VII. Phân tích tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ
2. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Truyền tải điệ nI
2.1.1- Kế toán tăng TSCĐ:
Kế toán tăng TSCĐ do mua sắm:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, Công ty lập kế hoạch mua sắm TSCĐ trình Tổng công ty duyệt. Nếu đợc chấp nhận, Công ty tổ chức đấu thầu hoặc xem xét các bản chào giá cạnh tranh để chọn đơn vị cung cấp. Hồ sơ mua sắm TSCĐ phải có đủ ít nhất là: Biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ; Hoá đơn GTGT của bên bán; Phiếu nhập kho TSCĐ và các chứng từ liên quan khác. Khi đa TSCĐ vào sử dụng, phải có văn bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng đồng thời lập phiếu xuất kho TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập chứng từ tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ và vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ nhật kí chung, sổ cái TK 211.
Để thấy rõ hơn qui trình đó, chúng ta đi sâu vào một nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm cụ thể.
♦ Trích số liệu ngày 15/01/2001: Công ty mua 01 máy tính xách tay Toshiba, 02 máy vi tính Pentium III cùng 02 máy in Laser HP1100. Hồ sơ tăng TSCĐ gồm có các chứng từ:
- Giấy báo số d khách hàng.
- Biên bản xét thầu mua sắm thiết bị máy tính
- Báo giá của công ty thông tin INFOCOM - 23 Láng Hạ. - Báo giá của công ty máy tính và thiết bị Việt Sa.
- Hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính với công ty INFOCOM. - Biên bản thanh lí hợp đồng.
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị. - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho. - Phiếu chi.
Dới đây là một số mẫu cụ thể: Mẫu 1:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính
Số 05 HĐ/ INFOCOM - TTĐ1
Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2001
- Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của HĐNN nớc CHXHCNVN ban hành ngày 29/9/1989.
- Căn cứ vào Nghị định số 17/HĐKT ban hành ngày 16/01/1990 của HĐBT hớng dẫn thi hành pháp lệnh HĐKT.
Hôm nay, ngày 12/01/2001 tại Công ty truyền tải điện I. Chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ 1.
- Đại diện: Ông Đậu Đức Khởi - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 15 Cửa Bắc - Hà Nội.
- ĐT: 8.293.235 - Fax: 8.293.173 - TK: 710A 00038 tại hội sở giao dịch NHCT VN. - Mã số thuế: 0100100079 - 017 - 1.
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM.
- Đại diện: Ông Phạm Lê Huân - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 23 Láng Hạ - Hà Nội.
- ĐT: 5.141.590 - Fax: 5.141.375 - TK: 710B 12129 tại NHCT Đống Đa - Hà Nội. - Mã số thuế: 0100370653 - 1.
Hai bên thoả thuận cùng thực hiện hợp đồng cung cấp máy vi tính cho bên A với nội dung cụ thể nh sau:
Điều 1: Bên B tiến hành cung cấp cho bên A một số thiết bị tin học gồm:
TT Tên thiết bị Xuất xứ ĐK BH (năm) SL (chiếc) Đơn giá (USD) VAT (USD) Thành tiền (USD) 1 Máy tính Pentium III Singapo 3 02 675 67.5 1.485 2 Máy tính xách tay Singapo 3 01 2.950 295 3.245 3 Máy in laser HP1100 Singapo 1 02 410 41 902 4 Tổng cộng: 05 xxx xxx 5.632
Điều 2: Trách nhiệm bên B.
- Bên B có trách nhiệm bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất đối với các thiết bị đã bàn giao, kể từ thời gian giao hàng.
Điều kiện không nằm trong việc bảo hành: lỗi do ngời sử dụng gây ra nh virus, tự ý tháo niêm phong, tắc giấy, hỏng phần mềm,...
- Trong quá trình bảo hành, nếu có gì trục trặc bên B phải có mặt để giải quyết.
Điều 3: Trách nhiệm bên A.
- Bên A có trách nhiệm cử ngời theo dõi và giám sát lắp đặt. Sau khi lắp đặt xong cử ngời cùng bên B nghiệm thu kĩ thuật ngay.
- Bên A có trách nhiêm thanh toán cho bên B tổng số tiền là 5.632 $ (năm nghìn, sáu trăm ba mơi hai USD) sau khi nhận đợc toàn bộ thiết bị do bên B cung cấp. Tỷ giá thanh toán theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam tại thời điểm thanh toán.
Điều 4: Điều khoản chung.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có gì thay đổi phải báo trớc ít nhất là 15 ngày.
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 12/01/2001. Hai bên có trách nhiệm thực hiện đúng bản hợp đồng này. Bên nào vi phạm gây thiệt hại cho nhau phải bồi thờng vật chất theo qui định của pháp luật.
- Chậm nhất 30 ngày, hai bên phải gặp nhau để thanh lí, quyết toán sòng phẳng theo qui định của Pháp lệnh HĐKT.
- Hợp đồng đợc lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản có giá trị ngang nhau.
Đại diện bên A. Đại diện bên B.
