Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực
Nếu nhƣ tuyển dụng là tập trung các ứng viên lại thì tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là ngƣời hội đủ những tiêu chuẩn làm việc cho tổ chức.
Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm đƣợc những ngƣời phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những ngƣời đã thu hút đƣợc trong quá trình tuyển dụng.
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng giúp các nhà quản lý đƣa ra đƣợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức. Nó sẽ giúp các tổ chức có đƣợc những con ngƣời có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Tuyển chọn tốt cũng giúp cho tổ chức giảm đƣợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các thiệt hại, rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Quá trình tuyển chọn nhân lực
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bƣớc, mỗi bƣớc đƣợc xem nhƣ là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện đi tiếp các bƣớc tiếp theo. Số lƣợng các bƣớc trong quá trình tuyển chọn không phải là cố định mà nó tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc khi tuyển chọn lao động, tính chất của loại lao động cần tuyển chọn.
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bƣớc đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bƣớc này xác lập mối quan hệ giữa ngƣời xin việc và ngƣời sử dụng lao động, đồng thời cũng xác định những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Những lý do chính để loại bỏ những ứng viên ở bƣớc đầu tiên là họ chƣa đáp ứng đƣợc các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc nhƣ không có các kỹ năng nhƣ đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chƣa đạt yêu cầu…
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Trong các tổ chức, các ứng viên muốn có việc làm thì phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung qua trọng của quá trình tuyển chọn. Đơn xin việc thƣờng đƣợc các tổ chức thiết kế theo mẫu, ngƣời xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sử dụng lao động đề ra. Đơn xin việc đề cập đến công việc quá khứ, công việc hiện tại, đồng thời những câu hỏi về hoàn cảnh, kinh nghiệm, sở thích của những ứng viên… Đơn xin việc là cơ sở cho các phƣơng pháp tuyển chọn khác nhƣ phƣơng pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân sự khác.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Để giúp các nhà tuyển chọn nắm đƣợc các yếu tố tâm lý, những kỹ năng, khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết đƣợc một cách chính xác và đầy đủ. Khi dùng phƣơng pháp trắc nghiệm để tuyển chọn ta nên chọn các phƣơng pháp thích hợp thì mới dự đoán đƣợc thành tích thực hiện công việc. Muốn thế thì khi xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải có những ngƣời am hiểu về công việc hoặc đã nghiên cứu về công việc.
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa ngƣời tuyển chọn và ngƣời xin việc. Đây là một trong những phƣơng pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn.
Mục tiêu của phỏng vấn trong tuyển chọn là để thu thập thông tin về ngƣời xin việc, đề cao công ty, cung cấp các thông tin về tổ chức cho ngƣời xin việc, thiết lập quan hệ, tăng khả năng giao tiếp.
Hiện nay, ngƣời ta sử dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin, ví dụ nhƣ: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không có hƣớng dẫn, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn hội đồng…
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Để đảm bảo có các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của của ngƣời đƣợc tuyển thì phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bƣớc này do các chuyên gia về y tế đảm nhận, các nhà quản lý cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí làm việc để các chuyên gia y tế dựa vào đó để tuyển chọn.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến ngƣời phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của ngƣời phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên. Đây là một bƣớc nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin có được trong quá trình tuyển chọn
Để xác định đọ tin cậy của các thông tin thu đƣợc qua các bƣớc tuyển chọn ta phải thực hiện bƣớc thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin.
Những ngƣời xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn công việc, do đó nếu tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho ngƣời mới đến nhận công việc. Vì vậy, để tạo điều kiện cho những ngƣời xin việc đƣa ra các quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau này khi đƣợc tuyển dụng họ sẽ phải làm.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn( tuyển dụng)
Sau khi thực hiện đầy đủ các bƣớc trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với ngƣời xin việc. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động và thỏa ƣớc lao động.