PGS.TS HàXuân Thạch svHUỲNHY SA Trịgiáphụ
3.4.1.1 Chứng từ và luân chuyến chứng từ
Chửng tử sứ dung: • Lệnh điều động nhập • Biên bản giám định • Hóa đơn GTGT
• Phiếu nhập kho (Xem phụ lục 3.1 và 3.2)
Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh nội địa (nếu sản xuất hàng bán trong nước) hoặc phòng kinh doanh xuất khẩu (nếu sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ lập bảng chiết tính giá thành đê định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ làm việc với nhà cung cấp. Khi đã thởa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh lập lệnh điều động thành 3 liên.
Khi hàng về, bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có các bên tham gia: bộ phận sales của lô hàng đó, thủ kho, bộ phận quản lý chất lượng (ỌA) tại kho và nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ.
Thủ kho: Có nhiệm vụ trực tiếp nhận hàng, xem xét, so sánh số lượng, quy cách hàng thực tế nhận so với Packing list, đơn đặt hàng (nhận từ bộ phận bán của lô hàng) và hóa đơn có phù hợp không. Tại giai đoạn này, thủ kho kiểm tra sổ thùng, sổ kiện, sổ cây. Trong thời
Liên 1 lưu Liên 2 gửi kho
Liên 3 gửi phòng kho vận
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH YSA
gian quy định 7 ngày, thủ kho tiên hành kiêm tra chi tiết loại nguyên phụ liệu (chú ý kiêm tra số luợng, chất luợng từng loại nguyên phụ liệu của những mã hàng có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản giám định.
Truông họp hàng về hóa đon cùng về, khi nhập hàng thủ kho kiềm tra số lượng, chủng loại thực tế với hóa đơn và lập thủ tục nhập kho bình thường và ký nhận vào phía sau hóa đơn khi hàng nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Truông họp hàng nhập về xảy ra thừa thiếu so với đon đặt hàng, thủ kho mời phòng kinh doanh nội địa, kinh doanh xuất khẩu giải quyết, xác nhận làm cơ sở theo chặt chẽ lô hàng và thông báo với bộ phận sales của mặt hàng có liên quan, đồng thời chỉ nhập theo số thực nhập (đối với hàng thiếu), đối với hàng thừa chỉ nhập theo Packing list hay hóa đon và xem nguồn gốc hàng thừa.
Truông họp hàng về không làm thủ tục nhập kho mà đưa thẳng về xí nghiệp (Đe đảm bảo tính chất kịp thời cho sản xuất). Khi đó xí nghiệp sản xuất phải giám định và gửi phiếu xuất cho thủ kho đe chuyển lên phòng kho vận làm phiếu nhập.
Bộ phận QA tại kho: có nhiệm vụ kiềm tra chất lượng lô hàng đúng yêu cầu hay không, từ đó lập báo cáo kiêm tra chât lượng nguyên phụ liệu chuyên cho phòng kinh doanh đê có kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp.
Neu phát hiện nguyên phụ liệu không phù họp thì đế vào bao gói riêng và ghi rõ nguyên phụ liệu không đạt.
Neu chấp nhận lô hàng, ghi đã kiêm tra trên phiếu xác nhận chất lượng sản phâm, sau đó cán bộ ỌA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Nguyên phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.
Bộ phận sales có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng có đúng yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào báo cáo chất lượng từ QA gửi về.
Các lô hàng không đạt chất lượng sẽ không được xuất kho và sẽ được nhân viên kiểm tra nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỷ lệ và số lượng không phù hợp, phòng kinh doanh sẽ giải quyết ngay nguyên phụ liệu không phù họp hoặc khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Trong bất kỳ trường họp nào, thủ kho nhận hàng phải lập Biên bản nhận hàng có đầy đủ chữ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm theo đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan, sau đó sao chép 1 bộ gửi kế toán công nợ làm cơ sở hạch toán.
