8. Cấu trúc luận văn
1.3.3. Lợi ích áp dụng quản lý quy trình, văn bản quản lý đào tạo theo ISO 9001: 20
2008
Theo TCVN ISO 9001: 2008, việc áp dụng quản lý quy trình, văn bản quản lý đào
tạo có các lợi ích:
+ Chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định thích hợp;
+ Nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực hệ
thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định được áp dụng.
Một cách cụ thể hơn, các lợi ích này được diễn giải như sau:
+ Hệ thống quản lý chặt chẽ, vận hành hiệu quả và nhanh chóng
+ Giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc sự vụ lặp đi lặp lại;
+ Ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ mọi người tự kiểm soát được công việc của
chính mình;
+ Tạo điều kiện xác định nhiệm vụ đúng và các cách đạt kết quả đúng;
+ Lập quy trình, văn bản các hoạt động một cách rõ ràng, từ đó làm cơ sở để giáo
dục, đào tạo nhân lực và cải tiến công việc có hệ thống;
+ Cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót và ngăn ngừa việc tái diễn;
+ Cung cấp các bằng chứng khách quan để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch
vụ của tổ chức và mọi hoạt động đều đã được kiểm soát;
+ Luôn cải tiến để cung cấp đầu ra thoả mãn được yêu cầu khách hàng.
+ Tạo dựng được thương hiệu uy tín, giá trị.
1.4. Lý luận về hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo trường cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008
1.4.1. Quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề
Quản lý chất lượng trong lĩnh vực đào tạo cần xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến cung
cấp dịch vụ đào tạo cho người học, gồm: xác định mục tiêu đào tạo, xác lập các chuẩn mực
chất lượng, thiết kế và tiến hành các chương trình đào tạo, giám sát giảng dạy, các phương
pháp xây dựng và kiểm soát chuẩn mực chất lượng, xây dựng, ban hành và thực hiện các
quy trình một cách công khai.
Quản lý đào tạo chính là lĩnh vực quản lý chất lượng lớn nhất, nơi mà nhiều quy trình
đa dạng được thiết lập và vận hành, như: quản lý chương trình, quản lý hoạt động dạy, quản
lý kết quả học tập… Chất lượng trong lĩnh vực đào tạo được duy trì nếu như nhà trường xây
dựng được các chương trình đào tạo với các chuẩn mực chất lượng nhất định, có các cấu
trúc ra quyết định phù hợp và cung cấp các chương trình đào tạo theo các quy trình đó. [24]
1.4.1.2. Mục đích
Quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động đào
tạo ở Trường được diễn ra và mang lại kết quả theo như mục tiêu của Trường đề ra cũng
như theo quy định của Nhà nước (trong Luật dạy nghề) về đào tạo cao đẳng nghề.
1.4.1.3. Nhiệm vụ
Đảm bảo chất lượng và hiệu quả đào tạo qua việc huy động, cộng tác, tham gia, can
thiệp, hướng dẫn, điều phối, giúp đỡ, điều chỉnh trong các nội dung quản lý đào tạo cụ thể:
+ Quản lý việc thực hiện mục tiêu đào tạo;
+ Quản lý việc thực hiện chương trình nội dung và phương pháp đào tạo;
+ Quản lý kế hoạch đào tạo;
+ Quản lý các điều kiện phục vụ cho hoạt động đào tạo;
+ Quản lý các phương thức tổ chức đào tạo;
+ Quản lý các công tác tuyển sinh, công tác quản lý sinh viên;
+ Quản lý các mối quan hệ trong công tác đào tạo;
+ Quản lý việc kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo.
1.4.2. Phân cấp quản lý đào tạo trong trường Cao đẳng nghề
Tương tự như quản lý giáo dục nói chung, quản lý đào tạo cũng bao gồm quản lý nhà nước về đào tạo và quản lý nhà trường về đào tạo.
các trường học, trường nghề và văn bản chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho các cơ quan Bộ phụ
trách về giáo dục – đào tạo và đào tạo nghề: Bộ Giáo dục - Đào tạo, Bộ Lao Động Thương
Binh và Xã hội. Các Bộ ban hành quy định, quy chế phân cấp hoạt động giáo dục – đào tạo
cho các trường học trong đó có trường Cao đẳng nghề. Bên cạnh đó, một số Bộ, Cục lại
quản lý các cơ sở giáo dục – đào tạo riêng theo lĩnh vực chuyên môn của mình như Bộ
Công Thương có Trường Cao đẳng Công Thương; Cục Hàng Hải có Trường ĐH Hàng hải, Trường CĐN Hàng hải… các đơn vị trường học này có thêm sự quản lý vĩ mô từ các đơn vị
mà nó trực thuộc nói trên.
