Quy trình sử dụng thông tin trong quản lý bao gồm các khâu, các bước, các công việc có liên quan chặc chẽ với nhau.
4.1. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý
Thông tin cần được tổ chức phù hợp với nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý, bởi lẽ, mỗi cấp, mỗi khâu quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định.
Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cần thiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin. Đồng thời tất cả các cấp, các khâu đều cần được cung cấp thường xuyên những thông tin thuộc thẩm quyền của mình, tránh tình trạng cấp này, khâu này thì được cung cấp nhanh, cấp khác, khâu khác thì cung cấp chậm hoặc không được cung cấp. 4.2. Xây dựng và tổ chức nguồn tin
Thông tin phải xuất phát từ những sự kiện, những hoạt động cụ thể, nói cách khác là nó phải có nguồn, có điểm xuất phát. Việc xây dựng và tổ chức các nguồn tin sẽ gúp cho tổ chức chủ động đảm bảo thường xuyên những thông tin theo yêu cầu của công tác quản lý đặt ra. Đây là vấn đề khó khăn, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều khâu, nhiều hoạt động, nhiều người trong và ngoài tổ chức.
Có nhiều cách xây dựng và tổ chức nguồi tin. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý người ta thường xây dựng và tổ chức 3 loại nguồn tin sau:
- Nguồn tin từ các loại công văn đến và công văn đi;
- Nguồn tin từ tài liệu, sách, báo, tạp chí, phát thanh và truyền hình; - Nguồn tin truyền miệng: bằng trực tiếp trao đổi hoặc qua điện thoại. 4.3. Tổ chức thu nhập thông tin
Tổ chức thu thập thông tin là hình thành hệ thống các kênh thông tin bên ngoài và bên trong tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua các nút tin trung gian.
Có nhiều hình thức và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin như: + Tổ chức tốt công tác hành chính - văn thư - tổng hợp trong quản lý tổ chức. + Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định.
+ Tổ chức hội nghị, hội ý, trực báo, giao ban.
+ Tổ chức đi kiểm tra, quan sát trực tiếp các hoạt động của tổ chức.
+ Nghe phản ánh bằng cách trao đổi trực tiếp hay qua điện thoại, điện tín v.v. 4.4. Nghiên cứu xử lý thông tin
Đây là khâu quan trọng và khó khăn, phức tạp nhất của quá trình thông tin. Trong thực tiễn công việc này thường chủ yếu do các bộ phận và các cán bộ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay do bản thân những người lãnh đạo, quản lý trực tiếp thực hiện. Thực chất của xử lý thông tin là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản lý. Quá trình này gồm hai giai đoạn:
4.4.1. Phân tích thông tin
Đây là công việc kiểm tra, tổng hợp, phân tích, đánh giá, chỉnh lý tài liệu số liệu thu thập được. Yêu cầu của công tác này là phải làm cho tài liệu, số liệu nói lên được tình hình, kết quả của các hoạt động thực tế một cách trung thực để xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động mà tài liệu, số liệu thông tin báo cáo đã phản ánh.
Để đạt được yêu cầu trên, phải tiến hành một số việc cụ thể sau: + Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu
+ Hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, tài liệu theo từng vấn đề, từng lĩnh vực + Đánh giá, chỉnh lý và chính xác hóa các số liệu, tài liệu.
Đây là một công việc có tính chất nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ kiến thức nghiệp vụ nhất định mới có thể giải quyết tốt được.
4.4.2. Xử lý thông tin
Xử lý thông tin gắn liền với việc nghiên cứu phân tích thông tin. Thực chất của xử lý thông tin là dựa trên cơ sở phân tích số liệu, tài liệu phản ánh tình hình và kết quả các hoạt động thực tế người xử lý thông tin đưa ra các phương án, các tác động quản lý và quyết định lựa chọn phương án hay tác động tối ưu nhất. Việc xử lý có hai cấp độ: nếu việc đưa ra các phương án, các tác động quản lý là sáng kiến của của những đơn vị, bộ phận, cán bộ tham mưu giúp việc thì nó được thực hiện dưới hình thức là những đề nghị, kiến nghị (bằng văn bản hay bằng miệng); nếu nó là của bản thân những người lãnh đạo thì nó sẽ được thực hiện dưới hình thức là những quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, phương án được ban hành.
4.5. Cung cấp và phổ biến thông tin
Muốn cung cấp và phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý. Yêu cầu của vấn đề này là đáp ứng nhu cầu phục vụ kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, bằng các hình thức thích hợp. Trong quá trình cung cấp và phổ biến thông tin cần trả lời các câu hỏi:
+ Cung cấp và phân phối thông tin gì ? (nội dung) + Cung cấp và phân phối thông tin cho ai ? (đối tượng) + Cung cấp và phân phối thông tin lúc nào ? (thời gian)
+ Cung cấp và phân phối thông tin như thế nào ? (hình thức)
+ Xác định những thông tin đó có thể khai thác ở đâu ? (nguồn tin). 4.6. Bảo quản và lưu trữ thông tin
Mục đích của bảo quản và lưu trữ là để bảo đảm cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng, mất mát, phục vụ cho công việc khai thác hàng ngày và lâu dài. Do vậy, bảo quản và lưu trữ thông tin phải đảm bảo các yêu cầu:
- Bảo quản và lưu trữ cẩn thận, khoa học bằng những phương tiện thích hợp với từng loại tài liệu có đặc tính kỹ thuật khác nhau;
- Phải được sắp xếp ngăn nắp, trật tự, tránh mọi nhầm lẫn, mất mát, đảm bảo sao cho có thể cung cấp đầy đủ khối lượng thông tin cần thiết với thời gian nhanh nhất cho người sử dụng.
- Bảo quản và lưu trữ thông tin trong các cơ quan đơn vị phải theo đúng nghiệp vụ và quy định của pháp luật.