nguyên đang được sử dụng để đạt được mục tiêu dự án. Thông tin hiệu suất công việc và các phép đo, ngày hoàn thành dự báo, đo lường kiểm soát chất lượng, kế hoạch quản lý dự án, chấp thuận yêu cầu thay đổi, và phân phôi là tất cả các yếu tố đầu vào quan trọng để thực hiện báo cáo. Hai kết quả chính của báo cáo là các báo cáo thực hiện và dự báo. Báo cáo thực hiện thường được cung cấp như báo cáo tình trạng hoặc báo cáo tiến độ. Nhiều người sử dụng hai thuật ngữ thay thế cho nhau, nhưng một số người phân biệt giữa chúng như sau: - Báo cáo tình trạng mô tả nơi dự án dừng ở một thời điểm cụ thể. Nhớ lại tầm quan trọng của 3 rằng buộc. Báo cáo tình trạng giải quyết nơi dự án dừng về đáp ứng phạm vi, thời gian, và mục tiêu chi phí. Bao nhiêu tiền đã được chi cho đến nay? Bao lâu nó đã làm để làm công việc nhất định? công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch? Báo cáo tình trạng có thể định dạng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của các bên liên quan.
- Báo cáo tiến độ mô tả những gì nhóm dự án đã hoàn thành trong một thời gian nhất định. Nhiều dự án có mỗi thành viên trong nhóm chuẩn bị hàng tháng hoặc đôi khi báo cáo tiến độ hàng tuần. Đội ngũ lãnh đạo thường tạo ra báo cáo tiến độ hợp nhất này dựa trên những thông tin nhận được từ các thành viên. Một mẫu cho một báo cáo tiến độ hàng tháng được cung cấp sau trong chương này.
Dự báo dự đoán tình trạng dự án tương lai và tiến độ dựa trên thông tin trong quá khứ và các xu hướng. Bao lâu nó sẽ kết thúc và nó đang diễn ra như thế nào? Bao nhiêu tiền hơn sẽ được cần thiết để hoàn thành dự án? Quản lý dự án cũng có thể sử dụng quản lý giá trị kiếm được (xem Chương 7, quản lý chi phí dự án) để trả lời những câu hỏi bằng cách ước tính ngân sách tại thời điểm
án tích hợp là một cách tốt để làm nổi bật thông tin cung cấp trong hồ sơ dự án quan trọng, trao quyền cho người chịu trách nhiệm về công việc của họ, và có các cuộc thảo luận mặt đối mặt về các vấn đề quan trọng trong dự án. Nhiều nhà quản lý chương trình và dự án tổ chức cuộc họp đánh giá tình trạng định kỳ để trao đổi thông tin dự án quan trọng và thúc đẩy tiến độ của mọi người trên các bộ phận của họ trong dự án. Tương tự như vậy, nhiều nhà quản lý hàng đầu tổ chức cuộc họp đánh giá tình trạng hàng tháng hoặc hàng quý mà chương trình và quản lý dự án phải báo cáo thông tin trạng thái tổng thể.
Cuộc họp đánh giá tình trạng đôi khi trở thành chiến trường nơi các cuộc xung đột giữa các bên khác nhau. Quản lý dự án hoặc các nhà quản lý cấp cao hơn nên thiết lập nguyên tắc cơ bản cho các cuộc họp xem xét tình trạng kiểm soát số lượng của cuộc xung đột và phải làm việc để giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm năng. Điều quan trọng là phải nhớ rằng các bên liên quan của dự án cần làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề thực hiện.
Chương VII. Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án