Dựa vào sổ sách báo cáo tại Trung tâm y tế huyện Vũ Thư về việc bảo quản, vận chuyển và sử dụng vaccine. Hồi cứu lại các tài liệu:
+ Bảng kê khai về cơ cấu nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị . + Báo cáo tổng hợp vaccine tiêm chủng mở rộng tại Trung tâm năm 2014.
+ Báo cáo kiểm tra trang thiết bị bảo quản vaccine năm 2014.. + Bảng theo dõi nhiệt độ của vaccine tại kho bảo quản năm 2014. Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu khảo sát gồm có:
- Dựa vào cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản và dự trữ hiện có ở kho như diện tích, chiều cao… ta có biểu mẫu thu thập số liệu về diện tích, loại nhà của kho - kho Trung tâm (phụ lục 1).
- Thông qua thống kê số lượng về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho có biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho tại (phụ lục 2).
- Dựa vào bảng ghi chép nhiệt độ của tủ bảo quản tại kho năm 2014 theo qui định ngày ghi 2 lần sáng (7-8 h) và buổi chiều (16-17 h) có đầy đủ chữ ký của người theo dõi và trưởng khoa.
Tổng số khảo sát là 365 ngày: kiểm tra bảng ghi chép nhiệt độ của tủ bảo quản và tính xem trong năm 2014 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt độ, bao nhiêu ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày theo quy định và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày. Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ tại (phụ lục 4).
- Khảo sát thực tế nhiệt độ của tủ bảo quản vaccine trong một số ngày, ghi lại nhiệt độ của tủ bảo quản vào đầu giờ và cuối giờ quy định phải ghi chép lấy kết quả trung bình và so sánh với kết quả thực tế của tủ đã ghi chép.
Nếu nhiệt độ khảo sát bằng nhiệt độ ghi trong sổ ± 10 C thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ và kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ” là giống nhau và đạt.
Nếu chỉ ghi 1 lần trong ngày, ghi cùng một lúc 2 lần, ghi không đúng giờ quy định coi như không đạt . Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chép tại (phụ lục 5,6).
- Dựa vào phiếu xuất, nhập kho của 9 loại vaccine năm 2014 so sánh hạn dùng của lô vaccine vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó. Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số vaccine nhập năm 2014 (phụ lục 7).
- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập dựa vào số lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lượng, hạn dùng của lô cũ
hạn dùng ngắn nhất trong kho của 9 loại vaccine có năm 2014. Nếu 2 lô trùng nhau hàng xuất đi tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng, hạn dùng một số vaccine xuất kho năm 2014 (phụ lục 8).
- Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế tiến hành kiểm tra 03 lần mỗi lần 10 hóa đơn có số lượng hàng xuất đi vào các ngày 03/6/2014; 4/6/2014; 5/6/2014. Với mỗi vaccine được xuất trong hóa đơn tiến hành ghi lại số lô và đối chiếu số lô đó so với số lô ghi trên hóa đơn và số lô thực tế còn lại trong kho đem so sánh số lô trong hóa đơn với số lô thực xuất. Nếu không giống nhau thì ta đem so với số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có trong kho, nếu trùng nhau vaccine xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng, hạn dùng của một số phiếu đó xuất trong thực tế tại (phụ lục 10).
- Để so sánh sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số vaccine năm 2014 ta lấy hiệu số của số lượng hàng tồn kho thực có so với số lượng trên sổ sánh. Biểu mẫu thu thập số liệu về sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2014 tại (phụ lục 11, 12).