Công tác quản lý chi BHXH được tổ chức thực hiện từ khâu xét duyệt hồ sơ của đối tượng và được quản lý theo từng chế độ BHXH.
Việc quản lý được tiến hành theo các tiêu thức: quản lý danh sách hưởng, quản lý mức hưởng và điều kiện hưởng, quản lý việc chi trả các chế độ…
a. Quản lý danh sách đối tượng hưởng chế độ BHXH.
Việc quản lý lương hưu và trợ cấp BHXH được phân theo từng loại chế độ, tình hình biến động tăng giảm và kiểm tra xác minh đúng đối tượng. Sau khi đối tượng hưởng được tập hợp từ bộ phận chính sách thì được chuyển lên tập hợp danh sách quản lý cho dễ dàng. BHXH Can Lộc phối hợp với các cơ quan Uỷ ban nhân dân xã, Thị trấn, phòng Lao động Thương binh và Xã hội về sự biến động của đối tượng hưởng đồng thời lập tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH theo mẫu số 02 – CBH. Các đối tượng tăng hay giảm đều được tập hợp từ những người đại diện chi trả hay từ bộ phận Tư pháp của các xã, Thị trấn. Việc tập hợp danh sách đối tượng hưởng chế độ BHXH phải được thanh tra, kiểm một cách chặt chẽ tránh tình trạng đối tượng di chuyển hay chết mà cơ quan BHXH huyện không hay biết gì dẫn đến chi sai số tiền ảnh hưởng đến nguồn quỹ BHXH.
Đối với đối tượng hưởng tuất hàng tháng theo quy định của pháp luật BHXH quy định độ tuổi và thu nhập thì: Thứ nhất, cần phải nắm bắt được đối tượng hưởng tuất có thu nhập ít hơn mức lương tối thiểu hay không để chi trả. Thứ hai, đối tượng tuất đang đi học cần phải phối hợp với Nhà trường để lấy danh sách tránh tình trạng bỏ sót đối tượng hay gian lận để chi trả giúp họ ổn định cuộc sống.
Danh sách đối tượng hưởng được tổng hợp chi tiết, cụ thể để dễ dàng tra xét theo các xã, Thị trấn, các tổ chi trả BHXH. Gắn trách nhiệm với từng đại diện chi trả để họ có ý thức hơn trong công việc.
BHXH huyện lập báo cáo thống kê định kỳ về đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH. Tách riêng các đối tượng hưởng từ NSNN hay từ quỹ BHXH để dễ dàng quản lý.
b. Quản lý mức hưởng và điều kiện hưởng.
Việc quản lý mức hưởng và điều kiện hưởng dựa trên cơ sở quản lý chặt chẽ sổ BHXH và giấy tờ có liên quan đến điều kiện hưởng. Sổ BHXH là công cụ quản lý quan trọng đối tượng hưởng BHXH. Trên cơ sở quá trình làm việc có đóng BHXH và mức tiền lương, tiền công đóng BHXH. Các chuyên viên BHXH dùng phần mềm xét duyệt để tính ra mức hưởng là bao nhiêu. Do được thực hiện trên phần mềm xét duyệt của BHXH nên mức hưởng chính xác, ít gặp sai sót trong quá trình tính toán. Luật BHXH
đã quy định rõ ràng, cụ thể hồ sơ hưởng chế độ BHXH. Quản lý điều kiện hưởng và mức hưởng trên phần mềm nên thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm.
c. Quản lý công tác chi trả chế độ BHXH.
