3.1.1.Nhận xét chung về công tác kế toán tại đơn vị.
Công ty TNHH Dae Hyun Vina đã từng bước trưởng thành về mọi mặt.Phương hướng kinh doanh và công tác quản lí luôn luôn thay đổi phù hợp với những yêu cầu thị trường đã tạo nên những thành tựu to lớn. Đó là một dấu hiệu tích cực cho sự phát triển bền vững lâu dài. Đặc biệt là sự hoạt động rất hiệu quả của bộ máy kế toán đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện góp phần đắc lực trong công tác quản lí và trong sản xuất của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty là phù hợp với qui mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Các số lệu trên sổ sách được phản ánh một cách trung thực,chính xác và rõ ràng.Việc công ty sử dụng hệ thống sách được cải tiến phù hợp với cài đặt của phần mềm kế toán trên máy tính,phù hợp với yêu cầu của pháp luật trong việc quản lí và đối với các cơ quan chức năng.
Hệ thống chứng từ của công ty sử dụng đầy đủ, đúng và nhanh,cập nhật những chế độ hướng dẫn mới do Bộ tài chính và tổng cục thống kê qui định về việc sử dụng các chứng từ phù hợp.
Trình tự lập chứng từ và luân chuyển chứng từ khoa học,hợp lí đều tạo điều kiện ghi sổ kế toán và thông tin số liệu một cách nhanh chóng.
Việc tách riêng kế toán tiền lương ra khỏi bộ phận kế toán đã góp phần quản lí chặt chẽ vốn bằng tiền được đảm bảo tính pháp lí,nội dung chứng từ rõ ràng.
Kế toán công nợ được tách biệt góp phần xác định chính xác,nhanh,rõ ràng các khoản công nợ chi tiết tới từng đối tượng khách hàng,nhà cung cấp.
3.1.2.Nhận xết về kế toán công tác kế toán NVL tại đơn vị. 3.1.2.1. Ưu điểm.
Đã có sự thay đổi chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho trong theo dõi kho NVL của công ty,tạo ra sự nhanh gọn trong công tác quản lí NVL của công ty.
Hệ thống chứng từ theo dõi đầy đủ với trình tự hợp lí và dễ dàng cho kế toán cũng như phòng kế hoạch trong việc xác định tồn kho NVL.
3.1.2.2.Nhược điểm; Hạch toán kế toán NVL chưa chính xác,còn lãng phí. Đồng thời chưa tìm được nguồn cung ổn định với giá cả rẻ hơn nên giá thành sản phẩm còn cao làm giảm cơ hội cạnh tranh về giá cho các mặt hàng của công ty.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là bao bì,tổng NVL lớn nhưng lượng vật liệu cho một sản phẩm lại rất nhỏ nên gây lãng phí ở sản phẩm dở dang. Đây cũng chính là nguyên nhân của việc xác định chi phí sản xuất kinh doanh dở dang còn gặp nhiều khó khăn.Trong khi đó,công tác quán lí về sản phẩm dở dang cũng chặt chẽ dẫn đến việc xây dựng kế hoạch sản xuất,cung ứng chưa chính xác. Điều này làm cho công tác chi phí NVL,hạch toán tiền cho yếu tố đầu vào gặp nhiều khó khăn.
Bên cạnh là khó khăn đưa lại do sự thay đổi kế toán thường xuyên dẫn đến hoạy động của công ty gặp phải những khó khăn.Công tác kế toán lại phụ thuộc nhiều vào phần mềm kế toán nên đôi khi gặp những tình huống khó khăn cho hoạt động của công ty.
3.1.3.Biện pháp và kiến nghị sản xuất.
*Ý kiến thứ nhất:
Trong quá trình mua NVL để nhập kho thì tiền về NVL phải được hạch toán vào TK 152.
Ví dụ 1:Ngày 8/11/2012 anh Nguyễn Văn An ở công ty TNHH Dae Huyn Vina mua giấy Ivory của công ty giấy Hải Phòng theo HĐGTGT số 0086302,giá mua chưa có thuế GTGT là 23.750.000,thuế GTGT 10% tổng thanh toán cho công ty giấy Hải Phòng là 26.125.000,công ty thanh toán bằng tiền mặt.
Giấy Ivory đã được nhập kho theo PNK 007 với số lượng là 1250kg, đơn giá 19000đ/kg(chưa VAT).
Định khoản:
Nợ TK 152:23.750.000 Nợ TK 133:2.375.000 Có TK 111:26.125.000
Ví dụ 2:Ngày 8/11/2012 công ty mua 2000kg giấy Ivory,nhập kho theo phiếu nhập kho 007,thuế GTGT 10%,tổng thanh toán là 41.800.000đ.