Đã kí Đã kí Mẫu 2:
Công ty TNHH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam TT INFOCOM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
biên bản thanh lí hợp đồng
(V/v thực hiện hợp đồng số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001) Hôm nay, ngày 15/12/2001 tại trụ sở Công ty TTĐ1 15 - Cửa Bắc, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ1
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM
Tham chiếu theo nội dung hợp đồng số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001 và quá trình thực hiện hợp đồng. Hai bên đã thống nhất kí biên bản thanh lí hợp đồng với nội dung sau:
- Bên B đã thực hiện đầy đủ nội dung điều 1 và chịu trách nhiệm thực hiện điều khoản 2 và 4 của bản hợp đồng trên trong thời gian qui định.
- Thanh toán kinh phí theo điều 1 của bản hợp đồng.
- Hai bên chấm dứt giá trị hiệu lực của bản hợp đồng kể từ ngày kí biên bản thanh lí hợp đồng.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Mẫu 3: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01/GTKT-3LL
Ngày 15 tháng 01 năm 20001
Số: 002561 Đơn vị bán hàng: Công ty Thông tin INFOCOM
Địa chỉ: 23 Láng Hạ - Hà Nội. Mã số: 01 00370653 1 Họ tên ngời mua hàng: Công ty TTĐ1.
Hình thức thanh toán: Trả bằng tiền mặt. Mã số: 01 00100079 017 1
Số tt
Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
2 Máy vi tính Pentium III Chiếc 02 9.794.250 19.588.500 3 Máy in Laser HP 1100 Chiếc 02 5.949.100 11.898.200 Cộng tiền hàng: 74.291.200 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 7.429.120 Tổng cộng tiền thanh toán: 81.720.320
Số tiền viêt bằng chữ: tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Mẫu 4:
Công ty TNHH Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam TT INFOCOM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị
Hôm nay, ngày 15/01/2001, tại trụ sở Công ty TTĐ1, 15 Cửa Bắc, Hà Nội, chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ1
Đại diện: 1. Ông Vũ Hữu Hoa Chức vụ: Phó Giám đốc
2.Bà Vũ Thị Lan Chức vụ: TP. TT đo đếm
Địa chỉ: 15 - Cửa Bắc, Hà Nội.
ĐT: 8.293.235 Fax: 8.293.173
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM.
Đại diện: 1. Ông Phạm Lê Thuần Chức vụ: Giám đốc 2. Ông Nguyễn Việt Dũng Chức vụ: CB kĩ thuật. Địa chỉ: 23 - Láng Hạ, Hà Nội.
Theo hợp đồng mua bán thiết bị số 05 HĐ/INFOCOM - TTĐ1 kí ngày 12/01/2001, chúng tôi đã hoàn thành công việc bàn giao và lắp đặt thiết bị. Các thiết bị trong bản hợp đồng này sau khi bàn giao và lắp đặt đều đúng theo hợp đồng và đã hoạt động tốt. Các thiết bị gồm:
TT Tên thiết bị Xuất xứ ĐK BH (năm) SL (chiếc) Đơn giá (USD) VAT (USD) Thành tiền (USD) 1 Máy tính Pentium III Singapo 3 02 675 67,5 1.485 2 Máy tính xách tay Singapo 3 01 2.950 295 3.245 3 Máy in laser HP1100 Singapo 1 02 410 41 902 4 Tổng cộng: 05 xxx Xxx 5.632
Biên bản đợc lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản có giá trị nh nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Mẫu 5: Phiếu chi Mẫu 02 - TT ban hành theo
Ngày 15/01/ 2001 QĐ 1141-TC/ QĐ/CĐKT
Đơn vị: Công ty TTĐ1 Quyển số: 1
Địa chỉ: 15 Cửa Bắc, HN Số: 015
Nợ TK 21152: 74.291.200
Nợ TK 1332: 7.429.120 Có TK 111: 81.720.320
Ngời nhận tiền: Nguyễn Thị An
Địa chỉ: Phòng Tài chính Công ty TTĐ1
Lí do chi: chi mua máy tính xách tay, máy tính và máy in cho Công ty. Số tiền: 81.720.320đ (tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng).
Kèm theo: 03 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền: tám mốt triệu, bảy trăm hai mơi nghìn, ba trăm hai mơi đồng.
Ngày 15/01/2001
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
+ Tỷ giá ngoại tệ (của NHNTVN ngày 15/01/2001): 14.510 VNĐ/USD + Số tiền qui đổi: 5.632 USD
Căn cứ quyết định đầu t Ban Giám đốc và các hồ sơ nói trên, kế toán TSCĐ sẽ lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ theo định khoản:
Nợ TK 211: 74.291.200 Nợ TK 133: 7.429.120
Có TK 111: 81.720.320 Sau đó kế toán vào sổ chi tiết TSCĐ có mẫu nh sau:
Biểu 4: Sổ chi tiết TK 211: 2115- TSCĐ hh - dụng cụ quản lý
Chứng từ Tài khoản Số phát sinh
NT Số Nợ Có
D đầu kỳ: xxx
12/01/2001 015/PC Mua máy vi tính, máy tính xách tay, máy in ...
