 884 37
Tổng 16 911 416 370 100
2.2.2.3. Tổ chức kế toán TSCĐ:
- Chứng từ kế toán : Sổ chi tiết TSCĐ, bảng theo dõi TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ, hóa đơn thuế GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ…
- Tài khoản sử dụng : TK 211, TK 214, TK 133, TK 112, TK 141…
Tài sản cố định hữu hình được ghi nhận theo nguyên giá, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Kế toán TSCĐ hữu hình được phân loại theo nhóm tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Các công trình do Công ty thực hiện thường là không tập trung mà phân tán trên nhiều địa bàn. Để phục vụ tốt cho các công trình thi công, các loại máy móc trang thiết bị luôn được điều động đến tận chân công trình.
Do những đặc điểm trên mà việc quản lý TSCĐ ở Công ty phải được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học.
2.2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng TSCĐ:
a. Tài khoản sử dụng:
TSCĐ tại Công ty bao gồm TSCĐ hữu hình do vậy Công ty sử dụng các tài khoản sau để phản ánh tình hình biến động TSCĐ.
- TK 211 : Tài sản cố định hữu hình: tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau:
+ TK 211(1): nhà cửa, vật kiến trúc: phản ánh tình hình TSCĐ là các loại nhà cửa, vật kiến trúc như Trụ sở làm việc của Công ty, nhà làm việc của xí nghiệp, đội công trình khác…
+ TK 211(2): máy móc thiết bị thi công: phản ánh tình hình TSCĐ là các loại xe, máy móc thi công như máy xúc, ủi, lu, ô tô…
+ TK 211(3): phương tiện vận tảI truyền dẫn: phản ánh tình hình TSCĐ là các loại thiết bị vận tải, truyền dẫn phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ TK 211(4): thiết bị dụng cụ quản lý: phản ánh tình hình TSCĐ là các thiết bị dụng cụ văn phòng sử dụng cho quản lý như máy vi tính, photo, thiết bị kiểm tra công trường, thiết bị kiểm tra chất lượng công trình…
+ TK 211(5): TSCĐ khác.
b. Hạch toán chi tiết tình hình tăng TSCĐ tại Công ty:
- Khi có nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trách của bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lên phòng kinh tế- kỹ thuật để phân tích tình hình Công ty, tình hình thị trường và đưa ra phương án đầu tư TSCĐ một cách hợp lý. Giám đốc Công ty là người đưa ra quyết định tăng TSCĐ.
- Trong trường hợp TSCĐ tăng do mua sắm: việc mua sắm được thực hiện qua hóa đơn GTGT và các chứng từ chi phí khác trước khi đưa vào sử
dụng, Công ty thực hiện bàn giao TSCĐ cho các đơn vị thông qua thực hiện bàn giao TSCĐ.
- Trong trường hợp TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, Công ty thực hiện nghiệm thu công trình. Các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng cơ bản được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phí sau đó Công ty lập biên bản bàn giao TSCĐ. Sau khi TSCĐ được bàn giao Công ty thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoán công trình XDCB.
- Các TSCĐ sử dụng tại Công ty được quản lý theo từng bộ hồ sơ TSCĐ gồm 02 bộ. + Hồ sơ kỹ thuật: bao gồm các tài liệu kỹ thuật liên quan đến TSCĐ
được lập, lưu trữ và quản lý tại phòng Kỹ thuật- vật tư- thiết bị của Công ty.
+ Hồ sơ kế toán: bao gồm các chứng từ liên quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ tại phòng kế toán bao gồm:
- Quyết định đầu tư được duyệt - Biên bản đấu thầu hay chỉ định thầu. - Biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
- Biên bản quyết toán công trình hoàn thành. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và hồ sơ TSCĐ kế toán TSCĐ tiến hành ghi thẻ TSCĐ.
- Hạch toán chi tiết:
Nguyên giá TSCĐHH mua sắm bao gồm giá mua ( trừ các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng:
Nợ TK 211 Nợ TK 1332 Có TK 111, 112
Ví dụ: Tháng 7/2010, Công ty có mua một bộ máy vi tính trị giá 8.000.000 VNĐ, thuế suất 10%, thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau:
Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐHH được ghi tăng nguyên giá của tài sản khi các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế của tương lai. Các chi phí này phát sinh không thỏa mãn điều kiện được Công ty ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Kế toán ghi:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 623:
Khấu hao TSCĐHH được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Hàng tháng, kế toán tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao, tỷ lệ khấu hao được tính phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại QĐ 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính. Thời điểm trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành, chi phí khấu hao được phân bổ như một khoản chi phí sản xuất chung vào từng phân xưởng, theo từng mã hàng.
