VII. Phân tích tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ
2. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Truyền tải điệ nI
2.3- Kế toán sửa chữa TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện1
Đối với sửa chữa thờng xuyên
Chi phí của sửa chữa thờng xuyên nhỏ do đó kế toán phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có TSCĐ sửa chữa.
Thủ tục sửa chữa thờng xuyên gồm các chứng từ sau:
+ Bản dự toán chi phí sửa chữa: tuỳ từng mức độ hỏng hóc ít hay nhiều của chi tiết mà có dự toán hay không.
+ Hợp đồng sửa chữa TSCĐ + Biên bản thanh lý hợp đồng.
+ Biên bản nghiệm thu bàn giao công trình. + Biên bản xác nhận công việc thực hiện.
Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ ở Công ty Truyền tải điện1 có thể tự làm hoặc thuê ngoài.
♦ Trích số liệu ngày 20/01/2001, Công ty Truyền tải điện1 tiến hành sửa chữa máy in. Các hạng mục sửa chữa bao gồm:
1- Thay bộ kim máy in 900.000 đồng. 2- Sửa chữa vi mạch 1.000.000 đồng.
Đối với nghiệp vụ này, kế toán lập các chứng từ ban đầu gồm: - Phiếu chi
- Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu 15:
Đơn vị: Công ty TTĐ1 Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: 15 Cửa Bắc, HN Quyết định 1141 - TC/CĐKT
phiếu chi
Ngày 20 tháng 01 năm 2001 Số 25 Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Văn Hữu
Địa chỉ: Phòng kĩ thuật
Lí do chi: thanh toán tiền sửa chữa máy in.
Số tiền: 1.900.000 (một triệu chín trăm ngàn đồng chẵn) Kèm theo 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu
Đã nhận đủ số tiền: 1.900.000 đ (một triệu chín trăm ngàn đồng).
Ngày 20 tháng 01 năm 2001
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Mẫu 16:
Đơn vị: Công ty TTĐ1 Mẫu số 01-TSCĐ
Địa chỉ: 15 Cửa Bắc, HN Quyết định 1141-TC/CĐKT Số:
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành
Ngày 20 tháng 01 năm 2001
Cho bộ phận phụ trách sửa chữa TSCĐ Thành phần kiểm nhận TSCĐ đem ra sửa chữa:
- Ông Nguyễn Văn Hữu: Trởng phòng kĩ thuật - Ông Lê Ngọc: Phó phòng kế toán.
- Bà Nguyễn Thị Loan: Đại diện cho bên sửa chữa. Chúng tôi đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ nh sau:
- Tên TSCĐ sửa chữa: máy in
- Bộ phận quản lí và sử dụng TSCĐ: Phòng tài chính kế toán - Thời gian sửa chữa: ngày 20 tháng 01 năm 2001.
- Các bộ phận sửa chữa gồm có:
TT Tên bộ phận sửa chữa Nội dung sửa chữa Số tiền Kết quả
1 Bộ kim của máy Thay bộ kim 900.000 Đạt yêu cầu
2 Vi mạch Sửa chữa vi mạch 1.000.000 Đạt yêu cầu
Tổng cộng: 1.900.000
Kết luận: sau khi kiểm tra máy đã hoạt động tốt.
Kế toán trởng Đơn vị nhận Đơn vị giao
Đã kí Đã kí Đã kí Căn cứ vào hồ sơ trên kế toán định khoản.
Nợ TK 642: 1.900.000 đồng
Có TK 111: 1.900.000
đồng.
Sau đó phản ánh vào sổ nhật kí chung và sổ cái TK 111 và sổ cái TK 642. Sửa chữa lớn TSCĐ
TSCĐ sử dụng trong Công ty khi đa ra sửa chữa theo định kỳ hay đột xuất phải thực hiện đúng quy định của Nhà nớc và Tổng Công ty về công tác sửa chữa lớn TSCĐ và đợc hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Hàng năm (vào đầu kì kế toán) các đơn vị phải lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ và trình Tổng Công ty duyệt. Công việc sửa chữa lớn có thể thực hiện theo phơng thức tự làm hay thuê ngoài.
∗ Thủ tục :
Khi đơn vị đa máy móc thiết bị ra sửa chữa lớn thì bộ phận quản lý và sử dụng máy móc thiết bị phải lập biên bản bàn giao cho bộ phận sửa chữ a. Khi TSCĐ đã đợc sửa chữa hoàn thành đem bàn giao cho bộ phận sử dụng, hồ sơ gồm có:
* Hợp đồng sửa chữa
* Biên bản nghiệm thu kĩ thuật.
