2.2.1 Quy trình cho vay
Bước 1: Tiếp xúc đánh giá và lựa chọn khách hàng.
Khi khách hàng đến quan hệ với ngân hàng, cán bộ tín dụng sẽ phỏng vấn khách hàng một số nội dung cơ bản như : mục đích vay vốn, thời gian vay, nguồn nợ, tài sản đảm bảo…Qua đĩ, cán bộ tín dụng sẽ đánh giá sơ bộ về khách hàng và lựa chọn khách hàng và lựa chọn khách hàng để cho vay.
Bước 2: Hướng dẫn thủ tục cho khách hàng.
Cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, trong đĩ phải thể hiện rõ các thơng tin yêu cầu sau :
• Các thơng tin pháp lý và nghề nghiệp.
• Giấy đề nghị vay vốn theo mẫu của ngân hàng.
• Các giấy tờ chứng minh sử dụng vốn vay như hĩa đơn, giấy báo giá, hợp đồng mua bán, hợp đồng đi lao động nước ngồi, bảng dự trù chi phí… (nếu cĩ).
• Hồ sơ pháp lý liên quan đến tài sản đảm bảo như : giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, các loại giấy tờ cĩ giá…
• Các loại giấy tờ chứng minh thu nhập như : thư giới thiệu và xác nhận của người sưû dụng lao động, chứng nhận bảng lương, biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân…(nếu cĩ).
• Giấy ủy nhiệm trích lương hàng tháng để trả nợ ngân hàng (nếu cĩ theo quy định của ngân hàng), hợp đồng liên kết cho vay (nếu ngân hàng và đơn vị cùng liên kết cho vay).
Cán bộ tín dụng thẩm định cần xem xét các thơng tin tín dụng trong quá khứ, mối quan hệ xã hội và tư cách của khách hàng vay để đánh giá khả năng trả nợ đúng hạn của họ. Cơ sở pháp lý của khách hàng, tình hình tài chính, đối chiếu thu nhập hiện tại và tương lai với các điều kiện cho vay, tính tốn tổng chi phí sinh hoạt trên tổng thu nhập, tỷ lệ thu nhập dùng để trả nợ trên tổng thu nhập (tỷ lệ này thường dao động trong khoảng từ 30% - 40%), đánh giá tình hình tài sản, cơng nợ (kể cả nợ vay tại các ngân hàng và tổ chức tín dụng khác), khả năng tích lũy của khách hàng, đánh giá tính hợp pháp của tài sản thế chấp, tình trạng và điều kiện quản lý giám sát, chất lượng và giá trị của tài sản thế chấp. Trong đĩ, cần chú ý xác định “thu nhập ổn định” của khách hàng bao gồm tổng thu nhập thuần hàng tháng hoặc từng kỳ, từng vụ từ cơng việc chính của người đĩ cộng với các khoản thu nhập phụ cĩ thể xác định như : tiền thưởng, hoa hồng, tiền làm ngồi giờ…nhằm đảm bảo khả năng trả nợ đúng hạn.
• Nội dung thẩm định
Thẩm định tính khả thi của phương án sản xuất kinh doanh. Hiệu quả kinh tế.
Khả năng sinh lời của dự án. Cơ cấu vốn đầu tư.
Phân tích tình hình tài chính và khả năng trả nợ. • Thời gian thẩm định cho vay
Trên cơ sở thẩm định tư cách khách hàng, kiểm tra tài sản và định giá, cán bộ tín dụng lập tờ trình xin phê duyệt tín dụng bao gồm các nội dung đã thẩm định, đánh giá mục đích khoản vay, thời hạn và số tiền cho vay, lãi suất cho vay, phương thức cho vay, kế hoạch giaiû ngân, kế hoạch trả nợ gốc, nợ lãi… kết luận, nhận xét đánh giá khách hàng đi vay, các điều kiện đầy đủ để đề xuất cho vay lãnh đạo phịng tín dụng (hoặc phịng kinh doanh) và lãnh đạo chi phí người được ủy quyền phê duyệt khoản vay.
Trong thời hạn tối đa là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, PGD nơi tiếp nhận hồ sơ vay phải thơng báo cho khách hàng biết được vay hay khơng được vay.
Bước 4: Trình và duyệt hồ sơ vay
Sau khi nghiên cứu và thẩm định về khách hàng và hồ sơ vay, nhân viên thẩm định tín dụng lập tờ trình thẩm định theo mẫu:
• Lập hồ sơ các chứng từ cĩ liên quan.
