giao tiếp thông tin về dự án cá nhân và nhiều dự án khác. Phần mềm quản lý dự án có thể cung cấp các điểm khác nhau của thông tin để giúp đáp ứng nhu cầu giao tiếp khác nhau. Ví dụ, quản lý cao cấp có thể chỉ cần để xem tóm tắt màn hình với màu sắc cho thấy sức khỏe tổng thể của tất cả các dự án. Nhà quản lý trung thường muốn xem tình trạng của sự kiện quan trọng cho tất cả các dự án trong khu vực của họ. Nhóm dự án thành viên thường cần để xem tất cả các tài liệu dự án. Thông thường, là một trong những nhóm kết nối lớn nhất vấn đề về các dự án cung cấp các kế hoạch, Gantt bảng xếp hạng, đáp ứng thông tin, thay đổi yêu cầu, Hầu hết các phần mềm quản lý dự án cho phép người dùng chèn siêu liên kết khác tập tin liên quan đến dự án. Trong dự án năm 2007, bạn có thể chèn một siêu liên kết từ một nhiệm vụ hoặc sự kiện quan trọng được liệt kê trong một biểu đồ Gantt vào một tập tin có chứa thông tin có liên quan. Ví dụ, có thể là một sự kiện quan trọng mà điều lệ dự án đã được ký kết. Bạn có thể chèn một siêu liên kết đến tập tin Word có chứa các điều lệ dự án từ bên trong biểu đồ Gantt. Bạn cũng có thể liên kết các nhiệm vụ hoặc sự kiện quan trọng phù hợp với các tập tin Excel có chứa một kế hoạch quản lý nhân sự hoặc dự toán hoặc các tập tin Microsoft PowerPoint với các bài thuyết trình quan trọng hoặc thông khác tin. Các tập tin dự án năm 2007 và tất cả các file siêu liên kết tương ứng sau đó có thể được đặt trên một máy chủ mạng nội bộ hoặc máy chủ Web, cho phép tất cả các bên liên quan dự án dễ dàng tiếp cận với thông tin dự án quan trọng. (Xem Phụ lục A để biết thêm thông tin về cách sử dụng Microsoft Project 2007 để hỗ trợ trong quản lý truyền thông của dự án.)
Mặc dù tổ chức thường xuyên sử dụng nhiều loại phần cứng và phần mềm tăng cường truyền thông, họ cần tận dụng lợi thế của công nghệ mới và điều chỉnh tồn tại hệ thống để phục vụ nhu cầu đặc biệt truyền thông của khách hàng.
Ví dụ, một số chương trình truyền hình có truyền thông công nghệ để thu hút khán giả của họ bằng cách cho phép họ bình chọn trực tuyến hoặc qua điện thoại cho các ca sĩ yêu thích của họ, e-mail người nổi tiếng, hoặc truy cập thông tin trên trang Web. Nhiều người, đặc biệt là những người trẻ tuổi, sử dụng nhắn tin tức thời hoặc điện thoại di động văn bản mes-sages mỗi ngày để giao tiếp với bạn bè. Một số doanh nghiệp và các chuyên gia kỹ thuật cũng tìm tin nhắn tức thì và nhắn tin văn bản để là một công cụ hữu ích cho nhanh chóng liên lạc với đồng nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp, và những người khác. Nhật ký web hoặc các blog, là dễ dàng sử dụng tạp chí trên trang Web cho phép người dùng viết mục, đáp ứng với một áp phích s ý kiến, tạo liên kết, tải lên hình ảnh, và gửi bình luận cho tạp chí entries. Blog cũng đã trở thành phổ biến như một công nghệ truyền thông.
