Nếu trình độ tổ chức quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp tốt thì tài sản trước khi đưa vào sử dụng cho mục đích gì và sử dụng ra sao đã có sự nghiên cứu trước một cách kỹ lưỡng . Đồng thời trong quá trình sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản luôn được theo dõi một cách thường xuyên và có những thay đổi kịp thời để tránh lãng phí.
Doanh nghiệp ban hành được quy trình quản lý sản xuất kinh doanh hợp lý là một điều rất khó nhưng hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp vô cùng lớn. Xây dựng các chính sách quản lý sản xuất kinh doanh hợp lý còn góp phần rút ngắn thời gian tiêu thụ sản phẩm, nâng cao vòng quay của vốn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp cần ban hành các chính sách quản lý cụ thể:
* Chính sách đầu tư của doanh nghiệp
Chọn mục tiêu đầu tư là xác định rõ doanh nghiệp sẽ đầu tư cho năng lực sản xuất hay đầu tư tài chính, đầu tư dài hạn hay ngắn hạn...xác định rõ mục tiêu đầu tư cần đạt được về kinh tế, tài chính giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng đầu tư tràn lan, không có trọng tâm và mang lại hiệu quả không cao.
Khi có nhu cầu đầu tư, nhà quản lý phải xem xét kỹ các yếu tố trực tiếp ảnh hưởng tới quyết định đầu tư của mình. Đó là chính sách kinh tế của nhà nước, thị trường và sự cạnh tranh, lợi tức vay vốn và thuế trong kinh doanh, sự tiến bộ của kỹ thuật công nghệ và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Để thực hiện kế hoạch đầu tư, doanh nghiệp phải huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Doanh nghiệp tùy theo khả năng và nhu cầu cần vốn của mình có thể huy động vốn từ nội bộ doanh nghiệp, vay vốn đầu tư cơ bản, huy động vốn qua liên doanh, liên kết... Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần có chính sách sử dụng vốn để đầu tư, tái sản xuất đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
* Chính sách quản lý tài sản cố định:
Khi xem xét chính sách quản lý TSCĐ cần liên hệ đến ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh, chính sách đầu tư, chu kỳ kinh doanh và phương pháp khấu hao mà doanh nghiệp lựa chọn. Nếu đối với các doanh nghiệp đang có chính sách đầu tư mới (cả chiều sâu và chiểu rộng), hay trong giai đoạn mới đầu tư thì tỷ trọng TSCĐ thường cao do lượng vốn đầu tư lớn và mức khấu hao chưa nhiều.
Bên cạnh đó, trong chính sách quản lý TSCĐ cũng cần xem xét thêm vai trò của từng bộ phận TSCĐ (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính) trong tổng số tài sản để có thể đánh giá chính xác hơn tình hình đầu tư cũng như cơ cấu tài sản của doanh nghiệp có phù hợp không, trên cơ sở đó
đưa ra những kiến nghị phù hợp.
* Chính sách quản lý hàng tồn kho:
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng nhận thấy hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, là cầu nối giữa các giai đoạn khác nhau của chu kỳ sản xuất từ dự trữ, sản xuất cho đến tiêu thụ. Hàng tồn kho đồng nghĩa với việc ứ đọng vốn và phát sinh chi phí lưu kho, bảo quản. Chính vì vậy mà doanh nghiệp luôn quan tâm đến vấn đề tồn kho tối ưu – tức là cân nhắc, so sánh giữa lợi ích mà tốn kho mang lại với những chi phí phát sinh của hàng tồn kho như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và thiệt hại do việc hết hàng dự trữ phục vụ cho sản xuất. Vì khi đó doanh nghiệp buộc phải đối mặt với chi phí cao do đặt hàng khẩn cấp và các thiệt hại về ngừng trệ sản xuất do không có đủ vật liệu, còn nếu là thiếu tồn kho sản phẩm dở dang thì doanh nghiệp sẽ chịu thiệt hại do kế hoạch sản xuất thay đổi, sản xuất bị ngừng trệ. Nếu là tồn kho thành phẩm không đủ cho nhu cầu bán hàng thì doanh nghiệp phải chịu ảnh hường trước mắt là lợi nhuận bị mất do khách hàng bỏ đi sang người cung cấp khác, và điều đó làm giảm uy tín của doanh nghiệp cho những hoạt động kinh doanh trong tương lai.
