I. Đặc điểm tình hình chung vật liệu tại công ty 1 Đặc điểm chung về vật liệu của công ty
3.Kế toán chi tiết NVL-CCDC
3.1 Thủ tục nhập kho: nguyên vật liệu của công ty đều được mua ngoài với
hình thức tại kho việc cung cấp thu mua NVL-CCDC đều do phòng kế hoạch đảm nhiệm.
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại NVL-CCDC về đến doanh nghiệp đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn người bán do cán bộ cung ứng cung cấp để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như tên NVL-CCDC, đơn vị tính số lượng đơn giá, tổng tiền hành thuế suất, tiền thuế GTGT tổng số tiền phải thanh toán, quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật tư công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật tư lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng và kế toán vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, một liên do thủ kho giữ để ghi vào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại kế toán giữ cùng hoá đơn bán hàng và hoạt đồng cung cấp NVL-CCDC (nếu có) để làm căn cư với thanh toán với người bán và ghi sổ kế toán.
3.2 Thủ tục xuất kho
Ở công ty vật tư và xuất nhập khẩu một doanh nghiệp sản xuất kho NVL-CCDC chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng phòng kế hoạch sẽ lập lịch sản xuất ghi rõ tên sản phẩm, sản xuất, quy cách sản phẩm, nguyên vật liệu sử dụng, phiếu lĩnh vật liệu sẽ được lập vào lịch sản xuất và sẽ được giao cho các phân xưởng sản xuất các phân xưởng, các phòng ban sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập phiếu lĩnh vật liệu, trên phiếu này nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách.
Phiếu xuất giấy được lập thành 3 liên: một liên phòng kế hoạch vật tư, một chuyển cho kế toán vật tư để lập lệnh xuất kho, một giao cho phân xưởng giữ.
- Phiếu xin lĩnh vật liệu chỉ lập một bản và cũng chuyển cho kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ này kế toán sẽ lập phiếu xuất kho phải ghi rõ NVL-CCDC được xuất cho phân xưởng hay bộ phận sử dụng.
- Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, một lưu phòng kế toán một chuyển làm căn cứ xuất kho NVL-CCDC, một để lập chứng từ ghi sổ ở kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của phiếu xuất kho và lưu phiếu này vào hồ sơ, sau đó căn cứ vào số lượng NVL-CCDC ghi trên phiếu xuất kho, thủ kho cho phép chuyển NVL-CCDC ra khỏi kho nguyên liệu được đưa về bộ phận sử dụng nếu bị thiết hoặc mất mát người nhận sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm.
3.3 Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu được kết hợp giữa kho và bộ phận kế toán vật liệu, công ty hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện như sau:
Tại công ty vật tư và xuất nhập khẩu sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, để hạch toán chi tiết NVL-CCDC để hạch toán chính xác đẩy đủ, kịp thời sự biến động của nguyên vật liệu.
Trình tự hạch toán cụ thể của công ty như sau:
Ở kho thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật tư để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại NVL-CCDC thủ kho thực hiện tính hợp lý của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, thực xuất, vào chứng từ và sổ nhập vật tư, các chứng từ được thủ kho phân loại riêng biệt, định kỳ 3-5 ngày chuyển lên phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn để ghi vào sổ xuất vật tư. Định kỳ 3- 5 ngày thủ kho đối chiếu sổ kế toán và trên sổ phải có xác nhận của kế toán.
Kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật mà theo giá trị của từng loại NVL-CCDC tương ứng với số xuất vật liệu.
Định kỳ 3 hoặc 5 ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL-CCDC kế toán phải tiến hành kiểm tra hợp lý của chứng từ với số liệu ghi chép trên sổ xuất nhập vật liệu và kế toán tiến hành phân loại chứng từ danh điểm vật tư để dễ dàng ghi vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu đã đối chiếu, kiểm tra với sổ xuất nhập vật liệu của thủ kho kế toán tiến hành tính giá thực tế NVL-CCDC xuất kho theo phương pháp nhập trước- xuất trước ghi vào cột “Đơn giá” “Thành tiền” trên phiếu xuất kho, phiếu xuất vật liệu để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ.