Công tác phân tích công việc của Công ty 36.32 đã được triển khai thực hiện nhưng chưa thực sự hoàn thiện: từ việc tổ chức thực hiện phân tích công việc, các văn bản liên quan đến công việc cho đến ứng dụng kết quả của phân tích công việc vào các hoạt động quản trị nhân lực khác. Thực tế này đang gây ra cho Công ty những khó khăn nhất định cho công tác tuyển dụng nhân lực nói riêng và các công tác quản trị nhân lực nói chung.
Công tác phân tích công việc tại Công ty 36.32 được thực hiện theo cách thức sau đây:
- Giám đốc Công ty 36.32 chỉ đạo cho phòng hành chính - nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ.
- Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty, phòng hành chính – nhân sự có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong Công ty, thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng ban mình.
- Các trưởng phòng ban, chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng ban mình; một phần thông qua làm việc hàng ngày cùng người lao động trong phòng ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và
có thể trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao... Từ đó, trưởng các phòng ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc.
- Sau khi trưởng phòng, ban đã xây dựng được các văn bản phân tích công việc, các văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp. Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này.
- Các trưởng phòng, bàn giao bản các văn bản phân tích công việc cho phòng hành chính - nhân sự, sau đó phòng hành chính – nhân sự trình lên Giám đốc Công ty duyệt. Sau khi Giám đốc Công ty thông qua, các văn bản phân tích công việc được gửi tới các phòng, ban và lưu lại ở phòng hành chính – nhân sự.
Công tác phân tích công việc của Công ty còn có những hạn chế sau: - Cách thức tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc chưa tốt, chưa hợp lý.
- Văn bản phân tích công việc của Công ty chưa đầy đủ, hợp lý về mặt nội dung cũng như hình thức. Nội dung của bản mô tả công việc của Công ty vẫn chưa lý giải được cho người lao động biết tại sao họ phải thực hiện nhiệm vụ đó cũng như các điều kiện về môi trường vật chất như máy móc, công cụ, trang bị, cần phải sử dụng, các điều kiện an toàn, vệ sinh lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc hay các điều kiện liên quan khác. Vì thế người lao động chưa hình dung được một cách cụ thể vai trò, tầm quan trọng của những nhiệm vụ mình phải thực hiện, điều này gây nên cảm giác mơ hồ cho người lao động khi bước đầu tiếp xúc với công việc, nên bản mô tả của Công ty vẫn chưa hoàn thành được vai trò của nó trong việc thu hút người lao động.
- Việc ứng dụng văn bản liên quan đến công việc vào các công tác khác của quản lý nhân sự còn rất hạn chế.
- Công ty chưa nhận thức đúng tầm quan trọng về phân tích công việc, phòng hành chính – nhân sự chưa giữ vai trò chủ đạo trong công tác phân tích công việc. Phòng hành chính – nhân sự không có hướng dẫn cụ thể, không phối hợp thực hiện, quản lý, giám sát, quá trình các phòng ban khác thực hiện phân tích công việc.