Tuyển dụng được nhân tài không phải vì nguồn lực lớn mà vì tuyển dụng có hiệu quả. Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng nhân lực khoa học và phù hợp với thực tiễn. Công ty 36.32 cũng vậy, để có thể tuyển chọn được những nhân viên tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc, Công ty cũng xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng. Quy trình tuyển dụng nhân lực mà Công ty 36.32 đang áp dụng bao gồm 6 bước:
Sơ đồ 2.3. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty 36.32
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự)
Quy trình này quy định cách thức tiến hành tuyển dụng nhân lực, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty, cung cấp đủ và đúng người phục vụ hoạt động sản xuất.
Cụ thể từng bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng là:
- Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị. Tuỳ thuộc vào tình hình lao động của mỗi phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phỏng vấn
không đáp ứng được hết khối lượng công việc thì trưởng các phòng ban sẽ đề nghị lên Giám đốc để tuyển thêm người.
- Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định. Phòng hành chính – nhân sự kết hợp với các đơn vị cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt. Công việc này thường vào cuối năm trước, khi lập kế hoạch cho năm sau, các phòng ban tuỳ thuộc vào khối lượng công việc dự kiến của mình mà đề xuất lên giám đốc nhu cầu nhân sự của phòng.
- Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng hành chính – nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Công ty. Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt.
- Để đáp ứng một số công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan.
Như vậy việc xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty là việc tổng hợp nhu cầu nhân sự từ các phòng ban và từ tầm nhìn kinh doanh của Ban Giám đốc do phòng hành chính – nhân sự thực hiện. Công tác này còn thiếu xót vì chưa đưa ra được những dự đoán về sự biến động của nguồn nhân lực của tổ chức trong tương lai mà chỉ xác định nhu cầu cho thực tiễn kinh doanh ở thời điểm hiện tại hay kỳ kế hoạch. Mặt khác, việc xác định cũng chỉ dừng lại ở nhu cầu về số lượng lao động cần tuyển về yêu cầu công việc mà chưa nêu rõ ràng tiêu chuẩn đối với người lao động, đối với nguồn tuyển dụng của công ty.
Bảng 2.8. Xác định nhu cầu tuyển dụng qua các năm
Đơn vị: Người
ST T
Các phòng ban Số lượng lao động tuyển dụng
2013 2014 2015
1 BP Hành chính- Nhân sự 1 0 0
2 BP Tài chính kế toán 0 1 1
3 BP Thiết kế cơ bản 0 1 0
4 BP Kế hoạch sản xuất kinh doanh 1 0 1
5 BP Vật tư 0 0 1 7 BP KCS 0 0 1 8 BP Maketting 6 7 9 9 BP giám sát 10 12 15 Tổng số lao động 18 21 28 (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Qua bảng xác định nhu cầu trên ta thấy trong 3 năm trở lại đây nhu cầu tuyển dụng của Công ty liên tục tăng để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất. Cụ thể: cụ thể năm 2013 Công ty cần tuyển 18 người, năm 2014 cần tuyển 21 người đến năm 2015 Công ty cần tuyển 28 người.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Khi Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt đề xuất, phòng hành chính - nhân sự căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho Giám đốc xét duyệt. Nếu được Giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…
+ Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận.
+ Nguồn và phương pháp tuyển dụng + Dự toán chi phí tuyển dụng
+ Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên.
Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng hành chính - nhân sự phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Nguồn tuyển dụng của công ty
Tuỳ từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
Nguồn bên trong:
- Nguồn này được công ty sử dụng trong hai trường hợp sau:
+ Một là khi bộ phận nào đó trong Công ty thiếu người sẽ thông báo tuyển trong Công ty, nhân viên bộ phận nào quan tâm báo cáo với người quản lý bộ phận mình và sẽ được người quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn.
Cách làm này của Công ty chỉ tốt trong trường hợp nhân viên một bộ phận thì thiếu, một bộ phận thì thừa, nếu không nhân viên bộ phận này chuyển sang bộ phận khác sẽ để lại một khoảng trống cho bộ phận có nhân viên chuyển đi và Công ty vẫn sẽ phải tuyển bên ngoài. Hơn nữa, nhân viên nội bộ chỉ sẵn sàng ứng tuyển trong trường hợp này với điều kiện những chế độ ở bộ phận thiếu người tốt hơn ở bộ phận mình đang làm.
+ Hai là trường hợp tuyển những vị trí cao. Công ty thường thông báo trong nội bộ những nhân viên cấp dưới với những tiêu chuẩn đi kèm và quyền lợi được hưởng. Ai có khả năng thì ứng tuyển. Những vị trí này thường được phỏng vấn bởi cán bộ cấp cao, nhiều kinh nghiệm.
Tuyển dụng theo nguồn này có rất nhiều tiện lợi cho công ty như chi phí tuyển dụng thấp, không tốn nhiều thời gian để hướng dẫn người lao động làm quen với công việc. Đồng thời tạo được niềm tin và động lực cho các nhân viên
làm việc trong Công ty vì họ hy vọng sẽ được thăng tiến lên vị trí công việc cao hơn. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm số lượng không lớn, không làm mới chất lượng nguồn nhân lực trong Công ty, mặt khác có thể gây ra những xung đột, bè phái trong nội bộ.