111 74.291.200
D cuối kỳ xxx
Tăng TSCĐ do điều chuyển.
Căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền về việc điều chuyển TSCĐ, hai bên tổ chức giao nhận và lập biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Bên giao TSCĐ chịu trách nhiệm lập hồ sơ báo cáo cấp có thẩm quyền để ra quyết định tăng giảm vốn (trờng hợp giảm vốn).
+ Bên nhận TSCĐ căn cứ vào hồ sơ giao nhận TSCĐ để hạch toán tăng TSCĐ sổ theo dõi TSCĐ, tính hao mòn và trích khấu hao theo quy định.
♦ Trích số liệu ngày 21/01/2001
Tăng 1 máy hàn điện đa năng (vốn ngân sách) do điều chuyển từ nhà máy thuỷ điện Hoà bình đến.
Nguyên giá: 65.500.000
Khấu hao: 52.400.000
Giá trị còn lại: 13.100.000 Các chứng từ gồm có:
- Quyết định điều chuyển của Giám đốc nhà máy thuỷ điện HB. - Biên bản giao nhận TSCĐ mẫu số 01-TSCĐ/QĐ1141 ngày
1/1/1995.
- Biên bản thanh lý TSCĐ của nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình.
- Biên bản đánh giá máy hàn điện đa năng đề nghị thanh lý tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình.
- Biên bản đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy. Sau đây là một số mẫu:
Mẫu 6:
Quyết định của Giám đốc nhà máy thuỷ điện Hoà Bình
(V/v điều chuyển TSCĐ)
Giám đốc nhà máy
Căn cứ quyết định số 112 NL/TCCB-LĐ ngày 4/3/1995 về việc thành lập Công ty TTĐ1 thuộc Bộ năng lợng (nay là Bộ công nghiệp).
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng TSCĐ của các đơn vị trong Công ty. Theo đề nghị của ông trởng phòng kế hoạch.
Quyết định
Điều 1: Giao cho đội vận tải Công ty TTĐ1 quản lí và sử dụng TSCĐ sau:
Tổng nguyên giá: 65.500.000 Đã khấu hao: 52.400.000 Giá trị còn lại: 13.100.000
Điều 2: Các ông trởng phòng TC – KT, đội trởng đội vận tải có trách nhiệm thi hành quyết định này.
Sau khi bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng, kế toán Công ty vào sổ kế toán theo qui định.
Mẫu 7:
Tổng công ty Điện lực Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt namã
Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Nhà máy thủy điện Hoà bình
Mẫu số: 01- TSCĐ Số: 15A Biên bản giao nhận TSCĐ Hoà bình, ngày 21/01/2001 (Đối với tài sản đã hao mòn)
Căn cứ quyết định 1683 EVN/TCKT ngày 25/8/2000 của Tổng công ty điện lực VN về việc bàn giao TSCĐ
Ban giao nhận TSCĐ gồm:
- Ông: Nguyến Văn Tiến -Chức vụ:Phó Giám đốc NM TĐ Hoà Bình đại diện bên giao.
- Ông: Trần Minh -Trởng phòng Tài chính - Kế toán nhà máy TĐ Hoà Bình đại diện bên giao.
- Ông: Vũ Hữu Hoa -Phó Giám đốc Công ty Truyền tải điện 1 đại
- Ông: Thái Lai -Trởng đội vân tải Công ty Truyền tải điện 1 đại diện bên nhận
- Ông: Lê Ngọc -Phó phòng Tài chính - Kế toán Công ty Truyền tải điện 1 đại diện bên nhận
Địa điểm giao nhận TSCĐ: tại Công ty TTĐ1. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:
TT Tên kí hiệu qui cách TSCĐ Mã hiệu TSCĐ Nớc sản xuất Năm sản xuất Năm đa vào sử dụng
Công suất Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế Giá trị còn lại Tình trạng kỹ thuật còn lại (%) Tài liệu kỹ thuật kèm theo 1 Máy hàn điện đa năng M21 LX 1994 60 tấn 65.500.000 52.400.000 13.100.000 Tổng: 65.500.00052.400.000 13.100.000
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán định khoản nghiệp vụ này nh sau:
Nợ TK 211: 65.500.000
Có TK 411: 13.100.000 Có TK 214: 52.400.000
Tăng do điều chỉnh giá:
♦ Trích số liệu tháng ngày 23/01/2001 về việc điều chỉnh chênh lệch tăng 32.000.000 đồng máy biến thế tại trạm Thái nguyên do Tổng Công ty duyệt.
- Nguyên giá trớc đây: 1.112.000.000 đồng
- Trớc đây khi Ban quản lý dự án hoàn thành bàn giao công trình nhng công trình cha đợc quyết toán ngay mà đã đa vào sử dụng.
Kế toán tạm hạch toán theo giá:
Nợ TK 221: 1.112.000.000
- Căn cứ vào Quyết định của Tổng Giám đốc Tổng công ty điện lực Việt Nam về việc điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ cho máy biến thế tại trạm Thái Nguyên, kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 211: 32.000.000
Có TK 33624: 32.000.000