Trong những năm gần đây, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty đã và đang được coi trọng vì là một phần của kế hoạch kinh doanh dài hạn. Công tác này sẽ quyết định đến sự thành bại của Công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó liên quan đến tất cả các bộ phận khác cũng như quá trình phát triển của Công ty sau này. Công ty đã giao nhiệm vụ quan trọng này cho phòng hành chính – nhân sự, bộ phận này chịu trách nhiệm trước Công ty về công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại thời điểm bắt đầu và kết thúc mỗi giai đoạn, mỗi chu kỳ kinh doanh.
Công ty đề ra nhu cầu chủ yếu dựa vào bản kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty, kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch để xác định số người cần thiết.
Công ty chia quá trình dự đoán nhu cầu thành hai giai đoạn: - Giai đoạn ngắn hạn:
+ Đây là công việc mang tính chất thường xuyên của Công ty, của các bộ phận. Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực ngắn hạn được phòng hành chính nhân sự trực tiếp giao cho các phòng ban đơn vị, các bộ phận khác nhau. Từng bộ phận phải có trách nhiệm báo cáo tình hình nhân sự: số lượng lao động hiện có, số lượng lao động còn thiếu, mức lương...
+ Dự báo nhu cầu ngắn hạn của Công ty dựa vào việc thu thập thông tin của các bộ phận, phòng ban về nhu cầu nhân lực của họ. Sau đó phòng hành chính – nhân sự thu thập các con số và tổng hợp tất cả số lao động của các phòng ban, đó chính là con số dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn.
Như vậy Công ty đã áp dụng phương pháp chuyên gia trong dự báo nhân lực. Việc xác định số lượng lao động chủ yếu dựa trên ý kiến của cán bộ lãnh đạo trực tiếp từng bộ phận, phân xưởng.
- Giai đoạn trung và dài hạn:
+ Kế hoạch trung hạn từ 1 – 3 năm, dài hạn từ 3 – 5 năm của Công ty do phòng hành chính – nhân sự trực tiếp xây dựng, chịu trách nhiệm trước giám đốc và toàn Công ty. Các phòng ban liên quan phải cung cấp thông tin để phòng hành chính – nhân sự tiến hành xây dựng kế hoạch.
+ Con số dự báo trung và dài hạn được tổng hợp từ kinh nghiệm của cán bộ phòng hành chính – nhân sự và con số thu thập từ các trưởng bộ phận. Cán bộ làm công tác dự báo đưa ra con số của mình dựa vào kinh nghiệm của bản thân và dựa vào con số của bản kế hoạch kinh doanh. Sau khi đã xây dựng xong phòng hành chính – nhân sự chuyển bản kế hoạch thành dạng văn bản gửi giám đốc phê duyệt. Cuối cùng gửi bản này cho các bộ phận.
Công tác dự báo cung nhân lực
- Cung nhân lực bên trong doanh nghiệp
Phương pháp dự báo của công ty khá đơn giản, Công ty sử dụng hệ thống thông tin về tất cả lao động đang sử dụng trong tổ chức để xác định nguồn cung nội bộ của đơn vị mình.
- Cung nhân lực bên ngoài
Công ty xác định cung nhân lực bên ngoài cũng rất đơn giản chủ yếu dựa vào tư vấn việc làm và các trường đào tạo nghề.
Biện pháp cân đối nhân lực trong Công ty - Trường hợp dư thừa lao động:
+ Hạn chế tuyển dụng. + Thuyên chuyển.
+ Chia sẻ công việc, làm chung công việc. + Giảm bớt giờ làm việc.
+ Thông báo tuyển dụng nhân lực trong toàn Công ty và các phương tiện truyền thông đại chúng.
+ Làm thêm giờ, thuê thêm lao động.
Như vậy công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty do phòng hành chính – nhân sự thực hiện chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và ý kiến chủ quan của các trưởng phòng ban, điều này sẽ khiến kết quả của quá trình kế hoạch hoá thiếu chính xác. Mặt khác, Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty chưa nêu ra được số liệu dự báo về số lượng lao động nghỉ việc và cung lao động trên thị trường tức là biến động lao động trong nội bộ Công ty cũng như ngoài thị trường lao động. Những tồn tại này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công tác tuyển dụng của Công ty như xác định sai nhu cầu tuyển dụng, làm mất tính chủ động trong công tác tuyển dụng...