Tại các trường CĐN lại được phân cấp quản lý đào tạo nghề: Hiệu trưởng chịu trách
nhiệm quản lý chung về công tác đào tạo nhà trường. Phó Hiệu trưởng Đào tạo chịu trách
nhiệm chính về quản lý công tác đào tạo. Phòng Đào tạo là phòng chức năng được thành lập
để tổ chức thực hiện và quản lý việc tổ chức thực hiện công tác đào tạo của các Khoa, Bộ
môn, Xưởng trường. Mỗi Khoa, Bộ môn, Xưởng trường lại được phân cấp thực hiện nhiệm
vụ quản lý giáo viên, nhân viên, học sinh sinh viên của bộ phận mình.
Phòng Đào tạo tại các trường CĐN thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây [2]:
a) Giúp Hiệu trưởng thực hiện các công việc:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy hằng năm và kế hoạch đào tạo
dài hạn của nhà trường;
- Lập kế hoạch và tổ chức việc xây dựng các chương trình, giáo trình, học liệu dạy
nghề;
- Lập kế hoạch và tổ chức tuyển sinh, thi tốt nghiệp, công nhận và cấp bằng, chứng
chỉ nghề;
- Tổ chức thực hiện và quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghề;
- Quản lý việc kiểm tra, thi theo quy định;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho
giáo viên.
b) Thực hiện các công việc giáo vụ gồm: lập các bảng biểu về công tác giáo vụ, dạy
và học, thực hành, thực tập nghề; theo dõi, tổng hợp, đánh giá chất lượng các hoạt động dạy
nghề; thống kê, làm báo cáo theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, của
cơ quan quản lý cấp trên và của Hiệu trưởng.
Như vậy, Phòng Đào tạo Trường sẽ gồm nhiều bộ phận với các chức năng chuyên
biệt đi cùng: bộ phận tuyển sinh, bộ phận tổ chức đào tạo, bộ phận khảo thí, bộ phận đảm
bảo chất lượng đào tạo.
1.4.3. Hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008
1.4.3.1. Vai trò, vị trí
Quá trình quản lý đào tạo được cụ thể hoá thành các quy trình, văn bản biểu mẫu
kèm theo để thực hiện các quy trình đó. Vì lẽ này, hệ thống quy trình, văn bản có vai trò
quan trọng và cơ bản để thực hiện nhiệm vụ tổ chức và quản lý đào tạo. Nếu không có đủ hệ
thống quy trình, văn bản và các hệ thống quy trình này không bao quát được hết toàn bộ
nhiệm vụ của hoạt động quản lý đào tạo thì công tác tổ chức và quản lý đào tạo không được
thực hiện hiệu quả.
Hệ thống các quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở tổ chức trường học nói chung và ở
trường Cao đẳng nghề nói riêng đều đứng vị trí quan trọng bậc nhất, là kim chỉ nam, sách
hướng dẫn cho mọi thành viên theo đó mà thực hiện công tác tổ chức hoặc quản lý hoạt động dạy và học. Nhờ có một hệ thống đầy đủ các quy trình, văn bản quản lý đào tạo mà sự
thoả mãn của khách hàng (ở đây là người học, phụ huynh…) được đáp ứng thông qua việc
đáp ứng kịp thời các nhu cầu, nguyện vọng của họ, hoàn thành hiệu quả công tác tổ chức và
quản lý đào tạo.
