. Chuyển từ Word sang PDF:
TẠO THƯ MỜI HÀNG LOẠT
Chức năng trộn thư (Merge mail) của Word sẽ giúp bạn tạo nhanh các thư mời hay các e-mail cĩ cùng nội dung nhưng khác thơng tin của người nhận.
Trước khi thực hiện trộn thư, bạn cần tạo trước hai file: file dữ liệu chứa bảng danh sách thơng tin của người nhận; file nội dung soạn đầy đủ nội dung thư mời nhưng bỏ trống phần thơng tin người nhận.
● Tạo file dữ liệu: Mở một file văn bản mới, tạo bảng bằng cánh bấm menu Table > Insert > Table, nhập số cột và số hàng vào hai ơ tương ứng trong cửa sổ hiện ra, bấm OK. Mỗi cột sẽ chứa một thành phần thơng tin của người nhận; trừ hàng đầu tiên của bảng chứa tên cột.
Chẳng hạn, để tạo mười thư mời cĩ hai thành phần thơng tin thay đổi là : tên và địa chỉ người nhận. Tạo bảng cĩ 2 cột và11 hàng. Hai ơ của hàng đầu tiên gõ tên và địachỉ. Sau đĩ gõ tên và địa chỉ của 10 khách mời. Làm xong, lưu file với tên khachmoi.doc.
● Tạo file nội dung: Mở file văn bản mới, trình bày thư mời, bỏ trống mục tên và địa chỉ người nhận, làm xong lưu file với tên thumoi.doc
● Thực hiện trộn thư: Mở lại file thumoi.doc nếu đã đĩng. Bấm menu View > Toolsbar > Mail Merge. Khi đĩ, cửa sổ soạn thảo Word sẽ xuất hiện thêm thanh cơng cụ Mail Merge.
Trên thanh cơng cụ này, bấm nút Main document setup. Bấm chọn hình thức trộn thư ở cửa sổ hiện ra: chọn Letters nếu muốn mỗi thư mời nằm riêng trên một trang giấy, chọn Directory nếumuốn thư mời nằm liên tục trên một tranggiấy, chọn Evelopes nếu muốn tạo bìthư, chọn E-mail messages nếu muốn tạo E-mail, xong bấm OK.
Bấm nút Open Data Source (cạnh nút Main document setup), bấmchọn file khachmoi.doc.
Đặt con nháy soạn thảo vào vị trí điền tên khách mời, bấm nút Insert Merge Fileds rồi bấm chọn họ tên và bấm nút Insert. Đặt con nháy ở vị trí địa chỉ và thực hiện tương tự để chọn thành phần địa chỉ. Lúc đĩ thành phần chèn vào sẽđược bao bọc bởi cặp dấu <<>>. Bấm nút View Merged Data để xem trước kết quả.
Cuối cùng bấm nút Merge to new Document, bấm chơn All và bấm OK ở cửa sổ hiện ra, rồi thực hiện in.
Nếu muốn kết quả trộn thư in ngay ra máy in, bạn bấm nút Merge to Printer. Hoặc bấm nút Merge to E-mail nếu muốn tạo ra các e-mail.
Chỉ cần sử dụng cơng cụ Text Box của Word, bạn cĩ thể tạo ra những tiêu đề đầy màu sắc để trang trí cho bài báo cáo hay luận văn tốt nghiệp, gây ấn tượng vàtạo nhiều cảm tình cho ngưịi đọc.
- Bước 1: Mở Word, vào menu View\ Toolbars\ Drawing để bật thanh cơng cụ Drawing lên. nhấp vào biểu tượng TextBox sau đĩ rê chuột tạo ra một khung hình chữ nhật trên văn bản. Bạn nhập từ vào trong khung ví dụ TẠO TIÊU ĐỀ BẮT MẮT TRONG MS WORD, sau đĩ bơi đen chữ rồi nhấp vào biểu tượng Bold (bơi đậm) và Center (canh giữa).
- Bước 2: Đua trỏ chuột vào một cạnh nào đĩ của khung, bạn sẽ thấy cĩ 4 mũi tên nhỏ xuất hiện. Lúc này bạn nhấp đúp chuột để mở hộp Format Text Box. Chọn thẻ Color and Line:
+ Mục Line: Phần Color chọn màu đen, phần Dashed chọn đường liền nét, phần Style chọn đường kẻ 6pt, phần Weight là 6pt.
+ Mục Fill: Phần Color, nhấp mũi tên sổ xuống chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra. Bạn chọn thẻ Gradient. Trong mục Color đánh dấu chọn Twocolor, phần Color 1 chọn màu xám đen (hàng thứ hai bên phải), phần Color 2 chọn màu trắng (hàng thứ 5 bên phải). Mục Transparency: From là 42% và To là 0%. Trong mục Shading Style, đánh dấu chọn Horizontal, phần Variants chọn ơ ở gĩc dưới trái sau đĩ nhấp OK để đĩng các hộp thoại lại.
Để tạo tiêu đề cĩ các màu khác, bạn làm tương tự như 2 bước trên, chỉ cĩ thay đổi một chút ở thẻ Gradient, mục Color đánh dấu chọn là Preset, phần Preset color chọn Daybreak hay Horizon…
Theo báo Echip số 167 trang 6