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn đưa ra được lượng hàng tồn kho dự trữ hợp lý sao cho vừa đảm bảo được nhu cầu sản xuất kinh doanh, vừa không gia tăng chi phí tồn kho, nhờ vậy tiết kiệm được vốn trong khâu dự trữ và các chi phí liên quan đến kho tàng, bến bãi góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói riêng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiện nói chung.
* Chính sách quản lý ngân quỹ:
Một trong những chức năng trọng yếu của TSNH là nhằm tạo cho doanh nghiệp khả năng thanh khoản cần thiết để duy trì khả năng thanh toán trong cả những giai đoạn suy thoái kinh tế. Do đó mức độ và thành phần của tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn chịu sự chi phối của những tình trạng khó
khăn có thể xảy ra và mức độ khắc nghiệt do môi trường kinh doanh đem lại. Hơn nữa, quản trị tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn gắn liền với nhau. Chẳng hạn, thời gian đáo hạn trung bình của các khoản nợ ngắn hạn dài hơn thì nhu cầu đối với những tài sản có thanh khoản cao thường ít hơn so với khi thời gian đáo hạn trung bình của các khoản nợ ngắn hạn ngắn hơn. Tương tự như vậy, khi số lượng trung bình của một khoản tín dụng thương mại nhiều hơn thì nhu cầu cân đối tiền mặt đòi hỏi phải lớn hơn
Quản trị tiền mặt đề cập tới việc quản lý tiền giấy tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng. Sự quản lý này liên quan chặt chẽ đến việc quản lý các loại tích sản gần với tiền mặt như các loại chứng khoán có khả năng thanh khoản cao – là những công cụ tài chính được mua bán trên thị trường tiền tệ hay thị trường vốn có tính lưu hoạt cao.
Động cơ chủ yếu của việc nắm giữ tiền là để làm thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh trong khi nếu sử dụng một loại tài sản khác có thanh khoản thấp có thể làm tăng chi phí giao dịch, mất nhiều thời gian hơn hay chỉ là mục đích phòng ngừa. Đơn giản là nếu doanh nghiệp sử dụng tiền mặt thanh toán việc mua hàng ngay sẽ có thể được hưởng chiết khấu, hoặc tận dụng những cơ hội mua hàng giá rẻ hay thậm chí tiền mặt có đủ giúp doanh nghiệp có khả năng thanh toán tức thời trong những trường hợp khẩn cấp.
Có một số mô hình để áp dung xác định lượng tồn quỹ tối ưu:
* Mô hình tồn trữ tiền mặt và chứng khoán chuyển đổi được tối ưu ( EOQ)
Lượng tiền mặt dự trữ cũng được xác định dựa trên mô hình xác định lượng tồn kho tối ưu vì tiền mặt là một loại hàng hóa đặc biệt
i Cb Mn x x 2 M* = Trong đó:
M* : lượng dữ trữ tiền mặt tối ưu
Mn : tổng mức tiền mặt thanh toán hàng năm
Cb : chi phí cho mỗi lần bán chứng khoán thanh khoản i* : lãi suất
Mô hình này cho thấy lượng dự trữ tiền mặt phụ thuộc vào ba yếu tố là tổng mức tiền mặt thanh toán hàng năm, chi phí cho mỗi lần bán chứng khoán thanh khoản và lãi suất. Như vậy, nếu lãi suất cao, chi phí bán chứng khoán thanh khoản thấp thì doanh nghiệp ít giữ tiền mặt và thường xuyên mua, bán chứng khoán để đảm bảo thanh toán. Nếu lãi suất thấp, chi phí bán chứng khoán thanh khoản cảo thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn giải pháp giữ tiền mặt nhiều hơn.