Như vậy công tác tuyển dụng đối với nguồn bên trong đã được Công ty quan tâm, giúp cho Công ty tiết kiệm được phần nào thời gian và chi phí tuyển dụng, sử dụng một cách hiệu quả nguồn lực hiện có, tạo cho người lao động cơ hội để thăng tiến, làm tăng sự gắn bó giữa họ và Công ty.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Những năm gần đây Công ty mở rộng quy mô sản xuất, nguồn nhân lực hiện có của Công ty không thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng, do vậy Công ty phải tuyển dụng thêm nhân lực từ nguồn bên ngoài. Khi tuyển dụng nguồn bên ngoài thì trước hết Công ty có sự ưu tiên đối với con em trong ngành, sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Những người lao động có năng lực là con em, người quen của cán bộ công nhân viên trong Công ty có đầy đủ các tiêu chuẩn của công việc được giới thiệu và tham gia tuyển. Nguồn này có ưu điểm là người lao động có thể hoà nhập ngay vào công việc của Công ty, có ý thức tự vươn lên. Công ty thường tuyển dụng theo nguồn này vì vừa tiết kiệm được chi phí, rút ngắn được thời gian hội nhập với môi trường làm việc của Công ty qua người thân của họ. Với cách tuyển mộ này Công ty có thể tìm được ứng viên nhanh chóng, nhưng chất lượng tuyển mộ không cao, vì người giới thiệu có thể dựa vào quan hệ các nhân mà giới thiệu chứ không quan tâm nhiều đến yêu cầu của vị trí tuyển dụng, hiện tượng nể và tuyển người qua các mối quan hệ các nhân xuất hiện, ảnh hưởng không tốt đến chất lượng nguồn nhân lực nói chung trong Công ty.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài của Công ty cũng có thể là các ứng cử viên nộp đơn tự nguyện. Khi có nhu cầu tuyển dụng Công ty tiến hành công bố tuyển dụng như thông báo trên báo Bắc Ninh, các trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ quan, đơn vị cung ứng lao động trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh..
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được giám đốc phê duyệt, phòng hành chính - nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-mail nội bộ của
Công ty, các trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm… nhưng chủ yếu là thông báo rộng rãi trong toàn Công ty và yết thị tại cổng Công ty.
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như trong thực tế.
Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng.
+ Tên công ty
+ Số người và vị trí cần tuyển.
+ Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
+ Trình độ học vấn, chuyên môn
+ Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác…
Trong bảng thông báo còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn cuối nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ liên hệ. Dưới đây là một mẫu thông tin tuyển dụng mà công ty đã sử dụng:
CÔNG TY 36.32 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng
Địa chỉ liên hệ: ngõ 1075 , Giải Phóng , phường Thịnh Liệt , Quận Hoàng Mai , Hà Nội Điện thoại: 043 6425 426 Fax: 043 6425 426
Người liên lạc: Đỗ Thị Đào – Mobile: 098 915 794
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Vị trí tuyển: Nhân viên kế toán Số lượng: 1 người
Yêu cầu:
- Tốt nghiệm Đại học chính quy chuyên ngành kế toán – tài chính trường Học viện Tài chính hoặc Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Giới tính: Nam
- Độ tuổi: Từ 27 tuổi trở lên.
- Có ít nhất 5 năm làm việc ở bộ phận kế toán.
- Có khả năng kiểm toán, tổng hợp, và phân tích số liệu.
- Có kỹ năng tổ chức quản lý công việc, cẩn thận và trung thực.
- Nắm vững và am hiểu các quy định pháp luật về thuế, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Sử dụng thành thạo về phần mềm kế toán và vi tính văn phòng.
- Có ngoại hình khá, sức khoẻ tốt, có khả năng đi công tác xa và làm việc ngoài giờ.
Yêu cầu hồ sơ: Hồ sơ bao gồm:
- Đơn xin việc viết tay. - Sơ yếu lý lịch.
- Bản tóm tắt khả năng, kinh nghiệm làm việc. - Bản sao các văn bằng, chứng chỉ có liên quan. - Bản sao giấy khai sinh.
- Giấy chứng nhận sức khoẻ trong 6 tháng gần đây. - 4 ảnh 3 x 4.
Bản thông báo tuyển dụng của Công ty khá rõ ràng về vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, yêu cầu về hồ sơ, thời gian và địa điểm nhận hồ sơ cũng yêu cầu đối với ứng viên. Tuy nhiên bản thông báo lại thiếu đi những thông tin mà người lao động khi quyết định tham gia dự tuyển rất quan tâm đó là thù lao lao động, điều kiện làm việc và chế độ đãi ngộ của công ty, điều này làm hạn chế khả năng thu hút ứng viên. Mặt khác, thông tin quan trọng nhất là phần mô tả công việc (những việc sẽ làm nếu ứng viên ứng tuyển vào vị trí này) lại không được nêu ra.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng hành chính - nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:
Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Về mặt hình thức của hồ sơ: Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự như sau:
+ Đơn xin việc
+ Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phương)
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên.
+ Giấy khám sức khoẻ
+ Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND + 4 tấm hình 3x4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Quyết định thôi việc của đơn vị cũ (nếu cần)
Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
- Về mặt nội dung
+ Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Với những yêu cầu trên của bộ hồ sơ, phòng hành chính – nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ sẽ được trả lại ứng viên để sửa đổi, bổ sung.
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Phòng hành chính – nhân sự sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ.
Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí. Ngoài ra, việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ, nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các hồ sơ không thích hợp đồng thời sắp xếp được danh sách các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà Công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp đó phòng hành chính – nhân sự sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt, sau đó thông báo cho các thành viên hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu xót trong việc lựa