QUẢN LÝTỔ CHỨC
2.1.2.Phân loại các chức năng quản lý
Việc phân loại các chức năng quản lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau: Phân loại theo quá trình quản lý
Theo tiêu chí này các nhà khoa học đã nêu ra những quan điểm khác nhau về phân loại các chức năng quản lý:
Theo Henry Fayol (1841 - 1925)
Ông nêu ra 5 chức năng quản lý, thường gọi là "Những yếu tố Fayol" đó là: - Kế hoạch hoá; - Tổ chức; - Chỉ huy (hay ra lệnh); - Phối hợp; - Kiểm tra. Theo V.G Afanaxiep Ông nêu ra 5 chức năng quản lý: - Ra quyết định;
- Tổ chức; - Đều chỉnh; - Sửa chữa; - Kiểm tra.
Theo các tài liệu của tổ chức UNESSCO
Gần đây tổ chức UNESCO tổng kết về hệ thống chức năng quản lý bao gồm: - Lập kế hoạch;
- Tổ chức; - Chỉ đạo; - Kiểm tra.
Phân loại theo hoạt động của tổ chức
Theo tiêu chí này các hoạt động của tổ chức được phân thành các lĩnh vực và gắn liền với chúng là các chức năng quản lý sau:
- Quản lý lĩnh vực sản xuất - Quản lý lĩnh vực marketing - Quản lý lĩnh vực tài chính - Quản lý lĩnh vực nhân lực - Quản lý chất lượng - Quản lý lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ v.v...
Sự phân loại một cách khoa học những chức năng quản lý giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đưa các phương tiện kỹ thuật vào quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng quản lý chỉ có ý nghĩa tương đối. Trong quá trình quản lý, các chức năng quản lý luôn luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời các chức năng quản lý của chủ thể quản lý cũng liên quan chặt chẽ với các chức năng sản xuất của khách thể quản lý.
Khi nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức để cùng thực hiện một mục tiêu chung thì tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm soát...Những hoạt động đó là hoạt động quản lý. Người thực hiện các hoạt động đó là người quản lý.
Người quản lý tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Nghiên cứu những hoạt động này người ta đã cố gắng tách riêng từng hoạt động ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý. Vậy có bao nhiêu chức năng quản lý? Đó là những chức năng gì? Tất cả các nhà quản lý đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ đạo - kiểm tra.
4 chức năng đó thực chất là một chuỗi công việc kế tiếp nhau theo một cấu trúc vòng khép kín mà người ta gọi là chu trình quản lý. Trong quá trình quản lý, chu trình này luôn được lặp lại.
Mỗi loại hình tổ chức trong xã hội (Nhà nước, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...) thường hoạt động theo một chuyên môn nghề nghiệp khác nhau. Vậy đòi hỏi như thế nào về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý đối với người quản lý?
Trong mỗi tổ chức lại có nhiều cấp bậc khác nhau. Ở các cấp bậc khác nhau thì đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý có thay đổi không?
Muốn quản lý có hiệu quả thì người quản lý phải hiểu biết chuyên môn của ngành nghề đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng quản lý. Tuy nhiên, thực tế công tác cho thấy ở các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Khả năng quản lý tăng dần theo cấp bậc và khả năng chuyên môn thì ngược lại, nó có thể giảm dần theo cấp bậc. Ta có mô hình sau đây:
Quản lý cấp cao
Khả năng quản lý Quản lý cấp trung gian
-Cũng do cấp bậc khác nhau mà thời gian lao động của người quản lý thực hiện mỗi chức năng cũng khác nhau:
Quản lý cơ sở QL cấp trung gian Quản lý cấp cao
Hoạch định: 15% Hoạch định: 18% Hoạch định: 28% Tổ chức và cán bộ Tổ chức và cán bộ 24% 33% Tổ chức và cán bộ Chỉ đạo 36% 51% Chỉ đạo 36% Chỉ đạo 22% Kiểm tra: 10% Kiểm tra: 13% Kiểm tra: 14%