VII. Phân tích tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán ở Công ty
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
Công tác hạch toán kế toán ở Công ty TTĐ1 có nhiều khác biệt và phức tạp so với các ngành khác. Với một cơ cấu tổ chức quản lý gồm rất
nhiều đơn vị trực thuộc, mặc dù đã có sự phân cấp quản lý tài chính nhng cha triệt để do đòi hỏi cao về tính tập trung và thống nhất trong chỉ đạo và quản lý ở cấp vĩ mô (Tổng Công ty). Do đó để phù hợp với đặc điểm của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 13: Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TTđI
Ghi chú: Kế toán trởng Kế toán ngân hàng
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ tham mưu Phó phòng
quản lý và tập Hợp chi phí TRUYềN TảI ĐIệN
Phó phòng phụ trách đầu t và chi phí đại tu
Thủ quỹ
Nhân viên kế toán đơn vị phụ thuộc Kế toán tiền mặt Kế toán vật t Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí đại tu Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành Kế toán đầu t, ctrình quá tải Kế toán quyết toán ctrình đại tu Kế toán công nợ, VAT
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, KTT trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành, đồng thời lại có quan hệ có tính chất tham mu giữa KTT và kế toán phần hành.
Phòng Tài chính - Kế toán gồm 12 ngời:
+ Kế toán tr ởng : Là ngời đứng đầu phòng TC-KT, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán; chỉ đạo hớng dẫn kiểm tra các chứng từ kế toán do các KTV thực hiện thông qua phó phòng kế toán. KTT có quyền tham gia với các bộ phận liên quan, lập quyết toán tài chính cho các công trình đợc duyệt quyết toán, đợc phép đại diện cho Công ty tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế.
+ Phó phòng quản lý và tập hợp chi phí truyền tải: tham mu giúp việc cho KTT kiểm tra hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc.
+ Phó phòng phụ trách lĩnh vực đầu t , XDCB : thanh quyết toán các công trình đại tu.
+ Kế toán ngân hàng : Ghi chép các khoản thu, chi liên quan đến TGNH. Cuối tháng đối chiếu số d tài khoản TGNH với bảng sao kê do NH gửi; lập báo cáo chi tiết tài khoản TGNH nộp cho kế toán tổng hợp.
+ Kế toán tiền mặt, l ơng : Theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt, việc thanh toán lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản thuộc về thu nhập của CBCNV...
+ Kế toán vật t : Hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t tại Công ty và tại kho các đơn vị trực thuộc. Tiến hành đối chiếu, kiểm tra thẻ kho, sổ sách với tình hình tồn kho thực tế tại kho và phòng vật t.
+ Kế toán TSCĐ, tập hợp chi phí đại tu : Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ; xác định đúng đối tợng phân bổ, mức trích khấu hao TSCĐ. Cuối tháng lập bảng phân bổ khấu hao, báo cáo tăng giảm TSCĐ. Hàng tháng tập hợp toàn bộ chi phí đại tu phát sinh căn cứ số liệu trong báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
+ Kế toán tổng hợp chi phí, giá thành : Phụ trách khâu tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất. Có nhiệm vụ liên kết các kế toán bộ phận, phát hiện sai sót, chênh lệch của báo cáo chi tiết. Cuối kỳ hạch toán lập các báo cáo tài chính thông qua Kế toán trởng và Giám đốc sau đó trình duyệt Ban Tài chính - kế toán Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
+ Kế toán quyết toán các công trình đại tu, sửa chữa lớn và nhận thầu xây lắp cho khách hàng : Lập kế hoạch, theo dõi việc thanh quyết toán các công trình đại tu tại các đơn vị trực thuộc. Trình duyệt quyết toán các công trình đại tu, nhận thầu xây lắp theo sự phân cấp
+ Kế toán đầu t , công trình quá tải : Tập hợp toàn bộ các chi phí mua sắm trang thiết bị, xây dựng các trạm biến áp và đờng dây; chi phí thực hiện công trình chống quá tải điện áp thuộc nguồn vốn đầu t của ngành điện trình kho bạc Nhà nớc.
+ Kế toán công nợ, VAT : Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ và công nợ với khách hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng và bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp.
+ Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt tại Công ty. Trên cơ sở chứng từ thu chi, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để tiến hành thanh toán và vào sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu số tồn quỹ thực tế với kế toán tiền mặt.
Mỗi kế toán thực hiện từng phần việc cụ thể dới sự phân công của KTT. Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình thì giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với tất cả các phòng ban, bộ phận sản xuất trong Công ty.
Hiện nay tại phòng Tài chính - Kế toán chỉ có kế toán tổng hợp, kế toán ngân hàng sử dụng phần mềm kế toán và kế toán TSCĐ sử dụng phần mềm chơng trình quản lý TSCĐ riêng viết trên ngôn ngữ FOXPRO, 2 chơng trình này cha có sự liên kết, chia quyền truy cập.
Còn lại các kế toán phần hành khác và các kế toán tại đơn vị trực thuộc chỉ lập bảng, biểu trên phần mềm EXCEL do đó công tác kế toán tại Công ty còn bị trùng lặp và kế toán máy cha phát huy đợc tác dụng.