* Mô hình quản lý tiền mặt của Miller Orr
Mô hình này không xác định điểm dự trữ tiền mặt tối ưu mà xác định khoảng các giữa giới hạn trên – là điểm mua chứng khoán làm giảm dự trữ tiền mặt và giới hạn dưới của dự trữ tiền mặt – là điểm bán chứng khoán làm tăng dự trữ tiền mặt
Khoảng cách
giữa hai biên = 3 ( 3 4
Phí giao dịch x phương sai thu chi ngân quỹ Lãi suất
Mô hình này có ưu điểm là đã tính đến phương sai chi chi ngân quỹ, tức là tính đến chênh lệch giữa thu chi ngân quỹ từng lần và thi chi ngân quỹ bình quân. Hơn nữa, mô hình đưa ra điểm giới hạn trên và điểm giới hạn dưới cụ thể để doanh nghiệp tham khảo và ra quyết định, chẳng hạn nếu phì giao dịch chứng khoán cao thì khoảng cách giữa hai biên trên và biên dưới nên rộng ra, và ngược lại nếu lãi suất cao thì nên thu hẹp khoảng cách hai biên…
Do tiền mặt biến động hầu như liên tục nên doanh nghiệp phải lựa chọn và thiết lập một mô hình phù hợp để xác định mức tồn quỹ tiền mặt mục tiêu làm chuẩn mực cho các quyết định tài chính ngắn hạn như đầu tư tiền nhàn rỗi vào các loại chứng khoán sinh lợi, mức đầu tư nào là hợp lý và khi nào thì bán chúng để bổ sung làm cân bằng cán cân tiền mặt.
Trong hoạt động kinh doanh, hoạt động mua chịu và bán chịu là công việc thường ngày đối với bất kỳ doanh nghiệp nào do đó khoản phải thu (và phải trả) là điều tất yếu đối với doanh nghiệp.
Độ lớn của khoản phải thu của một doanh nghiệp thay đổi theo thời gian, tùy thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới, cũng như sự tác động của những điều kiện kinh tế chung nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để có thể kiểm soát được, có thể tác động đến độ lớn cũng như “chất lượng” của khoản phải thu được các doanh nghiệp quan tâm đó là “chính sách tín dụng thương mại”. Nếu chính sách tín dụng thương mại áp dụng cho các khách hàng quá cao sẽ có thể loại bỏ các khách hàng tiềm năng còn nếu các tiêu chuẩn đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số tăng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn.
Doanh nghiệp cần thiết nắm được khoản phải thu, cũng như nắm vững kỳ hạn phải thu – phải trả để tránh dẫn tới mất khả năng thanh toán mà đi tới phá sản do nợ chồng chéo. Vì thế, nhà quản trị tài chính luôn phải theo dõi thường xuyên các khoản phải thu để xác định đúng trực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền mà doanh nghiệp đang áp dụng thông qua:
- Thiết lập hồ sơ theo dõi nợ cho từng khách hàng
- Phân tích “tuổi của các khoản phải thu” để có biện pháp thu hồi nợ thích hợp. Yếu điểm của phương pháp này là chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh số bán theo mùa vụ.
- Theo dõi tổng số nợ mà doanh nghiệp đã cấp cho khách hàng để biết được lượng vốn mà doanh nghiệp đã dành cho tín dụng thương mại là bao nhiêu
tồng quát tình hình nợ khó đòi.
- Theo dõi kỳ thu tiền bình quân để biết thời gian thu hồi được khoản phải thu.
- Đưa ra chính sách chiết khấu, khuyến khích khách hàng trả nợ đúng kỳ hạn.
1.3.1.4. Năng lực, trình độ cán bộ
Nhân tố con người là nhân tố quan trọng đối với bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp, đóng vai trò quyết định nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản trong doanh nghiệp. Con người ở đây được hiểu bao gồm cả bộ máy quản lý và bộ phận trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất có mối quan hệ tác động qua lại. Bộ phận quản lý đóng vai trò đưa ra định hướng, quyết định hướng phát triển của doanh nghiệp, hướng dẫn các bộ phận khác cùng thực thi nhiệm vụ chung.