Định khoản:
Nợ TK 152:41.582.000 Nợ TK 133:4.158.200 Có TK 111;45.740.200
*Ý kiến thứ 2:Khi vật tư được đưa về kho thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra về số lượng ,chất lượng,quy cách,phẩm chất vật tư đồng thời phải có đầy đủ chữ ký cả người kiểm nghiệm vật tư
VD:Trong trường hợp mua giấy Ivory về nhập kho,thì ban kiểm nghiệm phẩi lập biên bản kiểm nghiệm như sau:
Công ty TNHH Dae Huyn Vina
Địa chỉ:km 83 ,quốc lộ 5,An hưng,An Dương BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Sản phẩm,hàng hoá Ngày 2/12/2012 Số:
Căn cứ vào HĐ GTGT số 0083263 Bam kiểm nghiệm gồm:
*Bà Nguyễn Thị A-Chức vụ: *Bà Trần Thị B-Chức vụ:
*Ông Nguyễn Quang C-Chức vụ: *Bà Lê Mai D-Chức vụ:
Đã kiểm nghiệm các loại : STT Tên,nhãn hiệ u,q uy các h vật tư hàn g hoá Mã Phương th ức ki ể m ng hi ệ m ĐVT Số l ư ợ n g Kết quả kiểm nghiệ m Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng khô ng đún g quy các h,ph ẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Giấy Ivo ry kg 10 10 10
Ý kiến kiểm nghiệm vật tư đủ số lượng đảm bảo chất lượng đông ý nhập kho
3.2.Những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại đơn vị.
3.2.1. Việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán
* Sự cần thiết phải áp dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán Cùng với sự phát triển của công nghệ khoa học kỹ thuật, yêu cầu của công tác quản lý về chất lượng và khối lượng thông tin ngày càng lớn. Đặc biệt trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì thông tin cần phải được thu thập, xử lý, cung cấp một cách nhanh chóng, kịp thời cho các nhà quản lý để đưa các chính sách hoạch định chính xác, hợp lý và nhanh chóng nhất trong việc lập kế hoạch, quản lý chặt chẽ chi phí bỏ ra, có biện pháp thúc đẩy sản hoạt động kinh doanh, lựa chọn ký kết hợp đồng kinh doanh…. Tất cả những điều này khẳng định sự cần thiết phải ứng dụng khoa học kỹ thuật vào trong quản lý, tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, điều này rất thuận lợi trong việc áp dụng kế toán máy. Công ty đã tiến hành trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán nhưng việc áp dụng ở mức độ thấp. Việc áp dụng chỉ dừng lại ở việc Công ty tự lập một mẫu sổ và thực hiện các bảng tính trên Excel, mà chưa sử dụng một chương trình kế toán cụ thể nào nên hiệu quả sử dụng chưa cao. Cuối kỳ, công việc vẫn còn bị ùn tắc, thiếu số liệu.Một khối lượng lớn công việc vẫn phải làm thủ công nên dễ nhầm lẫn trùng nhau và khi có sai sót khó phát hiện và sửa đổi.
* Cơ sở khoa học để thực hiện giải pháp:
Công ty nên sử dụng phần mền kế toán như VIC, Misa, Fast... và đào tạo hệ thống nhân viên kế toán thành thạo với máy vi tính.
_Phần mềm kế toán Vic:
Phần mềm kế toán doanh nghiệp Vic-Accounting standard được thiết kế phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh thương mại,sản xuất qui trình đơn giản và kinh doanh dịch vụ thực hiện theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC và quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
+Chức năng chính: -Quản lí mua hàng -Quản lí bán hàng -Quản lí nhập,xuất,tồn -Quản lí nhân sự,tiền lương -Quản lí công nợ với người mua -Quản lí công nợ với người bán -Quản lí kinh doanh dịch vụ -Quản lí sản xuất
-Quản lí đầu tư xây dựng cơ bản -Quản lí tài sản,công cụ
-Quản lí quĩ tiền mặt
-Quản lí hoạt dộng kinh doanh và đầu tư tài chính -Quản lí chi phí hoạt động kinh doanh
-Quản lí vốn và nguồn vốn
-Quản lí kết quả kinh doanh và phân chia lợi nhuận -Kế toán thuế
+Nâng cao:
-Sử dụng cho mô hình doanh nghiệp có nhiêu chi nhánh.
-Nhờ công nghệ cao cấp SQL server và hệ thống truy cập thông minh với tính năng an toàn cao cho phép doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều nơi hay văn phòng ở một nơi,nhà máy một nơi,kho một nơi có thể kết nối thành một hệ thống hoàn chỉnh với chi phí thấp và hiệu quả.
-Khả năng mở rộng chức năng khi doanh nghiệp mở rộng phát triển khinh doanh.
-Khi doanh nghiệp sử dụng Vic-Accounting Pharma nếu doanh nghiệp mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh hoàn toàn có thể nâng cấp lên các hệ thống quản lí cao cấp hơn của Vic như Vic-Business Advanced.
_Phần mềm kế toán Misa:
Phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ được thiết kế dành cho các donh nghiệp vừa và nhỏ,với mục tiêu giúp donh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí,không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán,quản lid mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình.Với Misa SME.NET 2012 doanh nghiệp có thể kiểm soát được số liệu trực tiếp tại bất cứ đâu,bất cứ khi nào thông qua Internet. Đặc biệt Misa SME.NET 2012 hỗ trợ donh nghiệp tạo mẫu,phát hành,in,quản lí và sử dụnh theo nghị định 51/2010/NA-CP.
