Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan hành chính Nhà nước nhằm đổi mới cơ chế quản lý công chức là yêu cầu mà Bộ Nội vụ quy định theo Nghị định số 36/2013/NĐ-CP. Xác định vị trí việc làm phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ, đối tượng quản lý. Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Xác định vị trí việc làm phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ, đối tượng quản lý. Xác định vị trí việc làm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc quản lý, tuyển dụng, đánh giá, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng công chức.
Xây dựng cấu trúc của mỗi vị trí việc làm gồm bản mô tả công việc và khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc, bao gồm: vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận; vị trí việc làm kiêm nhiệm. Cần sớm xây dựng vị trí việc làm với bản mô tả công việc của mỗi vị trí chức danh với những nhiệm vụ cụ thể, chi tiết, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, các ứng xử cần thiết cho từng vị trí. Đây là cơ sở quan trọng giúp cho việc tuyển dụng, sử dụng và đánh giá CBCC được hiệu quả và đảm bảo tính khách quan, công bằng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC cấp xã.
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị nhân lực tại cơ quan, đơn vị, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đội ngũ CBCC cấp xã nói riêng và CBCC nói chung. Mục đích của phân tích công việc là xây dựng được các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc, là căn cứ để phân công nhiệm vụ và đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với CBCC.
107
Do hiện nay, tại các xã, thị trấn của huyện Vĩnh Bảo đều chưa tiến hành phân tích công việc cho từng vị trí công việc, vì vậy, cần tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các vị trí công việc (trừ những vị trí công việc tương tự nhau về nhiệm vụ). Các xã, thị trấn có thể tổ chức các buổi họp, hội thảo chung, nhằm xây dựng bản mẫu phân tích công việc đối với các vị trí, các chức danh, áp dụng mẫu này cho tất cả các xã, thị trấn. Nếu địa phương nào có những đặc điểm đặc thù, có thể có những thay đổi cho phù hợp. Việc thảo luận, xây dựng một mẫu chung giúp cho các địa phương tiết kiệm được nhân lực, thời gian cho việc phân tích công việc và tạo sự thống nhất trong sự phân công công việc giữa các địa phương, góp phần tạo nên sự thống nhất trong đánh giá CBCC cấp xã và tạo điều kiện cho UBND huyện giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của CBCC cấp xã được thuận lợi hơn.
Gắn các kết quả phân tích công việc với các hoạt động khác trong công tác quản lý đội ngũ CBCC nhưđánh giá, quy hoạch, sử dụng CBCC... Từ các bản phân tích công việc, bản mô tả vị trí việc làm và các tiêu chuẩn đối với từng vị trí công việc, các xã, thị trấn sẽ thống kê được những CBCC hiện tại chưa đủđiều kiện, tiêu chuẩn theo quy định, là cơ sở cho việc bố trí, sắp xếp lại đội ngũ CBCC cấp xã, đảm bảo hoạt động của đội ngũ hiệu quả hơn. Các kết quả phân tích công việc chỉ thực sự ý nghĩa khi nó được truyền đạt tới toàn thể đội ngũ CBCC cấp xã và được ứng dụng một cách có hiệu quả, hệ thống trong các hoạt động quản lý CBCC. Việc phân tích công việc hiệu quả là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, sử dụng...