Công tác quản lý chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được đặc biệt quan tâm để tránh tình trạng thất thoát quỹ BHXH. Qua tìm hiểu được biết, BHXH huyện quản lý và thực hiện chi trả theo tổ hưu ở từng thôn, làng. Trước ngày chi trả, BHXH huyện lập danh sách, cán bộ kế toán 16 xã, Thị trấn thuộc đại diện chi trả địa phương lên BHXH để báo cáo việc tăng, giảm, BHXH tiếp tục gửi lên cho BHXH Tỉnh Hà Tĩnh thẩm định và xét duyệt. Khi BHXH Tỉnh thẩm định xong gửi danh sách về BHXH huyện từ đó gửi cho đại diện chi trả từng xã, Thị trấn. Nhờ vậy công tác quản lý chi trả không sai sót và đảm bảo độ chính xác cao. Hàng tháng chuẩn bị đến ngày chi trả (từ mùng 3 đến mùng 8 hàng tháng) BHXH huyện kết hợp tay ba khi giao nhận tiền. Đó là đại diện cơ quan BHXH, đại diện chi trả xã, Thị trấn và đại diện của ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Can Lộc kết hợp với lực lượng công an bảo vệ. Sau khi nhận tiền xong chuyển ngay về các xã, Thị trấn trong buổi sáng. Mỗi xã, Thị trấn lại có một cán bộ BHXH của huyện đến tận nơi để kiểm tra việc chi trả. Những trường hợp tiền rách, nát, mất góc được lập biên bản báo cáo về Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Can Lộc giải quyết. Các đại diện chi trả trên cơ sở nhận tiền tiến hành phân loại và chuyển đến từng tổ hưu để chi trả kịp thời cho các đối tượng. Hệ thống đài truyền thanh xã, Thị trấn thông báo rõ thời gian đại lý chi trả lương và trợ cấp BHXH cho các đối tượng hưởng. Đối tượng lên nhận tiền đem phiếu lĩnh lương và trợ cấp BHXH ký tên đầy đủ. Nhờ vậy mọi người đến rất tập trung, đúng giờ, chi trả thuận lợi nhanh chóng. Đối với những đối tượng không đến nhận được lương thì đại diện chi trả lập danh sách cụ thể chuyển về BHXH huyện xét duyệt sau đấy đối tượng hưởng sẽ lên cơ quan BHXH huyện từ ngày mùng 1 đến 15 hàng tháng để nhận số tiền truy lĩnh lại.. Với quy trình quản lý chặt chẽ, khoa học nhiều năm qua không xảy ra mất mát hay thất thoát quỹ BHXH.
Đối với hình thức chi trả qua ATM đang có xu hướng tăng dần. Hàng tháng BHXH Can Lộc chuyển danh sách đối tượng hưởng BHXH hàng tháng sang Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn từ đó Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ chuyển số tiền được
hưởng vào từng tài khoản cá nhân của các đối tượng. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có trách nhiệm tổng hợp số tiền chi BHXH mà đối tượng rút sau đó báo cáo
lại BHXH Can Lộc. Số tiền không rút sẽ được lập thành danh sách và chuyển qua BHXH huyện.
Với quy trình chi trả gọn nhẹ, nhanh chóng như vậy việc quản lý chi BHXH sẽ khoa học và hợp lý.
Làm tốt công tác quản lý đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH sẽ giúp cho việc chi trả được nhanh chóng và hiệu quả hơn khi mà số lượng tiền và đối tượng càng ngày càng tăng lên qua các năm.
Sau đây là số người hưởng và số tiền chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH.
Bảng 6: Số người hưởng và số tiền chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH giai đoạn 2008 – 2011. Năm Số người hưởng (người) Số tiền ( Trđ)
Lượng tăng (giảm) tuyệt đối Tốc độ tăng (giảm) liên hoàn (%) Số người Số tiền (Trđ) Số người Số tiền ( Trđ) 2008 10.332 44.870 ______ _________ ______ ________ 2009 10.724 51.472 392 6.602 3,8 14,7 2010 11.952 65.677 228 14.205 11,5 27,6 2011 12.217 76.590 265 10.913 2,3 16,6
(Nguồn: Báo cáo BHXH Can Lộc)
Nhìn vào bảng số liệu ta thấy: số người hưởng và số tiền chi trả tăng đều qua các năm. Số tiền tăng như vậy là do điều kiện kinh tế xã hội càng phát triển tiền lương tối thiểu tăng lên dẫn đến mức hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH được điều chỉnh tăng theo.
Với số người và số tiền tăng lên nhanh chóng việc quản lý chi gặp nhiều khó khăn, phức tạp. Vì vậy công tác quản lý chi trả phải thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm chi trả của BHXH huyện.
2.1.2.2. Quản lý chế độ ngắn hạn.
BHXH Can Lộc quản lý gián tiếp thông qua ĐVSDLĐ. BHXH huyện kết hợp với các ĐVSDLĐ trong công tác chi trả, kiểm tra và theo dõi mức biến động tăng, giảm của đối tượng hưởng từ đó BHXH huyện quản lý được đối tượng hưởng và mức chi chế độ ngắn hạn. Hàng quý cơ quan tiếp nhận danh sách lao động đề nghị hưởng theo mẫu (C66a – HD,
C67a – HD, C68a – HD, C69a - HD) đồng thời đối chiếu mức TLTC đóng tháng liền kề trước khi nghỉ chế độ. Để tránh tình trạng ĐVSDLĐ khai lận số người hay số tiền được hưởng thì cơ quan BHXH phối hợp với ngành y tế chỉ đạo các bệnh viện thực hiện nghiêm túc việc cấp giấy phép nghỉ ốm, thai sản cho bệnh nhân vì đó là chứng từ gốc để thanh toán. Khi danh sách được đưa lên cơ quan BHXH tiến hành xét duyệt bằng phần mềm soft – 2 của BHXH xem mức hưởng của từng đối tượng nếu có sai sót thì gửi lại danh sách cho ĐVSDLĐ để điều chỉnh cho phù hợp.