Sử dụng lao động để đáp ứng thay đổi kỳ vọng và nhu cầu trong kết nối nhiều người. Liên minh Telework báo cáo rằng từ năm 1990, số lượng người telecommut-ing đã phát triển từ khoảng 4 triệu đến 45 triệu. Tại IBM, 40 phần trăm của 330, 000 nhân viên, làm việc từ nhà, trên đường đi, hoặc tại một vị trí bất kỳ. trên một số dự án, quản lý dự án đã tìm thấy rằng các thành viên nhóm có thể nhiều hơn sản xuất khi họ được phép làm việc từ nhà. Không có các nhà quản lý dự án lựa chọn trong vấn đề khi một số hoặc tất cả các dự án của nhóm thành viên làm việc từ xa. Như được diễn tả trong chương 9, quản lý tài nguyên con người dự án, nghiên cứu cho thấy rằng cung cấp một môi trường yên tĩnh làm việc và dành riêng cho việc tăng lập trình viên năng suất. hầu hết những người làm việc từ nhà có văn phòng nhà được trang bị tốt, thoải mái với ít phiền nhiễu và nhiều không gian hơn so với văn phòng công ty. Công nhân cũng đánh giá cao các thêm tiền thưởng tránh lưu lượng truy cập và có lịch trình làm việc linh hoạt hơn. Tuy nhiên, nó là quan trọng để đảm bảo rằng công việc cũng được xác định và thông tin liên lạc thực hiện để cho phép cho từ xa công nhân làm việc có hiệu quả.
Một số sản phẩm đang có sẵn để hỗ trợ người tiêu dùng và các tổ chức cá nhân có thông tin liên lạc. Nhiều sản phẩm được phát triển hoặc tăng cường vào đầu những năm 2000 để giải quyết vấn đề cung cấp nhanh chóng, thuận tiện, phù hợp, và thông tin dự án up-to-date. Web-diễn viên bây giờ là một công cụ phổ biến để trình bày video, đồ họa, âm thanh, giọng nói, và tham gia ý kiến phản hồi trực tiếp trên web. Podcast và video YouTube cũng đã trở thành công cụ phổ biến cho việc cung cấp nhiều loại hình âm thanh và thông tin video, từ hướng dẫn tập thể dục. Hầu hết người lớn làm việc hoặc sinh viên đại học có điện thoại di động, và ngày nay nó được phổ biến để xem, ai đó đi và gửi một hình ảnh hoặc gửi và nhận tin nhắn văn bản hoặc e-mail qua điện thoại. Nhiều trường trung học hoặc sinh viên đại học đang nhắn tin tức thời hoặc nhắn tin bạn bè để lập kế hoạch hoạt động xã hội hoặc đôi khi thảo luận về các chủ đề học tập.
Những công nghệ tương tự có thể tăng cường thông tin liên lạc của dự án. Để có thêm sức mạnh truyền thông và tích hợp, phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp cung cấp nhiều chức năng nhóm làm việc cho phép một nhóm người tại các địa điểm khác nhau để làm việc cùng nhau trên các dự án và các thông tin dự án phần. Chức năng cho phép nhóm làm việc trao đổi tin nhắn thông qua e- mail, mạng nội bộ, các thiết bị không dây, hoặc Web. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Project 2007 để cảnh báo các thành viên về phân công nhiệm vụ mới hoặc thay đổi, và các thành viên có thể quay trở lại tình trạng thông tin và thông báo cho các thành viên nhóm làm việc khác về những thay đổi trong các khóa biểu.
Microsoft văn phòng doanh nghiệp dự án quản lý (EPM) giải pháp và sản phẩm tương tự cũng cung cấp các công cụ sau để tăng cường truyền thông:
- Quản lý danh mục đầu tư: bằng cách cung cấp một cái nhìn tập trung và củng cố của chương trình và dự án, người sử dụng có thể đánh giá và ưu tiên các hoạt động trên các tổ chức. Tính năng này làm cho nó có thể để tối đa hóa năng suất, chi phí thấp, và tiếp tục hoạt động liên kết với mục tiêu chiến lược
- Quản lý tài nguyên: tối đa hóa nguồn nhân lực thường là chìa khóa để giảm thiểu chi phí dự án. Tính năng này cho phép người dùng để tối đa hóa tài nguyên sử dụng toàn bộ tổ chức để giúp kế hoạch và quản lý một cách hiệu quả các lực lượng lao động.