• Tư cách pháp lý: đơn xin vay, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh, bản sao chứng minh nhân dân…
• Phương án sản xuất kinh doanh.
• Tờ trình định giá tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh. • Đánh giá tài sản thế chấp, cầm cố.
Căn cứ vào những thủ tục và tài liệu trong hồ sơ khách hàng cung cấp kết hợp với những kết quả qua việc phân tích tìm hiểu khách hàng. Nhân viên thẩm định tín dụng lập gửi tờ trình tín dụng và hồ sơ vay lên trưởng bộ phận tín dụng để xem xét, kiểm tra đánh giá lại.
Sau khi nghiên cứu và xem xét một cách chi tiết về khách hàng nếu khách hàng hội đủ những điều kiện xin vay và cĩ khả năng trả nợ thì ban tín dụng ra quyết định rồi thơng báo cho khách hàng.
Nếu cho vay thì ngân hàng cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, giấy nhận nợ. Giám đốc ký duyệt cho vay, cán bộ tín dụng đi cơng chứng, dăng ký giao dịch đảm bảo, nhận đảm bảo từ khách hàng. Sau đĩ, chuyển hồ sơ cho kế tốn thực hiện nghiệp vụ hạch tốn kế tốn, thanh tốn hoặc chuyển quỹ để giải ngân cho khách hàng.
Bước 5: Giải ngân
Nhân viên tín dụng lưu 1 bản hợp đồng để theo dõi nợ vay của khách hàng, 1 bản giao cho khách hàng và chuyển xuống phịng giao dịch ngân quỹ 2 bản hợp đồng tín dụng.
Phịng ngân quỹ căn cứ vào hợp đồng tín dụng đã ký kết tiến hành giải ngân cho khách hàng. Trường hợp giải ngân sớm thì nhân viên tín dụng phải báo trươùc cho phịng giao dịch ngân quỹ biết để chuẩn bị tiền giải ngân.
Phương thức giải ngân: • Nhận tiền mặt số tiền vay.
• Chuyển tồn bộ số tiền vay vào tài khoản số ………..tại………… • Vừa nhận tiền mặt,vừa chuyển vào tài khoản số………tại……… Ngày NHCT thực hiện việc chuyển số tiền vay vào tài khoản được coi là ngày Bên vay nhận tiền vay. Bên vay cĩ trách nhiệm nhận số nợ gốc mà NHCT đã giải ngân.
Trường hợp giải ngân nhiều lần: Tiền vay được giải ngân nhiều lần trong thời hạn tối đa ... ngày, kể từ ngày ký hợp đồng tín dụng. Quá thời hạn trên, nếu Bên vay khơng nhận hết số tiền vay thì khơng được tiếp tục nhận phần tiền cịn lại, trừ khi các bên cĩ thỏa thuận khác.
Trường hợp Bên vay cĩ nhiều người, thì một, một số hoặc tất cả những người này đều cĩ thể nhận tiền vay.
Trường hợp vay bằng ngoại tệ, Bên vay phải cung cấp tài liệu chứng minh mục đích sử dụng tiền vay theo qui định về quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước, Quy chế cho vay của Ngân hàng Nhà nước, của NHCT.
Bước 6: Theo dõi hồ sơ vay
Nhân viên tín dụng phải thường xuyên theo dõi hồ sơ vay do mình phụ trách từ khi phát sinh vay vốn cho đến khi thanh lý hồ sơ vay.
Sau khi giải ngân cho khách hàng, nhân viên tín dụng phải tiến hành cơng tác kiểm tra vốn vay:
• Kiểm tra thường xuyên việc khách hàng sử dụng vốn vay cĩ đúng mục đích hay khơng và theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tình hình cơng nợ của khách hàng.
• Kiểm kê lại tài sản thế chấp, cầm cố và tái thẩm định tài sản thế chấp:
• Đối với tài sản thế chấp là nhà ở, đất đai: xem xét việc khai thác sử dụng tài sản cĩ làm hư hại hay làm giảm chất lượng giá trị tài sản hay khơng? Cĩ đem nhượng bán hay cho thuê hay khơng?
• Đối với tài sản cầm cố là vật tư hàng hĩa: xem xét vấn đề bảo quản, thường xuyên kiểm kê số lượng và đánh giá chất lượng, tái định giá tài sản. Việc kiểm kê, kiểm tra được thực hiện định kỳ tối thiểu 1 tháng 1 lần.
