2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê bán lẻ hàng hóa
- Hóa đơn cước phí vận chuyển - Hợp đồng kinh tế với khách hàng
- Phiếu chi, phiếu thu và các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán - Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Đối với nghiệp vụ bán hàng, Công ty sử dụng những TK sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. - TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ + TK 5211 – Chiết khấu thương mại + TK 5212 – Hàng bán bị trả lại + TK 5213 – Giảm giá hàng bán - TK 156: Hàng hoá.
- TK 632: Giá vốn hàng bán.
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
+ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng. 2.2.2.3. Vận dụng tài khoản
Sau đây là một số ví dụ cụ thể về một số nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán nhóm hàng nguyện liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi tại công ty Cổ phần XNK và TM Homing và cách hạch toán của kế toán công ty trong các nghiệp vụ đó
Đối với trường hợp bán buôn
Ví dụ 1: Ngày 02/07/2012 công ty xuất bán trực tiếp cho công ty Cổ Phần thương mại
Tây Ban Nha số hàng: 12 tấn khô dầu đậu nành CTT, giá bán chưa thuế 14.500 đồng/kg, thuế GTGT 10% và 15 tấn ngô KPP, giá bán chưa thuế 7.200 đồng/kg, thuế GTGT 10%.
Công ty Tây Ban Nha thanh toán 1/2 số tiền hàng còn lại thanh toán nốt vào ngày 15/07; giá vốn xuất kho của khô dầu đậu nành CTT là 12.250 đồng/kg, của ngô KPP là 5.760 đồng/kg. Công ty chiếu khấu 2% cho người người mua do mua với số lượng lớn. Nghiệp vụ trên sẽ được kế toán công ty định khoản như sau:
- Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và báo Có của ngân hàng ghi: Nợ TK 112 : 15.510.000
Nợ TK 1312 : 15.510.000 Có TK 511 : 28.200.000 Có TK 3331 : 2.820.000 - Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 632 : 23.340.000 Có TK 156 : 23.340.000
- Khoản chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh: Nợ TK 5211 : 564.000
Nợ TK 3331 : 56.400 Có TK 1312 : 620.400
- Đến ngày 15/07 công ty Tây Ban Nha thanh toán nốt số tiền hàng , căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 112 : 14.889.600 Có TK 1312 : 14.889.600
- Cuối tháng, kế toán kết chuyển khoản chiết khấu thương mại, ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511 : 564.000
Có TK 5211 : 564.000
Ví dụ 2: Ngày 06/08/2012 công ty xuất kho 10 tấn cám gạo BCC, đơn giá bán 7.350
đồng/kg chưa thuế GTGT, thuế GTGT 10% và 10 tấn sắn lát khô, đơn giá bán chưa thuế GTGT là 6.820 đồng/kg, thuế GTGT 10% ; đem gửi bán toàn bộ công ty TNHH thương mại An Lợi. Chi phí vận chuyển công ty chịu theo hóa đơn GTGT số 003512, số seri AA/12P của công ty TNHH thương mại vận tải Hà Nam tổng số tiền thanh toán là 220.000 đồng, VAT 10%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Gía vốn xuất kho của cám gạo là 5.100 đồng/kg của sắn lát khô là 4.850 đồng/kg
Ngày 12/08 nhận được giấy báo của công ty An Lợi đã nhận được hàng nhưng khi kiểm nhận hàng phát hiện có 0.8 tấn cám gạo BCC kém phẩm chất yêu cầu giảm giá
20% và có 0.5 tấn sắn lát khô sai quy cách nên công ty An Lợi đã trả lại và chấp nhận thanh toán số hàng đúng hợp đồng. Công ty chấp nhận giảm giá và hàng trả lại đã đem về nhập kho
Ngày 30/08 nhận được giấy báo Có của ngân hàng thông báo là công ty An Lợi thanh toán tiền hàng.
Kế toán Công ty hạch toán nghiệp vụ này như sau: - Ngày 06/08 căn cứ phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 157 : 9.950.000 Có TK 156 : 9.950.000
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 003512 kế toán ghi: Nợ TK 6411 : 200.000
Nợ TK 133 : 20.000 Có TK 111 : 220.000
- Ngày 12/08 nhận được thông báo chấp nhận thanh toán của công ty An Phú, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1313 : 15.587.000 Có TK 511 : 14.170.000 Có TK 3331 : 1.417.000 + Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 : 9.950.000 Có TK 157 : 9.950.000
- Đối với khoản giảm giá hàng bán và hàng bán trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 5212 : 341.000
Nợ TK 5213 : 117.600 Nợ TK 3331 : 45.860 Có TK 1313 : 504.460
+ Đồng thời ghi giảm giá vốn của hàng bị trả lại nhập kho: Nợ TK 156 : 242.500
Có TK 632 : 242.500
- Ngày 30/08 công ty An Lợi thanh toán tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 112 : 15.082.540
Có TK 1313 : 15.082.540 - Cuối tháng, kết chuyển các khoản giảm trừ:
Nợ TK 511 : 458.600 Có TK 5212 : 341.000 Có TK 5213 : 117.000
Đối với trường hợp bán lẻ
Hàng ngày, khi bán được hàng hóa, nhân viên bán hàng ghi vào sổ báo cáo bán hàng ngày đầy đủ, chi tiết số lượng, mẫu mã. Kế toán căn cứ vào giấy nộp sổ và giấy nộp tiền của nhân viên để hạch toán.
Ví dụ 3: ngày 15/09/2012 theo báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng ( Phụ lục )
tổng số tiền thu được trong ngày là 1.252.240 đồng, nhân viên đã nộp đủ số tiền trong báo cáo. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 111 : 1.252.240 Có TK 511 : 1.138.400 Có TK 3331 : 113.840
- Kế toán căn cứ phiếu xuất kho ghi nhận giá vốn của hàng hóa bán trong ngày: Nợ TK 632 : 871.700
Có TK 156 : 871.700 2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty sử dụng các loại sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ thẻ chi tiết các tài khoản
Để theo dõi và phản ánh hoạt động bán hàng, kế toán sử dụng các sổ chủ yếu như: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái các TK như: 111, 112, 131, 156, 157, 333, 511, 521, 632…… - Sổ chi tiết các tài khoản như:
+ TK 131 ( 1311, 1312, 1313, 1314….chi tiết theo từng đối tượng khách hàng ) + TK 156 – chi tiết cho từng mặt hàng
……….
Cụ thể trong các ví dụ trên thì kế toán có sử dụng các sổ kế toán như: Sổ Nhật ký chung; sổ Cái TK 511, 111, 112, 131, 333, 511, 521, 632…..và các sổ chi tiết như: sổ chi tiết TK 1312 – phải thu công ty Tây Ban Nha, TK 1313 – phải thu công ty An Lợi, sổ chi tiết TK 156- chi tiết theo từng mặt hàng ( Phụ lục 3)