+Chcs năng:
-Cho phép hạch toán tất cả các nghiệp vụ không được lập ở các phân hệ khác.
-Cho phép lập và quản lí các chứng từ ghi sổ. -Cho phép thực hiện các bút toán kết chuyển.
-Cho phép bù trừ công nợ giữa đối tượng vừa là nhà cung cấp vừa lf khách hàng.
-Cho phép tính tỉ giá xuất quĩ,xử lí chênh lệch tỉ giá và đánh giá lại các khoản tiền tệ.
-Cho phép khóa sổ và bỏ khóa sổ.
+Một số đặc trưng trên phân hệ tổng hợp gồm có: -Bảng cân đối kế toán.
-Bảng cân đối tài khoản.
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
-Thuyết minh báo cáo tài chính. -Chứng từ ghi sổ.
-Sổ cái.
-Sổ kế toán chi tiết -Sổ tổng hợp tài khoản.
* Điều kiện để thực hiện giải pháp:
- Phải có nguồn kinh phí để đào tạo các nhân viên kế toán sử dụng thành thạo chương trình kế toán Công ty áp dụng.
- Lựa chọn thời điểm quyết định triển khai kế toán máy, đảm bảo không gây sự xáo trộn quá lớn đối với hệ thống nghiệp vụ của Công ty.
* Hiệu quả đạt được khi thực hiện giải pháp:
Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn. Ngay cả những phần mềm đơn giản nhất cũng có thể mang lại điều này.
Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí có nghĩa là thêm thu nhập và tăng tốc độ phát triển.
Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một tổ chức chỉ có thể phát triển nếu nó quản lý được các chức năng của mình trong thời gian quy định. Với việc sử dụng một phần mềm kế toán doanh nghiệp chúng ta có thể hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra.
Phát triển theo công ty: Hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty. Với việc thay đổi về nhu cầu quản lý tài chính của công ty, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp lên phiên bản tốt hơn hay mở rộng quy mô ứng dụng.
Tối ưu hóa quy trình của bạn: Một phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn để có thể quản lý một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Nó đơn giản hóa các giao dịch của bạn, bán hàng, tiền lương, doanh thu... Dễ dàng hơn để hội nhập và quản lý các giao dịch.
Dễ dàng để bắt đầu làm việc:Hầu hết các phần mềm kế toán rất dễ dàng để cài đặt.Bạn không cần phải có chuyên môn sâu về kế toán và tài chính để sử dụng
các quyết định trong doanh nghiệp. Điều này có được thông qua việc sử dụng các phần hành khách nhau của phần mềm. Nó dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho các chương trình kinhdoanh khác và thực hiện các báo cáo.
Ngày càng đơn giản: Hơn thế nữa các phần mềm kế toán sẽ ngày càng đơn giản hơn nữa và hỗ trợ tốt hơn nữa. Phần mềm kế toán sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của bạn, kiểm soát một loạt các vấn đề khác nhau một cách dễ dàng.
3.2.2. Chi tiết cấp 2 cho TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
Như phần nhược điểm đã nói ở trên hiện nay công ty không chi tiết cấp 2 cho TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu ... nhưng Công ty vẫn hạch toán tất cả các loại nguyên vật liệu trên tài khoản cấp I (TK 152). Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán cũng như quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
Công ty nên chi tiết cấp II cho TK 152 như: TK 152(1) : Nguyên vật liệu chính. TK 152(2): Nguyên vật liệu phụ. TK 152(3): Nhiên liệu.
TK 152(4): Phụ tùng thay thế.
3.2.3. Hoàn thiện cách ghi chép và luân chuyển chứng từ kế toán.
Để đảm bảo tính chặt chẽ, phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa các bên có liên quan. Công ty nên quy định rõ ràng ai là người có trách nhiệm ghi chép trên các chứng từ kế toán như:
+ Phiếu nhập kho do bộ phận quản lý lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho 69
phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.
+ Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho (ghi rõ họ tên). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3.2.3.Hoàn thiện công tác quản lí NVL.
Đưa ra những qui định cụ thể trong việc quản lí NVL.Xây dựng định mức tiêu hao NVL trong sản xuất hợp lí nhằm giúp cho kết quả kimh doanh cao hơn.
Có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch với phòng kế toán nhằm nắm bắt nhu cầu nhanh chóng và quản lí NVL tốt hơn.
Có thể để NVL an toàn tránh làm hư hỏng NVL gây thất thoát.
Giám sát chặt chẽ quá trình sản xuất ra thảnh phẩm nhằm hạn chế phế liệu, đảm bảo tỉ lệ thành phẩm cao.
Có những biện pháp thực tiễn trong sản xuất để nâng cao tinh thần trách nhiệm cho công nhân trong quá trình sản xuất.Từ đó người lao động sẽ có ý thức trong công việc,tránh được tình trạng lãng phí,tiêu hao NVL trong sản xuất gây thiệt hại cho hoạt động của công ty.
3.2.2.Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết NVL.