• Ghi sổ theo dõi cho vay, dư nợ, kỳ hạn nợ, nhắc nhở đơn đốc khách hàng trả nợ vay đúng hạn ghi trong hợp đồng tín dụng.
• Trong quá trình theo dõi hồ sơ vay, nếu kách hàng khơng thực hiện đúng các nội dung của hợp đồng tín dụng, các cam kết liên quan hoặc phát hiện hồ sơ cĩ sai sĩt, nhân viên tín dụng phải báo cáo ngay với lãnh đạo tín dụng ,lãnh đạo tín dụng cĩ ý kiến xử lý các phát sinh theo đúng trách nhiệm và quyền hạn, hạn chế rủi ro. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, lãnh đạo tín dụng báo cáo cho ban tổng giám đốc biết để xử lý.
Bước 7: Kế hoạch trả nợ gốc, nợ lãi
Ngân hàng cùng khách hàng vay vốn xác định phân kỳ hạn trả nợ (gốc và lãi) phù hợp với thu nhập của từng khách hàng theo từng thời kỳ trong năm.
Nếu là khách hàng sản xuất nơng nghiệp thì phân kỳ trả nợ theo chu kỳ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Nếu là khách hàng mua bán hoặc làm những ngành nghề cĩ thu nhập thường xuyên thì phân kỳ trả nợ theo tháng, quý, 06 tháng.
Nếu khách hàng là cơng chức hoặc người lao động vay vốn được đơn vị, tổ chức, cơ quan cam kết trả nợ từ tiền lương và thu nhập của họ thì phân kỳ trả nợ gốc và lãi theo từng tháng. Trường hợp đặc biệt do Giám đốc chi nhánh xem xét quyết định.
Dư nợ th ực tế x Lãi suất vay (tháng) x số ngày trong tháng
Số tiền lãi phải trả =
30
Bước 8: Gia hạn nơï, điều chỉnh kỳ hạn nợ
Trường hợp khách hàng vay do nguyên nhân khách quan khơng trả hết nợ gốc, nợ lãi và cĩ đơn đề nghị gia han nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ trước khi nợ đến hạn hoặc đã đến hạn nhưng đang trong thời gian 10 ngày làm việc, thì chi nhánh được xem xét cho kéo dài (gia hạn nợ) thêm một khoản thời gian ngồi thời hạn trả nợ gốc, nợ lãi hoặc thỏa thuận thay đổi (điều chỉnh nợ) các kỳ hạn trả nợ gốc, nợ lãi đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng. Thời hạn gia hạn nợ (kể cả nợ gốc và nợ lãi) đối với khoản vay ngắn hạn tối đa bằng 12 tháng, đối với cho vay trung, dài hạn tối đa bằng ½ thời hạn cho vay đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng. Cán bộ tín dụng cĩ trách nhiệm kiểm tra, trình lãnh đạo chấp thuận hoặc khơng chấp thuận hoặc khơng chấp thuận việc gia hạn, điều chỉnh kỳ hạn nợ cho khách hàng. Nếu được chấp thuận, cán bộ tín dụng phải bổ
sung các thỏa thuận về thời hạn, kỳ hạn trả nợ mới vào phụ lục hợp đồng tín dụng. Trường hợp tạo điều kiện cho khách hàng cĩ khả năng trả nợ, thì chi nhánh phải cĩ tờ trình đề nghị tổng giám đốc xem xét quyết định.
• Chuyển nợ quá hạn
Các trường hợp sau đây, ngân hàng sẽ chuyển tồn bộ dư nợ cịn lại trên hợp đồng tín dụng sang nợ quá hạn và tính lãi suất nợ quá hạn theo quy định đối với số nợ gốc chuyển sang nợ quá hạn :
Khách hàng khơng trả nợ đầy đủ cả gốc và lãi theo thỏa thuận và quá 10 ngày làm việc mà vẫn khơng đến thanh tốn nợ hoặc khơng được ngân hàng chấp thuận gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ.
Khách hàng sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích hoặc bán, thế chấp, cầm cố tài sản đảm bảo nợ vay hoặc tài sản hình thành từ vốn vay khi chưa trả dứt nợ.
Vi phạm các cam kết trong hợp đồng tín dụng. • Xử lý nợ quá hạn
+ Trường hợp khoản vay bị chuyển sang nợ quá hạn, ngân hàng sẽ áp dụng các biện pháp sau để thu hồi nợ
+ Yêu cầu cơ quan cơng tác trích lương, thu nhập để trả nợ theo cam kết ( Trong trường hợp mĩn vay là tín chấp cĩ bảo lãnh của đơn vị).
