QUẢN LÝTỔ CHỨC
2.3.CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng rất linh hoạt.
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức). Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch, bao gồm xây dựng những hình thức cơ cấu tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).
Thứ ba, tổ chức (organizing) là một chức năng của quá trình quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). Đó là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến nội dung của tổ chức theo nghĩa chức năng quản lý.
Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Vai trò của chức năng tổ chức
Nhờ tổ chức có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực.
Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.
Chức năng tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng tổ chức" như Lênin nói: "tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần". Thành tựu của khâu tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý.
Nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức
- Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; - Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;
- Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v...
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao.
Yêu cầu của công tác tổ chức - Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả; - Phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng;
- Chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; - Cụ thể và sáng tạo;
- Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v... Đối tượng của công tác tổ chức
- Cơ cấu bộ máy tổ chức;
- Cán bộ, công chức (cán bộ quản lý và nhân viên); - Các công việc cụ thể;
- Văn hóa tổ chức v.v... Phân loại công tác tổ chức - Tổ chức cơ cấu bộ máy; - Tổ chức công việc; - Tổ chức cán bộ;
- Tổ chức chính thức và phi chính thức; - Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp; - Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn;
- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.
2.3.1.Một số vấn đề về công tác tổ chức
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có hai dạng: cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Ở đây chúng ta chỉ bàn về cơ cấu chính thức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:
- Chuyên môn hóa;
- Phân chia tổ chức thành các bộ phận; - Quyền hạn và trách nhiệm;
- Cấp bậc và phạm vi quản lý;
- Tập trung và phân quyền trong quản lý;
- Phối hợp giữa các bộ phận của cơ cấu tổ chức. Các kiểu cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến:
Đây là kiểu cơ cấu đơn giản, trong tổ chức không hình thành các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên của tổ chức. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau:
+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp; + Mối quan hệ chủ yếu được thiết lập theo chiều dọc; + Công việc quản lý được tiến hành theo tuyến. - Cơ cấu tổ chức theo chức năng:
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực được tập hợp trong cùng một đơn vị cơ cấu. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau:
+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng; + Không theo tuyến;
+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng:
Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:
Việc nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Những công ty điển hình đã áp dụng hình thức này khi quy mô của họ ngày càng phát triển. Chiến lược này cho phép ban quản trị cao nhất trao các quyền hạn lớn hơn cho ban quản lý bộ phận theo các chức năng sản xuất, bán hàng, dịch vụ và kỹ thuật liên quan đến một sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm và chỉ rõ trách nhiệm chính về lợi nhuận của mỗi bộ phận này.
- Cơ cấu tổ chức theo ma trận:
Là sự kết hợp của hai hay nhiều kiểu mô hình tổ chức khác nhau. Ví dụ, kiểu mô hình cơ cấu theo chức năng kết hợp với mô hình theo sản phẩm. Trong kiểu mô hình này, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Ngoài ra còn có nhiều kiểu mô hình cơ cấu tổ chức khác như: cơ cấu tổ chức phân theo địa dư, cơ cấu tổ chức theo khách hàng, cơ cấu tổ chức bộ phận theo quá trình. Tuy nhiên không có kiểu mô hình nào là vạn năng cho mọi tổ chức, mỗi kiểu mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, việc áp dụng mô hình nào phải tùy thuộc vào nhiều yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. Thông thường người ta áp dụng phối kết hợp các mô hình thuần túy nói trên thành mô hình tổng hợp.