Sàng lọc
Xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứu không cần thiết tại văn phòng. Chống xu hướng nhân viên muốn giữ mọi thứ cho những trường họp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu
hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “ đỏ” vào những dụng cụ, thiểt bị và vật liệu cần thiết giữ lại. Ví dụ: xếp các loại giấy A4 mới để riêng một hùng, A4 tái sử dụng để riêng, giấy hủy để riêng một hùng và gián chữ ghi rõ phân loại như hình trên
[ Nguồn : http://tuoitre.vn/ ]
Sắp xếp
Bố trí sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên quan sát thật kỹ nơi để đồ vật đó một cách hợp lý rõ ràng để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa
Lưu ý: Diện tích hay khoảng trống lưu trữ hợp lý cho đồ vật, tần xuất sử
dụng vât đó. Đặt nơi dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. dùng câu hỏi Where, What, How many để xác định điểm xắp xếp. Lập danh sách hoặc ghi nhãn cho vật dụng để nhân ra
Sạch sẽ
Giữ gìn vệ sinh tại văn phòng đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tát cả mọi nhân viên đều có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh phải làm thường xuyên của mọi người trong văn phòng, và cấp trên nên nhắc nhở việc thực hiện. Sàng lọc thường xuyên và triệt để sẽ làm gọn gàng nơi làm việc. Xác định câu hỏi : What, Where, When, How
Áp dung 5W - 1H để lên kế hoạch làm sạch nơi nơi làm
What : Lau chùi cái gì? Where: Lau chùi ở đâu? When: Khi nào thì lau chùi Who: Ai là người lau chùi? Why: Tại sao phải lau chùi ?
How : Lau chùi như thế nào ( dụng cụ, phương pháp ….)
Là tiếp tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
Sẵn sàng
Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại văn phòng. Giúp nhân viên có ý thức, tạo thói quen tuân thủ nghiêm ngặt qui định, giữ gìn sạch sẽ tại văn phòng. Tạo thói quen tốt cho nhân viên, niêm yết kết quả đánh giá 5S nơi làm việc để khuyến khích và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ và xây dựng một nền văn hóa tốt trong văn phòng. Người lãnh đạo phải là tấm gương 5S cho mọi người noi theo
Những nguyên tắc phong thủy nên sử dụng trong văn phòng
• Nếu trong văn phòng mọi nhân viên làm việc quá căng thẳng, lại quá
nhiều máy trính trong phòng dẫn đến sự bức bối, dễ nổi cáu khó tập trung. Phương pháp hóa giải rất đơn giản là bạn nên đặt một cốc thủy tinh định nước bên cạnh, chắc chắn nó sẽ giúp bạn cảm thấy tỉnh táo, thoải mãi hơn.
• Trên bàn làm việc, trước mặt bạn không nên có bất cứ vật dụng nào, tủ hồ
sơ, sách vở, giấy tờ… Đảm bảo vùng không gian trước mắt thông thoáng, sáng sủa.
• Chồng hồ sơ phía bên trái nên cao hơn phía bên phải
• Bình hoa : Đặt một bình hoa tươi ở cạnh phía đông của bàn làm việc.
Không nên để hoa làm tràn ngập hoặc che khuất tầm nhìn của bạn, đồng thời nên thay hoa khác khi hoa trong bình bắt đầu héo. Hoa tạo năng lượng dương rất tốt, giúp nhân viên hăng say trong công việc
• Chậu cây : Đăt một cây nhỏ tươi tốt ở góc đông nam của bàn làm việc.
Điều này sẽ thu hút tài lộc và sự thăng tiến của bạn.
• Pha lê: Đặt một miếng pha lê tròn ở góc tây nam của bàn làm việc để tạo
• Đèn : Khi bố trí bất cứ loại đèn nào ở hướng nam, nó sẽ cung cấp năng lượng chủ về tên tuổi và danh tiếng của bạn. Đây là một trong những cách tốt để bạn tạo danh tiếng của mình trong công ty, đối tác kinh doanh….
• Máy tính: Tất cả các thiết bị văn phòng bằng kim loại nên đặt ở một chỗ
riêng, thuộc hướng tây hoặc tây bắc của bàn làm việc. Bạn nên nhớ đặt những vật thấp ở bên phải và vật cao hơn ở bên trái.
