Phòng kế hoạch sẽ nghiên cứu về nhu cầu thu mua cũng như sử dụng CCDC, so sánh với mức độ cùng kỳ những năm trước hoặc dựa vào tiến độ sản xuất hiện thời để đưa ra số lượng CCDC cần nhập hay xuất
Kế hoạch thu mua cũng như sử dụng CCDC được đưa lên cho kế toán trưởng ký duyệt.
Khi kế hoạch được ký duyệt, bộ phận cung ứng se lập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho.
Khi có phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho, thủ quỹ se kiểm nhận CCDC để nhập kho hoặc là xuất kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán CCDC sẽ tiến hành ghi sổ kế toán,bảo quản, lưu trữ chứng từ.
2.2.2.8. Cách lập một số mẫu chứng từ.
- PHIẾU NHẬP KHO: • Phương pháp cách ghi:
Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập ...
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập). Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn, ...tùy theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.
hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.
Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ, tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Công dụng:
Theo dõi thông tin, báo cáo tình hình 1 cách chính xác, trung thực, nhanh chóng về vấn đề tài sản tại kho của DN. Đồng thời, thể hiện được tình hình nhập hàng hóa, vật tư tại kho, giúp cho bộ phận quản lý hoặc người quản lý nắm bắt chung được tình hình và đưa ra quyết định chính xác cho hoạt động đầu tư của DN.
- PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT VẬT TƯ
• Phương pháp cách ghi:
Góc bên trái của phiếu đề nghị cấp phát vật tư phải ghi rõ tên của đơn vị
(hoặc đóng dấu đơn vị).Phiếu đề nghị cấp phát vật tư áp dụng trong các trường
hợp yêu cầu xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm để sản xuất kinh doanh.Khi lập phiếu đề nghị cấp phát vật tư phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người yêu cầu cấp phát vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, và đơn vị được yêu cầu cấp phát vật tư.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, mã số và đơn vị tính của vật tư.
Cột 1: Ghi số lượngyêu cầu cấp phát
Cột 2: Ghi số lượng được chấp nhận cấp phát. • Công dụng:
Phiếu đề nghị cấp phát vật tư được coi như là cơ sở để ghi phiếu xuất kho. Xác định số lượng vật tư cần cho sản xuất kinh doanh, phiếu này sẽ được đưa lên phòng kỹ thuật, quản lý VL, TB để duyệt và thực hiện.
- Thẻ kho.
• Phương pháp và cách ghi:
Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
Cột A: ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; Cột B, C: ghi số hiệu của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; Cột D: ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Cột E: ghi ngày nhập, xuất kho;
Cột 1: ghi số lượng nhập kho; Cột 2: ghi số lượng xuất kho;
Cột 3 : ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày;
Theo định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho.
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên Thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
• Công dụng:
Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác đinh trách nhiệm vật chất của thủ kho.
2.2.3. Hạch toán kế toán TSCĐ:
2.2.3.1. Đặc điểm, nhiệm vụ của TSCĐ
- Đặc điểm: Công ty Cổ phần Đầu tư và Kỹ thuật Tín Thành hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Do đó, ngoài nhà cửa, hạ tầng và phương tiện vận tải thì TSCĐ của công ty chủ yếu là các trang thiết bị quản lý: máy tính, máy in, … Các TSCĐ này có đặc điểm là khung thời gian khấu hao ngắn, hao mòn vô hình lớn.
- Nhiệm vụ: Với đặc thù là các TSCĐ có mức hao mòn vô hình lớn, vì thế, công tác kế toán TSCĐ của công ty ngoài việc làm tốt các chức năng có sẵn thì còn phải đảm bảo không làm đột biến mức chi phí trong một kỳ do chi phí khấu hao TSCĐ quá cao, lại vừa phải đảm bảo có thể thu hồi đủ vốn để tái đầu tư TSCĐ
2.2.3.2. Phân loại, đánh giá TSCĐ
a) Phân loại TSCĐ:
TSCĐ trong công ty CP Đầu tư và Kỹ thuật Tín Thành được phân theo hình thái vật chất: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình:
- TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, TSCĐ hữu hình của xí nghiệp bao gồm:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc : gồm nhà làm việc, nhà xưởng, nhà kho, sân bãi... + Máy móc thiết bị: máy cắt, máy khoan, …
+ Phương tiện vận tải, thiết bị truyền thông: Ô tô, đường dây tải điện + Thiết bị, dụng cụ quản lý: máy vi tính, thiết bị đo lường.