* Biên bản giao nhận TSCĐ đa ra sửa chữa.
* Bản quyết toán số chi phí sửa chữa lớn (để trình duyệt quyết toán theo quy định phân cấp của Tổng Công ty).
* Phiếu chi.
Trích số liệu ngày 27/01/2001, thuê ngoài đại tu máy cắt 110KV, giá dự toán 35.000.000đ. Nhng chi phí phát sinh thực tế 38.000.000 đồng. Công ty trình lên cấp trên để duyệt. Cấp trên duyệt với giá 37.000.000đ.
Hồ sơ gồm các chứng từ :
- Biên bản giao nhận TSCĐ đem ra sửa chữa số 14/BBGNTS. - Phiếu chi số 135.
- Biên bản nghiệm thu kĩ thuật số 06 - Quyết toán chi phí sửa chữa lớn số 213.
Trích mẫu biên bản nghiệm thu kĩ thuật. Mẫu 17:
Công ty TTĐ1-15CB,HN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 06 ---*****---
Biên bản nghiệm thu kĩ thuật
Công trình đại tu máy cắt 110KV Hôm nay, tại Công ty TTĐ1 chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty TTĐ1:
- Ông Phan Văn Cần: Giám đốc Công ty.
- Ông Lơng Hữu Thach: Phó phòng kĩ thuật đờng dây. - Bà Nguyễn Thị Hạnh: Trởng phòng TCKT
Bên B: Công ty sửa chữa thiết bị I:
- Ông Nguyễn Văn Thụ: Chuyên viên phòng kĩ thuật.
Sau khi công việc đại tu máy cắt 110KV hoàn thành, chúng tôi đã tiến hành kiểm tra và đi đến kết luận sau:
Công việc hoàn thành theo đúng đề án thiết kế, đảm bảo yêu cầu kĩ thuật và đúng thời hạn thoả thuận.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Các mẫu phiếu chi, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành có mẫu nh trờng hợp sửa chữa thờng xuyên.
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản nh sau: 1. Nợ TK 627: 38.000.000đ
Có TK 335: 38.000.000đ 2. Nợ TK 241: 38.000.000đ
Có TK 111: 38.000.000đ TCT chỉ duyệt chi phí là 37.000.000 đồng; kế toán định khoản nh sau:
3. Nợ TK 335: 37.000.000 đ Có TK 241: 37.000.000 đ 4. Nợ TK 642: 1.000.000 đ (số không đợc TCT duyệt)
Có TK 241: 1.000.000đ
Sau khi định khoản, kế toán tiến hành vào sổ nhật kí chung và sổ cái TK 241 và các sổ cái các TK liên quan khác.
Các nghiệp vụ sửa chữa trên đợc ghi vào sổ nhật kí chung nh sau: Trích mẫu sổ nhật kí chung: Biểu 12: sổ nhật ký chung Tháng 01 năm 2001 NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền (đồng)
SH NT Nợ Có Nợ Có 20/1 30/1 31/1 31/1 31/1 25/PC 135/P C 213/Q TCP 20/1 27/1 28/1 ...
Thay kim và sửa chữa vi mạch máy in
Trích trớc chi phí sửa chữa lớn
Tập hợp chi phí sửa chữa lớn
Tổng công ty duyệt chi phí sửa chữa lớn Số chi phí không đợc duyệt tính vào CPQL 642 627 241 335 642 111 335 111 241 241 1.900.000 38.000.000 38.000.000 37.000.000 1.000.000 1.900.000 38.000.000 38.000.000 37.000.000 1.000.000
...
Sau khi ghi sổ nhật kí chung, kế toán tiến hành ghi sổ cái các TK liên quan. Trích mẫu sổ cái TK 241 (2413 - sửa chữa lớn)
Biểu 13: Sổ cái TK 241 Tháng 01 năm 2001 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH TK đ/ứng Số tiền (đồng) SH NT Nợ Có 31/1 31/1 31/1 D đầu tháng: ... Tập hợp chi phí SCL TCT duyệt chi phí SCL Số chi phí không đợc duyệt
111 335 642 Xxx 38.000.000 37.00.000 1.000.000 D cuối tháng: Xxx
Cuối năm, kế toán lập bảng tổng hợp các công trình sửa chữa lớn hoàn thành, đối chiếu với bảng kế hoạch sửa chữa lớn lập vào đầu năm để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sửa chữa. Căn cứ vào đó để lập kế hoạch sửa chữa lớn cho kì tiếp theo.