Công ty TTĐ1 hạch toán phụ thuộc, do đó tất cả các chi phí, doanh thu đều đợc chuyển lên Tổng Công ty để hạch toán tập trung toàn ngành điện. Tại Công ty sẽ không xác định đợc chi phí và doanh thu của sản xuất chính (vận hành truyền tải điện) mà chỉ có thể xác định đợc chi phí, doanh thu và lợi nhuận của sản xuất kinh doanh phụ (lắp đặt, thí nghiệm, hiệu chỉnh cho khách hàng). Đây cũng chính là một đặc thù của Công ty bởi tất cả các khâu từ sản xuất điện đến phân phối tiêu dùng là một dây chuyền khép kín toàn ngành.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Đối với Công ty TTĐ1 thì hình thức sổ Nhật ký chung là phù hợp với qui mô và thuận lợi cho việc làm kế toán trên máy vi tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của TCT trên cơ sở theo quyết định 1141-TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Việc ghi chép sổ sách kế toán dựa trên các chứng từ hợp lí, hợp lệ. Các KTV thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính đều phải in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành và đợc KTT và thủ trởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, l u giữ và bảo quản theo đúng chế độ. Sổ sách kế toán bao gồm sổ nhật ký, sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sơ đồ 14: khái quát trình tự ghi số theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Truyền tải điện I
Ghi chú:
Ii. Thực trạng hạch toán TSCĐ tại công ty TTĐ1. 1. Đặc điểm về TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I.
Do đặc thù riêng của ngành điện, nên TSCĐ tại Công ty chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản. TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ Nhà nớc giao.
Để tăng cờng công tác quản lý, bảo vệ an toàn TSCĐ và đảm bảo chất l- ợng thông tin kế toán, công tác quản lý và hạch toán TSCĐ ngoài những yêu cầu chung của kế toán, còn thực hiện theo quy định của Tổng công ty.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ đợc thực hiện bằng phần mềm máy tính do Tổng Công ty viết trên nền Foxpro nhằm phục vụ kịp thời và chính xác những yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ của các đơn vị và toàn Tổng công ty.
Biểu 3: Trích bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ năm 1998 - 1999 - 2000
Năm 1998 1999 2000
Nguyên giá (đ) 2.121.911.670.474 2.237.334.073.959 2.258.929.338.750
Giá trị hao mòn (đ) 938.204.957.911 1.168.696.214.376 1.175.772.721.358
Giá trị còn lại (đ) 1.183.706.12.563 1.068.637.859.580 1.083.156.617.392 Số liệu trên cho thấy hàng năm Công ty đều chú ý tăng cờng, đổi mới TSCĐ. Số liệu chi tiết về TSCĐ tại Công ty tính đến ngày 31/12/2000 nh sau:
Tổng nguyên giá TSCĐ là 2.258.929.338.750 đ, trong đó:
• Theo nguồn hình thành: - TSCĐ đầu t bằng vốn ngân sách: 1.627.826.287.500 - TSCĐ đầu t bằng vốn tự bổ sung: 156.252.920.250 - TSCĐ đợc hình thành từ nguồn vốn vay: 474.850.131.000 Tổng cộng: 2.258.929.338.750 • Theo tình hình sử dụng:
- TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh: 2.110.617.988.500
- TSCĐ cha, không cần dùng: 0
- TSCĐ không khấu hao: 40.140.013.200
Tổng cộng: 2.258.929.338.750
• Theo đặc trng kĩ thuật:
Trên thực tế cũng nh nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, Công ty cha đánh giá đợc giá trị TSCĐ vô hình nên toàn bộ TSCĐ hiện có ở Công ty đều là TSCĐ hữu hình. Số TSCĐ đang dùng trong SXKD (2.110.617.988.500 đ) gồm: + Nhà cửa (2112): 31.741.500.000 + Vật kiến trúc(2112): 1.753.741.500 + Máy móc thiết bị động lực (2113): 607.152.025.200
+ Máy móc thiết bị công tác (2113): 8.736.472.500
+ Máy móc thiết bị truyền dẫn (2114): 1.443.173.409.300
+ Thiết bị, dụng cụ quản lý (2115): 4.515.210.000
+ Thiết bị và phơng tiện vận tải (2115): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
12.180.420.000 +TSCĐ khác dùng trong SX kinh doanh (2118): 1.356.210.000
2. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I
• Để hạch toán TSCĐ kế toán sử dụng các tàikhoản sau: TK 211 (2112, 2113, 2114, 2115,2118)
TK 241 (2413) Trong đó 24131: tự làm 24132: thuê ngoài TK 627 (6274), 642 (6424) TK 009 Các TK 411, 111, 112, 133, 1384, 3331, 331... • Hệ thống sổ sách theo dõi TSCĐ gồm: - Thẻ TSCĐ.
- Sổ chi tiết TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng. - Sổ cái TK 211 và sổ cái TK 214.
- Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ.