Số KH phải trích trong tháng = Số KH đã trích tháng trước + Số KH tăng trong tháng - Số KH giảm trong tháng Số KH trích trong tháng = Nguyên giá Số năm sử dụng x 12 Số KH trích trong tháng
= Nguyên giá x tỷ lệ khấu hao 12
Căn cứ vào bảng trích khấu hao, kế toán thành lập bảng phân bổ KH và ghi sổ NKC. Kế toán tiến hành ghi bút toán:
Nợ TK 627: chi tiết cho từng công trình. Có TK 214: Số tiền khấu hao.
Cuối tháng căn cứ vào số dư bên nợ của TK 627 ( chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình) kết chuyển sang TK 154 ( theo các đối tượng sử dụng)
Nhằm nắm được tình hình chung về TSCĐ, cũng như tình hình tăng giảm TSCĐ, Công ty tiến hành kiểm kê, lập báo cáo kiểm kê TSCĐ và báo cáo TSCĐ hàng năm.
c. Hạch toán chi tiết tình hình giảm TSCĐ
Khi xét thấy TSCĐ đã khấu hao hết, TSCĐ không còn giá trị sử dụng hoặc sử dụng không còn hiệu quả và cần thiết phải thanh lý để thu hồi nguồn vốn, Giám đốc Công ty sẽ quyết định nhượng bán TSCĐ thông qua biên bản nhượng bán TSCĐ, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ giảm TSCĐ để hủy thẻ TSCĐ.
Trong năm 2010 tổng số TSCĐ của Công ty không giảm mà tăng do mua máy móc, thiết bị là: 649.000.000VNĐ.
d. Hạch toán sửa chữa TSCĐ tại Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ, kế toán TSCĐ hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc hạch toán vào chi phí trả trước chờ phân bổ vào các kỳ kinh doanh tiếp theo. TSCĐ hư hỏng tại Công ty có thể tự sửa chữa hoặc thuê ngoài.
- Hạch toán chi tiết:
Nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ được thực hiện qua các chứng từ sau: + Đơn đề nghị sửa chữa TSCĐ
+ Dự toán sửa chữa TSCĐ + Hợp đồng sửa chữa TSCĐ
+ Biên bản nghiệm thu TSCĐ sửa chữa bàn giao. + Biên bản thanh lý hợp đồng sửa chữa TSCĐ.
Ví dụ: Trong Quý I năm 2011 Công ty tiến hành sửa chữa lớn 02 máy lu Bomang. Chi phí trong quá trình sửa chữa như sau ( việc sửa chữa được giao cho phòng Kỹ thuật- vật tư của Công ty thực hiện):
2. Ngày 17/01: phiếu chi số 1702 chi tiếp cho hoạt động sửa chữa: 20.000.000VNĐ
3. Ngày 12/02: phiếu xuất kho số 4502 xuất phụ tùng sửa chữa: 45.000.000VNĐ.
….
Tổng chi phí sửa chữa là: 105.307.860 VNĐ
Ngày 24/03 việc sửa chữa 02 máy lu hoàn thành phòng vật tư lập biên bản bàn giao máy cho đội thi công Mẫu số 2.12
Kế toán thực hiện các định khoản: 1. Nợ TK 241: 30.000.000 VNĐ Có TK 335: 30.000.000 VNĐ 2. Nợ TK 241: 20.000.000 VNĐ Có TK 111: 20.000.000 VNĐ 3. Nợ TK 241: 45.000.000 VNĐ Có TK 335: 45.000.000 VNĐ…
Khi bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành, kế toán phản ánh vào chi phí sản xuất chung theo bút toán:
Nợ TK 627: 105.370.680 VNĐ
Mẫu số 2.12
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành.
Số: 01/2010
Ngày 25 tháng 03 năm 2010
Hội đồng giao nhận TSCĐ
- Ông: Nguyễn Quốc Cường- TP Kỹ thuật- vật tư.
- Ông: Nguyên Hoạch- Thợ sửa chữa thuộc phòng Kỹ thuật- vật tư. Đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ như sau:
- Tên, ký hiệu, quy cách, cấp hạng TSCĐ: 02 máy lu Bomang - Số thẻ TSCĐ: 12
- Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội 4 trực thuộc Công ty.
- Thời gian sửa chữa từ ngày 15/01/2010 đến ngày 24/03/2010. - Các bộ phận sửa chữa bao gồm:
Tên bộ phận sửa chữa
Nội dung công
việc Dự toán Thực tế
Kết quả kiểm tra Phần máy Thay bầu lọc 12.800.000 12.000.000 12.000.000
02 quả lốp 60.000.000 50.000.000 50.000.000 02 bộ ty ô dầu lực
thủy 15.000.000 16.500.000 16.500.000
Tổng 87.800.000 78.500.000 78.500.000
Công việc sửa chữa đã đạt yêu cầu đề ra