1.4.3.2. Mục đích, nhiệm vụ
Hệ thống tài liệu dạng văn bản dựa vào các quy trình là cần thiết nhằm mục đích
kiểm soát phê duyệt tài liệu về sự thoả đáng trước khi ban hành, xem xét và cập nhật khi cần
cũng như phê duyệt lại tài liệu, đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi
hiện hành của tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, đảm bảo các tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho hoạch định và vận hành Hệ thống
quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát, ngăn ngừa việc
vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng
1.4.3.3. Nội dung hệ thống quy trình, văn bản quản lý đào tạo ở trường Cao đẳng nghề theo ISO 9001: 2008
Hệ thống quy trình quản lý đào tạo ở các trường cao đẳng, đại học nói chung và ở các
trường cao đẳng nghề nói riêng xét theo quá trình bao gồm quản lý đầu vào, quản lý quá
trình và quản lý đầu ra với các bộ phận chuyên trách. Trong thực tiễn, các hoạt động quản lý
này được cụ thể hoá bằng các quy trình tương ứng, hợp thành một hệ thống:
a). Quy trình và văn bản, biểu mẫu hoạt động tổ chức đào tạo:
Bảng 1.1 Quy trình, văn bản, biểu mẫu tổ chức đào tạo
BỘ PHẬN CHỨC ĐÀO TẠO QUY TRÌNH TỔ VĂN BẢN, BIỂU MẪU TỔ CHỨC ĐÀO TẠO
ĐẦU VÀO 1. Tuyển sinh
- Kế hoạch tuyển sinh hàng năm - Đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh
- Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh - Kế hoạch triển khai tuyển sinh
- Hồ sơ dự tuyển
- Quyết định tuyển sinh - Xét duyệt và công nhận - Giấy báo nhập học - Hồ sơ nhập học - Quyết định phân lớp - Biên bản bàn giao
- Quy chế tuyển sinh học nghề
QUÁ TRÌNH +Bộ phận chương trình, kế hoạch đào tạo, thời khoá biểu 2. Lập kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo
-Kế hoạch xây dựng chương trình -Tờ trình sửa đổi bổ sung chương trình
-Quyết định thành lập hội đồng xây dựng chương trình đào tạo
-Quyết định thành lập hội đồng thẩm định chương trình đào tạo
-Báo cáo phản biện
-Biên bản thẩm định chương trình -Yêu cầu cải tiến chương trình đào tạo -Quyết định ban hành chương trình đào tạo -Phân môn học theo học kỳ
3. Lập kế hoạch đào tạo theo tuần/tháng/học kỳ/ năm học
- Tiến độ đào tạo năm học - Kế hoạch giáo viên
4. Xây dựng thời khóa
biểu theo học kỳ - Đề xuất thời khoá biểu của từng bộ phận - Thời khoá biểu học kỳ
+Bộ phận
tổ chức thực hiện
5. Sinh hoạt phổ biến quy chế đầu khóa
- Quy chế 14
- Quy chế đào tạo của Trường - Sổ tay sinh viên
6. Tổ chức thực hiện việc dạy và học theo kế hoạch năm học
- Điều lệ Trường - Quy chế 14
- Quy chế đào tạo của Trường - Thời khoá biểu
7. Tổ chức kiểm tra kết thúc môn học
-Danh sách HSSV dự kiểm tra –Danh sách giáo viên coi kiểm tra, hỏi kiểm tra, chấm kiểm tra – Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra
8. Tổ chức thi lại lần 2, 3:
bổ sung kiến thức sau khi thi lần 1, tổ chức thi lại cho HSSV
-Kế hoạch bổ sung kiến thức
-Danh sách HSSV dự kiểm tra lần 2,3
-Danh sách giáo viên coi kiểm tra, hỏi kiểm tra, chấm kiểm tra lần 2,3
-Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra
9. Tổ chức xét điểm học kỳ, toàn khóa của từng lớp