- Dự án hợp tác: chia sẻ thông tin dự án thường là một endeav ngẩu nhiên hoặc. Dự án nghiên cứu khoa học cho phép một tổ chức để chia sẻ kiến thức ngay lập tức và liên tục để cải thiện truyền thông và ra quyết định, loại bỏ dư thừa, và tận dụng lợi thế của các thực tiễn tốt nhất cho quản lý dự án.
quan trọng nhất. Quan trọng hơn cải thiện một tổ chức có khả năng giao tiếp. Cải thiện khả năng giao tiếp thường yêu cầu một sự thay đổi văn hóa trong một tổ chức mà phải mất rất nhiều thời gian, và kiên nhẫn. Các nhân viên công nghệ thông tin, đặc biệt, thường cần huấn luyện đặc biệt để cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ. Quản lý dự án phải giáo dục cho tất cả các bên liên quan quản lý, thành viên trong nhóm, và khách hàng về tầm quan trọng của dự án communi-cation và đảm bảo rằng các dự án có một quản lý truyền thông, lập kế hoạch để giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp tốt .
Christine Braun đã làm việc chặt chẽ với Peter Gumpert và quản lý dự án của mình để phát triển một kế hoạch quản lý truyền thông cho tất cả của các sợi quang dưới đáy biển Telecommunica-tions dự án. Peter là rất có tay nghề tại chạy cuộc họp hiệu quả, do đó, tất cả mọi người tập trung ngày đáp ứng mục tiêu cụ thể. Peter nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ mình, dự án quản lý, và các bên liên quan chính thông báo về tình trạng của tất cả các dự án. Ông nhấn mạnh rằng các nhà quản lý dự án đã phụ trách dự án của họ, và rằng ông đã không có ý định để cho họ biết làm thế nào để làm công việc của họ. Ông chỉ muốn có chính xác và nhất quán thông tin nhằm phối hợp tất cả các dự án và làm cho tất cả mọi người có công việc dễ dàng hơn. Khi một số các nhà quản lý dự án balked công việc bổ sung của cung cấp thêm dự án thông tin-mation trong định dạng khác nhau, Peter công khai thảo luận về các vấn đề có thêm chi tiết. sau đó cho phép mỗi giám đốc dự án sử dụng thêm nhân viên để giúp phát triển và thực hiện theo tiêu chuẩn mọi dự án thông tin.
Christine sử dụng kỹ thuật mạnh mẽ của mình và kỹ năng giao tiếp để tạo ra một trang Web trang web. Bao gồm các mẫu tài liệu dự án quan trọng, thuyết trình, và các mẫu cho người khác tải về và sử dụng trên các dự án riêng của họ. Sau khi xác định sự cần thiết để biết thêm thông tin liên lạc từ xa và hợp tác giữa các dự án, Christine và nhân viên khác thành viên nghiên cứu sản phẩm phần cứng và phần mềm mới nhất. Peter cho phép quỹ cho một dự án mới do
Christine để đánh giá và sau đó mua một số wireless cầm tay thiết bị và doanh nghiệp dự án phần mềm quản lý với khả năng wiki có thể truy cập thông qua các trang Web. Tất cả các nhà quản lý và nhân viên kỹ thuật nhận được thiết bị riêng của họ, và bất kỳ dự án bên liên quan có thể kiểm tra một trong những thiết bị cầm tay và nhận được trên một tập huấn về làm thế nào để sử dụng nó với phần mềm trên nền Web mới. Peter thậm chí đã học được làm thế nào để sử dụng một và doesn t biết làm thế nào ông đã mà không có nó.
KẾT LUẬN.