+ Nợ quá hạn trên 60 ngày, khách hàng vẫn khơng trả được nợ thì ngân hàng sẽ xử lý tài sản đảm bảo tiền vay để thu hồi nợ theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu người bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh đối với trường hợp khách hàng được bảo lãnh vay vốn.
+ Nợ quá hạn trên 90 ngày phải khởi kiện ra tại tịa án đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng hoặc theo quy định của pháp luật để thu hồi nợ.
+ Khách hàng vay từ 20 triệu đồng trở xuống, khơng cĩ tài sản đảm bảo, giám đốc chi nhánh yêu cầu khách hàng bổ sung tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh hoặc liên hệ với cơ quan chức năng áp dụng các biện pháp thu nợ thích hợp kể cả khởi kiện tại tịa án.
Bước 9: Lưu giữ hồ sơ tín dụng
• Hồ sơ tín dụng gồm:
Giấy đề nghị vay vốn kiêm phiếu thẩm định và phê duyệt cho vay. Giấy nhận nợ vay cĩ chữ ký của người vay hoặc người được ủy quyền nhận tiền.
Hợp đồng tín dụng và các phụ lục. Hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh. Hợp đồng liên kết
Giấy ủy nhiệm trích lương hàng tháng để trả nợ của cơ quan nơi khách hàng đang cơng tác.
Bản sao chứng chứng minh nhân dân và hộ khẩu thường trú hoặc các giấy tờ xác nhận thường trú tại địa phương của cơ quan cĩ thẩm quyền.
• Hồ sơ này được lưu giữ như sau :
Phịng tín dụng (phịng kinh doanh) lưu giữ : bản sao một bộ hồ sơ tín dụng nêu trên, bảna(hính các biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay, các tài liệu liên quan đến khoa#n vay, gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ…
Phịng kế tốn ngân quỹ lưu giữ bản chính các loại hồ sơ và bản sao giấy tờ của hồ sơ tín dụng, trong đĩ giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Giấy tờ cĩ giá và các loại giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản khác được lưu giữ trong kho lưi giữ giấy tờ cĩ giá trị theo quy định của NHNN.
Bước 10: Quản lý thu hồi nợ vay
Bộ phận kế tốn cho vay lập bảng theo dõi nợ vay như : tên khách hàng vay, số hiệu giấy nhận nợ vay, tổng dư nợ hiện cĩ, lãi suất, các kỳ hạn và số tiền thanh tốn hàng kỳ, lãi và gốc đã thu; tình hình trả nợ (quá hạn, gia hạn, điều chỉnh kỳ hạn) và phải ghi vào phần theo dõi thu nợ, chuyển nợ quá hạn trên giấy nhận nợ, lập giấy báo nợ đến kỳ hạn thanh tốn giao cán bộ tín dụng gửi cho khách hàng vay 10 ngày trước khi đến hạn thanh tốn.
Cán bộ tín dụng phải lập sổ theo dõi nợ vay để theo dõi chặt chẽ tình hình giải ngân, sử dụng vốn, tình hình trả nợ của khách hàng vay nhằm đề ra các biện pháp thu hồi nợ kịp thời nếu cĩ rủi ro xảy ra.
Bước 11: Thanh lý hồ sơ vay
Thơng thường trước khi đến ngày thanh lý hồ sơ thì nhân viên tín dụng phụ trách khách hàng đĩ phải báo trước ngày đến hạn để cho khách hàng biết.Khi khách hàng vay đến ngân hàng trả hết vốn và lãi vay đồng thời cầm theo hợp đồng tín dụng thì nhân viên giao dịch phối hợp với nhân viên tín dụng kiểm tra lại số nợ cịn thiếu trước khi thanh lý hợp đồng tín dụng để tránh việc thiếu sĩt, thu dư. Nhân viên tín dụng lấy hợp đồng tín dụng đưa cho khách hàng ký tên vào phần vay của hợp đồng tín dụng. Sau đĩ nhân viên tín dụng trình lên ban lãnh đạo ký mặt sau hợp đồng tín dụng kèm theo chứng từ thu vốn thu lãi sau cùng, đồng thời thực hiện việc giải chấp tài sản thế chấp, cầm cố cho khách hàng theo đúng quy định.