-Bảng điểm tổng kết học kỳ theo lớp -Biên bản xét công nhận kết quả học tập
10. Tổ chức học lại (ghép lớp, lớp riêng)
-Danh sách HSSV học lại -Tiến độ và kế hoạch học lại -Thời khoá biểu học lại -Giấy vào lớp
11. Tổ chức thực tập
-Danh sách HSSV đủ điều kiện thực tập tốt nghiệp -Kế hoạch thực tập tốt nghiệp
-Quyết định cho HSSV đi thực tập -Báo cáo thực tập
12. Tổ chức thi tốt nghiệp
-Danh sách HSSV đủ điều kiện, không đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp
-Kế hoạch tổ chức thi tốt nghiệp (Báo cáo; Quyết định thành lập: hội đồng thi TN, ban thư ký HĐT, ban đề thi, ban coi thi, ban chấm thi, bộ phận hỗ trợ và giám sát; Nội dung và lịch họp; Lịch tập huấn; Lịch thi tốt nghiệp); Dự trù kinh phí -Biên bản xét điều kiện dự thi tốt nghiệp -Biên bản xét công nhận tốt nghiệp -Quyết định công nhận tốt nghiệp
+Bộ phận
khảo thí
13. Ra đề kiểm tra kết thúc môn học/mô đun
- Đề kiểm tra + đáp án (viết, vấn đáp, thực hành) - Biên bản giao nhận ngân hàng đề kiểm tra kết thúc môn học
- Biên bản giao nhận túi đề kiểm tra
14. Chấm kiểm tra kết thúc môn học/mô đun
-Biên bản giao nhận bài kiểm tra -Biên bản tạo phách
-Biên bản cắt phách
-Biên bản giao nhận bài kiểm tra sau cắt phách -Biên bản vào phách
-Biên bản ra điểm kiểm tra
15. Ra đề thi tốt nghiệp
-Quyết định thành lập ban đề thi tốt nghiệp –Danh sách các tiểu ban đề thi tốt nghiệp –Đề thi + Đáp án –Biên bản phản biện đề -Biên bản nhận đề từ ban đề -Biên bản bốc thăm đề thi
16. Chấm thi tốt nghiệp
- Quyết định thành lập ban chấm thi tốt nghiệp - Danh sách các tiểu ban chấm thi tốt nghiệp - Biên bản họp tiểu ban chấm thi
- Đề thi + Đáp án + Biên bản thảo luận đáp án + Phiếu chấm thi
- Biên bản giao nhận bài thi tại phòng thi - Biên bản cắt phách
- Biên bản giao nhận bài thi sau cắt phách - Sổ giám sát chấm thi
- Biên bản dò điểm - Biên bản ra điểm thi - Biên bản vào phách
17. Phúc khảo
-Đơn xin phúc khảo
-Bảng tổng hợp danh sách phúc khảo
-Quyết định thành lập hội đồng chấm phúc khảo -Danh sách giáo viên + Lịch chấm phúc khảo -Biên bản đối thoại thống nhất điểm giữa các cán bộ chấm thi và cán bộ chấm phúc khảo - Biên bản ra điểm +Bộ phận quản lý điểm 18. Quản lý kết quả học tập theo học kỳ
- Bảng điểm ký tên theo lớp và môn học - Bảng điểm học kỳ theo lớp và môn học - Báo cáo kiểm dò kết quả học tập theo học kỳ - Sổ giao nhận bảng điểm học tập
19. Quản lý kết quả thi tốt nghiệp
- Bảng điểm ký tên theo nghề và môn thi - Biên bản kiểm dò điểm
- Biên bản đối chiếu phách
- Biên bản xử lý và thống nhất điểm thi
- Quyết định công nhận kết quả thi tốt nghiệp (có danh sách đính kèm)
+Bộ phận
lưu trữ 20. Lưu trữ hồ sơ -Hồ sơ tuyển sinh -Hồ sơ tổ chức đào tạo
ĐẦU RA +Bộ phận icấp phát văn bằng 21. In, cấp phát văn bằng, chứng chỉ
-Biên bản giao nhận phôi bằng -Quyết định công nhận tốt nghiệp -Sổ lưu danh sách cấp phát bằng + Bộ phận quan hệ khách hàng 22. Liên lạc sau tốt nghiệp, hỗ trợ, tư vấn
- Sổ địa chỉ và theo dõi sinh viên sau tốt nghiệp -Danh mục hỗ trợ tư vấn việc làm cho sinh viên
b). Quy trình và văn bản, biểu mẫu quản lý hoạt động quản lý đào tạo:
Bảng 1.2 Quy trình, văn bản, biểu mẫu quản lý đào tạo