Neu chấp nhận hàng thì phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định đề làm căn cứ nhập dữ liệu đồng thời lập phiếu nhập kho thành 3 liên
_ Liên 1 lun
_ Liên 2 gửi kế toán thanh toán _ Liên 3 gửi kho
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH YSA
Thủ kho dựa vào lệnh điều động (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho nguyên phụ liệu. Kho sau khi vào thẻ kho sè chuyên phiếu nhập kho về cho kế toán kho. Ke toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận (gồm các thông tin như số chứng từ, số hợp đồng, mã hàng, sổ phiếu xuất, mã vật tư, năm nhập, mã kho, đơn giá, thành tiền...) để đổi chiếu dừ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh.
Page 41
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH Y SA
sơ ĐÒ 3.1:
Lun đồ luân chuyến chúng từ nghiệp vụ mua nguyên phụ liệu trong nước
Bắt đầu \ Lập lệnh điều động Lệnh điều động 1
Ví du : Nghiệp vụ mua nguyên phụ liệu trong nước tại công ty
Sau khi thỏa thuận với Công ty LD sx NUT NHUA VIET THUAN mua phụ liệu
cuc NHUA, căn cứ vào hợp đồng thì phòng kinh doanh nội địa lập lệnh điều động thành 3
liên:
_ Liên 1 luư. _ Liên 2 gửi kho.
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH Y SA
_ Liên 3 gửi phòng kho vận.
Khi hàng về, thủ kho lập biên bản nhận hàng có đầy đủ chừ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm với các chứng từ liên quan gửi lên kế toán công nợ. Sau khi các phòng nghiệp vụ kiểm tra chất luợng, số lượng thì thủ kho lập biên bản giám định gửi phòng kho vận. Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động liên 3 và biên bản giám định nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho (với tổng số lượng 91,580.00 CH, tổng tiền hàng là 15,158,000 VNĐ, thuế GTGT là 1,515,800 VNĐ, tổng giá thanh toán là 16,673,800 VNĐ) thành 3 liên.
Liên 1 lưu.
Liên 2 gửi kế toán thanh toán. Liên 3 gửi kho.
Thủ kho dựa vào lệnh điều động nhập (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho phụ liệu CƯC NHƯA. Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 3) về cho kế toán kho. Ke toán kho truy xuất dừ liệu từ phòng kho vận và đối chiếu dừ liệu và phần mềm hạch toán nghiệp vụ.(Nợ 1522: 15 158 000/ Có 331 l.A: 15 158 000)
Nhập khẩu nguyên phụ liệu
❖
Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh nội địa (nếu nhập nguyên phụ liệu về đê sản xuất hàng trong nước) hoặc phòng kinh doanh xuất khẩu (nếu nhập nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ lập bảng chiết tính giá thành đe định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ làm việc với nhà cung cấp. Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập lệnh điều động thành 3 liên:
Liên 1 lưu Liên 2 gửi kho
_ Liên 3 gửi phòng kho vận
Khi hàng về, bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có các bên tham gia: bộ phận sales của lô hàng đó, thủ kho, bộ phận quản lý chất lượng (ỌA) tại kho và nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ.
Thủ kho: Có nhiệm vụ trực tiếp nhận hàng, xem xét, so sánh số lượng, quy cách hàng thực tế nhận so với Packing list, đơn đặt hàng (nhận từ bộ phận bán của lô hàng) và hóa đơn có phù hợp không. Tại giai đoạn này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong thời gian quy định 7 ngày, thủ kho tiên hành kiêm tra chi tiết loại nguyên phụ liệu (chú ý kiêm tra số lượng, chất lượng từng loại nguyên phụ liệu của những mã hàng có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản giám định về phòng kho vận.