BHXH huyện lập báo cáo tổng hợp chi ốm đau, thai sản, DSPHSK kèm theo danh sách lao động nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản đã được thẩm định. Trên cơ sở báo cáo của BHXH huyện và biểu tổng hợp chi ốm đau, thai sản, DSPHSK. Đối với những ĐVSDLĐ Tỉnh trực tiếp quản lý thì BHXH Tỉnh lập tổng hợp ốm đau, thai sản gửi về BHXH Việt Nam.
Việc chi trả chế độ ốm đau, thai sản do ĐVSDLĐ đảm nhận và lấy từ 2% số tiền đơn vị được giữ lại trong tổng số 3% quỹ ốm đau, thai sản. Hàng quý, BHXH huyện quyết toán chi ốm đau, thai sản với ĐVSDLĐ. Nếu số thực chi được duyệt nhỏ hơn 2% được giữ lại sẽ được sơ quan BHXH cấp bổ sung kinh phí, nếu số thực chi duyệt lớn hơn 2% được giữ lại thì đơn vị phải chuyển về quỹ. Việc cấp bổ sung được thực hiện vào tháng đầu của quý sau. Việc thực hiện quản lý chi BHXH hợp lý như vậy đã làm giảm thiểu việc giả mạo hồ sơ hưởng để gian lận tiền BHXH, tránh gây thất thoát quỹ BHXH đồng thời đảm bảo quyền lợi của đối tượng được hưởng.
Dưới đây là công tác chi trả chế độ ngắn hạn ở BHXH Can Lộc.
Bảng 7: Số lượt người hưởng và số tiền chi trả chế độ ngắn hạn giai đoạn 2008 - 2011 Năm Số người (Lượt người) Số tiền ( Trđ )
Lượng tăng giảm tuyệt đối
Tốc độ tăng giảm liên hoàn (%) Số lượt người Số tiền (Trđ) Số lượt người Số tiền (Trđ) 2008 3.567 3.203 _______ _______ _______ ________ 2009 4.331 3.914 764 711 21,4 22,2 2010 4.581 4.740 250 826 5,8 21,1 2011 5.550 5.873 969 1.133 21,2 23,9
Năm 2008 có 3.567 lượt người tăng lên 5.550 lượt người năm 2011 tức là tăng 1983 lượt người (gấp 1,5 lần ). Số tiền chi trả cũng tăng dần qua các năm như ta đã thấy qua bảng. Nguyên nhân của việc chi trả lớn như vậy là do điều kiện khí hậu nước ta khắc nghiệt cùng với điều kiện lao động chưa tốt dẫn đến ốm đau nhiều, dân số chưa được kiểm soát và số người trong độ tuổi sinh đẻ tăng nhanh. Song song với nguyên nhân đó còn nguyên nhân về vật tư và thuốc men tăng giá nhanh làm cho chi phí tăng cao => số người và số tiền đều tăng.
Với số người và số tiền tăng như vậy cần phải phối hợp chặt chẽ với người sử dụng lao động và các cơ sở y tế để nắm bắt được đối tượng hưởng và chi trả đúng, đủ và kịp thời.
2.1.2.3. Quản lý chi trả một lần.
Trợ cấp một lần là trợ cấp cho những NLĐ nghỉ việc nhưng chưa đủ điều kiện để hưởng trợ cấp hàng tháng, trợ cấp cho NLĐ có đủ 30 năm đóng BHXH đối với nam và 25 năm đối với nữ, trợ cấp một lần cho cán bộ xã phường, trợ cấp TNLĐ – BNN, trợ cấp thất nghiệp cho NLĐ đang lao động, người hưởng chế độ hưu trí (hưu quân đội, CNVC). Những đối tượng này sau khi hồ sơ được bộ phận chính sách xét duyệt. Danh sách đối tượng được BHXH huyện gửi lên BHXH Tỉnh kiểm tra lại số liệu để lập danh sách chi trả. Số tiền được chuyển vào tài khoản thông qua Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Hồ sơ được lưu thành 3 bộ: 1 bộ đưa lên BHXH Tỉnh, 1 bộ giữ lại BHXH huyện và 1 bản được đưa cho NLĐ. Và những đối tượng này được BHXH huyện trực tiếp chi trả trong tất cả các ngày trong tháng.