• Việc hạch toán TSCĐ đợc thực hiện theo trình tự sau:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh (kèm theo chứng từ gốc), kế toán tiến hành phân loại các nghiệp vụ và lập dữ liệu vào máy tính. Song song, kế toán tiến hành ghi chép số liệu vào các sổ kế toán chi tiết. Đây là việc làm hết sức cần thiết để giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu đồng thời làm giảm rủi ro khi máy có sự cố. Các công việc còn lại nh lên các sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Sổ cái, Báo cáo tài chính,...thì đợc thực hiện trên máy tính, đối với những phần hành cha có phần mềm riêng thì đợc làm trên EXCEL để giảm bớt khối lợng công việc.
Công tác kế toán tại Công ty có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Khái quát trình tự hạch toán TSCĐ
Chứng từ gốc
Sổ nhật kí chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Căn cứ vào trình tự chung đó, các nghiệp vụ về TSCĐ tại Công ty Truyền tải điện I đợc hạch toán cụ thể nh sau:
2.1. Hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ (hữu hình).
Hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty.
Tại Công ty kế toán TSCĐ sử dụng phần mềm do Tổng công ty viết, công tác kế toán đợc thực hiện nh sau:
Khi tăng TSCĐ, kế toán lập hồ sơ cho TSCĐ gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật TSCĐ - Hoá đơn GTGT của bên bán
- Hợp đồng mua bán hàng hoá - Biên bản thanh lý hợp đồng.
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 211, 214
Sau đó, TSCĐ sẽ đợc phân loại theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp. Mỗi TSCĐ có một số hiệu và đợc vào sổ chi tiết TSCĐ trớc khi vào các sổ tổng hợp liên quan.
Khi giảm TSCĐ (do nhợng bán, thanh lý, điều chuyển nội bộ,...) kế toán lập hồ sơ giảm TSCĐ có đầy đủ chứng từ cần thiết nh:
- Quyết định của cấp có thẩm quyền (nếu có) - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Phiếu thu
Đồng thời kế toán ghi giảm TSCĐ ở sổ chi tiết TSCĐ và ghi vào các sổ tổng hợp liên quan.
2.1.1- Kế toán tăng TSCĐ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán tăng TSCĐ do mua sắm:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, Công ty lập kế hoạch mua sắm TSCĐ trình Tổng công ty duyệt. Nếu đợc chấp nhận, Công ty tổ chức đấu thầu hoặc xem xét các bản chào giá cạnh tranh để chọn đơn vị cung cấp. Hồ sơ mua sắm TSCĐ phải có đủ ít nhất là: Biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ; Hoá đơn GTGT của bên bán; Phiếu nhập kho TSCĐ và các chứng từ liên quan khác. Khi đa TSCĐ vào sử dụng, phải có văn bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng đồng thời lập phiếu xuất kho TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập chứng từ tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ và vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ nhật kí chung, sổ cái TK 211.
Để thấy rõ hơn qui trình đó, chúng ta đi sâu vào một nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm cụ thể.
♦ Trích số liệu ngày 15/01/2001: Công ty mua 01 máy tính xách tay Toshiba, 02 máy vi tính Pentium III cùng 02 máy in Laser HP1100. Hồ sơ tăng TSCĐ gồm có các chứng từ:
- Giấy báo số d khách hàng.
- Biên bản xét thầu mua sắm thiết bị máy tính
- Báo giá của công ty thông tin INFOCOM - 23 Láng Hạ. - Báo giá của công ty máy tính và thiết bị Việt Sa.
- Hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính với công ty INFOCOM. - Biên bản thanh lí hợp đồng.
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị. - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho. - Phiếu chi.
Dới đây là một số mẫu cụ thể: Mẫu 1:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---*****---
hợp đồng mua bán thiết bị máy vi tính
Số 05 HĐ/ INFOCOM - TTĐ1
Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2001
- Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của HĐNN nớc CHXHCNVN ban hành ngày 29/9/1989.
- Căn cứ vào Nghị định số 17/HĐKT ban hành ngày 16/01/1990 của HĐBT hớng dẫn thi hành pháp lệnh HĐKT.
Hôm nay, ngày 12/01/2001 tại Công ty truyền tải điện I. Chúng tôi gồm:
Bên A: Công ty TTĐ 1.
- Đại diện: Ông Đậu Đức Khởi - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 15 Cửa Bắc - Hà Nội.
- ĐT: 8.293.235 - Fax: 8.293.173 - TK: 710A 00038 tại hội sở giao dịch NHCT VN. - Mã số thuế: 0100100079 - 017 - 1.
Bên B: Công ty thông tin INFOCOM.
- Đại diện: Ông Phạm Lê Huân - Chức vụ: Giám đốc - Địa chỉ: 23 Láng Hạ - Hà Nội.
- ĐT: 5.141.590 - Fax: 5.141.375 - TK: 710B 12129 tại NHCT Đống Đa - Hà Nội. - Mã số thuế: 0100370653 - 1.
Hai bên thoả thuận cùng thực hiện hợp đồng cung cấp máy vi tính cho bên A với nội dung cụ thể nh sau:
Điều 1: Bên B tiến hành cung cấp cho bên A một số thiết bị tin học gồm:
TT Tên thiết bị Xuất xứ ĐK BH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});