Phòng kho Ke toán kho
liệu HTK
Biên bản giám định
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH YSA
Trường hợp hàng nhập về xảy ra thừa thiếu so với đơn đặt hàng, thủ kho mòi phòng kinh doanh nội địa, kinh doanh xuất khâu giải quyết, xác nhận làm cơ sở theo chặt chẽ lô hàng và thông báo với bộ phận sales của mặt hàng có liên quan, đồng thời chỉ nhập theo số thực nhập (đổi với hàng thiếu), đổi với hàng thừa chỉ nhập theo Packing list hay hóa đơn và xem nguồn gốc hàng thừa.
Bộ phận QA tại kho: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng lô hàng đúng yêu cầu hay không, từ đó lập báo cáo kiêm tra chât lượng nguyên phụ liệu chuyên cho phòng kinh doanh để có kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp.
Neu phát hiện nguyên phụ liệu không phù hợp thì để vào bao gói riêng và ghi rõ nguyên phụ liệu không đạt.
Neu chấp nhận lô hàng, ghi đã kiểm tra trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm, sau đó cán bộ ỌA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Nguyên phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng có đúng yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào báo cáo chất lượng từ QA gửi về.
Các lô hàng không đạt chất lượng sẽ không được xuất kho và sẽ được nhân viên kiểm tra nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiến hành kiềm tra 100% để xác định chủng loại, tỷ lệ và số lượng không phù hợp, phòng kinh doanh sẽ giải quyết ngay nguyên phụ liệu không phù hợp hoặc khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất đê đảm bảo tiến độ sản xuất.
Trong bất kỳ trường hợp nào, thủ kho nhận hàng phải lập Biên bản nhận hàng có đầy đủ chữ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm theo đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan, sau đó sao chép 1 bộ gửi kế toán công nợ làm cơ sở hạch toán.
Neu chấp nhận hàng, phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định đe làm căn cứ nhập dữ liệu đồng thời lập phiếu nhập kho thành 3 liên
_ Liên 1 lun
_ Liên 2 gửi kế toán thanh toán Liên 3 gửi kho
Thủ kho dựa vào lệnh điều động nhập (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho nguyên phụ liệu. Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho về cho kế toán kho. Ke toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận (gồm các thông tin như số chứng từ, số họp đồng, mã hàng, số phiếu xuất, mã vật tư, năm nhập, mã kho, chủng loại vật tư, đơn giá, thành tiền...) để đối chiếu dữ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh.
Page 44
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH Y SA
sơ ĐÒ 3.2:
Lưu đồ mô tả nghiệp vụ nhập khẩu nguyên phụ liệu tại công ty:
Bắt đầu Hóa đon
GTGT Lệnh điều động 1 B Nhận hàng và lập biên bản giám định Biên bản giám định Nhập liệu Ke toán công nợ D
Ví du: Nghiệp vụ nhập khẩu nguyên phụ liệu tại công ty
Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập bảng chiết tính giá thành để định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh xuất khấu sè làm việc với nhà cung cấp BYWAYS FAR EAST LIMITED nhập NHAN CHINH (Số lượng: 30,000.00 CH, Mã PA0718B-0040-), NHAN TRANG TRI (Số lượng: 30,000.00 CH, ma PA0718B-0067-), NHAN voc (Số lượng: 60.300,00 CH, mã PA0718B- 0006—). Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập lệnh điều động thành 3 liên:
Liên 1 lưu Liên 2 gửi kho
PGS. TS Hà Xuân Thạch - svHUỲNH Y SA
_ Liên 3 gửi phòng kho vận
Khi hàng về, kho sẽ làm biên bản giám định ghi thành phần, chủng loại, số lượng gửi lên phòng kinh doanh xuất nhập khấu đế xem hàng có giá trị hay không. Neu chấp nhận thì phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho (Số phiếu: NPH.23/02/11, tổng tiền hàng: 3,587.91 USD) thành 3 liên:
_ Liên 1 lưu
_ Liên 2 gửi kế toán thanh toán _ Liên 3 gửi kho
Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 3) cho kế toán kho đề truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và đối chiếu, kiêm tra dữ liệu. Phần mềm sẽ tự định khoản nghiệp vụ phát sinh.