Việc tổ chức chi trả một cách hợp lý làm cho công tác quản lý chi trả dễ dàng hơn và khoa học hơn đồng thời nắm bắat được tâm tư nguyện vọng của NLĐ.
2.1.2.4. Quy trình chi trả và phương thức cấp phát kinh phí. a. Quy trình chi trả.
Quản lý chi trả cũng theo một quy trình phân cấp từ Trung ương đến địa phương. Cơ quan BHXH huyện có trách nhiệm chi trả đầy đủ cho các đối tượng hưởng BHXH.
a1. Đối với chi trả lương hưu và trợ cấp hàng tháng. * Bước 1: Công tác chuẩn bị.
- Trách nhiệm của BHXH Tỉnh: Lập kế hoạch in và kiểm tra danh sách chi trả. Đầu tháng BHXH Tỉnh co trách nhiệm lập kế hoạch in và
kiểm tra danh sách chi trả mà BHXH Can Lộc gửi lên theo mẫu số C34, C35, C36,C37,C42, danh sách trợ cấp một lần. Đối với những đối tượng tăng Giám đốc Tỉnh ra quyết định hưởng chế độ cho các đối tượng. Kế hoạch và danh sách chi trả được lập và in cho từng xã, theo từng nguồn quỹ, từng loại đối tượng. Danh sách chi trả được in thành 2 bản có chữ ký và đóng dấu của BHXH Tỉnh ( 1 bản cán bộ BHXH giữ, 1 bản đại lý chi trả giữ ). Thông quan Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cấp phát kinh phí xuống cho BHXH Can Lộc.
- Trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân xã, Thị trấn: Chuẩn bị địa điểm và thông báo lịch chi trả cho đối tượng hưởng. Địa điểm nhận và phát tiền phải đảm bảo an ninh trật tự, thuận tiện cho việc nhận tiền.
- Trách nhiệm của BHXH Can Lộc: BHXH huyện nhận lại danh sách đã được duyệt đồng thời phân đối tượng theo từng xã để dễ dàng cho việc chi trả.
* Bước 2: Tổ chức chi trả.
- Thủ quỹ chi trả căn cứ vào giấy nhận tiền do đại lý chuyển sang để kiểm tra lần cuối. Phiếu lĩnh tiền do thủ quỹ lưu giữ và cuối tháng đóng thành tập để quyết toán với BHXH Tỉnh Hà Tĩnh.
- BHXH Huyện có trách nhiệm vận chuyển và bảo quản tiền đến địa điểm cấp phát đồng thời cử cán bộ của cơ quan xuống giám sát.
- Trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân xã, Thị trấn:
+ Đại lý chi trả căn cứ vào danh sách chi trả đối chiếu với sổ nhận tiền của đối tượng để ghi đầy đủ các yếu tố trong sổ nhận tiền sau đó thực hiện phát tiền cho đối tượng được hưởng
* Bước 3: Thanh quyết toán.
Theo quy định của BHXH Việt Nam sau 5 ngày kể từ ngày nhận lương cuối cùng, đại diện chi trả phải hoàn thành thủ tục thanh quyết toán đối với BHXH huyện. Thủ tục thanh quyết toán bao gồm:
- Bảng danh sách và chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH. - Danh sách đối tượng chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH. - Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH.
Quy trình phân cấp chi trả lương hưu và trợ cấp được thực hiện theo quy trình khép kín từ trên BHXH Việt Nam xuống BHXH huyện. Quy trình rất khoa học và chặt chẽ hạn chế được tình trạng gian lận, giả mạo hồ sơ. Do đó chi đúng đối tượng chi đủ và đảm bảo thời gian giúp đối tượng ổn định cuộc sống.
a2. Quy trình chi trả chế độ ngắn hạn.
* Bước 1: Xác định phân cấp quản lý chi 3 chế độ.
- Chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK thuộc các đơn vị do BHXH Tỉnh trực tiếp quản lý thu.
- Chi trả trợ cấp ngắn hạn do BHXH huyện quản lý. * Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ 3 chế độ.
- Đối với ĐVSDLĐ: Tổng hợp danh sách những đối tượng phát sinh trong tháng sau đó gửi lên BHXH huyện xét duyệt.
- Đối với BHXH huyện: Kiểm tra danh sách tổng hợp đối tượng được hưởng để thẩm định.
* Bước 3: Quy trình cấp phát kinh phí để thanh toán 3 chế độ.
- Không thanh toán cho NLĐ mà phải thông qua ĐVSDLĐ. ĐVSDLĐ lấy số tiền 2% để chi trả cho NLĐ.
- Hàng quý đơn vị tiến hành tổng hợp báo cáo quyết toán chi 3 chế