+ TSCĐ khác: bao gồm các TSCĐ chưa được xếp vào các nhóm TSCĐ trên.
- TSCĐ vô hình: là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụ thể. Những TSCĐ này thể hiện số tiền mà doanh nghiệp đã đầu tư để có được quyền hay lợi ích liên quan đến nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp và được vốn hóa theo quy định, TSCĐ vô hình của công ty bao gồm:
+ Quyền sử dụng đất: gồm các chi phí mà doanh nghiệp chi ra để có được quyền sử dụng đất đai.
+ Chi phí về lợi thế thương mại: là phần mà doanh nghiệp phải trả thêm ngoài giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình do vị trí thuận lợi.
+ TSCĐ vô hình khác: là những TSCĐ vô hình chưa được kể trên.
b) Đánh giá TSCĐ :
TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại: • Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá:
Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm( bao gồm cả mới và cũ):
Nguyên giá của
TSCĐ
= Giá mua + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn - Các khoản CKTM hoặc giảm giá
Trong đó: giá mua là giá mua thực tế phả trả (đã trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng và cộng các khoản thuế mà doanh nghiệp không được hoàn lại).
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (như chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt chạy thử, lệ phí trước bạ...). Các loại thuế không được hoàn lại.
• Đánh giá giá trị còn lại của TSCĐ trong quá trình sử dụng: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Hao mòn lũy kế
Trong quá trình sử dụng, nguyên giá TSCĐ có thể bị thay đổi trong trường hợp đánh giá lại TSCĐ, nâng cấp TSCĐ, tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ. Khi đó phải dựa vào thực trạng để ghi tăng hoặc giảm nguyên giá.
Bảng 2.1: Bảng TSCĐ của Công ty CP Đầu tư và Kỹ thuật Tín Thành Tên tài sản Xuất
xứ
Số
lượng Nguyên giá
Ngày đưa vào sử dụng 1.Nhà cửa,vật kiến trúc Nhà làm việc 2 750.860.000 21/02/2009 Nhà kho 5 1.570.870.000 12/06/2009 2.Máy móc, thiết bị Máy cắt Italia 3 2.460.000.000 14/07/2009 Máy khoan VN 8 372.658.000 12/05/2010 Một số máy móc, thiết bị khác 5 55.650.000
2.Phương tiện vận tải
Xe tải 7 tấn China 3 1.268.600.000 12/03/2011 Xe tải 3,5 tấn China 3 990.075.000 14/09/2009 3.Thiết bị, dụng cụ quản lý Máy tính Nhật 4 50.450.000 15/07/2010 Tổng cộng 7.644.083.000
2.2.3.3. Chứng từ, sổ sách kế toán mà Công ty áp dụng
a) Chứng từ kế toán:
• Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 01-TSCĐ
• Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu 02-TSCĐ
• Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn Mẫu 03-TSCĐ
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu 04-TSCĐ
• Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu 05-TSCĐ
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu 06-TSCĐ
b) Sổ sách kế toán
• Thẻ TSCĐ
• Sổ chi tiết TSCĐ
• Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng • Sổ cái TK 211…
c) Tài khoản sử dụng
• TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo chỉ tiêu nguyên giá.
TK 211 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 2112- Nhà cửa, vật kiến trúc.
TK 2113- Máy móc, thiết bị.
TK 2114- Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2115- Thiết bị dụng cụ quản lý.. TK 2118- TSCĐ hữu hình khác.
• TK 212 “TSCĐ thuê tài chính” dùng để theo dõi tình hình đi thuê TSCĐ dài hạn.
• TK 213 “TSCĐ vô hình” phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động TSCĐ vô hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo chỉ tiêu nguyên giá. TK 213 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
TK 2131: Quyền sử dụng đất.
TK 2132: Chi phí thành lập doanh nghiệp. TK 2135: Chi phí về lợi thế thương mại.
d) Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ :
Sơ đồ 2.11 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng TSCĐ