Một doanh nghiệp vững mạnh nếu có bộ phận quản lý với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, trách nhiệm, năng động, sáng tạo đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời, đồng thời cần thiết có sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, phòng ban sẽ làm giảm tình trạng chồng chéo công việc, nâng cao tính trách nhiệm, tính năng động cho từng bộ phận. Một bộ máy hiệu quả phải có sự phối hợp đồng bộ từ bộ phận quản lý đến bộ phận sản xuất. Rõ ràng là nếu đội ngũ quản lý (bộ phận gián tiếp sản xuất) có trình độ học vấn cao nhưng bộ phận sản xuất lại thiếu lao động lành nghề thì doanh nghiệp cũng không thể nào vận hành nhịp nhàng và hiệu quả được.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì bộ phận trực tiếp đóng một phần vô cùngquan trọng, vì đây là bộ phận trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nên được xem là nhân tố trực tiếp sử dụng tài sản của doanh nghiệp, trực tiếp tạo ra chất lượng sản phẩm và góp phần thực hiện mục tiêu giảm chi phí, nâng cao chất
lượng công việc của từng bộ phận cũng chính là nâng cao năng suất chất lượng của toàn doanh nghiệp. Để có thể hướng người lao động làm việc ổn định, khoa học rất cần có sự hướng dẫn, hỗ trợ của đội ngũ quản lý, bộ phận gián tiếp sản xuất như bộ phận hành chính nhân sự đảm bảo chính sách phúc lợi, bộ phận mua bán đảm bảo tiến độ cung cấp vật liệu cho sản xuất, bộ phận bán hàng thúc đẩy hàng hóa tiêu thụ…
Như vậy, để có được các bộ máy nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, năng động và sáng tạo.
1.3.1.5. Tiến bộ khoa học công nghệ
Khoa học công nghệ hiện nay được xem là một trong những nhân tố quyết định đến năng suất lao động và trình độ sản xuất của nền kinh tế nói chung và của từng doanh nghiệp nói riêng. Việc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực sản xuất, giảm bớt chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay vấn đề hao mòn vô hình đang là nỗi lo đối với các doanh nghiệp do tốc độ phát triển khoa học kỹ thuật làm cho vòng đời của thiết bị ngắn đi hoặc mất giá nhanh chóng do việc ra đời các thiết bị mới ưu việt hơn với giá thành giảm...
Bên cạnh đó, việc sử dụng máy móc thiết bị không đúng theo công suất thiết kế vừa làm tăng mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu mà còn làm giảm tuổi thọ của máy. Đây là một hiện tượng phổ biến ở các nước kém phát triển, trong khi phải bỏ ra lượng vốn lớn để nhập khẩu máy móc phục vụ cho sản xuất nhưng không sử dụng hết công suất của máy, thường chỉ đạt ở mức dưới 50%, trong khi đó công suất sử dụng ở các nước phát triển có thể đạt đến trên 80%.
Để đáp ứng nhu cầu trang bị thiết bị hiện đại cho mục đích sản, doanh nghiệp trước hết phải xác định được quy mô và chủng loại tài sản cần thiết
cho hoạt động sản xuất trước khi quyết định mua thiết bị. Đây là vấn đề thuộc đầu tư xây dựng cơ bản lâu dài, giá trị lớn, vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng các quyết định về đầu tư dựa trên cơ sở các nguyên tắc và quy trình phân tích dự án đầu tư. Doanh nghiệp phải tận dụng tối đa thời gian và hiệu suất của tài sản, trên cơ sở vận hành máy an toàn, tiết kiệm, khấu hao máy nhanh tạo điều kiện doanh nghiệp đuổi kịp khoa học công nghệ mới, cung cấp những sản phẩm có chất lượng phù hợp với yêu cầu của thị trường.
Đồng thời với việc nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ, doanh nghiệp cần quản lý tài sản liên tục và có hệ thống, đảm bảo: